Инструкция: как выполнить слияние документов в Word с использованием данных из Excel

Исследуйте способ комбинирования файлов Microsoft Word и Excel. Наше руководство предоставит вам полезные советы для выполнения этой задачи быстро и с максимальной эффективностью.

Здравствуйте, дорогие читатели и подписчики блога! Сегодня затронем тему слияния документов Word и Excel.

Загрузка данных из Excel в Word

Цель: применить список «контактов» из таблицы Excel для импорта в сделанный в Word договор.

Также есть пустой документ Word. Вам нужно заменить данные в нем.

Использование функции «Слияние»

В нашем распоряжении находится функция «Слияние», которая представлена в пакете Microsoft Office.

Данная функция подразумевает, что заголовки извлекаются из файла Excel, в то время как поля для заполнения документа Word будут находиться рядом с ними. Информация будет автоматически добавлена после переключения режима просмотра.

Данные в заголовках должны быть уникальными!

Данный метод имеет ряд недостатков по сравнению с макросами, однако он идеально подходит для ежедневного и оперативного применения.

• создать пустой документ;
• перейдите во вкладку «Рассылка»;
• в блоке кнопок «Начать объединение» нажмите кнопку «Начать объединение»;
• выберите пункт «Обычный документ Word».

На первом этапе никаких изменений не произойдет, так как необходимо уточнить источник информации. В этом же разделе кнопок нажмите на кнопку «Выбрать получателей» и выберите опцию «Использовать существующий список».

После этого откроется окно для выбора исходного документа. Необходимо указать местоположение файла с информацией о магазинах. Выберите файл и нажмите «Открыть».

В появившемся окне нужно подтвердить источник (откуда будут загружены данные), например, это будет Sheet1. Флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов» должен быть установлен.

Нажимаем «ОК» и . ничего не меняется. За исключением одной детали: действия в блоке кнопок «Создание документа» и вставка полей. Это то, что нам нужно.

Добавление «Поля слияния»

Снимаем выделение с первых трех кнопок: в нашем случае они не понадобятся, и мы напечатаем небольшой текст, в котором будут упомянуты заголовки данных книги Excel. Это позволит вам добавить «Поля слияния» позже.

Давайте «подтянем» наши данные в документ. Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и убедитесь, что все заголовки таблиц являются полями слияния на другом языке: их можно загрузить в том месте документа, в которое они были вставлены пользователем.

Самое главное — посмотреть, где в данный момент находится курсор, поскольку именно в этой части текста будет добавлено поле слияния.

Поместите курсор в заголовок после символа «Нет», затем выберите «Соглашение» из списка «Вставить поле слияния».

Слово «Соглашение» заключено в кавычки. Странно, но нет

Слияние документа Microsoft Word с таблицей Excel

Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.

Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.

Обратите внимание! Все действия, которые будем рассматривать далее, основаны на программе Microsoft Office 2016. Поэтому могут иметь место определенные различия в интерфейсе по сравнению с другими версиями текстового редактора. Тем не менее, данное руководство остается релевантным, и значительные отличия будут отмечены.

Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel

Сначала важно подготовить данные в таблице Microsoft Excel для их правильной интеграции в документ Word. Необходимо удалить все объединенные ячейки, так как информация должна находиться в каждом столбце отдельно. В противном случае могут возникнуть проблемы при слиянии. Если потребуется, можно обратиться к другой нашей статье, где подробно объясняется процесс разъединения ячеек.

Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.

Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.

По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.

Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word

Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.

Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.

Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.

Откройте меню «Файл», кликнув по одноименной вкладке в Microsoft Word 2013 – 2021 или нажав по иконке в верхнем левом углу в Microsoft Word 2007 – 2010.

На боковой панели слева щелкните по пункту «Параметры», чтобы открыть окно настроек программы.

Воспользовавшись навигационной панелью в левой части интерфейса, перейдите в раздел «Дополнительно» и в блоке «Показать содержимое документа» из выпадающего меню «Затенение полей» выберите значение «Всегда». После этого нажмите по кнопке «ОК», чтобы сохранить изменения.

Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу

Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».

Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:

Раскройте выпадающий список «Начать слияние», который находится в блоке «Начало слияния». Затем кликните в нем по предпочитаемому шаблону. В качестве примера будет выбран пункт «Письма», но работа с другими практически ничем не отличается.

Обратите внимание! При выборе опции «Конверты» или «Наклейки» в выпадающем меню, откроется дополнительное окно, в котором нужно будет указать первоначальные настройки. Все действия сопровождаются текстовыми подсказками, так что возникнуть трудностей не должно. В остальном, процесс слияния осуществляется по описанному ниже алгоритму.

Раскройте выпадающее меню «Выбрать получателей», которое расположено в том же блоке чуть ниже. В нем нажмите по опции «Использовать существующий список». Это позволит определить в качестве базы данных с исходными значениями заранее созданную таблицу Microsoft Excel.

В появившемся окне файлового менеджера перейдите в директорию, где находится таблица с данными, выделите ее щелчком левой кнопки мыши и нажмите «Открыть».

Если файл Excel содержит несколько листов с информацией, выберите необходимый и кликните по кнопке «ОК». Обратите Внимание на пункт «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если этот параметр соответствует действительности, установите отметку напротив него.

Важно! В случае необходимости замены базы данных с исходными данными в будущем, используйте функцию в разделе «Начало слияния» под названием «Изменить список получателей». При активации этой функции откроется файловый менеджер, где нужно будет выбрать новую таблицу Excel.

Установите курсор в то место документа, куда необходимо вставить информацию, взятую из таблицы. Для этого раскройте в блоке «Составление документа и вставка полей» выпадающий список меню «Вставить поле слияния» и выберите нужный столбец данных. В качестве примера будет добавлено поле «Номер».

Аналогичным образом добавьте оставшиеся поля, каждый раз устанавливая курсор в нужное место и выбирая из выпадающего списка соответствующий параметр.

Важно! Оставшиеся инструменты в разделе «Создание документа и добавление полей» не используются в стандартной практике, их предназначение — автоматизация ряда процессов при обработке значительного объема данных. Например, посредством инструмента «Правила» можно установить определенные условия для вставки конкретных полей, а открыв диалоговое окно «Подбор полей», заранее подготовить дополнительные поля для быстрой вставки с помощью других функций.

Шаг 4: Проверка результатов

После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».

Прежде всего, следует активировать отображение информации в полях. Для этого нажмите на кнопку «Просмотреть результаты». На странице документа мгновенно появится информация в заданных областях. В правой части панели инструментов «Просмотр результатов» доступны стрелки, позволяющие просмотреть каждый образец предстоящих документов. Также можно вручную ввести номер строки Excel, из которой извлечены данные.

Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».

Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».

Шаг 5: Завершение слияния

После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».

Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:

«Изменить отдельные документы». Позволяет выбрать один документ для редактирования и дальнейшего применения (печати или рассылки). Для этого необходимо будет в блоке «Просмотр результатов» определить нужного получателя, затем установить отметку на пункте «текущую запись» и кликнуть по кнопке «ОК». Если выбрать несколько документов или все, они сольются воедино.

«Печать документов». Открывает подобное диалоговое окно, в котором необходимо выбрать количество записей и нажать по кнопке «ОК». В дальнейшем откроется стандартное окно для печати документов. На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом. Подробнее: Как настроить печать документов в Microsoft Word

«Отправить электронные сообщения». Предоставляет диалоговое окно для настройки рассылки. Для корректной работы требуется, чтобы в базе данных Excel был отдельный столбец с перечнем адресов электронной почты каждого получателя, иначе этой функцией воспользоваться не получится.

Вариант 2: Microsoft Office 2003

В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.

Обратите внимание! Microsoft Word 2003 не поддерживает современный формат XSLX, поэтому для проведения слияния необходимо сохранить базу данных в Excel в формате XLS.

В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.

Раскройте меню «Сервис», находящийся в верхней части интерфейса окна, и наведите курсор на пункт «Письма и рассылки», затем кликните по опции «Слияние».

В появившейся панели Мастера, расположенной в правой части окна, выберите из списка тип документа и щелкните «Далее. Открытие документа». Как и в примере ранее, сейчас будет выбран шаблон «Письма».

Определите документ, на основе которого будет осуществляться рассылка. Если шаблон создавался в текущем, выберите соответствующий пункт и нажмите «Далее. Выбор типа документа».

Возьмите в качестве исходного списка получателей заранее созданную таблицу Microsoft Excel. Для этого установите курсор в положение «Использование списка» и кликните по ссылке «Обзор», находящейся чуть ниже.

В новом окне файлового менеджера перейдите в директорию с нужным документом, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть».

По аналогии с ранее рассмотренными версиями текстового процессора выберите лист книги с нужной информацией, установите при необходимости отметку напротив пункта «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» и нажмите «ОК».

Поставьте отметки напротив тех строк списка, информация из которых необходима для создания слияния. В нижней части этого диалогового окна есть кнопки с дополнительными функциями. Посредством них можно сразу снять или добавить выделения на все пункты, выполнить поиск или замену. После завершения этой процедуры нажмите «ОК».

Вернувшись в главное окно текстового редактора, кликните по пункту «Далее. Создание писем», расположенном на панели мастера.

Установите курсор на странице документа в то место, куда будет вставлено поле, затем щелкните по строке «Другие элементы».

В новом окне поставьте переключатель в положение «Поля базы данных», выделите в списке нужное поле и кликните по кнопке «Вставить». Проследите за тем, чтобы на странице документа появилась соответствующая надпись.

Закройте окно, установите курсор в новое положение, а затем снова кликните по пункту «Другие элементы» и вставьте новое поле. Таким образом добавьте все необходимые элементы на страницу. После этого щелкните «Далее. Просмотр писем».

Воспользовавшись предложенными инструментами на панели Мастера, просмотрите все экземпляры документов и выявите неточности, впоследствии исправив их. Также с помощью кнопки «Исключить получателя» можно убрать лишние дубликаты. После завершения этой процедуры кликните по пункту «Далее. Завершение слияния».

Учтите! Исходя из типа слияния, который вы выбрали на втором этапе описанной инструкции, в финальной части будут доступны различные действия. В этой ситуации доступна печать документа, однако, если вы выбрали «Электронное сообщение», вам предложат ввести контактные данные получателей.