Эффективное заполнение шаблонов в Microsoft Word: советы и руководства

На уроке 36 мы создали шаблон документа по умолчанию Normal:

1. Назначили цветовую тему шаблона документа (черно-белая схема)
2. Назначили пользовательские шрифты (Times New Roman для заголовков и основного текста)
3. Задали структуру шаблона документа
4. Настроили коллекцию стилей
5. Настроили рабочую область Стили
6. Сохранили шаблон документа для дальнейшего использования по умолчанию

На предыдущих уроках мы с вами, используя шаблон Normal, создавали документ, очень сложный по своей структуре. И в общем-то у нас это получилось. Предположим, нам необходимо создать несколько документов, одинаковых по оформлению. И что же: теперь с каждым документом будем проводить такую мощную подготовительную работу? Выход один: создать пользовательский шаблон на базе сделанного документа, который в свою очередь сделан на базе шаблона Normal.

Пользовательский шаблон будет включать в себя набор стилей текста и все остальные атрибуты.

По окончании урока вы сможете:

1. Подготовить шаблон документа на базе сделанного документа
2. Определить папку для сохранения пользовательских шаблонов
3. Сохранить файл пользовательского шаблона документа
4. Проверить работу шаблона

Скачайте документ тут или воспользуйтесь своим документом. Откройте документ.

1. Подготовка документа для использования его, как пользовательский шаблон

Прежде всего проанализируем документ:

Нам необходимо сохранить:

1. Набор стилей документа
2. Оформление титульного листа
3. Слово «Оглавление» и место под оглавление
4. Слово «Введение» и место для текста введения
5. Место под заголовок первого уровня и место для текста заголовка 1 уровня
6. Слово «Сокращения» и место для текста (кстати, это может быть таблица)
7. Слово «Список литературы» и место под список литературы
8. Слово «Перечень нормативных документов» и место под этот перечень

Шаг 1. Вводим на месте названия документа выражение «Введите название документа» (то есть обезличиваем название документа):

Это будет подсказка, как и выражение «Название организации» вверху титульного листа.

Шаг 2. Если вы готовите шаблон для конкретной организации, например для своей, то введите конкретное название организации. Для этого войдите в режим «Колонтитулы» (урок 38):

Выйдите из режима «Колонтитулы».

Оглавление мы с вами пропускаем – оно все равно автоматически обновляется (урок 45). Страницу с введением тоже пропускаем:

Шаг 3. Работаем с заголовками:

1. Обезличиваем заголовок первого уровня
2. Обезличиваем заголовок второго уровня

Шаг 4. Удаляем все содержимое документа от заголовка второго уровня до разрыва раздела перед страницей со словом «Сокращения»:

Обратили внимание на колонтитул? Он «прискакал» со второго раздела.

Шаг 5. Удаляем колонтитул на пятой странице:

Вы скажете: так старались, делали разные колонтитулы к разным страницам, для чего собственно? Не торопитесь. В конце урока мы проведем эксперимент и поймём, что всё сделали правильно.

Шаг 6. Возвращаемся к Оглавлению и обновляем поле (щелкаем ПН в любом месте оглавления и из контекстного меню выбираем команду «Обновить поле»):

1. Количество страниц в документе 9
2. В оглавлении нет 3 уровня (правильно, мы же удалили заголовок 3 уровня)
3. Текста нет

Вывод: мы сделали форму, по которой можно создавать однотипные документы.

2. Определение места сохранения шаблонов

Если мы сейчас сохраним этот документ как шаблон в формате *.dotm (урок 34), то можем сразу задать месторасположение файла. А хорошо бы, чтобы это месторасположение определялось автоматически! Зачем? Да чтобы туда попадали бы все шаблоны, созданные нами!

На уроке 17 я рассказывала о настройке Word’а. и сознательно пропустила закладку «Сохранение». Самое время познакомиться с ней поближе.

Шаг 1. Откроем диалоговое окно «Параметры» закладку «Сохранение»:

Рекомендую тщательно «прочитать» это диалоговое окно – узнаете много интересного. А я обращу ваше внимание на три момента:

Случалось ли вам видеть сбой работы Word? Полагаю, не раз. А если вы не успели сохранить наработанный документ? Так вот в этой папке прописываются временные файлы вашей работы с документом. Даже, если вы не успели сохранить документ с именем, в этой папке вы найдёте автокопию этого документа.

Я сделала скриншот своей папки. Как видите в папке есть «Автокопия Документ2» размером 742 КБ (что не мало для текстового документа). Я в своей самоуверенности не сохранила этот документ, а Word неприветливо помахал мне ручкой и пошел на перезагрузку. Но я знала, где могу разыскать заботливо сохраненную автокопию. ПМ на файле «Автокопия Документ2» → контекстное меню → команда Открыть с помощью – и можно вздохнуть спокойно!

Далее в открывшемся окне ВЫ выберите программу, которая будет открывать этот файл и нажмите ОК:

У вас в этом поле прописано «Мои документы». А у меня диск «Е:». Когда вы открываете или сохраняете свои документы, то у вас программа постоянно обращается к папке «Мои документы». Потом вы ищете нужное вам место. Я работаю со съемным диском, мне так удобнее, поэтому я при помощи кнопки «Обзор» указала место расположения моих локальных файлов то, которое мне удобнее. При выполнении определенных проектов я могу указать конкретную папку с документами именно этого проекта, например, такую:

Не пренебрегайте этой возможностью Word. Сбережете время и нервы.

Шаг 2. Открываем папку Пользовательские шаблоны, которая располагается по адресу C:UsersИмя пользователяDocumentsПользовательские шаблоны Office

Шаг 3. Копируем адрес (ПМ → контекстное меню → команда Копировать адрес):

Почему эта папка? В некоторых версиях Word эта папка прописана в диалоговом окне «Параметры → Сохранение», а в 16 и 19 версии нет.

Шаг 4. Возвращаемся в диалоговое окно «Параметры → Сохранение» и в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию» вставляем из буфера обмена адрес папки. Используем для вставки сочетание клавиш на клавиатуре

3. Сохранение файла шаблона документа

Шаг 1. Открываем рабочее окно «Сохранение документа» (кнопка «Сохранить как» на панели быстрого доступа либо команда Файл → Сохранить как):

Согласитесь, что пользоваться настроенной панелью быстрого доступа проще и быстрее (урок 18 и урок 19).

Шаг 2. Даем имя шаблону (я назвала «Рабочий шаблон»), выбираем тип файла «Шаблон Word» и сохраняем шаблон:

Обратили внимание на адресную строку? Всё, как заказывали – папка «Пользовательские шаблоны Office».

Шаг 3. Закрываем документ

4. Проверка работы документа, созданного на основе пользовательского шаблона

Шаг 1. Запускаем программу Word

Шаг 2. Переключаемся на «ЛИЧНЫЕ» и щелкаем по пиктограмме нашего вновь созданного шаблона:

В результате наших действий откроется новый документ:

Обратите внимание на имя файла. По умолчанию новый документ, называется «Документ1». То есть мы открыли не наш пользовательский шаблон «Рабочий шаблон», а создали новый документ на базе пользовательского шаблона.

Теперь мы можем создавать однотипные документы, не заморачиваясь оформлением.

Под каждый проект я создаю свои собственный шаблоны. Время, затраченное на создание шаблона, с лихвой окупается при дальнейшей работе. Только надо твердо помнить урок 16 и грамотно работать с буфером обмена.

А сейчас проверим поведение колонтитулов.

Шаг 3. Выделим раздел с главой 1 так, как показано на скриншоте, и скопируем его в буфер обмена:

В выделенную часть включены:

1. Разрыв раздела перед заголовком первого уровни
2. Заголовок 1 уровня
3. Заголовок 2 уровня
4. Разрыв раздела после заголовка второго уровня

Шаг 4. Выделяем разрыв раздела, который сразу после заголовка второго уровня:

Шаг 5. Вставляем содержимое буфера обмена. Теперь у нас заготовлено место для второй главы. Любуемся на правильную нумерацию многоуровневого списка.

Шаг 6. Входим режим колонтитулов (просто дважды щелкаем ЛМ в области верхнего колонтитула на странице 5)

Шаг 7. Печатаем:

1. в верхнем колонтитуле 5 страницы 4 раздела слово «Рога»,
2. в верхнем колонтитуле 7 страницы 6 раздела слово «Копыта»:

Я специально увеличила шрифт колонтитулов.

Шаг 8. Моделируем ситуацию добавления текста в эти разделы (просто шлепаем Enter):

Так что колонтитулы ведут себя в соответствии с нашими желаниями. На титульных страницах глав колонтитула нет, в каждой главе свои колонтитулы. Эксперимент прошел успешно!

Шаг 9. Обновляем оглавление (ПМ в любом месте оглавления → команда Обновить поле из контекстного меню → диалоговое окно Обновление оглавления → режим «обновить целиком»:

Обычно оглавление я обновляю в самом конце работы с документом, зачем на него постоянно отвлекаться? Но если вы поставили в настройках Word’а режим «Обновлять поля перед печатью (урок 17 Настройка Word), то вообще можете забыть про оглавление. Главное: зарезервировать место под оглавление.

Создание шаблона MS Word: упрощение процесса и повышение качества контента

Шаблоны документации необходимы для стандартизации и упрощения процесса создания документов. Предоставляя готовую структуру и формат для различных типов документов, шаблоны позволяют сэкономить время и ресурсы. Они также помогают обеспечить единый стиль и качество контента, что улучшает понимание и использование документации.

Шаблон служит в качестве ориентира для того, как организовать информацию и какие разделы должны быть включены. Шаблон может помочь обеспечить соблюдение стандартов в документации. Без шаблона может быть упущена важная информация или не выполнены требования этих стандартов.

Как работать с шаблонами в Microsoft Word?

Шаблоны в Microsoft Word представляют собой заранее отформатированные документы, которые могут быть использованы для создания новых документов в том же формате. Кроме того, также существуют другие программы из пакета Microsoft Office, такие как Excel или PowerPoint. Ниже описаны основные типы шаблонов в ворд и различные виды операций с ними:

• Встроенные шаблоны. Word поставляется с множеством встроенных шаблонов по умолчанию, таких как резюме, письма, приглашения, отчёты и многое другое. Чтобы использовать встроенный шаблон, откройте окно приложения, выберите пункт меню «Файл» > «Новый» («Создать») и выберите шаблон из галереи.
• Собственные шаблоны. Вы можете создать собственные шаблоны в приложении Ворд на компьютере, открыть пустой текстовый документ и настроить его в соответствии с собственными запросами (например, добавить название компании в «шапке» документа, создать бланк для писем, заголовок и т.д.).
• Сохранение шаблона. Когда документ настроен как шаблон, выберите «Файл» > «Сохранить как», выберите «Шаблон Word» в поле «Тип» и укажите куда сохранить шаблон.
• Использование шаблона. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, выберите «Файл» > «Новый» («Создать»), а затем нажмите на созданный или встроенный шаблон.
• Редактирование шаблона. Чтобы отредактировать или обновить существующий шаблон, откройте его, внесите изменения и сохраните как новый шаблон или обновите существующий.

Шаблоны в Word облегчают создание документов, помогая сэкономить время и обеспечивая единообразие в оформлении.

Преимущества и недостатки шаблонов в Microsoft Word

Шаблоны в Microsoft Word удобны по нескольким причинам:

• Экономия времени: использование шаблонов позволяет создавать документы на основе готовой структуры и формата, что сокращает время работы с документом. В Microsoft Word есть возможность создания и использования макросов. Макросы в Word представляют собой записанные команды, которые можно повторно использовать для автоматизации рутинообразных задач. С помощью макросов можно автоматизировать различные операции, такие как форматирование текста, вставка изображений, создание таблиц и многое другое.
• Профессиональный внешний вид документации: шаблон содержит готовый дизайн и стиль для документов, что позволяет создавать материалы с профессиональным внешним видом, даже без знаний в области дизайна.
• Согласованностьв оформлении: использование шаблонов обеспечивает согласованность в оформлении документов внутри организации, что важно для единого стиля представления информации.
• Удобство: благодаря шаблонам упрощается работа с часто используемыми типами документов, такими как письма, отчеты, презентации и т.д.
• Повторное использование: шаблоны можно использовать повторно для создания документов с похожим содержанием или структурой, что также экономит время и усилия.

Таким образом, шаблоны в Microsoft Word упрощают процесс создания документов, обеспечивают их профессиональный внешний вид и повышают эффективность работы.

При этом пользователи отмечают следующие недостатки шаблонов Word:

• Ограниченность дизайна: Многие шаблоны в Microsoft Word имеют довольно ограниченные возможности в плане дизайна и стиля, что может помешать пользователям создавать уникальные и индивидуальные документы.
• Трудности в настройке: Некоторые шаблоны могут быть трудны в настройке и изменении, особенно для пользователей, которые хотят создавать более сложные и уникальные документы.
• Неподходящие шаблоны: Иногда сложно найти подходящий встроенный шаблон для конкретной задачи. Так, среди встроенных шаблонов преобладают форматы для деловой переписки и бухгалтерии, однако нет шаблонов для научной документации (курсовых, дипломных работ, рефератов и т.п.), что немаловажно для студентов и учащихся.
• Ограниченные возможности адаптации: Некоторые шаблоны имеют ограниченные возможности адаптации под конкретные потребности пользователя, что может вызвать проблемы при создании специфических документов.
• Ограниченные возможности для профессиональных документов: Для создания профессиональных и официальных документов, шаблоны, представленные в Microsoft Word, могут оказаться недостаточными.

Настройка визуального стиля документации в системе Документерра: общие параметры

Для настройки визуального стиля документации в Документерре, вы можете использовать различные инструменты и опции, доступные на платформе. Вот некоторые из них:

• Темы оформления: Документерра предлагает различные темы оформления, которые позволяют изменить цветовую схему, шрифты и другие визуальные элементы документации.
• Настройка шрифтов: вы можете выбрать нужный шрифт текста, а также настроить размер шрифта и межстрочное расстояние.
• Цвета и фоны: вы можете настроить цвет фона и текста для различных разделов документации, чтобы создать единый стиль оформления.
• Логотип и брендинг: есть возможность добавить в документацию логотип или другие элементы брендинга, чтобы сделать ваш контент узнаваемым и соответствующим вашему корпоративному стилю.
• Дополнительные настройки: в Документерре доступны дополнительные настройки, такие как индивидуальная («кастомная») настройка таблиц, списков и других элементов.

Чтобы настроить визуальный стиль документации, перейдите в настройки программы и найдите соответствующие опции. Для более тонкой настройки стилей вашей документации также можно использовать CSS-файлы.

Преимущества экспресс-блоков в системе Документерра

Экспресс-блоки (quick parts) — это небольшие фрагменты (часто повторяющиеся фразы или блоки текста), которые можно вставлять в контент. Это может быть подпись или адрес, т.е. элемент, который необходимо вставлять в определенных (одних и тех же) местах в однотипных документах.

Еще один пример – преамбула в договорах, которая в подавляющем большинстве случаев выглядит примерно одинаково:

ООО «NNN», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «XXX», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, далее совместно именуемые «Стороны», а по отдельности именуемые «Сторона», пришли к согласию и заключили настоящий договор, в дальнейшем именуемый «Договор», о нижеследующем.

Представьте, что вам не приходится каждый раз писать целый абзац преамбулы «с нуля» – для этого существуют экспресс-блоки.

Использование экспресс-блоков в системе Документерра обеспечивает пользователям ряд преимуществ:

• Увеличение производительности: экспресс-блоки сокращают время, затрачиваемое на вставку стандартных элементов в документы. Вместо того чтобы каждый раз писать одни и те же данные, искать их в других документах или копировать и вставлять, можно быстро вставить готовый элемент.
• Обеспечение единообразия: использование экспресс-блоков позволяет обеспечить единообразие в документах, поскольку стандартные элементы будут вставлены с одинаковым стилем и форматированием.
• Повышение точности: экспресс-блоки уменьшают риск допущения ошибок при ручном вводе данных, поскольку вы заранее сохраняете их в системе и вставляете при необходимости.

Использование экспресс-блоков повышает эффективность работы и обеспечивает единообразие и точность в оформлении документов, что делает их неотъемлемой частью системы Документерра.

Как создать шаблон документа через CSS-файл в Документерре?

Чтобы создать шаблон документа в системе Документерра можно также модифицировать CSS-файл, который создается для каждого проекта. Чтобы внести изменения, выполните следующие шаги:

1. Откройте документ и перейдите в режим редактирования.
2. Во вкладке «Главное» найдите раздел «Стили».
3. Кликните строку «Управление файлами стилей проекта«.
4. В открывшихся настройках проекта создайте объект «Новый файл стилей» и вставьте туда свой CSS-код для создания шаблона документа. Например, вы можете задать шрифт, цвет текста, отступы и другие стили.
5. Нажмите кнопку «Сохранить» для применения стилей к документу.
6. Дальше вы можете добавлять текст, изображения и другие элементы в соответствии со стилями, созданными в CSS-файле, из папки проекта.

Таким образом, вы сможете создать уникальный и стильный шаблон документа с помощью CSS в Документерре.

Если в компании регулярно создается и обновляется большой объем документации, пользователям (техническим писателям, редакторам, переводчикам) выгодно работать с шаблонами. Использование шаблонов позволяет сократить время на создание документации за счет уже готового базового формата и структуры, что уменьшает необходимость в дополнительных ресурсах. Кроме того, при работе с шаблонами компания может установить стандарты и правила оформления документов, что обеспечит единообразие внешнего вида и структуры документов. Еще один несомненный плюс – это масштабируемость. При работе с шаблонами компания может легко масштабировать документацию и управлять большим объемом документов, что упрощает процессы управления контентом и обеспечивает более эффективную работу.