Когда секретарь создает документы, он использует сквозную нумерацию страниц. В данной статье мы объясним, что такое сквозная нумерация, в каких случаях она обязательна, а также как ее реализовать с помощью MS Word.
- Сквозная нумерация страниц — это как и зачем нужно
- Как сделать сквозную нумерацию в Word: инструкция и примеры
Получите документы по данной теме
Титульный лист электронного файла Скачайте без затрат
Номенклатура дел для учреждения Скачайте без затрат
Электронный журнал учета в Excel Скачайте без затрат
ГОСТ-2016 по ведению делопроизводства Скачайте без затрат
Сквозная нумерация — что это и для чего нужна
Сквозная нумерация — это разновидность нумерации страниц. Ее используют, когда в одном документе есть несколько автономных разделов. Сквозная нумерация — это пример грамотной организации документа, которая позволяет не упустить из виду ни одну важную бумагу. Скажем, секретарю организации необходимо подготовить пакет документов в налоговую инспекцию. Все документы этого пакета следует пронумеровать так, будто это единый документ, а не пачка разных бумаг.
Обратим внимание на еще один пример, который иллюстрирует, что такое сквозная нумерация. Секретарю необходимо распечатать информацию из электронной базы данных. Существует вероятность того, что какая-то часть информации может быть утеряна или уничтожена. Как же впоследствии можно подтвердить целостность данных? Главный метод, который позволяет удостовериться в том, что все данные из электронной базы были правильно собраны в бумажной версии, — это использование сквозной нумерации страниц при печати.
Пример сквозной нумерации страниц документа в программе Word
Больше о работе с документами в Word в электронном журнале:
В каких случаях необходима сквозная нумерация
В кассовом журнале. Одним из наиболее распространенных документов с сквозной нумерацией является кассовый журнал. В него фиксируют все денежные операции, связанные с поступлением и расходованием наличных средств. Все страницы журнала должны иметь последовательную нумерацию и быть скреплены печатью.
Пример сквозной нумерации в кассовом журнале
В регистрационной книге доходов и расходов. Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести регистрационную книгу доходов и расходов. В данный документ записываются все финансовые операции, касающиеся поступления доходов и осуществления расходов. Аналогично кассовой книге, регистрационная книга доходов и расходов представляет собой многориражный документ.
Отличие между этими документами заключается в том, что в книге учета доходов и расходов отражаются все финансовые операции — наличные и безналичные, а в кассовой книге — только операции с наличностью. Сквозная нумерация в книге учета доходов и расходов служит подтверждением и гарантией, что все страницы документа представлены в полном объеме.
В отчете (декларации) для налоговой. Все хозяйствующие субъекты отдают в налоговую инспекцию отчеты разных форм. Эти отчеты представляют собой пакет документов со сквозной нумерацией. Нумеруют в них не страницы, а листы. Документы предоставляют в налоговые органы в двух видах — печатном и электронном.
В обоих случаях их снабжают сквозной нумерацией. Отчеты, представляемые в бумажном виде, прошивают. Часто к отчетам прилагают подтверждающие документы, например, счета-фактуры. Их скрепляют и нумеруют одним порядковым номером.
Образец сквозной нумерации в налоговой декларации
В кадровых приказах. Закон не устанавливает правила нумерации приказов, поэтому вы можете применить для этого сквозную нумерацию. Правило закрепите в Инструкции по делопроизводству, а всех сотрудников, которые оформляют приказы, ознакомьте с ним под подпись. Использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно. Вы можете нумеровать их отдельно.
Например, отдельно нумеровать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Как сделать сквозную нумерацию в ворде: пошаговый алгоритм
Любую нумерацию страниц производят с помощью арабских цифр. Приведем пошаговую инструкцию, как сделать сквозную нумерацию в ворд.
Шаг 1. Откройте документ, в котором нужно сделать сквозную нумерацию.
Шаг 2. Перейдите в режим редактирования верхнего колонтитула страницы. Для этого два раза кликните левой кнопкой мыши в верхней части документа.
Альтернативный способ доступа к верхнему колонтитулу. Перейдите в меню раздела «Конструктор». Выберите опцию «Верхний колонтитул».
Шаг 3. Внутри рамки, где будет стоять номер страницы, один раз кликните левой кнопкой мыши.
Шаг 4. На клавиатуре нажмите клавиши CTRL+F9. Появятся две фигурные скобки.
Шаг 5. Внутри скобок введите слово «page».
Шаг 6. Выделите слово «page» и кликните на выделенном тексте правой кнопкой мыши.
Шаг 7. В выпадающем меню выберите пункт «Коды/значения полей».
Страницы пронумеруются по порядку.
Сквозная нумерация страниц — способ сплошной нумерации страниц документа, который состоит из нескольких автономных разделов. Сквозная нумерация — это гарантия целостности данных, которые представлены в документе. Её создают в приложении MS Word через редактирования параметров верхнего колонтитула страницы.
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Что такое сквозная нумерация Как сделать в Word и Excel
Диссертацию, доклад или отчет – документ любой сложности можно составить без долгого редактирования, если знать заранее о возможностях текстового редактора Word и программы для составления таблиц Excel. Среди предоставляемых ими инструментов не последнее место занимает сквозная нумерация различных составляющих документа
У меете ли вы пользоваться тестовым редактором Word? Вряд ли на этот вопрос кто-то ответит «нет». Однако часто человек, допустивший, скажем в написании часто употребляемого в тексте географического названия или фамилии ошибку, выискивает злокозненное слово по всему тексту и исправляет каждое вручную, хотя сделать это не так уж и сложно автоматически, нужно только дать Word’у правильную команду. Обозначение цифрами глав, рисунков, списков, справок – всего, что вы хотите поместить в свой документ в строгой последовательности и с порядковым номером сделает для вас сквозная нумерация.
Для начала определим, что такое сквозная нумерация: это система последовательной нумерации различных элементов текста (заголовков, иллюстраций, таблиц, формул, сносок и выносок), применяемая на протяжении всего документа.
С ней гораздо удобнее организовать в тексте список сносок с постраничным указанием. Если в школьной работе это приятное свидетельство знакомства старшеклассника с культурой оформления работы, то в диссертации правильное библиографическое описание источников – требование ГОСТа. В научной работе используется множество различных ссылок: внутритекстовых, подстрочных, затекстовых, первичных, повторных, комплексных. Для некоторых нумерация совсем не требуется, для каких-то – требуется сноска внизу страницы, для третьих – сноска в конце документа. И все это вместе – стандартизованный справочный аппарат научной работы, организовать который без знания многих инструментов Word и в частности такой вещи, как сквозная нумерация – практически невозможно.
Однако трудно рассчитывать на то, что премудрости текстового редактора можно постичь, прочитав один короткий материал. Договоримся на том, что мы покажем вам некоторые основные вещи – а дальше вы сами решите, нужно ли вам осваивать программы Word и Excel повышая свое мастерство до уровня продвинутого пользователя. Кстати, умение работать с ними значительно облегчает жизнь представителям массы профессий.
Сквозная нумерация страниц
Не самая сложная задача, если нужно пронумеровать их, начиная с первой. Большая панель наверху предлагает вам множество инструментов. Сначала в самой первой строке выбираем позицию третью слева – «Вставка». Чуть правее середины найдите надпись «номер страницы» и смело ее нажимайте. Все понятнее некуда.
Вам явлена даже картинка, на которой обозначено, где же будет располагаться номер страницы в вашем тексте. Выбираем и нажимаем.
Но если вам нужно начать нумерацию страниц, начиная со второй – скажем, таковы требования к вашей работе или просто вам так захотелось, то вы выполняете обычную нумерацию, как только что делали, затем во все той же вкладке «вставка» находите без труда пункт «нижний колонтитул», кликаете левой кнопкой, и внизу в открывшемся окошке нажимаете «изменить нижний колонтитул». Нажимаете. В большой открывшейся вам панели смело нажимаете «особы колонтитул для первой страницы». Але – оп! Нумерация страниц начинается со второй!
Сквозная нумерация сносок
Саму по себе сноску создать нетрудно. Выбираем вкладку «ссылки», в той же строке где находится «вставка». В третьем столбике слева большая кнопка «Вставить сноску». Выделяем нужный текст с цитатой, и «Абра, кадабра!» — нажимаем эту замечательную кнопку. Вот вам и сноска внизу.
Оформляем ее (как оформляется сноска со ссылкой на источник в академической работе – уж поищите сами, а в произвольном тексте и оформление произвольное), то есть пишем там, внизу, автора, работу и издание. Например, Цунский А.Ю. О сквозной нумерации. М.: Цифровой Океан, 2024. — ого, приятно посмотреть! – и делаем вторую, третью.
Но тут возникает вопрос, какую нумерацию сносок вы предпочитаете: постраничную или сквозную по всему документу? Для солидности давайте распространим нумерацию на весь документ. Справа от кнопки «Сноски» это же слово написано маленькими буквами, и стрелочка там еще какая-то смотрит вниз. Без страха нажимаем на стрелочку и… вот это фокус!
Тут можно сделать сквозную нумерацию и постранично, и ко всему документу, и есть еще несколько полезных опций. Интерфейс чрезвычайно дружественный, хотя конечно, просто потому что предлагает нам многое, требует как изучения, так и практической работы.
Оглавление
Для того чтобы сформировать оглавление, нужно сначала задать унифицированный стиль для названий глав. Набор стилей можно найти в разделе «главная», который располагается почти в правой части окна, от середины до конца. После того как вы примените стиль «заголовок 1» или «заголовок 2» к названиям глав, следует перейти на вкладку «ссылки» (в некоторых версиях Word она может именоваться «справочники» или «справка»), где мы уже бывали. Установив курсор перед названием главы, выбираем пункт меню «оглавление» и нажимаем на опцию «настраиваемое оглавление» – это позволит нам получить упорядоченные главы с указанием страниц.
Сквозная нумерация в Excel
Нумерация столбцов
Excel умеет не меньше Word’а, а уж по части цифр умеет настоящее волшебство.
Выделяем в таблице первую ячейку и вводи м в нее первую цифру. Начинать не обязательно с цифры «1» – начните с той, которая вам нужна. Более того – Excel может пронумеровать то, что вам нужно, не только по принципу «1, 2, 3…» и т. д. Допустим, вам нужно задать последовательность «2, 4. 6…» или «5, 10, 15…» Тогда в первую ячейку вписываем 5, а в следующую – 10.
Выделяем эти две ячейки и захватываем их «маркером заполнения» — это тянущийся прямоугольник, выделяющий нужные вам столбцы. Растягиваем его на все столбики, которые нужно пронумеровать. У вас на глазах столбцы и пронумеруются.
Нумерация строк
Пронумеровать строки можно использовав функцию «строка». Помещаем курсор в первую ячейку, с которой начнем нумерацию строк. Вводим в нее формулу «=СТРОКА (А1)». И действуем как до этого со столбцами.
Конечно, в рамках одного короткого текста невозможно сделать из вас уверенного пользователя Word или Excel. Но нам хотелось привлечь ваше внимание к тем возможностям этих замечательных программ, которые либо остаются незамеченными пользователем, либо кажутся настолько сложными, что даже мечтать проделать нечто подобное он не осмеливается.
Однако и Word, и Excel созданы не для богов и даже не для программистов: освоить их может каждый школьник. Если вы хотите изучить эти программы и использовать те их возможности, о которых вы пока даже не подозреваете, стоит записаться на курсы, которые есть практически в каждом городе. Ну а если по какой-то причине это вам не подходит – вы можете найти и справочники, и обучающие курсы онлайн. Они есть и в виде текстов, и в форме видео-уроков.
Как определить шрифт по фото: ТОП-5 онлайн-сервисов Подборка программ для определения шрифта по картинке
Программы для определения шрифта экономят много времени при поиске подходящего шрифта или повторении визуального стиля
876 Комментировать
Фотоматериалы: Филип Тейри Грэм, изображение от freepik, storyset на сайте Freepik
