Как создать новый шаблон в Ворде

Разработка индивидуальных шаблонов документов не представляет собой большой сложности, а преимущества их использования весьма значительны. Проведя некоторое время с текстовым редактором, вы начинаете замечать, что ваши документы часто имеют схожую структуру. Прежде чем приступать к созданию нового документа с нуля, стоит рассмотреть возможность разработки шаблона, который затем можно использовать для создания документа. Все ваши стили будут сохранены в этом шаблоне, так что при создании нового документа вам не придется повторно настраивать стили.

Чтобы создать шаблон, выполните следующие шаги.

Выберите документ, на основе которого будете создавать шаблон. Несмотря на то, что в Word можно создавать шаблоны тоже "с нуля", положитесь на мой опыт: рекомендуем начинать эту работу на базе имеющегося документа. Можно взять уже готовый документ или создать новый. Когда вы создаете новый документ, то должны позаботиться о том, чтобы в нем были заложены все необходимые стили, а также текст, особенно тот, который вы постоянно используете в разного рода документах. Например, шаблон этой книги (по крайней мере, пока я пишу книги о компьютерах, а не детективы) содержит все стили, которые в ней применяются. Слово Глава, размещаемое в начале каждой страницы, я включил в шаблон, так как каждый мой документ – это новая глава. То обстоятельство, что данное слово само появляется при создании нового документа, экономит мое рабочее время. Если для создания шаблона используется уже имеющийся документ, прежде всего сделайте на диске его копию (на всякий случай!). Теперь можно вырезать из него весь текст, присутствие которого в шаблоне вам кажется неуместным, а также удалить все лишние графические элементы. Отредактируйте колонтитулы так, чтобы в них остались только те элементы, которые, по вашему мнению, должны присутствовать в шаблоне. На рис. 17.2 представлен готовый шаблон, в котором содержится и текст, выделенный разными стилями. Помните, что в шаблоне должны содержаться только стили и текст, который будет появляться во всех документах. На рисунке мы видим текст, который обязательно должен быть включен в каждый документ; остальная информация будет вводиться после открытия нового документа, созданного на базе этого шаблона. Рис. 17.2. С любовью созданный шаблон
Выберите команду Файл › Сохранить как. На экране появилось диалоговое окно Сохранение документа. Это то самое диалоговое окно, которое использовалось для сохранения любых файлов (подробности в главе 8).
Введите имя документа. Имя следует набрать в поле Имя файла. Оно должно быть кратким и описательным; слово ‘"шаблон" в имени не используется – Word сам об этом позаботится.
В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа. Теперь я должен открыть секрет: документ может сохраняться как документ, а может – как шаблон. После того, как вы выберете тип файла Шаблон документа, Word уже сам позаботится о том, чтобы этот документ был сохранен как шаблон и помещен в специальную папку для шаблонов.
Щелкните на кнопке Сохранить. Теперь ваше детище, которое стало называться шаблоном документа, надежно спрятано на диске в специально предназначенном для него месте, где Word хранит все свои шаблоны документов. Если вы захотите создать другой шаблон, то новый шаблон можно будет построить на основе только что созданного. Например, если существует шаблон Письмо, то на его основе можно создать шаблон для писем другого типа.
Закройте шаблон документа.

Перейдите в раздел Файл и выберите опцию Закрыть, или нажмите на кнопку закрытия окна х. Окно с вашим шаблоном документа будет полностью закрыто.

Обязательно закройте окно, иначе последующее редактирование будет касаться шаблона, а не документа. Если вы решили использовать этот шаблон для создания нового документа, выберите его в диалоговом окне Шаблоны, как описывалось в предыдущем разделе данной главы.
Вы можете вернуть шаблон на экран и внести в него изменения (см. следующий раздел этой главы).
Помните, что назначение шаблона – хранить стили и постоянно используемую информацию в одном месте.
Шаблону можно присвоить любое имя. Если вы случайно зададите имя, которое уже имеет какой-то шаблон, Word выдаст предупреждающее сообщение. Это общепринятая процедура сохранения файлов. В таком случае просто присвойте шаблону другое имя, и работа будет продолжена.

Создание шаблона MS Word: упрощение процесса и повышение качества контента

Шаблоны документации необходимы для стандартизации и упрощения процесса создания документов. Предоставляя готовую структуру и формат для различных типов документов, шаблоны позволяют сэкономить время и ресурсы. Они также помогают обеспечить единый стиль и качество контента, что улучшает понимание и использование документации.

Шаблон представляет собой руководство для организации информации и определения необходимых разделов. Он способствует соблюдению стандартов в документации. При отсутствии шаблона возможно потеря важной информации или несоответствие требованиям этих стандартов.

В данной статье вы узнаете, как использование шаблона упрощает процесс написания документации, обеспечивает ее структурированность и последовательность, а также помогает соответствовать установленным стандартам и требованиям, касающимся документации.

Как работать с шаблонами в Microsoft Word?

Шаблоны в Microsoft Word представляют собой заранее отформатированные документы, которые могут быть использованы для создания новых документов в том же формате. Кроме того, также существуют другие программы из пакета Microsoft Office, такие как Excel или PowerPoint. Ниже описаны основные типы шаблонов в ворд и различные виды операций с ними:

Встроенные шаблоны. Word поставляется с множеством встроенных шаблонов по умолчанию, таких как резюме, письма, приглашения, отчёты и многое другое. Чтобы использовать встроенный шаблон, откройте окно приложения, выберите пункт меню «Файл» > «Новый» («Создать») и выберите шаблон из галереи.

Собственные шаблоны. Вы можете создать собственные шаблоны в приложении Ворд на компьютере, открыть пустой текстовый документ и настроить его в соответствии с собственными запросами (например, добавить название компании в «шапке» документа, создать бланк для писем, заголовок и т.д.).

Сохранение шаблона. Когда документ настроен как шаблон, выберите «Файл» > «Сохранить как», выберите «Шаблон Word» в поле «Тип» и укажите куда сохранить шаблон.

Использование шаблона. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, выберите «Файл» > «Новый» («Создать»), а затем нажмите на созданный или встроенный шаблон.

Редактирование шаблона. Чтобы отредактировать или обновить существующий шаблон, откройте его, внесите изменения и сохраните как новый шаблон или обновите существующий.

Использование шаблонов в Word позволяет упростить процесс создания документов, что экономит время и обеспечивает согласованность в их оформлении.

Преимущества и недостатки шаблонов в Microsoft Word

Шаблоны в Microsoft Word имеют ряд преимуществ:

Следовательно, использование шаблонов в Microsoft Word облегчает процесс оформления документов, придаёт им аккуратный и профессиональный вид, а также способствует увеличению продуктивности.

При этом пользователи отмечают следующие недостатки шаблонов Word:

Ограниченность дизайна: Многие шаблоны в Microsoft Word имеют довольно ограниченные возможности в плане дизайна и стиля, что может помешать пользователям создавать уникальные и индивидуальные документы.

Трудности в настройке: Некоторые шаблоны могут быть трудны в настройке и изменении, особенно для пользователей, которые хотят создавать более сложные и уникальные документы.

Неподходящие шаблоны: Иногда сложно найти подходящий встроенный шаблон для конкретной задачи. Так, среди встроенных шаблонов преобладают форматы для деловой переписки и бухгалтерии, однако нет шаблонов для научной документации (курсовых, дипломных работ, рефератов и т.п.), что немаловажно для студентов и учащихся.

Ограниченные возможности адаптации: Некоторые шаблоны имеют ограниченные возможности адаптации под конкретные потребности пользователя, что может вызвать проблемы при создании специфических документов.

Ограниченные возможности для профессиональных документов: Для создания профессиональных и официальных документов, шаблоны, представленные в Microsoft Word, могут оказаться недостаточными.

Настройка визуального стиля документации в системе Документерра: общие параметры

Для настройки визуального стиля документации в Документерре, вы можете использовать различные инструменты и опции, доступные на платформе. Вот некоторые из них:

Темы оформления: Документерра предлагает различные темы оформления, которые позволяют изменить цветовую схему, шрифты и другие визуальные элементы документации.

Настройка шрифтов: вы можете выбрать нужный шрифт текста, а также настроить размер шрифта и межстрочное расстояние.

Цвета и фоны: вы можете настроить цвет фона и текста для различных разделов документации, чтобы создать единый стиль оформления.

Логотип и брендинг: есть возможность добавить в документацию логотип или другие элементы брендинга, чтобы сделать ваш контент узнаваемым и соответствующим вашему корпоративному стилю.

Дополнительные настройки: в Документерре доступны дополнительные настройки, такие как индивидуальная («кастомная») настройка таблиц, списков и других элементов.

Чтобы настроить визуальный стиль документации, перейдите в настройки программы и найдите соответствующие опции. Для более тонкой настройки стилей вашей документации также можно использовать CSS-файлы.

Преимущества экспресс-блоков в системе Документерра

Экспресс-блоки (quick parts) — это небольшие фрагменты (часто повторяющиеся фразы или блоки текста), которые можно вставлять в контент. Это может быть подпись или адрес, т.е. элемент, который необходимо вставлять в определенных (одних и тех же) местах в однотипных документах.

Еще один пример – преамбула в договорах, которая в подавляющем большинстве случаев выглядит примерно одинаково:

ООО «NNN», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «XXX», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, далее совместно именуемые «Стороны», а по отдельности именуемые «Сторона», пришли к согласию и заключили настоящий договор, в дальнейшем именуемый «Договор», о нижеследующем.

Представьте, что вам не приходится каждый раз писать целый абзац преамбулы «с нуля» – для этого существуют экспресс-блоки.

Использование экспресс-блоков в системе Документерра обеспечивает пользователям ряд преимуществ:

Увеличение производительности: экспресс-блоки сокращают время, затрачиваемое на вставку стандартных элементов в документы. Вместо того чтобы каждый раз писать одни и те же данные, искать их в других документах или копировать и вставлять, можно быстро вставить готовый элемент.

Обеспечение единообразия: использование экспресс-блоков позволяет обеспечить единообразие в документах, поскольку стандартные элементы будут вставлены с одинаковым стилем и форматированием.

Повышение точности: экспресс-блоки уменьшают риск допущения ошибок при ручном вводе данных, поскольку вы заранее сохраняете их в системе и вставляете при необходимости.

Использование экспресс-блоков повышает эффективность работы и обеспечивает единообразие и точность в оформлении документов, что делает их неотъемлемой частью системы Документерра.

Как создать шаблон документа через CSS-файл в Документерре?

Для того чтобы разработать шаблон документа в системе Документерра, можно изменить CSS-файл, создаваемый для каждого проекта. Для внесения поправок следуйте этим шагам:

Откройте документ и перейдите в режим редактирования.
Во вкладке «Главное» найдите раздел «Стили».
Кликните строку «Управление файлами стилей проекта«.
В открывшихся настройках проекта создайте объект «Новый файл стилей» и вставьте туда свой CSS-код для создания шаблона документа. Например, вы можете задать шрифт, цвет текста, отступы и другие стили.
Нажмите кнопку «Сохранить» для применения стилей к документу.
Дальше вы можете добавлять текст, изображения и другие элементы в соответствии со стилями, созданными в CSS-файле, из папки проекта.

Таким образом, вы сможете создать уникальный и стильный шаблон документа с помощью CSS в Документерре.

Если в компании регулярно создается и обновляется большой объем документации, пользователям (техническим писателям, редакторам, переводчикам) выгодно работать с шаблонами. Использование шаблонов позволяет сократить время на создание документации за счет уже готового базового формата и структуры, что уменьшает необходимость в дополнительных ресурсах. Кроме того, при работе с шаблонами компания может установить стандарты и правила оформления документов, что обеспечит единообразие внешнего вида и структуры документов. Еще один несомненный плюс – это масштабируемость. При работе с шаблонами компания может легко масштабировать документацию и управлять большим объемом документов, что упрощает процессы управления контентом и обеспечивает более эффективную работу.

Создание шаблона документа в Word

Узнайте, как создать шаблон документа в Microsoft Word. Наше руководство поможет вам сделать это быстро и легко.

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в виде шаблона наверняка вас заинтересует. Следовательно, наличие файла шаблона с форматированием, полями и другими заданными параметрами может значительно упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, созданный в Word, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний позволяет работать с макросами.

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа; когда вы открываете его, а затем редактируете, создается копия файла. При этом исходный документ (шаблон) остается неизменным, как и его расположение на диске.

Бизнес-план можно привести как пример того, каким может быть шаблон документа и зачем он вам нужен. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, поэтому они также используются довольно часто.

Поэтому вместо того, чтобы каждый раз воссоздавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размер полей, вы можете просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе намного рациональнее.

Документ, сохраненный как шаблон, можно открыть и заполнить необходимыми данными и текстом. При этом, сохранив его в стандартных форматах DOC и DOCX для Word, исходный документ (созданный шаблон) останется без изменений, как было сказано выше.

На официальном сайте (office.com) представлено множество шаблонов, которые пригодятся для работы с документами в Word. Вы также можете разрабатывать свои собственные шаблоны и изменять уже существующие.

Примечание. Некоторые шаблоны уже встроены в программу, но некоторые из них, хотя и присутствуют в списке, на самом деле находятся на Office.com. После нажатия на такой шаблон он сразу будет скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас встретит стартовая страница, на которой вы уже можете выбрать один из доступных шаблонов. Особенно приятно, что все они удобно распределены по тематическим категориям.

Однако, если вы хотите создать шаблон самостоятельно, выберите «Новый документ». Откроется стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть программными (указаны разработчиками) или созданы вами (если вы ранее сохранили определенные значения по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите в документ необходимые изменения, которые в дальнейшем будут использоваться в качестве шаблона.

В дополнение к выполнению вышеуказанных шагов в качестве настроек по умолчанию для документа, используемого в качестве шаблона, вы также можете добавить водяной знак, водяной знак или любой графический объект. Все, что вы измените, добавите и сохраните в будущем, будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

Инструкция по созданию нового шаблона в Word: пошаговое руководство