Что такое структура документа в Ворде

При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.

Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав "Вид -> Структура".

Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка "Уровень структуры" выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок "обычный текст".

Создание уровней структуры.

Другие кнопки панели инструментов "Структура", появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки "повысить уровень" или "понизить уровень" можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки "Повысить до заголовка 1" и "Понизить до обычного текста" позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.

После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка "Показать уровень". После выбора пункта "Показать уровень 1" на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт "Показать уровень 2" означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт "Показать все уровни".

Так можно отобразить только первый уровень структуры.

Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок "+". Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением "+" (свернуть) и "–" (развернуть) на панели инструментов.

С помощью кнопок "+" и "–" можно управлять отображением одного уровня структуры.

Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки "вверх" и "вниз".

Как сделать структуру документа в MS Word

если сохранить документ как PDF, в созданном автоматически оглавлении названия разделов будут как гиперссылки, а В этом PDF можно автоматически сделать закладки для упрощения навигации. Подробнее о PDF здесь.

Составление заявки

Закажите издание книги у нас

Ваше сообщение отправлено. Скоро ответим

Создание структуры документа

Создание структуры документа выполняется в режиме структуры. Войдите в режим через меню «Вид» — «Структура».

В режиме «Структура» устанавливайте курсор на заголовках и определяйте каждому заголовку свой уровень. Ворд будет форматировать заголовки как-то по своему настроению. Не обращайте на это внимание. Форматирование измените потом. В режиме структуры только распределите заголовки по уровням.

После создания структуры документа закройте режим структуры.

Настройка стилей заголовков

В меню «Главная» — «Стили» настройте по очереди стили заголовков 1-2-3 уровней. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по заголовку, выберите "Изменить", задайте настройки, нажмите ОК.

Например, для заголовков первого уровня можно установить следующие настройки.

Составление заявки

Закажите издание книги у нас

Ваше сообщение отправлено. Скоро ответим

Подробнее о настройках заголовков здесь

Форматирование заголовков с использованием стилей

Откройте Навигация — Заголовки (CTRL+f). Выбирайте по очереди заголовки и назначайте им стили: клик на заголовке в навигации — клик на стиле в меню Стили.

Форматирование заголовков без использования стилей

Этот способ удобен для небольших книг с малым количеством заголовков.

После создания структуры. Откройте Навигация — Заголовки (CTRL+f). Выберите заголовок первого уровня, настройте его формат.

В меню Главная нажмите Формат по образцу. С помощью навигации перейдите на следующий заголовок первого уровня, выделите его полностью. Формат скопируется.

Для лучшего контроля выделения включите непечатаемые символы (Главная — Отобразить все знаки или ctrl+*).

При копировании стилей выделяйте весь заголовок вместе с символом конца строки.

Примеры форматов заголовков

При наборе на формат А4

TNR16, полужирный, все прописные, без абзаца, по центру

TNR16, полужирный, как в предложении, без абзаца, по центру

TNR14, полужирный, как в предложении, абзац как в тексте, по левому краю

TNR14, курсив, как в предложении, абзац как в тексте, по левому краю

Урок 44. Уровни структуры

Прежде, чем приступить к созданию оглавления (о чем уже просили рассказать мои подписчики) необходимо понять, что такое «Уровни структуры». Тем более, что непонимание понятия «Уровни структуры», приводит к крупным ошибкам. Например, может «полететь» оглавление, либо ненужные абзацы «полезут» в оглавление.

Я не знаю, обращались ли вы когда-нибудь к диалоговому окну «Параметры оглавления»? И задавались ли вопросом: а что за команда «Уровни структуры»?

На уроке, посвященном созданию оглавления, я подробно расскажу об этом диалоговом окне. Но сейчас я расскажу, что такое Уровни структуры.

Вот вам ссылка на учебный файл этого урока. Откройте файл. Старый знакомый:

1. Титульный лист
2. Место под оглавление
3. Страница первого заголовка первого уровня
4. Содержательная часть
5. Страница второго заголовка первого уровня
6. Содержательная часть

Я уменьшила масштаб, чтобы влезли максимум страниц. Мы можем окинуть взглядом плоды трудов наших.

Теперь вопрос: что мы знаем к настоящему моменту?

По окончании урока вы сможете:

1. Определить место назначения «Уровни структуры»
2. Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
3. Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета

1. Место назначения «Уровни структуры»

Шаг 1. Открываем «Область навигации» через ленту Вид либо командой с Панели быстрого доступа

Шаг 2. Развернем все заголовки в Области навигации (ПМ в области навигации на заголовке 1.1. → команда Развернуть все из контекстного меню):

И для завершения подготовительного этапа …

Шаг 3. Открываем рабочую область «Стили» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка группы):

Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Абзац». В уроке 10 я показала, как открыть это окно: (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка группы):

Или через контекстное меню (ПМ на абзаце, в нашем случае на первом заголовке второго уровня → команда Абзац):

Выбирайте сами, как вам быстрее работать.

Посмотрели на диалоговое окно «Абзац»?

Я отметила галочками те установки, которые мы можем поменять при помощи ленты Главная группами команд Шрифт и Абзац. А восклицательный знак отметил команду Уровнень структуры. В поле команды написано «Уровень 2». Вспоминаем, что наш текстовый курсор стоит на первом заголовке второго уровня. Напрашивается очень интересный вывод:

Для заголовков эта команда неактивна, отсюда следует ещё один вывод:

Шаг 5. Вот, если мы:

Либо воспользуемся кнопкой «Уменьшить отступ» с ленты Главная группы команд Абзац (Урок 26):

Получаем такую картину:

Обратите внимание, что в «Области навигации» заголовок «Уголовный Кодекс Российской Федерации» получил номер «2» и уменьшил отступ. Так вот откуда название этих двух кнопок.

Уменьшение или увеличение расстояния (отступ) от поля до абзаца мы можем видеть только для Области навигации. На уроке 26 мы убедились, что непосредственно в документе мы устанавливаем эти отступы по своему желанию.

1. Откроем диалоговое окно «Абзац» любым известным нам способом:

А в каком случае поле «Уровень» активно!

2. Уровни структуры для конкретного абзаца

Отмените все действия, которые вы делали в документе. То есть «откатите» документ к первоначальному виду. Либо просто закройте документ без сохранения и вновь откройте его. Сверните все заголовки в области навигации:

Практически во всех больших документах есть вступительная часть, перечень сокращений, которые встречаются в документе, и список литературы.

Для нашего учебного документа я предусмотрела это. Сразу после места под оглавление я создала абзац «Введение»:

А в самом конце документа «Сокращения», «Список литературы», «Перечень нормативных документов»:

Давайте сделаем так, чтобы эти абзацы могли находится в Области навигации. Это позволит нам быстро переходить по всему документу. Ведь предполагается, что у нас большой документ.

Вспоминаем Урок 9. Создание собственного стиля.

Шаг 1. Выделяем (Урок 2) абзац «Введение» и форматируем его (лента Главная → группа команд Шрифт → кнопка «Ж», на панели быстрого доступа команда «Абзац с новой страницы» и интервал после абзаца 12 пт):

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Абзац». Наконец-то поле «Уровень» активно! В диалоговом окне «Абзац»:

1. Открываем выпадающее меню поля «Уровень»
2. Выбираем команду «Уровень 1»
3. Нажимаем ОК:

Посмотрите, что получилось:

Абзац «Введение» попал в Область навигации. А в самом документе напротив абзаца «Введение» появилась серая стрелка, лежащая на боку. Сделаем отметочку в памяти. Но стиль абзаца по прежнему «Обычный».

Шаг 3. Создаем новый стиль, который назовем «Введение». Это можно сделать четырьмя способами:

1. Лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль
2. Команда «Стили» на всплывающей панели инструментов
3. Кнопка «Создать стиль» в нижней части рабочей области Стили
4. Кнопка «Управление стилями» в нижней части рабочей области Стили

От себя замечу, что практически всегда пользуюсь кнопкой «Управление стилями», потому что в ней имеется все, что можно сделать со стилями.

Я воспользовалась первым способом.

Шаг 4. Задаем имя нового стиля:

Вы можете задать любое другое имя. Главное, чтобы вы об этом не забыли.

Шаг 5. Задаем стиль «Введение» трем последним абзацам нашего документа

Все абзацы, которым присвоен стиль «Введение», уютненько расположились каждый с новой страницы.

Что имеем в сухом остатке?

3. Вставка текстовой информации из Интернета

За последние два года я все чаще встречаю документы, в которых не понятно по какому принципу определены уровни текста:

В данном документе уровень структуры присвоен даже пустому абзацу.

Шаг 1. Скопируем с моего сайта кусок какого-нибудь заголовка:

Шаг 2. Найдем любое место в нашем документе (я нашла абзац, состоящий из двух предложений и установила текстовый курсор в конце первого предложения):

Шаг 3. Вставим содержимое буфера обмена:

Посмотрите на результат. Абзац «полез» в Область навигации, нумерация заголовков нарушена. А ведь мы скопировали всего два слова с сайта. Поэтому еще раз внимательно просмотрите Урок 16 Буфер обмена.

Шаг 4. Вставим в другое место документа содержимое буфера обмена командой «Сохранить только как текст» (лента Главная → группа команд Буфер обмена → выпадающее меню команды Вставить → команда «Сохранить только как текст»):

Смотрим и убеждаемся, что ничего страшного не произошло:

Я показала вам только одну возможность появления ненужных уровней структуры. Перечислять остальные не буду. Давайте сразу делать всё правильно!

Теперь вы можете:

1. Определить место назначения «Уровни структуры»
2. Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
3. Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета

• Word
• Буфер обмена
• Вставка из буфера обмена
• Диалоговое окно Абзац
• область навигации
• окно Стили
• Стиль абзаца
• Стиль текста
• Стиль текста в Word
• уровень текста
• уровни струтктуры
• уровни текста
• форматирование

Вам будет интересно:

Урок 34. Системная папка «AppData» и шаблон Normal

Урок 35. Список по умолчанию в шаблоне Normal

Урок 7. Изменение стиля текста

2 Comments on Урок 44. Уровни структуры

1. Denis 30.04.2020 at 12:47

Добрый день, Небольшая опечатка в тексте касающаяся диалогового окна «абзац»(не под вопросительным знаком), а под восклицательным

• Elena 01.05.2020 at 10:34

Спасибо за замечание.

Комментировать Отменить ответ

Профиль

Свежие комментарии

• Ilya к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Elena к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Ilya к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Elena к записи Урок 31. Перекрестная ссылка в документе
• Ilya к записи Урок 31. Перекрестная ссылка в документе

Архивы

• Август 2024 (1)
• Май 2024 (1)
• Март 2024 (1)
• Январь 2024 (3)
• Октябрь 2023 (1)
• Сентябрь 2023 (3)
• Июль 2023 (1)
• Июнь 2023 (2)
• Май 2023 (2)
• Апрель 2023 (1)
• Февраль 2023 (1)
• Январь 2023 (3)
• Ноябрь 2022 (2)
• Сентябрь 2022 (1)
• Август 2022 (4)
• Июль 2022 (4)
• Июнь 2022 (5)
• Май 2022 (8)
• Апрель 2022 (5)
• Февраль 2022 (6)
• Январь 2022 (3)
• Декабрь 2021 (2)
• Ноябрь 2021 (5)
• Октябрь 2021 (3)
• Сентябрь 2021 (1)
• Июль 2021 (1)
• Июнь 2021 (6)
• Май 2021 (1)
• Апрель 2021 (4)
• Март 2021 (5)
• Февраль 2021 (1)
• Январь 2021 (2)
• Ноябрь 2020 (2)
• Октябрь 2020 (1)
• Сентябрь 2020 (1)
• Июль 2020 (5)
• Июнь 2020 (2)
• Май 2020 (2)
• Апрель 2020 (3)
• Март 2020 (3)
• Февраль 2020 (1)
• Декабрь 2019 (2)
• Ноябрь 2019 (2)
• Сентябрь 2019 (1)
• Август 2019 (3)
• Июль 2019 (2)
• Май 2019 (2)
• Апрель 2019 (4)
• Март 2019 (1)
• Февраль 2019 (1)
• Январь 2019 (4)
• Декабрь 2018 (1)
• Сентябрь 2018 (1)
• Август 2018 (1)
• Июнь 2018 (1)
• Май 2018 (1)
• Апрель 2018 (2)
• Март 2018 (3)
• Февраль 2018 (3)
• Январь 2018 (8)
• Декабрь 2017 (2)
• Ноябрь 2017 (5)
• Октябрь 2017 (5)
• Сентябрь 2017 (11)
• Август 2017 (8)

Рубрики

Мета