Здравствуйте, уважаемые подписчики!
Сегодня я представляю вам практическое занятие с детальным выполнением шагов по разработке служебной записки для вашей компании. Применяя этот подход к созданию шаблона, вы сможете без труда освоить процесс разработки других аналогичных документов. Желаю вам успехов в этом!
Создание шаблонов в программе Word значительно упрощает выполнение задач для пользователей, которые регулярно работают с одними и теми же документами, такими как исходящие письма, служебные записки и прочее, когда необходимо лишь обновить определенные фразы, даты и тому подобное. В шаблонах, как уже упоминалось, задаются стили, параметры страниц и добавляются колонтитулы, что делает их удобными для последующего применения и оформления документов на основе данного шаблона. Рассмотрим, как создать шаблон "с нуля", например, служебную записку. 1. Откройте программу Word, и перед вами появится пустой документ. 2. Начните с установки полей для служебной записки. Для этого выполните команду Файл -> Параметры страницы. 3. Если ваша организация использует колонтитулы, разумно будет встроить их в верхний колонтитул документа. Ранее в статьях мы уже обсуждали, как работать с колонтитулами в документе:
- Колонтитулы. Миниинструкция
- Колонтитулы в разных разделах. Панель инструментов
- Колонтитулы. Разрывы разделов
- Колонтитулы. Разрывы страниц, колонок, строк
- Колонтитулы. Различие с первой страницей
Для этого выполните команду Вид -> Колонтитулы и затем, установив курсор текста в верхнем колонтитуле, команду Вставка -> Рисунок -> Из файла .4. Далее работаем со стилями документа. Для этого включите Область задач со стилями и создайте стиль Название документа (либо дайте стилю любое другое Вам запоминающееся имя). Создать стиль можно, нажав на команду Создать стиль , далее у Вас появится окно подобное изменению стиля, в котором Вы задаете параметры форматирования шрифта и абзаца.
Дорогие дамы и женщины!
Поздравляю вас с Международным днем женщин, 8 Марта!
Желаю Вам успехов, благополучия, здоровья, удачи и любви!Пусть Ваши желания сбудутся и будьте любящими и любимы!
Служебная записка: правила написания, примеры, образцы
Служебная записка представляет собой внутренний документ, который служит основой для принятия решений. Это один из самых простых и, следовательно, наиболее действенных способов донести до руководства информацию о проблеме или описать текущую ситуацию.
Навигация
Что собой представляет служебная записка
Служебная записка представляет собой документ, предназначенный для внутреннего делового общения. Этот инструмент особенно востребован в организациях с множеством подразделений, где контроль за всеми процессами может стать трудной задачей. Однако даже на малых предприятиях такие записки находят свое применение. Поэтому сотрудникам секретариата и кадровым работникам важно знать, как грамотно составить служебную записку для руководства, чтобы эффективно передать информацию.
Подобный официальный документ важен не только для работы внутри компании. Он понадобится и при взаимодействии с контролирующими органами или судом. Так, служебная записка о регулярных опозданиях станет основанием для вынесения выговора или даже приказа об увольнении за прогулы. А служебка о поломке компьютера докажет необходимость расходов по вызову мастера или покупке новой техники.
Кто и когда составляет записки
Написать служебку вправе любой сотрудник. Ее пишут, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. В документе сообщают не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.
Взяться за ручку стоит, если:
В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал руководство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.
К примеру: как подготовить отчетную записку о несоблюдении служебных обязательств
Разновидности служебных записок
Наиболее распространенные виды служебных записок — информационные, пояснительные и объяснительные, аналитические — в зависимости от содержащейся информации. Обычно с их помощью:
Как оформить служебную записку по ГОСТу
Унифицированная форма служебной записки законом не установлена. Поэтому коммерческие компании вправе вводить и использовать самые разные шаблоны для сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, которые требуют вмешательства руководства.
Но на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст ), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:
Обязательные требования определили, теперь покажем образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.
Пример 2
На изображении представлены реквизиты в продольном расположении. Оба варианта являются корректными.
Есть и третий вариант.
Пример 3
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Правила составления служебной записки
Обычно в документе две части. В первой уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему. Рассмотрим детально подготовку служебки.
Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).
Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.
Обратите внимание: нормы составления официальных писем
Образцы для разных случаев
Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Изучим несколько примеров, показывающих, как составлять служебные записки для руководства в различных обстоятельствах.
Подтверждение командировки
Премирование
Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.
Директору ООО «PPT.ru»
Петрову Петру Петровичу
от начальника отдела продаж
Пэпэтэшина Петра Петровича
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2024 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.
Подробности: как оформить служебную записку по вопросам премирования
Отсутствие на рабочем месте
Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.
Полезная информация: как подготовить объяснительную записку в случае опоздания или отсутствия на занятиях
Списание товарно-материальных ценностей
Когда срок службы товарно-материальных ценностей истекает, и они становятся непригодными, их списывают и утилизируют. В комплект документации добавляют также указанный документ.
Полезно знать: методы оформления акта списания материальных активов
Необходимость ремонта оборудования
С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Отзыв из отпуска
Перевод на удаленную работу
Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.
Составляют ли служебки в электронном виде
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме. Плюс необходимо подписывать обращение цифровой подписью любого вида (см. письмо Минфина от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, и было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Дополнительно: какие обязанности выполняет секретарь
Срок хранения
Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, и сроками их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.
ВАЖНО!
При определении сроков хранения ориентируйтесь на вид документа. На основании п. 434 Приказа Росархива № 236, записки к приказам и распоряжениям по личному составу о кадровых изменениях, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, отпусках по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты следует хранить 50 лет. А служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка или служебного распорядка хранят только 1 год (п. 382 приказа).
На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы дольше (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).
