Электронная подпись (ЭП) представляет собой криптографический код, который используется для идентификации владельца документа, выполняя тем самым функцию аналогичную подписи на бумажном носителе. Применение ЭП необходимо для того, чтобы документы в электронном формате имели юридическую силу.
Цифровая подпись является обязательным условием для того, чтобы контракт, отчетность или любой другой документ компании приобрели законную силу
Электронной подписью можно подписывать документы в различных форматах. На сегодняшний день наиболее популярным текстовым редактором является «Word», который входит в состав Microsoft Office. Для добавления подписи к документу в Word существует несколько методов, некоторые из которых требуют предварительной подготовки документа и использования дополнительного программного обеспечения. В данной статье мы рассмотрим, как подписать документ в Word с помощью ЭП, а Выделим ключевые аспекты и особенности процесса.
Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?
Безусловно, для проверки и подготовки документа к подписанию потребуется установленная версия программы Word. Это необходимо в случае, если подписание будет осуществляться в стороннем программном обеспечении, а также для выполнения подписания, если будет использован функционал Word вместе с необходимыми плагинами.
При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.
Финальная версия документа должна быть согласована с контрагентом, так как после его подписания редактирование станет невозможным. Поэтому важно удостовериться, что все изменения внесены. В случае обнаружения ошибок после подписания придется подготовить новую исправленную версию и повторно пройти процесс подписания.
Действующий сертификат электронной подписи (ЭП) устанавливает личность подписанта документа. Крайне важно выбирать соответствующий тип сертификата, особенно если у пользователя их несколько. Например, для обеспечения юридической силы следует применять квалифицированный сертификат ЭП, а не обычный.
Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
Программные решения, предназначенные для выполнения подписания. К таким инструментам относятся плагины для Word, например, КриптоПро Office Signature, а также независимые приложения, такие как КриптоАРМ.
Как подготовить документ к подписанию?
Сначала создайте документ Word, который вы собираетесь подписать. Следуйте этому алгоритму для подготовки:
- Наберите текст;
- Проверьте ошибки, опечатки;
- Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
- Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.
С точки зрения технологий файл Word имеет свои особенности и не похож на другие типы форматов. Для того чтобы добавить электронную подпись, требуется предварительно выделить ключевую часть документа:
- Поставьте курсор под текстом;
- Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;
- Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;
- Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.
После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.
Как поставить электронную подпись на документ WORD?
Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.
Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.
Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.
Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.
Без плагина
Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».
В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:
После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.
Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:
После завершения данного этапа документ будет признан подписанным. Его экземпляры не будут включать электронную подпись, так что вы можете не волноваться о несанкционированном доступе к файлу. Любые изменения, внесенные в документ, также приводят к аннулированию электронной подписи.
С плагином
Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.
Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.
Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.
Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.
актуальные новости 1С
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие новости 1 раз в месяц
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?
Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.
К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:
Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.
После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.
При помощи КриптоАРМ
Данный программный продукт предоставляет возможность управлять файлами непосредственно из встроенной консоли. Он идеально подходит для организаций с высоким объемом документации, так как процесс полностью автоматизирован и требует минимальных временных затрат.
Алгоритм работы следующий:
На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.
Поддержка работы ЭДО в 1С
Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут
от 2 650 ₽
Подробнее
1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
Подходит для небольших предприятий, использующих стандартные решения 1С. Быстрое подключение и настройка от специалистов ЭДО от 250 руб./месяц.
Подробнее
При помощи веб-сервисов
В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.
По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.
Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:
Лицо, получающее документ, может удостовериться в его подлинности, используя либо «Контур.Крипто», либо программное обеспечение, которое у него установлено. Алгоритм шифрования, применяемый в документе, можно проверить с помощью различных специализированных программ. Для подписания документа через интернет-платформу выполните следующие действия:
- Перейдите на официальный сайт;
- Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
- Войдите в раздел «Создание ЭП»;
- Загрузите документ, который хотите заверить;
- Добавьте ЭП;
- Нажмите кнопку «Подписать».
Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.
Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.
Использование КриптоПро CSP в Word/Excel 2007 и 2010
Для создания ЭЦП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010 необходимо наличие плагина КриптоПро Office Signature . Дистрибутив плагина доступен на странице: https://www.cryptopro.ru/products/office/signature
Установка Office Signature
КриптоПро Office Signature реализован как надстройка для Microsoft Office и функционирует во всех операционных системах Microsoft Windows, поддерживаемых Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019 (для процессоров x86/x64). Требования к аппаратному обеспечению определяются требованиями ОС, на которой планируется эксплуатировать Office Signature . Для выполнения установки Office Signature требуется предустановленный КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.
Установка Office Signature осуществляется в следующем порядке:
• Запустите универсальный установщик (с компакт-диска или предварительно скачав его с сайта Компании) — CryptoProOfficeSignature.exe или запустите установку пакета в соответствии с версией Microsoft Office: — Для 32-разрядных версий Microsoft Office – xmldsigaddin-win32.msi. — Для 64-разрядных версий Microsoft Office – xmldsigaddin-x64.msi.
• После коротких подготовительных процедур на экране появится окно мастера установки. Следуйте подсказкам мастера.
• Перезапустите офисные приложения.
Дистрибутив КриптоПро Office Signature поставляется с ознакомительной лицензией, для проверки функционирования ПО на вашей машине. По истечении этого срока при использовании плагина для подписи выводится сообщение об отсутствии действующей лицензии
Чтобы воспользоваться возможностями надстройки, требуется приобрести и ввести серийный номер лицензии.
Создание и проверка ЭЦП
После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭЦП.
Подписанный документ будет доступен только для чтения. Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭЦП следует удалить из документа.
Для создания ЭЦП в MS Office Word 2007 или Excel 2007: В главном меню выберите пункт Подготовить , затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)
Для создания ЭЦП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:
Для создания неотображаемой электронной подписи в Word или Excel, начиная с вер-сии MS Office 2010, на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) . При этом поддерживаются стандартные форматы Microsoft Office.
Для Word и Excel из комплекта MS Office 2016 или 2019, начиная с версии ПО Office Signature 2.0.12663 , также стала доступна подпись кнопкой Защита документа . Для этого нажмите на нее и выберите вкладку Добавить цифровую подпись . Это позволяет помимо стандартных документов Microsoft Office также подписывать документы формата OpenDocument (odt и ods)
Предупреждение: при использовании вкладки Добавить цифровую подпись необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.
Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭЦП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.
Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить . В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.
Выберите нужный сертификат и нажмите кнопку ОК. В случае, если для доступа к ключевому контейнеру необходимо ввести пароль, откроется окно для его ввода.
Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.
После подписи документа в меню Файл , разделе Сведения выводится информация о том, что документ подписан и редактирование запрещено.
В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись
Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи , в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.
Появится более детальное сообщение о составе подписи.
При открытии измененного документа, содержащего ЭЦП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.
Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭЦП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.
Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки
Подписание документа, содержащего цифровую подпись
Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.
Чтобы вставить новую электронную подпись в Word 2007 или Excel 2007, откройте главное меню, выберите раздел Подготовка и затем нажмите на Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).
Для добавления новой ЭП в Word или Excel, начиная с версии MS Office 2010, на вкладке Файл выберете Сведения и нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) .
Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи. В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.
Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи .
Видимые строки подписи
Добавление строки подписи
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите вкладку Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО) . Для Word и Excel из комплекта MS Office 2016 или 2019, начиная с версии ПО Office Signature 2.0.12663 , также стало возможно использовать вкладку Строка подписи Microsoft Office… .
Предупреждение: при использовании вкладки Строка подписи Microsoft Office… необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.
Появится диалоговое окно Настройка подписи . В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.
В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно:
Нажмите кнопку ОК . Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.
Добавление электронной подписи в строку подписания
Дважды кликните левой кнопкой мыши на строке подписи в документе, куда вы хотите вставить электронную подпись, или выберите опцию Подписать из контекстного меню, кликнув правой кнопкой по объекту подписи. Откроется диалоговое окно для подписи.
В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается. При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.
Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат
В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК . Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение .
Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи , в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи . Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи .
После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
После того, как в документе появилась первая (или единственная) электронная подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений
Щелкните по кнопке Просмотр подписей , после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.
Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать . В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать
По завершению формирования последней подписи в документе, в области Подписи все подписи окажутся в категории Подтвержденные подписи
Просмотр свойств подписи
В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи . Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.
Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр .
Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр
Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставится без электронной подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе. При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно
Если нажать кнопку Да , все подписи в документе станут недействительными.
Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.
Если нажать кнопку Да , то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными. Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись . На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи .
Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…
Открытие документа на компьютере без "КриптоПро Office Signature"
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт КриптоПро Office Signature подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:
Кнопка "Дополнительные сведения об этом поставщике" предназначена для перехода на сайт разработчика продукта КриптоПро Office Signature, где доступен для загрузки дистрибутив и инструкция по установке КриптоПро Office Signature.
Настройка Office Signature
Алгоритм хэширования содержимого контейнера документа Microsoft Office при создании электронной подписи по умолчанию использует для хэши-рования содержимого контейнера алгоритм sha-1.
Настроить использование ГОСТ Р 34.11-2012 (ГОСТ 34.11.2018) можно с помощью груп-повой политики или через профиль пользователя.
Расположение настроек групповой политики: HKCUSoftwarePoliciesMicrosoftOffice[Версия]CommonSignatures: "SignatureHashAlg"="GR 34.11-2012 256"
Расположение в профиле пользователя: HKCUSoftwareMicrosoftOffice[Версия]CommonSignatures: "SignatureHashAlg"="GR 34.11-2012 256"
12.0 для MS Office 2007
14.0 для MS Office 2010
15.0 для MS Office 2013
16.0 для MS Office 2016/2019
Если раздел реестра или параметр отсутствуют, их нужно создать, при этом тип параметра SignatureHashAlg должен быть строковым (REG_SZ).
Как подписать документ ворд 2007 электронной подписью
Вопросы и ответы
1. Вопрос: Как подписать документ Microsoft Word 2007, 2010 с Office Signature?
Чтобы осуществить подписание документов в Microsoft Word (версии выше 2003 года), нужно скачать приложение КриптоПро Office Signature. С информацией о совместимости электронной подписи и Microsoft Word можно ознакомиться по ссылке http://www.cryptopro.ru/products/office/signature, где также доступна загрузка программы. Для подписи документа в Microsoft Word 2007 или 2010, откройте необходимый файл, в главном меню найдите раздел “Подготовить”, после чего выберите “Добавить цифровую подпись”.
Для добавления подписи в MS Office Word/Excel 2010 на вкладке “Файл” в разделе “Сведения” нажмите кнопку “Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)”. Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования электронной подписи (ЭП). Один из сертификатов будет выбран автоматически.
Если нужно выбрать другой сертификат – нажмите кнопку “Изменить”. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере. Выберите сертификат и нажмите “ОК”. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль – появится окно ввода пароля.
После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП. Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка “Подписи”, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт “Состав подписи”. Появится более детальное сообщение о составе подписи.
2. Вопрос: Можно ли использовать одинаковые электронные подписи от разных Удостоверяющих центров?
Да, такая возможность есть, но могут возникнуть проблемы с использованием ПО и оборудования СКЗИ. Также на самой площадке может потребоваться регистрация новой ЭП.
3. Вопрос: Можно ли на одном компьютере одновременно использовать два разных Средства Криптографической Защиты Информации (СКЗИ) (например, КриптоПро CSP и VipNet CSP)?
Нет, нельзя. На одном компьютере корректно будет работать только одно СКЗИ.
4. Вопрос: Почему после продления электронной подписи не удается зайти на Электронную Торговую Площадку (ЭТП) по подписи?
1. Ошибка может возникать, если на этой электронной торговой площадке организация еще не зарегистрирована. В этом случае необходимо пройти аккредитацию. 2. Организация уже аккредитована, но поменялась электронная подпись (продление, перевыпуск). В этом случае необходимо прикрепить новую ЭП к действующей учетной записи на площадке. Как это сделать, можно уточнить в технической поддержке электронной торговой площадки.
«Электронный экспресс» — это электронные услуги в составе информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. Компания "Гарант" основана в 1990 году.
Продукты
