В данном материале представлено описание ключевых программ набора MS OFFICE 2013, а также основные возможности текстового редактора MS WORD.
Саркисова Анна Альбертовна
Содержимое разработки
Тема: Программное обеспечение Microsoft Office. Работа с данными с использованием Microsoft Word 2013. Конфигурация пользовательского интерфейса.
Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, macOS, iOS. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.
На сегодняшний день в сегменте офисного программного обеспечения преобладают версии Microsoft Office 2007 и 2010, предлагающие различные конфигурации с разным набором главных приложений.
Ключевые приложения пакета Microsoft Office
Microsoft Word
Microsoft Word — это программное обеспечение для обработки текстов, разработанное для оформления, редактирования, просмотра и форматирования различных документов, включая статьи и деловые бумаги. Оно входит в пакет Microsoft Office, выпущенный компанией Microsoft. Текстовый процессор представляет собой компьютерную программу, предназначенную для написания и изменения документов. Благодаря ей также осуществляется форматирование макета и предварительный просмотр содержания перед печатью. Современные текстовые редакторы и процессоры обычно предлагают следующие возможности: добавление изображений, создание таблиц, проверка написания, а также настройка абзацев и шрифтов.
Microsoft Excel
Microsoft Excel представляет собой приложение, предназначенное для проведения расчетов и работы с электронными таблицами.
Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
Microsoft Office PowerPoint
Одна из самых популярных программ для создания, редактирования и воспроизведения презентаций. Это программа подготовки презентаций и просмотра презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и macOS, а также для мобильных платформ Android и IOS. Материалы, подготовленные с помощью PowerPoint, предназначены для отображения на большом экране — через проектор, либо телевизионный экран большого размера.
MicrosoftOfficeAccess
Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Представляет собой графический пользовательский интерфейс и инструменты для разработки программного обеспечения. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.
Под базой данных обычно понимают некоторое хранилище информации, включающее в себя множество однотипных элементов с различными свойствами, которые сгруппированы по определенным признакам. База данных может быть сформирована, например, из списка учеников, учителей, сведений об успеваемости и т.д.
Microsoft OneNote — Это приложение для создания заметок, простыми словами — функциональный блокнот в Microsoft Office для Windows и Mac.
Microsoft Outlook — Почтовый клиент и функциональный коммуникатор. Самый известный в своем роде почтовый клиент для Windows и Mac. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов.
Microsoft Publisher — Упрощенная версия приложения Word, с большим упором на работу с разметкой. Это приложение пакета Microsoft Office для создания публикаций – начиная от простых открыток, приглашений, грамот, заканчивая почтовыми рассылками, каталогами, календарями и многим другим.
Работа с данными с помощью Microsoft Word 2013.
Текстовый процессор Microsoft Word 2013 является одним из основных компонентов Microsoft Office 2013. Текстовый процессор отличается от текстового редактора, который предназначен для подготовки и распечатки текстовых данных, тем, что он дополнен средствами оформления и обработки текста.
В настоящее время Microsoft Word 2013 является полнофункциональной прикладной программой редактирования и обработки текстовой и графической информации, создания документов, как в электронном виде, так и в виде печатных копий, и может применяться в издательском деле для верстки книг любой сложности.
Microsoft Word 2013 позволяет выполнять следующее:
Начало работы с Microsoft Office Word 2013Word 2013 является популярнейшей прикладной программой. Эта программа предназначена для создания и обработки текстовых документов. Интерфейс пользователя Word 2013 отличается от интерфейсов Word 2007-2010. Основу среды Word 2013 составляют визуальные средства (команды в виде кнопок, полей для ввода информации или меню), расположенные на Ленте. Эти средства предназначены для управления содержимым документа в процессе его создания и обработки. Среда Ворд 2013 разработана с учетом всех этапов процесса создания документа: ввода текста, редактирования, форматирования и так далее, что обеспечивает эффективную работу с приложением. Лента состоит из вкладок, содержащих такие элементы управления пользовательским интерфейсом как группы и команды. Необходимо отметить, что Лента состоит из 9 стандартных встроенных вкладок. Корешки этих вкладок отображаются в окне приложения Ворд 2013: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Разработчик и Надстройка. По умолчанию открывается только 7 встроенных вкладок. Дополнительно можно активизировать встроенную вкладку "Разработчик". Для этого необходимо щелкнуть на кнопке "Настройка панели быстрого доступа" расположенной справа от панели. В открывшемся меню надо выбрать "Другие команды", откроется окно "По умолчанию для шаблона", в котором, щелкнув на команде Основные, можно установить флажок: Показывать вкладку "Разработчик" на ленте. Еще одна вкладка "Надстройка" появляется на ленте лишь после загрузки надстройки прежних версий Word. Кроме того, в Ворд 2013 применяются контекстные группы вкладок, отображающиеся на Ленте при работе с определенным объектом в документе, например, при работе с рисунками, таблицами и т.д. На ленту можно также добавить свою (пользовательскую) вкладку с группой команд или создать собственную ленту с вкладками. Для этого необходимы знания основ языка программирования VBA и разметки XML. Запустить приложение Ворд 2013 можно одним из способов:
- щелкнуть на кнопке Пуск и в главном меню выбрать команду Microsoft Office Word 2013;
- щелкнуть на пиктограмме Microsoft Office Word 2013, размещенной на панели быстрого запуска;
- дважды щелкнуть на ярлыке приложения Microsoft Office Word 2013 на рабочем столе.
Кроме того, запустить Word 2013 можно, открыв один из документов (файлов) Ворд 2013. При запуске программы Word 2013 открывается окно приложения (Рис. 2.1.1.1), в окне документа (в окне редактирования) которого отображается пустой Документ 1. По умолчанию приложение открывается на вкладке Главная, на которой отображаются все требуемые средства для ввода текста или вставки текста из буфера обмена, его редактирования и форматирования. Если в Word 2013 открыть несколько документов, то каждый документ открывается в своем окне. Переход между окнами осуществляется при помощи программных кнопок на панели задач или с помощью команды "Перейти в другое окно" на вкладке Вид. 
Рис. 2.1.1.1 Пустой Документ 1 (Рис. 2.1.1.1) основан на глобальном (общем) шаблоне Обычный (Normal.dotm), шаблоне без содержимого, т.е. на пустом шаблоне. Шаблон – это модель или образец для создания нового документа. В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании документов. По умолчанию все документы в Word создаются на основе шаблона Обычный (Normal.dotm). Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Шаблон Normal.dotm определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, а текст вводится в стиле Обычный (Экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт — (Calibri — по умолчанию) + Основной текст, выравнивание символов — По левому краю, междустрочный интервал — множитель 1,15 ин., интервал После абзаца — 10 пт., Запрет висячих строк. Экспресс-стили — это наборы различных вариантов форматирования, отображающиеся в виде эскизов в коллекции экспресс-стилей. При наведении указателя мыши на эскиз экспресс-стиля можно увидеть, как выделенный фрагмент текста или абзац, в котором установлен курсор, примет выбранное форматирование. Для создания документа можно использовать следующие типы шаблонов:
- Пустые и последние;
- Установленные шаблоны;
- Мои шаблоны;
- Из существующего документа;
- Microsoft Office Online (шаблоны из Интернет).
Для создания документа на основе шаблона необходимо щелкнуть мышью на кнопке "Office" и выбрать команду Создать. Откроется окно диалога (Рис.2.1.1.2), в котором надо выбрать требуемый шаблон и щелкнуть на кнопке Создать. 
Рис. 2.1.1.2 В Ворд 2013 можно создать пользовательские шаблоны, которые отображаются в окне диалога "Создать" на вкладке "Мои шаблоны".
В окне "Сохранение документа" необходимо: 1. В поле «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нужное название сохраняемого документа, например, "Мой первый документ". Далее необходимо выбрать папку, где вы будете хранить свои документы. 2. После создания имени необходимо выбрать место размещение документа на компьютере.
При первом сохранении Word автоматически предлагает поместить файл в папку «Документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения. 3. Если эти адреса сохранения для данного документа вас не устраивают, в строке «Путь к документу» (см. Рис.
Документы — Документы для обучения) нужно включить структурное дерево (слева на рисунке представлено и выбрать нужную папку вместо Документы) и в списке папок выбрать нужный для сохранения. 4. После выбора пути для сохранения файла открыть папку, где будет размещаться документ.
Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкнуть по кнопке «Создать папку» на панели окна сохранения, например, как у нас на рисунке "Документы для обучения". 5. В окошке «Создание папки» набрать нужное название папки и щелкнуть по кнопке «ОК». 6. В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word, рекомендуется сохранить данное значение формата файла. 7. После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Обработка информации средствами Microsoft Word. Лекция № 3
ЗАДАНИЕ НА ДОМ 1. Текстовые редакторы. Их назначение. Основные понятия. 2. Интерфейс текстового процессора MS WORD. Структура окна.
3. Интерфейс текстового процессора MS WORD. Вкладка ГЛАВНАЯ группа БУФЕР ОБМЕНА и группа РЕДАКТИРОВАНИЕ 4. Создание и редактирование текстового документа.
3.
Структура Ключевые элементы текстового файла Интерфейс приложения Кнопка Microsoft Office Панель быстрого доступа Кнопки для открытия диалоговых окон Пользовательский интерфейс «лента» Режимы просмотра файлов Работа с документами в Word 2007
4.
Основные объекты текстового документа: • Символ • Слово • Строка • Абзац • Страница • Раздел
5.
6.
• Microsoft Word – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Благодаря этим возможностям, MS Word относится к текстовым процессорам.
7.
8.
ИНТЕРФЕЙС Интерфейс — это правила взаимодействия операционной системы с пользователями, а также соседних уровней в сети ЭВМ. Интерфейс — графическая среда организации взаимодействия пользователя с вычислительной системой (пользователя с операционной системой, с программой или с аппаратными устройствами).
9.
Интерфейс программы Кнопка Office , расположенная слева вверху. Меню быстрого доступа находится рядом с кнопкой Office. Лента панелей инструментов с Вкладками. Отдельные панели инструментов — Группы Выпадающие списки Кнопки команд Кнопки вызова диалоговых окон Флажки и переключатели
10.
Кнопка Microsoft Office:
11.
14.
Ключевые вкладки «Ленты» в разделе Главная включают: Группы, Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование
15.
Основные вкладки «Ленты» Вставка содержит Группы: Страницы Таблицы Иллюстрации Связи Колонтитулы Текст Символы
16.
Основные вкладки «Ленты» Разметка страницы содержит Группы: Темы Параметры страницы Фон страницы Абзац (отступы) Упорядочить
17.
Основные вкладки «Ленты» Ссылки содержит Группы: Оглавление Сноски Стили и список литературы Названия Предметный указатель Таблица ссылок
18.
Основные вкладки «Ленты» Рассылки содержит Группы: Создать Начать слияние Составление документа и вставка полей Просмотр результата Завершить
19.
Основные вкладки «Ленты» Рецензирование содержит Группы: Правописание Примечание Отслеживание Изменения Сравнить Защитить
20.
Основные вкладки «Ленты» Вид содержит Группы: Режим просмотра документа Показать и скрыть Масштаб Окно Макросы
21.
Режимы просмотра документов Обычный режим Режим веб — документа Режим разметки страницы Режим структуры Режим чтения
22.
Работа с документами Word 2007
23.
24.
25.
Стандартный режим буфера обмена предполагает работу только с одной копией данных. Однако существует особый режим, позволяющий сохранять до 24 различных элементов. Для активации этого режима необходимо кликнуть на маленькую стрелку, расположенную в правом нижнем углу панели.
26.
С помощью инструментов группы Шрифт можно изменять размер (кегль), тип (гарнитура) и начертание шрифта. Если, все же, указанных кнопок форматирования недостаточно для выполнения задачи, при помощи окна "Шрифт" можно настроить дополнительные параметры форматирования.
27.
Группа кнопок панели "Абзац" предназначена для абзацного форматирования. Но, сюда, же вошли и кнопки для работы с таблицами. Кнопка вызова окна "Абзац" позволяет производить более тонкие настройки форматирования абзаца.
28.
ЗАДАНИЕ НА ДОМ Подготовить сообщения по теме «Интерфейс табличного процессора MS Excel» 1.Структура окна программы 2.Состав вкладки Главная 3.Состав вкладки Вставка 4.Ввод данных в ячейки 5.Форматирование ячеек 6.Ввод формул
Обработка данных. Word и Excel
Хотите научиться хранить и анализировать данные, как сотрудники топовых компаний? Хотите освоить программу, которая сама будет совершать сложные расчеты и показывать информацию в удобном виде? Давайте вместе сделаем первый шаг.
Знакомство с интерфейсом Excel
Для больших баз данных раньше использовали очень толстые тетради и амбарные книги. Сейчас есть более продвинутые средства. Они не будут заставлять нас перелистывать страницу за страницей в поисках нужной информации. Мы можем в два клика мышки создать таблицу под любую задачу.
Microsoft Excel — программа, предназначенная для хранения и обработки данных в виде электронных таблиц. Основной формат таблицы Excel — xlsx.
Интерфейс открытой таблицы состоит из следующих элементов:
В разделе “Главное” находятся основные функции, предназначенные для базового оформления внешнего вида таблицы и данных: изменение шрифта, заливки ячейки, выравнивания текста и так далее.
Использование формул
Формулы используются для записи выражений и действий над значениями ячеек. Их запись в ячейке начинается с символа “=”.
Прежде всего, Excel предоставляет возможность выполнять основные математические действия:
- сложение +
- вычитание —
- умножение *
- деление /
- возведение в степень ^
Операции можно проводить как над конкретными числами, так и над значениями ячеек, записывая их номер в виде буква-цифра, например, А1 или С16. Кроме ручного указания номера ячейки, в любой момент составления формулы можно щелкнуть по нужной ячейке — ее номер автоматически будет добавлен в формулу. Завершение записи формулы и ее запуск производятся нажатием клавиши Enter.
Часто может появляться необходимость произвести одну и ту же операцию сразу над целым набором данных. В таком случае достаточно единожды прописать необходимую формулу, после чего растянуть ее. Выделив ячейку, в ее правом нижнем углу появляется маленький зеленый квадрат. Захватив курсором, его можно продвинуть в нужную сторону, благодаря чему произойдет копирования содержимого изначально выделенной ячейки.
Можно заметить, что формула подстроилась под ее растягивание — если во второй строке находилась формула “=А2+В2”, то в шестой строке формула оказалась ”=А6+В6”. Такое явление называется относительной адресацией — когда значения в формуле зависят от ее перемещения по ячейкам.
Иногда необходимо произвести вычисления, используя какую-то константу, которая будет применяться ко всем другим значениям во всех вычислениях. Тогда на помощь придет абсолютная адресация: поставив знак “$” перед буквой столбца и числом строки, “подгон” этой ячейки происходить не будет. При растягивании формулы ее номер не изменится.
В примере выше мы задали абсолютную адресацию ячейке С2 и относительную адресацию ячейке А4. Поэтому после растягивания ячеек в Е5 появилась формула “=E4^$C$2” — значение с относительной адресацией подстроилось, а с абсолютной — нет.
Смешанная адресация позволяет фиксировать движение ссылки ячейки только по одному направлению. Знак “$” перед буквой ссылки даст ей сдвинуться только по вертикали, а перед числом — по горизонтали.
Например, в данном случае:
При растягивании формулы по горизонтали ссылка будет подстраиваться под новые столбцы.
Но вот движение по вертикали будет сохранять значение исходной строки, так как адресация не даст ей измениться.
Функции Excel
Функции применяются для осуществления более сложных вычислений и обработки информации в формуле. Они выполняют конкретные операции с аргументами, переданными в скобках.
Например, существует функция МАКС для поиска максимального значения из переданного ей набора данных. В такую формулу удобно передавать не отдельные значения, а сразу диапазон. Его можно задать либо выделив необходимый диапазон курсором, либо прописав через двоеточие сначала номер верхней левой ячейки диапазона, затем — нижней правой.
Для записи более сложных функций, например, функции ЕСЛИ, которая помогает производить определенные операции при определенных условиях, удобно воспользоваться помощником построения функций слева сверху от таблицы. Записав в ячейке “=”, он автоматически предложит несколько функций, и если нужной здесь не окажется, ее можно будет найти по названию в расширенном поиске.
Помощник откроется при нажатии по необходимой функции и подскажет, что именно и в каком порядке необходимо вводить. При создании функции, в нем все еще можно записывать номера ячеек, щелкая по ним курсором. Для редактирования формулы можно пользоваться полем над таблицей. Между аргументами в функции стоит знак точка с запятой “;”.
Какие еще есть функции в Excel?
Фильтрация и сортировка таблиц
Когда перед нами не стоит задача обработать или изменить данные, а только выделить среди всех данных нужные, помогут опции фильтраций и сортировки, которые находится в разделе “Данные” главной панели.
Например, класс поручил вам неимоверно важную миссию — найти учительский журнал и исправить все двойки на хорошие оценки.
Вы точно знаете, что он хранится на учительском компьютере в виде электронной таблицы. И вот, когда учитель выходит из класса, вы подбегаете к компьютеру, находите файл и видите этот ужас:
Все классы учителя смешаны в одном файле, да еще и расположены в хаотичном порядке. Вариант искать среди всех данных конкретных людей из вашего класса — не вариант, так как у вас не хватит времени, учитель вернется раньше.
И что делать?
Для активации функции нужно выделить весь необходимый диапазон данных и нажать кнопку "Фильтр". Выделить сразу весь контент столбца или строки можно, кликнув на его букву или номер. Возможно выделить несколько строк или столбцов одновременно, удерживая левую кнопку мыши и проводя курсором по желаемым участкам.
У самых верхних ячеек появится кнопка, при нажатии которой откроется меню фильтрации.
Мы собираемся помогать только своим одноклассникам, сделаем так, чтобы видеть только их. Для этого нажмем на кнопку возле слова “Класс” и выделим наш.
Теперь мы будем видеть только наших одноклассников:
Но можно ускорить процесс еще сильнее: воспользуемся функцией сортировки, чтобы люди выводились в порядке возрастания оценки — от самой маленькой к самой большой.
Снова выделяем все данные и нажимаем кнопку “Сортировка”.
Выплывет окно, в котором мы сможем настроить сортировку — по нужному нам параметру и в нужном нам порядке.
Наконец мы имеем список только наших одноклассников, который выведен в порядке возрастания оценок.
Поиск в тексте. Файл Word
Microsoft Word — программа для создания, редактирования и хранения данных в текстовом виде. Формат файла Word — docx или doc.
Как и электронная таблица, текст, набранный в данной программе, может быть сколь угодно большим. В огромном массиве текстовой информации важно найти конкретные данные, для чего в Word есть функция поиска по файлу. Ее можно включить сочетанием клавиш ctrl + F или нажатием соответствующей кнопки в разделе “Главное” основной панели.
В итоге появится окно навигации, содержащее в начале только строку для ввода необходимых данных и выпадающий список с параметрами настройки.
Если выбрать в выпавшем меню “Параметры”, откроется окно настройки поиска текстовой информации.
Например, нам надо в произведении И. С. Тургенева найти слово “окно”, причем именно с маленькой буквы. Тогда применяем настройки “Учитывать регистр”, а также “Только слово целиком”.
Выставив все настройки и введя в строку поиска слово “окно”, мы получим:
В самом тексте искомая информация будет выделена цветом.
Фактчек
Проверь себя
Задание 1.Какова логика работы функции =ЕСЛИ(А1+В1>C1; A1+B1; C1)?
Задание 2.За подсчет значений в электронной таблице, удовлетворяющих определенному критерию, отвечает функция…
Задание 3.Для чего в Excel используется фильтрация?
Задание 4.Выберите все слова, которые выдаст навигатор Word при поиске слова “часть” с указанием настройки “Только слово целиком” и без указания настройки “Учитывать регистр”.
Ответы: 1. — 1; 2. — 2; 3. — 4; 4. — 123
