В данной статье специалист центра РУНО объясняет, как легко перенести таблицы из Excel в Word, используя простые методы. Инструкция ознакомит вас с некоторыми技巧ами, которые активно применяют опытные пользователи офисных приложений.
Если вы все еще испытываете затруднения в работе с офисными программами и желаете улучшить свои навыки, рекомендуем записаться на курсы в центре РУНО. Учебная программа курса Microsoft Word + Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый поможет даже начинающим освоить использование офисных инструментов, которые играют важную роль в современном рабочем процессе.
Перенос таблицы с помощью копирования
Когда таблица в Excel выглядит опрятно и не нуждается в дополнительной корректировке, оптимальным решением станет вставка её в Word в формате особого изображения.
Таким образом, в документ Word будет вставлена картинка, которая, в отличие от стандартного скриншота, будет обновляться автоматически при изменении исходных данных в файле Excel.
Сначала необходимо выделить нужный диапазон в Excel и скопировать его в буфер обмена, например, с помощью сочетания клавиш Ctrl + C.
Затем открываем Word и вызываем окно вставки с дополнительными настройками. Это можно сделать с помощью контекстного меню, выпадающего списка на вкладке "Главная" или просто нажав сочетание клавиш Alt + Ctrl + V.
В появившемся окне «Специальная вставка» выбираем пункт “Вставить”, а из предложенного списка ниже — «Лист Microsoft Excel (объект)». Подтверждаем вставку нажатием кнопки «OK».
Таким образом, на странице появится изображение, которое можно редактировать аналогично любым другим изображениям в Word.
При изменении данных в таблице Excel они будут автоматически обновлены и в документе Word.
Обратите внимание!
Обновлению подлежат не только данные, но и их форматирование, если вы решите внести изменения. Кроме того, открытие исходного документа возможно простым двойным щелчком по изображению.
Как создать связку между таблицами Word и Excel
Для начала следует выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel.
Далее переходим в текстовый редактор и ставим курсор в место вставки таблицы. Затем щелкаем правой кнопкой мыши и в меню выбираем пункт “Специальная вставка”
В итоге должно появиться окно с настройками параметров вставки. Выбираем пункт “Вставить”, а из предложенного списка ниже — «Лист Microsoft Excel (объект)». Подтверждаем вставку нажатием кнопки «OK».
В результате таблица преобразуется в формат рисунка и отобразится в текстовом редакторе. При этом, теперь, если она не полностью помещается на листе, ее размеры можно легко скорректировать как при работе с рисунками, потянув за рамки.
Также, двойным щелчком по таблице можно открыть ее в формате Эксель для редактирования. По после того, как все корректировки будут внесены, табличный вид можно закрыть, и изменения сразу же отобразятся в текстовом редакторе.
Больше информации о полезных инструментах Word и Excel — на курсе Microsoft Word + Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый. Учебная программа образовательного центра «РУНО» составлена так, чтобы все знания закреплялись на практике при работе с Word и Excel. Даже учитывая тот факт, что курс рассчитан
Как выбрать способ вставки
В обычной практике пользователю придется выбирать, по сути, между двумя главными вариантами — вставить таблицу в виде изображения (без возможности редактирования) или в текстовом формате (что позволит вносить изменения). Что касается диаграмм, то доступен только один вариант — вставка как картинка.
Также необходимо отличать связанные элементы от встроенных объектов. Процесс внедрения не будет рассмотрен в данной статье. Суть заключается в том, что объект Excel интегрируется в документ Word, что позволяет взаимодействовать с данными из таблиц непосредственно внутри этого документа.
При этом исходный файл и текстовый документ не имеют взаимосвязи. Этот метод используется довольно редко, поскольку существенно увеличивает размер файла.
Чаще всего, выбирая способ вставки таблицы, рекомендуется использовать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование по своему вкусу. Изображения можно использовать, если оформление в исходном документе Excel вас полностью устраивает.
Профессиональный совет:
Курсы по работе в офисных программах для новичков представляет собой введение в использование наиболее распространенных программ для работы с текстами и электронными таблицами.
Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте!
Связывание и внедрение объектов
Обмен данными между приложениями может быть реализован одним из двух способов:
Внедренный объект (лист или диаграмма Excel) хранит информацию непосредственно в документе Word. Для редактирования внедренного объекта следует сделать двойной щелчок на объекте, чтобы запустить Excel, проделать необходимые изменения, а затем вернуться в Word. Ввиду хранения информации в документе Word внедрение следует применять, когда требуется распространение оперативной версии документа лицам, которые не будут иметь доступа к отдельно сделанным листам и диаграммам.
Связанный объект (лист или диаграмма Excel) отображается в документе Word, но информация хранится в исходной книге Excel. При редактировании данных в Excel Word может автоматически обновлять лист или диаграмму в документе. Связывание следует применять, когда необходимо включить в документ независимо вводимую информацию, такую, как данные, собранные различными отделами, а также когда нужно хранить информацию, обновляемую в Word. Ввиду хранения связанных данных в другом месте связывание может помочь минимизировать размер файла документа Word.
Внедрение объектов
Внедрение объекта создает копию объекта в создаваемом документе. В силу того, что прямой связи между исходным и внедряемым объектом нет, никакие изменения во внедряемом объекте не могут затронуть исходный объект.
Внедрения объекта Excel в документ Word
Откройте приложение, например Excel, и в качестве объекта для внедрения выберите таблицу в файле Образование_сотрудников.х1s.
Рис. 119. Импорт элементов с помощью функции "Специальная вставка"
Только выбор Объекта соответствующего приложения в поле Как и пометка переключателя Вставить позволят создать внедряемый объект. Любой другой выбор изменит формат объекта.
Редактирование внедряемого объекта
Внедряемые объекты могут быть отредактированы напрямую в документе клиентского приложения. В Office 2000 при редактировании внедряемого объекта он активизируется, а меню клиентского приложения и панель инструментов изменяются на меню и панель инструментов из серверного приложения (рис. 120). Таким образом, редактирование внедренного объекта а клиентском окне осуществляется средствами серверного приложения.
Рекомендуется всегда внедрять объект при наличии следующих условий:
Рис. 120. Внедрение объекта
Не рекомендуется внедрять объект при наличии следующих условий:
Связывание объектов
Связывание не требует того, чтобы копия объекта была вставлена в клиентское приложение. Вместо этого в клиентское приложение вставляется серверный объект.
Связывание возможно только для сохраненных файлов
Связывание имеет свои определенные преимущества:
Установка связи объекта
Откройте серверное приложение, например Excel, и создайте объект для связывания (выберите таблицу в файле Образование_сотрудников.х1s). Файл, хранящий объект, должен быть сохранен.
Рис. 121. Связывание объектов в режиме "Специальная вставка"
Типы вставки связи
Варианты вставки связей можно найти в разделе Как (As) в диалоговом окне Специальная вставка (Paste Special).
- Объект Приложение (например, Объект лист Microsoft Excel). Вставляет связанный объект вместе со всей информацией, содержащейся в объекте, как это происходило бы в серверном приложении. Объект может быть отредактирован лишь в серверном документе.
- Форматированный текст (RTF). Вставляет и связывает текст и форматирование из серверного приложения. Текст может быть отредактирован в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи.
- Неформатированный текст. Вставляет и связывает только текст из серверного приложения. Текст может быть отредактирован и в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи.
- Рисунок. Вставляет и связывает рисунок объекта из серверного приложения. Такой объект может быть использован для распечатки на принтерах высокого качества.
- Точечный рисунок. Вставляет и связывает рисунок объекта (как, например, рисунок Paintbrush) из серверного приложения. Объект может быть отредактирован лишь в серверном документе,
- Формат HTML. Вставляет объект в HTML-формате передачи сообщения по электронной почте.
- Текст в кодировке Юникод. Вставляет объект в кодировке Юникод. (Microsoft Office основан на стандарте кодировки текста Юникод, что позволяет программам Office правильно отображать документы вне зависимости оттого, на каком языке они написаны, при условии, что операционная система поддерживает набор символов для данного языка.)
Окно Результат (Result) в панели диалога Специальная вставка (Paste Special) описывает результат выбранного типа вставки. Описание результата различно в зависимости от клиентского приложения.
Управление связями объектов
Если связанный объект является объектом приложения, рисунком или растровым изображением, то серверный документ открывается автоматически двойным щелчком мышью на объекте.
Связи объектов могут быть отредактированы в клиентском документе одним из способов, приведенных в табл. 36.
| Действие | Метод редактирования |
| Актуализация связи | Связь обновляется с учетом последних изменений из оригинального документа. Этот подход применяется при ручной настройке связи |
| Доступ и корректировка оригинального документа | Модифицируется серверный документ и актуализируется связь |
| Корректировка оригинального документа | Устанавливается новое расположение серверного документа в тех случаях, когда исходный файл ранее был перемещен |
| Разрыв связи | Связь аннулируется, и остается графика или текст в виде прежнего связанного объекта. В результате информация больше не может быть отредактирована в серверном приложении |
| Альтернатива метода обновления | Определяется либо автоматическое обновление клиентского приложения при его запуске, либо ручное обновление для проведения актуализации вручную |
| Удаление связи | Удаляется связанный объект или текстовая информация |
Таблица 36. Редактирование связи объекта
Если документ содержит автоматическую связь с серверным приложением, то обновление произойдет автоматически при открытии. В противном случае связь может быть обновлена вручную.
Если серверный документ, содержащий связанный объект, перенесен, переименован или удален, то связь будет нарушена. Далее объект уже не появится в клиентском приложении.
Управление связями из клиентского приложения можно осуществлять с помощью диалогового окна Связи (Links) (рис. 122).
Для удаления связанного объекта выделите его и нажмите клавишу Delete.
Рис. 122. Установление связи с объектом
Редактирование связи с помощью контекстного меню Контекстное меню связанного объекта содержит команды для управления связанным объектом. Щелкните правой клавишей мыши на связанном объекте для того, чтобы открыть его контекстное меню, и выберите необходимые действия для изменения связи (рис. 123).
Рис. 123. Контекстное меню связанного объекта
Упражнение
Связывание и редактирование объектов, созданных в Excel, в документе Word
Упражнение
Редактирование связанного объекта
Способы переноса таблицы из Microsoft Excel в Word
Популярный табличный процессор Excel – это лишь одно из нескольких приложений, входящих в состав офисного пакета Microsoft Office. Все его компоненты тесно связаны между собой и имеют ряд общих функций, возможностей. Так, текстовый редактор Word тоже позволяет работать с таблицами, создавать их с нуля и редактировать. Но иногда возникает задача переноса элементов данного типа из одной программы в другую. О том, как это делается, мы расскажем сегодня.
Перенос таблицы из Эксель в Ворд
Как уже было сказано выше, между приложениями Excel и Word реализована довольно тесная интеграция. Это предоставляет возможность удобного импорта и экспорта совместимых объектов и файлов, обмена таковыми и использования функций одной программы в другой. Перенос таблицы из специально предназначенного для их создания приложения в то, что ориентировано в первую очередь на работу с текстом – одна из задач, решить которую можно сразу несколькими способами, и каждый из них мы подробно рассмотрим далее.
Способ 1: Копирование и вставка
Оптимальным и наиболее очевидным решением будет простое копирование таблицы из Эксель в Ворд.
Выделите с помощью мышки таблицу, которую необходимо перенести в текстовый редактор.
Важно: Перед тем как начать перемещение таблицы, необходимо определиться с ее размерами, а именно, проверить, чтобы она не превышала границы полей текстового документа. Если потребуется, вы сможете как уменьшить (или увеличить) размеры таблицы непосредственно в Excel, так и отрегулировать поля в Word, а также изменить ориентацию страницы с привычной вертикальной на горизонтальную.
Подробнее: Как изменить размер таблицы в ЭксельНастройка полей в ВордеКак в Ворде сделать альбомный лист
Скопированная из Эксель таблица будет вставлена в Ворд в своем изначальном виде, после чего вы сможете продолжить работать с ней – заполнять, оформлять, редактировать.
Как вы наверняка могли заметить, в меню вставки текстового редактора есть и другие варианты. Кратко рассмотрим каждый из них.
Способ 2: Копирование и специальная вставка
В Microsoft Office доступна полезная функция «Специальная вставка», которая даёт возможность переноса таблицы как единого объекта, при этом сохраняется её связь с Excel (как с программой, так и с конкретным исходным файлом). Данный метод частично устраняет проблемы, возникающие при использовании предыдущего способа, позволяя вставлять даже достаточно большие (широкие или высокие) таблицы в страницы текстового документа. Тем не менее, в Word они всё равно могут отображаться некорректно.
Определившись с выбором, нажмите «ОК» для подтверждения, после чего скопированный объект появится на странице документа Word. 
Для редактирования достаточно просто дважды нажать ЛКМ по таблице, а для выхода из этого режима – кликнуть за пределами таблицы. 
Способ 3: Вставка из файла
Существует вариант переноса таблицы в Word из Excel без необходимости открытия последнего. Достаточно знать лишь о том, где располагается нужный файл. Еще одно важное условие – в нем не должно содержаться лишних элементов.
Установите указатель в том месте документа Ворд, в которое вы хотите поместить таблицу из Эксель, и перейдите во вкладку «Вставка».
Нажмите на кнопку «Обзор» и перейдите с помощью системного «Проводника» в папку, в которой хранится файл с электронной таблицей. Выделите его и нажмите «Вставить». 
Важно: Если вставляемый в Microsoft Word файл Excel открыт, внизу появится уведомление об ошибке, как показано на изображении ниже. В этом случае закрыть Excel и снова выполнить указанные ранее шаги.
Как только вы определитесь с выбором и нажмете «ОК» в окне «Вставка файла», 
на странице документа Word появится объект или таблица Excel, или ее ярлык, в зависимости от того, какой вариант вы выбрали. 
Дальнейшая работа с таблицей осуществляется так же, как и в рассмотренных выше случаях, если только она не была вставлена в виде объекта, не связанного с оригинальным файлом.
Способ 4: Вставка пустой таблицы
В Word будет вставлен лист Excel, в котором вы сможете создать свою таблицу с нуля, используя для этого все основные инструменты табличного процессора, которые появятся на панели инструментов текстового редактора. 
Для выхода из режима редактирования просто кликните ЛКМ за пределами вставленного элемента.
Способ 5: Самостоятельное создание
- Поместив указатель курсора в то место документа, где планируете расположить будущую таблицу, перейдите во вкладку «Вставка».
- Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите пункт «Таблица Excel».
- Перед вами появится миниатюра стандартного и пока что пустого листа Excel, аналогичного таковому в способе выше. Дальнейшая работа с ним осуществляется по тому же алгоритму.
Хотя основное внимание в данной статье сосредоточено на переносе таблиц из Эксель в Ворд, мы решили также изучить возможности их создания с нуля. Текстовый редактор от Майкрософт позволяет создавать более простые таблицы, которые не зависят от более сложных вариантов в другом продукте офисного пакета. О других альтернативных методах решения нашей текущей задачи можно узнать из статьи, доступной по ссылке ниже. Подробнее: Как создать таблицу в Ворде
