Набор возможностей текстового редактора Microsoft Word действительно очень широк. С помощью этой программы можно решать множество задач, которые возникают при работе с текстовыми документами любой направленности, что и делает этот продукт таким популярным. В Word реализована даже небольшая среда для программирования, с помощью которой можно значительно облегчить себе работу.
В самом редакторе это называется макрокомандой или, как называют чаще, макросом. К сожалению, многие пользователи избегают знакомства с эти инструментом, ошибочно полагая, что это что-то сложное и не особо нужное. В этой статье подробно рассмотрим, как создать макрос в Word, что это вообще такое и почему вы делали неправильно, не пользуясь макрокомандами. Давайте разбираться. Поехали!
Что это такое
Макрокоманда — это, по сути, небольшая программа, которая позволяет автоматизировать и облегчить работу с текстом. В большинстве продуктов Microsoft реализована функция, сохраняющая историю действий пользователя, наиболее часто используемые инструменты и прочее.
Всё это можно перевести в формат команд, и вместо того, чтобы каждый раз делать одно и то же, вы просто нажмёте клавишу на клавиатуре, и Word всё сделает за вас. Удобно? Ещё бы! На самом деле, это совсем не сложно. Далее в статье по порядку о том, как создать макрос.
Макросы позволяют выполнять несколько основных функций. Они предназначены для реализации следующих задач:
- Ускоряют часто выполняемые процедуры и операции внутри текстового редактора Word. Это относится к редактированию, форматированию и не только.
- Объединяют несколько команд в цельное действие «от и до». Как пример, используя макрос, можно простыми движениями моментально вставить таблицу, которая будет иметь определённые заданные размеры, а также получит нужное число столбцов и строк.
- Упрощают получение доступа к некоторым функциям и инструментам для работы с текстом, графиков и пр. При этом они могут располагаться в разных окнах и разделах программы.
- Автоматизируют сложные последовательные операции и действия.
Последовательность используемых макросов может быть создана буквально с нуля. Для этого потребуется ввести соответствующий код в редактор Visual Basic.
Создание макроса
Алгоритм действий при создании команды следующий:
- Определить порядок действий.
- Выполнить.
- Записать действия в макрос.
Например, вам нужно выделить жирным шрифтом часть текста в таблице. Для записи команды придётся использовать горячие клавиши — комбинации для каждого инструмента вы можете подсмотреть, наведя курсор на нужный инструмент.
Допустим, нужная вторая колонка. Перемещение между столбцами таблицы осуществляется при помощи клавиши «Tab». Вы нажимаете «Tab» необходимое количество раз, пока не дойдёте до нужной колонки. Затем, если вам нужно выделить часть содержимого ячейки, снимаете выделение, нажав стрелку влево. Далее выделим два слова из ячейки.
Выполните комбинацию Ctrl+Shift и нажмите стрелку вправо дважды (либо столько раз, сколько слов необходимо выделить). И последний шаг — сделать выделенную область полужирной с помощью комбинации Ctrl+B.
Теперь, определившись с порядком действий, запишите макрокоманду. Для этого, перейдите на вкладку «Вид» и отыщите в панели инструментов кнопку «Макросы». Кликнув по ней, вы увидите маленькое меню, в котором нужно выбрать пункт «Записать макрос». В появившемся окне введите название для команды и нажмите на кнопку «Записать».
Сразу после этого, возле курсора появится иконка с кассетой, свидетельствующая о том, что началась запись. Выполните чётко по порядку все необходимые действия (в этом примере для выделения полужирным шрифтом нескольких слов из ячейки таблицы). После того как вы всё сделали, нажмите на значок «Стоп» (квадратик) в нижней части окна программы. Всё, макрос готов.
Как записать макрос
Если следовать пошаговой инструкции, с самостоятельной записью макросов даже у начинающего пользователя проблем возникнуть не должно.
Алгоритм действий можно представить в таком виде:
- В зависимости от того, какая версия текстового редактора Word используется, откройте вкладку «Разработчик» или «Вид», где располагается кнопка «Макросы». Нужно просто кликнуть по пункту «Запись макроса».
- У каждого макроса должно быть своё имя. Его можно задать сугубо на собственное усмотрение. Это на его функциональность никак влиять не будет.
- Если дать макросу точно такое же имя, как и у стандартных макросов в программе Word, он будет выполнять его функции вместо основного. Поэтому не поленитесь заглянуть в меню «Макросы» и открыть раздел «Команды Word». Здесь прописаны все стандартные названия.
- В строке, которая называется «Макрос доступен для» нужно выбрать, для чего именно он будет доступен.
- В графу с описанием нужно ввести собственное описание создаваемого макроса.
- Далее можно кликнуть на «Начните запись», либо же «Создайте кнопку». В первом случае запись макроса начнётся без его привязки к кнопке на панели управления или клавиатуре. Во втором макросу будет задана соответствующая клавиша или кнопка.
- Добавьте один или несколько документов, куда следует добавить новый макрос. Это делается через «Параметры Word» во вкладке «Панель быстрого доступа».
- В левом окне выберите нужный макрос для записи и кликните по кнопке «Добавить».
- Для изменения настроек этой кнопки всегда есть возможность кликнуть на «Изменить».
- Далее выбирайте символ, который хотите использовать для кнопки.
- Укажите имя. Именно оно будет затем отображаться в соответствующем поле.
- Дважды кликните ОК, чтобы начать запись макроса.
- Когда потребуется остановить запись, жмите соответствующую клавишу в меню «Макросы».
Записанный макрос в дальнейшем можно будет использовать на своё усмотрение.
Использование макросов
Как же всё это использовать? А очень просто: в панели инструментов нажмите кнопку «Макросы» и одноимённый пункт в появившемся меню — перед вами откроется список всех макросов. Выберите сохранённый вами и нажмите «Выполнить». Существует более удобный вариант — создать специальную кнопку в панели инструментов.
Делается это следующим образом: перейдите в меню «Файл», затем «Параметры» и кликните по пункту «Панель быстрого доступа». В разделе «Выбрать команды из:» укажите «Макросы» и выберите из них требуемый. После этого кликните по кнопке «Добавить». Вы можете назначить иконку, которая будет отображаться для этой кнопки. Готово.
В ленте инструментов появится соответствующая иконка, нажатием на которую вы запустите записанный вами алгоритм действий.
Создать макрокоманду можно практически для чего угодно. Можно изменять абзацный отступ, межстрочные интервалы, выровнять области текста, выполнить расчёт заданных значений, или настроить автоматическое заполнение таблицы. Нажмите «Записать макрос» и кликайте мышкой, вызывая соответствующие меню и задавая необходимые значения. Только не выделяйте текст мышкой, для этого лучше использовать горячие клавиши или специальный инструмент программы. Как только всё будет сделано, остановите запись.
Подобные команды могут содержать любое количество шагов и быть любого уровня сложности. Процесс создания макрокоманд одинаковый и для Word 2007, и для Word 2010, и для версии Word 2013.
Как видите, процесс достаточно простой, а инструмент очень эффективный. Главное, чётко определить алгоритм выполняемых действий. Научившись использовать макросы, вы значительно облегчите себе работу и сможете эффективнее и быстрее решать многие задачи, работая с текстовыми документами. Пишите в комментариях, помогла ли вам эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.
Макросы
У каждого опытного пользователя интерфейс Microsoft Word уникальный и изменяется в зависимости от того, какие инструменты ему необходимы в работе. Вы вряд ли увидите одинаковые панели инструментов или пункты главного меню — чтобы сделать работу наиболее удобной, каждый пользователь стремится настроить программу по-своему. Однако иногда изменения только интерфейса (вынесение основных команд на панель инструментов и создание пользовательских меню ) недостаточно.
Если работа однообразная, то пользователю приходится часто повторять те или иные команды в определенной последовательности (например, оформлять текст курсивом, кеглем 10, гарнитурой Arial). Чтобы произвести такое небольшое форматирование , может понадобиться достаточно большое количество времени, особенно если таким образом необходимо выделить несколько десятков слов. Получается, что для каждого участка нужно проделывать несколько операций. Конечно, можно отформатировать только один участок и создать пользовательский стиль, но и это не самый быстрый способ применения оформления.
Если вам часто приходится выполнять одни и те же действия, то эффективность вашей работы можно заметно увеличить при помощи макросов. Макросы — это небольшие программы на языке Visual Basic . Они могут помочь не только в ситуациях, когда требуется много раз выполнить сложное форматирование , но и при вставке объектов, печати выделенного текста и в других случаях.
Макросы всегда выполняются в активном документе. Действие некоторых макросов зависит от позиции вставки. Другие могут обращаться только к определенному объекту (например, к абзацу или выделенному участку текста). В данном случае перед выполнением макроса нужно выбрать этот элемент. Если же макрос не обращается к определенному объекту (например, выполняет команду перехода к следующему окну), то его можно выполнить в любое время.
Макросы бывают двух типов: внутренние и внешние. Внутренние внедряются непосредственно в документ или шаблон и могут быть выполнены, только если пользователь работает с данным файлом. Если вы создали макрос для шаблона Normal, то его можно будет выполнять только для документов, созданных на основе этого шаблона. Преимущество таких макросов в том, что они вместе с документом перемещаются по жесткому диску, а также с компьютера на компьютер .
Внешний макрос можно применять в случае, если он полезен при работе с документами, созданными на основе разных шаблонов. Если вы пользуетесь большим количеством шаблонов, то вносить в каждый из них макрос будет неудобно, как придется делать при использовании внутреннего макроса. Внешний же макрос можно применять для работы с любыми документами, а также свободно переносить с компьютера на компьютер . Для создания внешнего макроса его нужно сохранить с расширением BAS .
. Создание макросов
Самый простой способ создания макроса — запись нужных действий в документе. Записав последовательность команд один раз, можно будет вызывать макрос щелчком мышью, когда нужно выполнить такие же действия. Для записи макросов сделайте следующее.
- Щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Запись макроса в меню (рис. 9.1).
Рис. 9.1. Выбор команды Запись макроса
Рис. 9.2. Диалоговое окно Запись макроса
Назначение макроса кнопке
Если вам будет удобно вызывать макрос с панели быстрого запуска, то нажмите кнопку кнопке в области Назначить макрос. В появившемся диалоговом окне Параметры Word сделайте следующее.
- Выделите название макроса в области слева и нажмите кнопку Добавить. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа (рис. 9.3)
увеличить изображениеРис. 9.3. Диалоговое окно Параметры Word, раздел Настройка
Рис. 9.4. Диалоговое окно Изменение кнопки
Рис. 9.5. Панель быстрого запуска с выбранным значком для макроса
Назначение макроса клавишам
Многие пользователи предпочитают использовать для выполнения разных действий сочетания клавиш. Вы можете назначить сочетания клавиш макросам, которые наиболее часто применяете. Для этого сделайте следующее.
- В диалоговом окне Запись макроса нажмите кнопку клавишам в области Назначить макрос.
- Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш диалогового окна Настройка клавиатуры (рис. 9.6) и нажмите сочетание, с помощью которого вы хотите вызывать макрос. Обычно удобно использовать "горячие" клавиши F1-F12, а также сочетания клавиш Alt и Ctrl с цифрами.
Рис. 9.6. Диалоговое окно Настройка клавиатуры
Запись макроса
Когда подготовительная работа будет завершена, переходите к записи макроса. После того как вы закроете окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму. Теперь можно выполнять необходимые действия.
Упражнение 9.1. Запись макроса
Создадим макрос, с помощью которого можно щелчком мышью применить к выделенному участку текста гарнитуру Arial, полужирное начертание и размер шрифта 10.
Когда появится панель записи макроса, сделайте следующее.
- Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная (рис. 9.7).
увеличить изображениеРис. 9.7. Выполнение команды Формат-Шрифт
Рис. 9.8. Диалоговое окно Шрифт
Рис. 9.9. Выбор команды Остановить запись
Теперь можно проверить его действие. Откройте любой документ, выделите требуемый участок и вызовите макрос с помощью кнопки на панели быстрого запуска или сочетания клавиш. Вы увидите, что форматировать текст, используя макрос, гораздо удобнее, чем каким-либо другим способом.
Выполнение макроса с помощью окна Макрос
Выполнять макросы можно не только с помощью назначенного сочетания клавиш или кнопок на панели быстрого запуска, но и используя диалоговое окно Макрос. Чтобы вызвать данное окно, нажмите кнопку Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте или воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F8.
В диалоговом окне Макрос (рис. 9.10) представлен полный список макросов, доступных для выполнения. Чтобы применить один из них, выберите его из списка и нажмите кнопку Выполнить.
Рис. 9.10. Диалоговое окно Макрос
Диалоговое окно Макрос дает возможность не только запускать макросы, но и управлять ими — изменять и удалять. Если у вас есть макросы, которые вы запускаете при каждом открытии Microsoft Word, то можно сделать их выполнение автоматическим. Для этого макрос нужно назвать AutoExec.
Поскольку все привычные для пользователей команды Microsoft Word также являются макросами, их можно выполнять с помощью окна Макрос. Чтобы увидеть их полный перечень, нужно выбрать пункт Команд Word из списка Макросы из (рис. 9.11).
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Как создать макросы в Word?
Большинство начинающих пользователей, которые только приступили к изучению компьютера в целом и освоению программы Word в частности, не знают, что такое макрос. Причем полагают, что макрос представляет собой довольно сложную и невыполнимую задачу. Но на самом деле макрос — это очень простая и удобная вещь, пользоваться которой должен уметь любой юзер.
Что такое макрос и для чего он используется?
Макрос представляет собой инструмент в программе Ворд, который позволяет запоминать какие-либо определенные задачи и действия, а потом в дальнейшем автоматически их выполнять. Он является набором команд, при помощи которых можно автоматизировать выполнение повторяющихся действий. Такой элемент является очень важным и нужным, особенно для тех, кто привык экономить свое время.
Макрос в программе Ворд может использоваться для следующих целей:
- Для ускорения процесса обработки текста. В частности, с помощью этого элемента можно быстро заполнить требуемую область либо отформатировать содержимое документа.
- Для того чтобы объединить несколько команд. Согласитесь, создавать табличную форму в Ворд и потом еще наполнять ее содержимым довольно проблематично. Такого рода инструмент позволит быстро создать нужный параметр и в дальнейшем просто вставить его в требуемое место.
- Для того чтобы максимально упростить доступ к всевозможным параметрам, которые разбросаны в разных диалоговых окнах. Пользователи инструмента Ворд наверняка знают, как сложно порой отыскать требуемый элемент из-за обилия различных многоуровневых меню. Подобный компонент поможет заметно упростить эту задачу.
- Для того чтобы автоматизировать обработку тех действий, которые являются весьма сложными и рутинными. Макросы в Ворд умеют доводить до автоматизма те параметры, на которые, казалось бы, уходит очень много драгоценного времени.
Как создать макрос?
Естественно, чтобы воспользоваться этим инструментом в Word, его нужно вначале создать. Этот процесс не несет в себе много сложностей, поэтому справиться с ним сможет абсолютно любой пользователь.
Первый вариант — это создание подобного элемента при помощи специального средства для создания макроса. Оно может быть как встроено в Word, так и взято с каких-либо сторонних источников. Следует отметить, что этот пункт является довольно небезопасным, ведь в макросах, скачанных с интернета, запросто могут находиться вирусы, уничтожающие и крадущие важную для пользователя информацию. Поэтому прежде чем выполнять найденный элемент в Word, следует убедиться, что он чист от различного рода недоброжелательных элементов. Для этого просто нужно просканировать его антивирусом.
Второй вариант — это создать элемент такого рода для Word путем использования специального программного кода, пишущегося на языке под названием Visual Basic. Для этой цели необходимо предварительно обзавестись специальным редактором, который носит точно такое же название, как и сам язык программирования кода. Нужно сказать о том, что этот пункт достаточно сложен и вряд ли подойдет для рядового пользователя.
Есть возможность провести процесс создания макросов в Word путем комбинирования вышеприведенных методик. В результате получится стандартный элемент, который затем можно будет отредактировать и улучшить при помощи специального кода. Однако следует знать, что этот пункт, как и предыдущий, подходит лишь для опытных пользователей. Ведь для создания такого инструмента потребуются немалые знания в программировании.
Для создания макросов в редакторе MS Office Word следует выделить фрагмент, для которого будет создаваться макрос. Потом надо войти в меню «Вид — Макросы — Запись макроса», выполнить необходимые действия, которые надо записать, после чего выполняется остановка записи макроса. Для того чтобы его использовать, необходимо выделить фрагмент текста, к которому следует его применить, войти в меню «Вид — Макросы — Макросы — Выполнить» и выбрать имя сохраненного макроса.
Как видно, процесс создания подобных элементов не несет в себе каких-либо определенных сложностей. Здесь самое главное — это грамотный и обдуманный подход к делу, который в разы увеличит шансы на успех. Нужно заметить, что макросами могут пользоваться не только те, кому по роду службы необходимо заполнять объемные документы и бланки.
В частности, прибегать к использованию такого рода инструментов могут и обычные пользователи, которым необходимо что-либо напечатать в Ворде, к примеру, какие-либо официальные документы. Ведь пользуясь подобным инструментом, можно сэкономить довольно большую часть своего времени и наделать намного меньше ошибок, чем при ручном вводе. Ведь, как показывает практика, использование таких элементов сводит на нет возможность ошибиться при последующем заполнении того же шаблона.
Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:
