Создание текста
Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).
Word 2010 содержит встроенные стандартные блоки. Эти блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул . Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.
Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа .
Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта — надписи.
Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.
Стандартные блоки Word 2010 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин "автотекст" иногда применяется и при работе в Word 2010. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано "добавление автотекста".
Создание стандартного блока
- Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
- Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков ( рис. 4.11). Или нажмите комбинацию клавиш Alt+F3.
увеличить изображениеРис. 4.11. Создание стандартного блока
увеличить изображениеРис. 4.12. Установка параметров стандартного блока
После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2010 появится запрос на сохранение изменений в файле стандартных блоков ( рис. 4.13). Нажмите кнопку Сохранить.
увеличить изображениеРис. 4.13. Сохранение изменений в коллекции блоков
Вставка стандартного блока в документ
- Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.
- Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.
- Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке ( рис. 4.14) и щелкните по нему мышью.
Экспресс-блоки в MS Word — легкое управление шаблонами документов
Экспресс-блоки упрощают работу с текстовым редактором
Если вам достаточно часто приходится иметь дело с набором текстовых документов выполненных по какому-либо стандарту, то вам должно быть уже хорошо знакома такая замечательная функция текстового редактора MS Word, как экспресс-блоки. С их помощью мы можем заранее настроить ряд часто употребляющихся «смысловых блоков» документа (титульного листа, шапки, стилистики подписей и т.п.), а затем, просто собирать готовый документ из этих блоков, как конструктор Lego.
Особенно хорошо освоить экспресс-блоки MS Word тем, кому по работе часто приходится иметь дело с формами и отчетами. Конечно у вас уже наверняка имеются своеобразные «шаблоны» типовых документов, лежащие где-то на жестком диске компьютера, однако освоив нехитрую технику работы с экспресс-блоками изложенную в этой статье, вы сможете значительно упростить свою работу и оставить больше времени на чай и перекуры
Пример шаблона который всегда нужен под рукой — реквизиты организации
Создание экспресс-блоков в MS Word
Для начала разберем чисто практический пример часто используемого шаблона — подпись руководителя и реквизиты компании. Откуда обычно вы берете эти данные? Большинство даже квалифицированных пользователей MS Word просто копирует их из другого документа. Но давайте уже будем рациональны!
Первым делом создайте новый документ MS Word и скопируйте туда нужный текст вашего будущего шаблона экспресс-блока. Все выглядит идеально? Тогда продолжаем.
Создаем новый экспресс-блок в MS Word и прощаем себе жизнь
Выделяем нужный фрагмент текста целиком, затем на панели «Вставка» в группе «Текст» находим инструмент «Экспресс-блоки» и щелкаем на него. В раскрывшемся списке выбираем последний пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».
В появившемся окне вводим осмысленное имя для создаваемого экспресс-шаблона, чтоб не запутаться в дальнейшем, при необходимости описание, в поле «Сохранить в» выбираем Normal.dotm
Теперь нажимаем «Ок». Поздравляю, экспресс-блок создан!
Проверим как это работает: закроем MS Word и откроем его снова. Создадим новый документ и снова перейдем на панель «Вставка», где щелкнем по инструменту «Экспресс-блоки».
В списке экспресс-блоков появился и наш шаблон. Щелкните по нему мышью, и его содержимое тотчас появится в документе на том месте, где установлен курсор мыши.
Только что созданный экспресс-блок появился на панели инструментов.
Таким же образом вы можете сделать любое количество экспресс-шаблонов для текстового редактора MS Word, было бы только желание…. или рабочая необходимость!
