Электронная подпись (далее ЭП) представляет собой криптографический ключ, который позволяет удостоверить личность владельца документа, служа тем самым заменой ручной подписи на бумажных носителях. ЭП играет важную роль в обеспечении юридической силы документов в рамках электронного документооборота.
Для того чтобы договор, отчет или любой другой документ компании имел юридическую значимость, использование цифровой подписи обязательно
Документы любого типа могут быть подписаны с помощью электронной подписи. Наиболее популярным текстовым редактором в настоящее время является «Word», который является частью пакета Microsoft Office. Существует несколько способов подписания вордовских документов, некоторые из которых требуют предварительной подготовки документа и установки дополнительных программ. В этом материале мы подробно рассмотрим процесс подписания ЭП в Word, акцентируя внимание на ключевых моментах и особенностях.
Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?
Безусловно, для проверки и подготовки документа к подписанию потребуется установленная версия программы Word. Это необходимо как в случае использования отдельного программного обеспечения для под signatures, так и при непосредственном подписании с помощью функционала Word и соответствующих плагинов.
При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.
Финальная версия документа, желательно, должна быть согласована с контрагентом, так как после его подписания редактирование станет невозможным. Поэтому стоит удостовериться, что все изменения выполнены. Если будут обнаружены ошибки после подписания, необходимо будет подготовить новую исправленную версию и повторно пройти процесс подписания.
Настоящий сертификат электронной подписи (ЭП) указывает, кто именно заверит документ. Крайне важно выбирать корректный тип сертификата, особенно если у пользователя имеется несколько вариантов. Например, для обеспечения юридической силы следует использовать сертификат квалифицированной ЭП, а не стандартный.
Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
Программное обеспечение, предназначенное для подписания документов. К таким решениям относятся плагины для Word, например, КриптоПро Office Signature, или отдельные приложения, такие как КриптоАРМ.
Как подготовить документ к подписанию?
Сначала создайте документ Word, который будет подлежать подписанию. Для этого следуйте приведённой ниже инструкции:
С точки зрения технологии файл Word имеет свои уникальные характеристики, отличающие его от других форматов. Простое добавление электронной подписи невозможно; для ее применения потребуется выделить основное содержание документа:
- Поставьте курсор под текстом;
- Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;
- Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;
- Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.
После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.
Как поставить электронную подпись на документ WORD?
Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.
Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.
Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.
Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.
Без плагина
Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».
В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:
После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.
Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:
По завершении данного этапа документ будет признан подписанным. Его экземпляры не будут включать электронную подпись, так что можете не волноваться о несанкционированном использовании файла. Также любые изменения в документе аннулируют электронную подпись.
С плагином
Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.
Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.
Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.
Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.
актуальные новости 1С
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие новости 1 раз в месяц
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?
Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.
К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:
Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.
После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.
При помощи КриптоАРМ
Данное программное обеспечение предоставляет возможность управления файлами напрямую из собственной консоли. Этот вариант идеально подходит для организаций с высоким объемом документооборота, так как процессы полностью автоматизированы и требуют минимальных временных затрат.
Алгоритм работы следующий:
На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.
Поддержка работы ЭДО в 1С
Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут
от 2 650 ₽
Подробнее
1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
Идеальное решение для небольших предприятий, использующих стандартные 1С. Быстрое подключение и конфигурация от специалистов ЭДО от 250 рублей в месяц.
Подробнее
При помощи веб-сервисов
В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.
По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.
Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:
Лицо, которое получает документ, может удостовериться в его genuineness как с помощью «Контур.Крипто», так и с использованием приложения, которое у него имеется. Алгоритм шифрования, применяемый здесь, можно проверить с помощью различных специализированных программ. Для того чтобы подписать документ через веб-интерфейс, следуйте следующим инструкциям:
- Перейдите на официальный сайт;
- Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
- Войдите в раздел «Создание ЭП»;
- Загрузите документ, который хотите заверить;
- Добавьте ЭП;
- Нажмите кнопку «Подписать».
Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.
Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.
Как подписать файл в форматах PDF или Word электронной подписью?
Какие требования существуют к электронной подписи? Как подписать файл в форматах PDF, Word и SIG электронной подписью? А если у вас не один документ, а целая папка с бумагами? Можно ли их подписать одномоментно онлайн?
В нашем материале мы подготовили ответы на актуальные вопросы среди наших читателей в рамках задачи поставить ЭЦП на документах в PDF, Word и SIG.
Можно ли дистанционно выпустить электронную подпись?
Для подписания документа в дистанционном формате необходимо выпустить электронную цифровую подпись. Если речь идет о документе для внутреннего ЭДО, достаточно выпустить простую электронную подпись. Ей обычно подписывают документацию внутри компании.
Выпустить ЭЦП можно самостоятельно, не покидая рабочего места. Для этого необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН) в разделе «Профиль». Сертификат оформляется с ключом проверки электронной подписи и действует в течение одного года. Процедура оформления подписи бесплатная.
Для придания юридической значимости договору потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, КЭП) или неквалифицированная электронная подпись (УНЭП, НЭП). Сделать КЭП и НЭП самостоятельно нельзя. Выпускаются данные виды подписи в удостоверяющем центре (УЦ). Перечень удостоверяющих центров размещен на сайте Минцифры.
Что потребуется для подписания электронного документа?
Чтобы подписать электронные документы, требуется получить сертификат с квалифицированной электронной подписью.
Установить на рабочем столе компьютера следующие программы: КриптоАРМ, КриптоПро CSP, КриптоПро PDF, Adobe Acrobat Pro, КриптоПро Office Signature.
КриптоПро АРМ – программа, предназначенная для шифрования и расшифрования данных, для создания и проверки ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей.
КриптоПро Office Signature – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из пакета Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 2016 (для 2016 необходима версия плагина 2.0).
КриптоПро PDF – программа для создания и проверки электронной цифровой подписи в программах Adobe Reader, Adobe Acrobat.
КриптоПро CSP – лицензия, позволяющая хранить сертификаты, и необходима для работы с КриптоПро PDF. Данный софт защитит персональные данные владельца подписи от изменений третьими лицами и зашифрует её в уникальный код.
У всех перечисленных программ есть демоверсии, и от 7 до 14 дней можно использовать ПО бесплатно. Для последующей работы рекомендуем запросить у поставщика актуальный прайс, если планируете продлить лицензию на год и более.
На рынке существуют аналоги КриптоПро: OpenSSL, GnuPG, Bouncy Castle, Libgcrypt, которые обеспечивают надежную защиту данных и легко интегрируются в различные системы и приложения.
Какие документы можно подписывать ЭЦП?
Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» квалифицированной цифровой подписью можно подписывать все электронные документы, которые требуются подтверждения законности прав.
Как оформить подпись для документов в формате Word и Excel с использованием электронной подписи?
Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо добавить на рабочий стол программу КриптоПро Office Signature.
Пользователь заходит в Outlook. Переходит в Настройки > открывает Файл > Сведения , нажимает кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро).
Почему именно КриптоПро Office Signature?
Microsoft Office Starter и Microsoft Office 365 не поддерживают функционал электронной подписи. Программа КриптоПро Office Signature разработана для подписания ЭЦП в файлах в Word и Excel из пакета MO 2007-2016 г выпуска.
Как подписать документ с помощью ЭЦП в формате PDF?
Один и самых популярных запросов – как поставить штамп ЭЦП на документ PDF?
Для подписания PDF-файлов потребуется Acrobat Reader DC. Открываем документ в данной программе. Выбираем Инструменты> Сертификаты> Открыть> Добавить цифровую подпись. Перед тем, как поставить подпись, выбираем для нее место в документе и ЭЦП. После подписания файла его необходимо пересохранить.
После нажатия на подпись, всплывает окно с информацией о сертификате и сроке его действия.
Для просмотра электронной подписи в PDF открываем документ. На месте ЭЦП зафиксировано время и дата подписания, ФИО подписанта, данные отображаются сразу же после заверки документа. Если третье лицо попытается внести правки в документ, то подпись «слетит» и файл будет считаться недействительным.
Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП?
КриптоПро успешно установлена на вашем ПК. Для того чтобы подписать документ формата SIG с использованием электронной подписи, загрузите КриптоАРМ. Эта программа функционирует совместно с КриптоПро.
Открываете документ для подписания. Переходите в программу КриптоАРМ > Подписать.
Шаг 1. Запускаем Мастер создания электронной подписи.
Шаг 2. Добавляем папку с документами или документ.
Шаг 3. Далее выбираем сертификат. Подписываем документ.
Где хранится электронная подпись?
Вопрос безопасности в работе с электронными документами является ключевым. Подделать договор, наложив на электронный документ фальшивую электронную подпись, невозможно. Закрытый ключ электронной подписи нужно хранить на специальном токене, который защищен паролем. Если носитель похитит мошенник, получить доступ к ключу подписи у него не получится.
Ключи электронной подписи можно копировать на другие носители. Если вы хотите, можете отключить функцию копирования. Для этого при оформлении заявки сообщите менеджеру, что вам нужен неэкспортируемый ключ электронной подписи. В этом случае скопировать подпись с носителя будет невозможно.
Как подписать документ электронной подписью в Word
Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:
1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
3. Кликните на кнопку «Подписать».
Проверить подпись
Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».
Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.
Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.
Подписанный документ вы можете проверить с помощью нашей инструкции
