Как добавить цифровую подпись в Word

Как подписать документ электронной подписью

Электронная цифровая подпись — современное средство, являющееся аналогом рукописной подписи, имеющей юридическую значимость. ЭЦП дает возможность вести электронную документацию и обмениваться ей дистанционно с компетентными организациями, партнерами и контролирующими структурами. Перед тем, как подписать документ электронной подписью, необходимо соблюсти ряд условий, благодаря которым сертификат ЭЦП можно применять практически для любых форматов электронных документов.

Технические и программные условия, необходимые для использования ЭЦП:

операционная система Windows 7 или более поздние версии редакции не ниже Home (редакция Starter не поддерживает полноценную работу с персональными сертификатами ЭЦП);
предустановленные пакеты Microsoft Office версии 2007, Adobe Reader версии 8 или их более поздние версии;
предустановленные дистрибутивы актуальных версий для работы с файлами Microsoft Off и Adobe Reader;
свободный USB-слот с пропускной способностью минимум 1.1 (рекомендован 2.0);
при необходимости устанавливаются драйвера для USB-токена, позволяющие интегрировать сертификат ЭЦП в операционную систему.

Далее рассмотрим, как подписать документ ЭЦП в одном из документов Microsoft Office, когда сертификат электронной подписи уже интегрирован в операционную систему.

Как подписать документ электронной подписью в Word (алгоритм действий):

создать и отредактировать документ;
войти в меню «Файл» и кликнуть на «Защита документа»;
выбрать подпункт меню «Добавить цифровую подпись»;
в диалоговом окне выбрать группу и контейнер, содержащий необходимую ЭЦП;
сохранить документ.

Для программы Excel алгоритм подписания документа ЭЦП аналогичен за исключением одного важного момента: необходимо иметь установленное дополнительное ПО MSInfopath, которое чаще всего поставляется вместе с программами Microsoft Office.

Важно: если Microsoft Office выдает окно об ошибке при попытке интегрировать ЭЦП в документ, значит на компьютере не установлено аккредитованное программное обеспечение от провайдера ЭЦП, которое отвечает требованиям информационной безопасности от ФСБ.

Как подписать электронной подписью документ PDF

Для того чтобы подписать ЭЦП документ в формате PDF, можно использовать платный пакет программ Microsoft Office либо бесплатный аналог для работы с PDF-файлами — программу Adobe Reader. И в первом, и во втором случае на компьютере должны быть установлены дистрибутивы, которые позволят программам корректно распознать добавляемый сертификат электронной подписи.

Для того чтобы подписать PDF-файл с помощью Word:

на ПК должен быть установлен Microsoft Office 2007 или более поздняя версия с актуальными обновлениями, дистрибутив и плагин для Office;
далее выполняются операции по указанному ранее алгоритму для подписания файла в Word.

Для того чтобы подписать PDF-файл с помощью Adobe Reader:

на ПК должен быть установлен плагин для распознавания файлов PDF;
открыть редактируемый документ в Adobe Reader;
войти в меню «Файл», подпункт «Подписание»;
в открывшемся диалоговом окне выбрать нужную электронную подпись, задать параметры добавления;
сохранить новый документ с интегрированной подписью.

Другие вопросы

Срок действия электронной подписи
Как установить ЭЦП на компьютер
Как проверить электронную подпись
Как пользоваться электронной подписью с флешки
Виды носителей электронной подписи, для чего они нужны и почему защищенные носители предпочтительнее
Что делать, если срок действия ЭЦП заканчивается
Где применяется ЭЦП
Какие виды электронной подписи существуют
Для чего нужна электронная подпись физическому лицу
Равнозначна ли ЭЦП обычной подписи от руки на бумаге
Сколько времени требуется для выпуска сертификата электронной подписи

Как подписать документ электронной подписью в WORD

Электронная подпись (далее ЭП) – это криптографический шифр, который позволяет идентифицировать владельца документа и таким образом служит аналогом подписи на бумаге. ЭП используется для придания юридической значимости актам в электронном документообороте.

Использование цифровой подписи является обязательным условием, чтобы договор, отчетность или другой акт компании имел законную силу

Подписать электронной подписью можно документ любого формата. Наиболее распространенным текстовым редактором сегодня является «Word», входящий в пакет Microsoft Office. Для подписания вордовского документа существует несколько способов, часть из которых требует подготовки документа и дополнительного ПО. В данной статье разберемся, как подписать ЭП Word, выделим важные моменты и особенности.

Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?

Естественно, нужна установленная программа Word соответствующей версии для проверки и подготовки документа к подписанию, если подписание будет производиться в отдельном ПО, и непосредственно для подписания, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.

При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.

Окончательная версия документа, желательно, согласованная с контрагентом, поскольку после подписания документ будет недоступен для редакции. Поэтому следует убедиться, что все правки внесены. Если ошибки будут замечены после подписания, потребуется создание новой исправленной копии и повторная процедура подписания.

Действительный сертификат ЭП, определяющий, кем будет подписан документ. Важно использовать правильный тип сертификата, если у пользователя их несколько, например, для придания юридической значимости использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не простой.

Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.

Программное обеспечение, отвечающее за подписание. Это могут быть плагины для Word, такие как КриптоПро Office Signature или отдельные программы, такие как КриптоАРМ.

Как подготовить документ к подписанию?

Для начала подготовьте документ Word, который хотите подписать. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом:

Наберите текст;
Проверьте ошибки, опечатки;
Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.

В техническом смысле документ Word отличается от других типов файлов. Вставить ЭП просто так не получится. Для этого необходимо будет отделить основную часть документа:

Поставьте курсор под текстом;

Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;

Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;

Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.

После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.

Как поставить электронную подпись на документ WORD?

Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.

Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.

Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.

Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.

Без плагина

Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».

В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:

После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.

Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:

Поставьте курсор в ячейку;
Нажмите вкладку «Макет»;
В строке поиска напишите «подготовка»;
Выберите «Добавить цифровую подпись»;

Далее программа предложит сохранить документ в специализированном формате, нажмите «Да»;

Программа предложит выбрать сертификат;

Укажите ЭП и нажмите «Ок».

После выполнения этого шага документ считается подписанным. Его копии не будут содержать ЭП, поэтому можете не переживать о несанкционированном использовании файла. Любые внесенные изменения также отменяют ЭП.

С плагином

Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.

Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.

Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.

Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.

свежие новости 1С
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие новости 1 раз в месяц

Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?

Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.

К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:

Скачайте и установите КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. СКЗИ – это системное ядро, которое используется для работы с криптографией ЭП. ПО имеет триал 90 дней, после чего потребует активировать лицензию, купить ее можно на сайте ООО «КРИПТО-ПРО».
В процессе установки программы ПО потребует скачки и установки дополнительных драйверов для работы с криптографическим ядром, процесс выполняется автоматически, пользователю необходимо только подтверждать запуск программ.
Добавьте ЭП в базу программы, для этого в папке «Корень консоли» найдите папку «Доверенные» и внесите в нее квалифицированные подписи. Личные добавляются в папку «Личное».
Установите бесплатную утилиту КриптоПро ЭП Browser plug-in.
Скачайте специальное расширение для маршрутизации каналов передачи данных.
Проверьте в брандмауэре, чтобы каналы обмена документацией были в списке доверенных.
Также рекомендуется добавить онлайн-сервисы, которые принимают от вас документацию, в каталог надежных узлов.

Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.

После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.

При помощи КриптоАРМ

Это полноценное ПО, позволяющее работать с файлами из собственной консоли управления. Этот вариант подходит компаниям с большим документооборотом, поскольку процесс максимально автоматизирован и занимает минимум времени.

Алгоритм работы следующий:

Скачайте и установите программу;
Запустите ПО и дождитесь автоматической настройки системы;
Перейдите через вкладку «Файл» в раздел «Подписать»;

Воспользуйтесь автоматическим мастером создания и настройки ЭП;

Выберите файл, который нужно подписать;

В окне «Выходной формат» укажите доптребования к файлу, например, формат или место сохранения результата, нажмите «Далее»;
Выберите сертификат, которым подписываете документ;
Дождитесь окончания работы программы.

На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.

Поддержка работы ЭДО в 1С

Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут

от 2 650 ₽
Подробнее

1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
Подходит малому бизнесу для типовых 1С. Оперативное подключение и настройка от экспертов ЭДО
от 250 руб./мес.
Подробнее

При помощи веб-сервисов

В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.

По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.

Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:

Реализация КЭП полного цикла, включая создание, шифровку, проверку и дешифровку;
Совместимость с консольной версией КриптоПро CSP;
Доступ к программе предоставляется бесплатно сразу после регистрации;
Документооборот осуществляется без использования дополнительного ПО;
С помощью программы можно проверить подлинность любой цифровой подписи;
Предусмотрена возможность автоматической рассылки завизированной корреспонденции на почту контрагенту или в виде ссылки.

Получатель документа может проверить его подлинность либо через «Контур.Крипто», либо через ПО, которое использует. Применяемый алгоритм шифрования доступен для проверки любыми специализированными программами. Чтобы подписать документ через веб-платформу, выполните следующие шаги:

Перейдите на официальный сайт;
Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
Войдите в раздел «Создание ЭП»;
Загрузите документ, который хотите заверить;
Добавьте ЭП;
Нажмите кнопку «Подписать».

Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.

Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.

ЦП: как подписать документ Word

Основной задачей электронной подписи является подтверждение достоверности, а также авторства документа, файла с момента заверения. Также ЭЦП придает создаваемой электронной форме документа юридическую силу.

Файл, где присутствует ЭП, доступен получателям и другим пользователям только в режиме чтения, любые изменения и правки в нем приведут к тому, что идентификатор утратит свою значимость в используемой системе удаленного обмена данными.

В ЭДО, как правило, используются документы Word, завизировать которые ЭП и специальных программных средств не составит труда.

Для чего нужна ЭЦП

Подпись правообладателя файла в электронном формате является аналогом ручной подписи. Но только квалифицированная подпись способна придать информации в электронном варианте юридическую значимость.

Основные задачи, которые решает ЭЦП:

дает возможность провести быструю идентификацию создателя документа;
выступает гарантом достоверности представленной информации;
является защитой от подмены или подделки;
запрещает редактирование после подписания;
исключает доступ к информации для третьих лиц.

С помощью цифровой подписи удастся в значительной степени облегчить и ускорить взаимообмен данными, пользоваться современным инструментом для повышения уровня защиты передаваемой информации. Наличие ЭП позволяет экономить на расходном материале, например, на бумаге, оборудовании для печати и ксерокопирования, услугах курьерских служб или почтовой доставке.

Для начала работы с КЭП в разных сферах документооборота потребуется воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, приобрести соответствующий сертификат, носители для цифровых ключей.

Где может использоваться КЭП

Сфера применения подписи сегодня не ограничивается только обычным документооборотом внутри компании.

КЭП можно использовать:

для обмена документацией с судебными инстанциями;
документооборота с госорганами (сдача отчетности в ПФ/НС);
торгов на онлайн-площадках;
отраслевого и межотраслевого документооборота.

Идентификатор используется в текстовой части документа, а В таблицах, изображениях.

Для генерации ЦЭП в вордовских файлах потребуется предварительная подготовка рабочего оборудования (ПК, ноутбука).

Работа в КриптоПро CSP

ЭП создается с помощью специальных инструментов, выдачей которых занимается аккредитованный центр.

Для использования ЭЦП в документообороте потребуется:

ключевая пара;
сертификат.

Подпись генерируется с привлечением секретного ключа, он хранится на мобильном носителе (флешке/карте). Также ключ может быть сохранен на компьютере. Основной функцией публичного ключа является подтверждение подлинности электронной подписи, а также идентификация владельца. Для него уполномоченным центром выпускается СКПЭП — документ, содержащий ключ и данные об авторе.

ЭЦП можно пользоваться для визирования вордовских документов сразу после установки на рабочем устройстве КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. Файлы для скачивания можно найти на официальном сайте разработчика.

После настройки соответствующих сертификатов потребуется выполнить подготовительную работу с браузерами — добавить расширение и плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Настроить онлайн-сервисы, используемые для документооборота.

Как подписать вордовский документ: инструкция

Сегодня найти и задействовать для работы с документами можно разные варианты криптографических утилит, с помощью которых удастся заверять документацию, представленную в формате docx в разных версиях MS Office.

ЭП может быть двух видов:

открепленной — то есть генерируемой в отдельной форме;
прикрепленной — вариант подразумевает присоединение к пакету данных.

Пользователи могут воспользоваться одним из следующих вариантов заверения документов Word:

непосредственно в приложении, используя специальный плагин;
с помощью онлайн-сервисов;
в КриптоАРМ либо ином подходящем программном обеспечении.

Важным моментом остается доступ получателя к документу. Чтобы избежать сложностей с просмотром файла, его следует создавать в той же версии Word. Чаще всего компании и госорганы дополнительно указывают предпочтительную версию в комментариях или требованиях. Обязательным станет наличие на рабочем устройстве криптопровайдера.

Как использовать ЭП без ПО

Некоторые версии Word включают в себя опцию создания подписи непосредственно в приложении, в таком случае инсталляция дополнительного ПО или плагинов на ПК не потребуется. Но данные версии в современном электронном документообороте уже нигде не используются, поэтому у получателя, применяющего последние версии текстового редактора, ЭП видна не будет.

ЭП в КриптоПро Office Signature

Преимуществом плагина является возможность заверения документа напрямую из приложения, без специального ПО. Модуль совместим со всеми версиями редактора, за исключением версии 2003, которая уже потеряла свою актуальность среди пользователей.

Office Signature функционирует исключительно в роли добавочного звена, поскольку не является полноценным программным обеспечением, но позволяет существенно расширить функционал MS Office. Софт доступен для скачивания на cryptopro.ru, для пользователей также присутствует бесплатная тестовая версия, для дальнейшего использования потребуется приобрести лицензию.

ЭП для документов Word 2010: инструкция

Чтобы заверить документ, потребуется отредактировать его и сохранить внесенные изменения, поскольку после подписания КЭП файл будет доступен только для просмотра. Если в документ будут внесены правки, пользователь получит уведомление о наличии неактуальных цифровых подписей, поэтому его потребуется заверить снова.

Чтобы подписать файл в КриптоПро Office Signature, нужно:

в меню выбрать раздел добавления подписи;
выбрать СКПЭП;
нажать «ОК».

Подтверждением успешного использования ЭП станет соответствующая информация во вкладке «Сведения», а в нижнем углу страницы можно будет видеть значок ЭП, при его нажатии удастся отслеживать статус подписи.

Проверить, завизирован ли документ, может не только автор, но и адресат. Для этого у него должен быть установлен плагин Office Signature.

ЭП в КриптоАРМ

Компания «Цифровые технологии» представила специальное ПО с расширенным функционалом для подписания электронной документации и ее зашифровки, подходит для любого размера и формата.

За использование софта разработчиком взимается плата, размер которой зависит от выбранного тарифного плана. Также платные версии имеют бесплатный демо-период.

Бесплатной версией является КриптоАрм СТАРТ. Она имеет ограниченный круг возможностей, но позволяет использовать ЭЦП за счет наличия встроенных средств криптозащиты операционной системы. Все необходимые для установки файлы размещены разработчиком на официальном сайте.

Завизировать документ с помощью данного ПО можно по такому алгоритму:

запустить программу;
нажать «Подписать»;
кликнуть «Выбор файлов»;
загрузить цифровые формы клавишей «Добавить»;
указать место для сохранения и формат, нажать «Далее»;
кликнуть раздел «Параметры подписи» — выполнить необходимые действия;
выбрать СКПЭП;
сохранить настройки;
нажать «Готово».

При успешном использовании ЭЦП пользователь получит системное сообщение о выполнении операции. Открепленную ЦП необходимо создать в отдельном файле (sig).

Работа с «Крипто Контур»

ПО сегодня пользуется повышенным спросом, поскольку позволяет пользователям визировать различные документы — pdf, doc, xml, но с учетом ограничений, касающихся размера, — не более 100 Мб.

Отличительной особенностью сервиса является возможность использования исключительно отсоединенных КЭЦП.

Чтобы воспользоваться функционалом ПО, нужно:

Для зашифровки потребуется воспользоваться страницей «Шифрование». Автор документа может отправлять не только сам файл, но и ссылку не него, сгенерированную ПО.

Инструкция: Как вставить цифровую подпись в Microsoft Word