Эффективные методы структурирования данных в Word

Электронный учебник по теме текстовый редактор «Microsoft Word»

II.16. Работа с большим (структурированным) документом

Прежде чем создавать многостраничный документ, следует определить его структуру (план) — разбивку на разделы, графы и параграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме просмотра структуры. В ходе работы структура документа (порядок глав) может изменяться.

II.16.1. Создание структурированного документа

Данная процедура может включать следующие этапы:

1. Перейти в режим просмотра структуры документа (кнопка слева от нижней горизонтальной линейки прокрутки или команда Вид  Структура).

2. Создать список всех заголовков.

3. Поочередно всем строкам заголовков назначить соответствующие уровни иерархии с помощью кнопок Повысить уровень и Понизить уровень панели инструментов Структура.

4. Для ввода обычного текста перейти на новую строку, нажать кнопку Понизить до обычного текста и вводить текст.

II.16.2. Реорганизация структуры

В режиме Структура можно изменять структуру документа: расположение разделов, граф и параграфов, перемещая отдельные элементы верх или вниз (рис. II.7).

1. С помощью кнопок с цифрами от 1 до 7 панели инструментов Структура отобразить уровень тех заголовков, которые вместе с содержащимся в них текстом будут перемещены в новую позицию.

2. Установить курсор на соответствующий заголовок и нажимать кнопки Передвинуть вверх или Передвинуть вниз. Можно для этого же установить мышь на первый символ заголовка (знак «плюс» или «минус») и переместить в новоеположение.

Можно отменить показ всех подзаголовков, расположенных по иерархии ниже данного заголовка: установить курсор на строку с данным заголовком и нажать кнопку Свернуть. Для выполнения обратной операции — отображения всех подзаголовков, расположенных на более низких уровнях, чем данный, нажать кнопку развернуть.

Нажатие кнопки Все заголовки приводит к отображению всех заголовков и текста.

Нажатие кнопки Показать только первую строку приводит к отображению только первых строк заголовков и текста.

Для нумерации заголовков задать команду Формат  Список, выбрать многоуровневый способ нумерации списка заголовков и нажать ОК.

Режим Схема документа. Для быстрого перемещения по большому структурированному документу и определения собственного местонахождения в нем удобно воспользоваться режимом Схема документа: задать команду Вид  Схема документа или щелкнуть по соответствующей кнопке , расположенной на панели инструментов Стандартная. На экране, слева от документа появляется его схема. С ее помощью удобно перемешаться от одной части документа к другой.

Чтобы убрать схему документа, надо еще раз щелкнуть по соответствующей пиктограмме или повторить последовательность вышеуказанных команд.

II.17. Работа с полями форм

Поля формы используются, когда в текст документа или шаблона необходимо включить переменную информацию (название темы работы, номер группы, срок сдачи работы и т.п.). Для ввода такого рода информации в позиции ввода переменного поля следует нажать соответствующую кнопку (Текстовое поле, Флажок — поле переключателя формы или Поле со списком) панели Формы.При необходимости задавать специальные атрибуты поля (например, тип поля: обычный текст, число, дата) следует установить в область поля курсор мыши, нажать на панели инструментов Формы кнопку Параметры поля формы или нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Свойства.

Для текстового поля можно задать вид вводимой информации, максимальную длину, автоматически появляющийся текст. Для поля Флажок можно задать его точный размер, а также начальное состояние (включен или не включен). Для поля со списком задаются элементы, входящие в список. Для любого вставленного поля, выделив его, можно задать нужный размер, шрифт; тогда вводимые в него символы будут изображаться в указанном формате. Для лучшего выделения полей на экране и печати может быть нажата кнопка Затенение полей формы.

После создания форма может быть защищена от изменений, т.е. ввод информации возможен только в поле формы. Для этого нажать кнопку Защита формы панели Формы или задать команду Сервис  Установить защиту и включить параметр Разрешить ввод данных в поля форм.

Для снятия защиты с документа задать команду Сервис  Снять защиту.

II.18. Работа с шаблонами

Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. После запуска Word 97 открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования.

Для удобства пользователя можно создавать в виде шаблонов заготовки документов, содержащих информацию, единую для всех по тематике и оформлению (например, бланки доверенностей, заказов и т.д.).

II.18.1. Создание нового шаблона

Выбрать команду Файл  Создать, в поле Создать включить параметр Шаблон. Нажать кнопку ОК или клавишу . Далее ввести текстовую информацию, которая будет оставаться неизменной для всех документов, используя для оформления шаблона команды форматирования, связанные с данным шаблоном. В шаблонах удобно использовать переменные Поля форм (см. п. II.17).Задать команду Файл  Сохранить, ввести имя для данного шаблона, указать имя каталога, где будет храниться шаблон.

Упражнение II. 6

1. Создайте шаблон с полями форм для титульного листа курсовой работы. (Из переменных полей формы, указанных в квадратных скобках: поле1 — поле со списком, остальные поля — текстовые. )

• Для поля1 создайте список из 5 названий кафедр (ВТ, Истории и т.д.).

• Для текста поля1 задайте шрифт 12, полужирный курсив; поля2 — шрифт 16, полужирный.

• Для выравнивания текста по вертикали используйте режим Разметка страницы и команду Страница целиком в списке масштабов. Установите защиту от изменений шаблона.

Министерство общего ипрофессионального образованияРоссийской Федерации

(укажите название учебного заведения)Кафедра [1]

Курсовая работа

студент (ка) гр. [3]

2. Сохранить шаблон на рабочем диске и закрыть документ.

1. Введение

1. Язык Visual Basic

1. Элементы языка и структура программ

1. Переменные

1. Константы

1. Последовательность выполнения операций

1. Несколько слов об объектном программировании В язык Visual Basic добавлены элементы и средства объектно-ориентированного программирования.

1. Объекты

1. Свойства

1. Приложение А

II.19. Создание составных документов

Процессор Word предоставляет возможность создания и рассылки однотипных документов (писем) многим адресатам, сведения о которых хранятся в специальной базе данных. Создание составных документов в Word осуществляется путем слияния основного документа, содержащего неизменные данные с документом, содержащим переменные данные. Процесс создания составных документов состоит из трех этапов: • создание основного документа (письма с неизменной частью данных с указанием мест, в которые будет вставлена информация из источника данных); • создание (открытие) источника данных (базы данных с информацией, которая будет различна в разных экземплярах составного документа — адреса, имена и т.п.); • объединение (слияние) основного документа с источником данных. Для того чтобы заранее определить содержимое полей основного документа, создание составного документа целесообразнее начать с формирования источника данных. Каждый из этих этапов можно редактировать: изменять текст основного документа, изменять структуру базы данных, вводить и удалять новые записи, обеспечивать слияние определенных записей и др.

II. 19.1. Создание основного документа

В меню Сервис задать команду Слияние, в открывшемся окне в пункте 1 щелкнуть на кнопке Создать, выбрать пункт Документы на бланке, щелкнуть на кнопке Создать основной документ. На экране появится окно нового документа для создания основного документа, а также Панель слияния. Ввести текст основного документа (типового письма). Форматирование абзацев, шрифтов документа осуществляется стандартными средствами Word 97.

II.19.2. Создание источника данных

На панели слияния щелкнуть на кнопке диалогового окна Слияние. Выбрать Источник данных, щелкнуть на кнопке Получить данные и выбрать Создать источник данных.

В открывшемся окне путем ввода новых названий в раздел «Поле» (кнопка Добавить) или удаления (кнопка Удалить) ненужных полей из готового списка Поля в строке заголовка создается структура базы данных (названий полей для записей). Порядок следования названий полей можно изменять, используя стрелки кнопки Порядок.

Созданную структуру источника данных следует сохранить на диске, а затем заполнить данными, вводя значения в соответствующие поля. Переход между полями осуществляется щелчкоммыши или клавишей . По окончании ввода всей записи нужно нажать кнопку Добавить. При нажатии кнопки Источник база данных показывается на экране в виде таблицы. В дальнейшем базу данных можно редактировать, используя кнопку Правка источника данных.

II.19.3. Слияние основного документа с источником данных

Этот процесс нужно начать с вставки в требуемых позициях основного документа названий полей из источника данных. Установив курсор в нужном месте (например, на пустой строке), щелкнуть кнопку Добавить поле слияния на панели Слияние и щелкнуть на требуемом названии из списка полей.

Это названиевставится в виде переменного поля, т.е. будет выделено серым тоном и обрамлено двойными скобками «». Если поля вставляются подряд, между ними следует вводить необходимые разделители (пробелы, запятые и т.п.). Ассистент слияния позволяет вводить условные сообщения, например, в зависимости от пола адресата обратиться к нему «господин» либо «госпожа».

Для этого щелкнуть на кнопке Добавить поле Word и выбрать функцию If. then. else. В открывшемся окне выбрать имя поля, по значению которого проверяется выполнение условия (например, Пол), выбрать функцию сравнения (например, равно), ввести значение, с которым сравнивается (например, М — мужской) и ввести текст в поле Вставить следующий текст (при совпадении) и в поле В противном случае вставить следующий текст (при несовпадении). По окончании формирования основного документа осуществляется его слияние с записями источника данных. Для этого следует нажать кнопку Слияние и указать, какие записи будут использованы при слиянии и куда следует произвести слияние (слияние в файл — результат слияния будет сохранен на диске в виде файла, слияние на принтер — каждая запись базы данных распечатывается отдельной страницей).

Упражнение II.7

1. Средствами диалогового окна Слияние (команда Сервис  Слияние, либо соответствующая кнопка панели Слияние) создайте основной документ письма и источник данных со структурой: город, адрес, организация, фамилия, пол, содержащий 4 записи с произвольными данными. 2. В окне с основным документом в появившейся панели инструментов Слияние нажмите кнопку Добавить поле слияния и выберите поле город.

Используя команды форматирования, расположите поля слияния и основной текст, как показано на примере. При необходимости установите другой размер и вид текста для полей слияния, предварительно выделив это поле. 3. Вставьте дату средствами Word.

4. Текст «Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа» вставьте в зависимости от значения поля Пол, установив курсор в строке обращения перед фамилией, используя кнопку Добавить поле Word и условие If. then. else. Текст: «город»«адрес»«организация»«фамилия» [вставить текущую дату] «Уважаемый господин» «фамилия»!

Приглашаем Вас принять участие в Межрегиональной конференции по маркетингу и ценным бумагам, которая состоится с 11 по 16 мая текущего года. Генеральный директорАО «Меркурий» В.Д.Соловьев 5. Осуществите слияние всех записей в новый документ и просмотрите полученный файл-форму. 6. Добавьте в источник данных еще две записи (кнопка Правка источника данных).

7. Осуществите дополнительное слияние пятой и шестой записей. 8. Создайте макрос, позволяющий автоматизировать процесс слияния в новый документ всех записей источника данных с основным документом. 9. Вставьте в левый верхний угол основного документа надпись с любым рисунком из библиотеки. 10. Выполните макрос для слияния в новый документ измененного основного документа со всеми записями Источника данных.

Вопросы для самопроверки

1. Какие клавиши служат для удаления символов и каковы различия в их функциях? 2. Как выделить фрагмент текста с помощью мыши и посредством клавиш? 3. Как удалить, переместить, скопировать фрагмент текста? 4. Как сохранить документ на диск? 5. Как вызвать на экран документ, сохраненный ранее на диск? 6. Как задать печать нескольких страниц текста?

7. Как изменить вид шрифта для введенного текста? 8. Как задать жирный шрифт, курсив, подчеркивание? 9. Каким образом можно изменить положение символов относительно нормальной линии текста (верхний и нижний индексы)? 10. Как скрыть фрагмент текста? 11. Как скопировать формат одного абзаца для другого абзаца?

12. Какой командой можно сразу изменить вид выравнивания, отступ первой строки, межстрочный интервал текста? 13. Как задать нестандартные позиции табуляции? 14. Как задать обрамление и затенение части текста? 15. Перечислите основные функции команды Параметры страницы из меню Файл. 16. Как удалить разделитель страниц пользователя?

17. Как задать нумерацию страниц не с номера «1»? 18. Как вставить и удалить сноску? 19. Можно ли вводить данные пользователя при вставке объекта Microsoft Graph? 20. Как вставить в текст рисунок в виде кадра? 21.

Для чего используется приложение Microsoft WordArt? 22. Каким образом задается нумерация заголовков? 23. При каких условиях возможно автоматическое создание оглавления? 24.

Как вставить и удалить строку (столбец) в таблицу? 25. Как изменить ширину столбца в таблице? 26. Выводятся ли на печать линии сетки в таблице? 27. Можно ли и каким образом вставить в таблицу формулу расчета числовых значений? 28.

Как найти искомый контекст в документе? 29. Как осуществляется замена одного контекста на другой? 30. Как установить разделительную черту между колонками газетного стиля? 31. Как задать начало текста в новой колонке на текущей странице? 32. Как изменить ширину колонки?

33. Как изменить число колонок? 34. Как задать список-бюллетень? 35. Как изменить нумерацию в нумерованном списке?

36. Как создать иерархическую структуру? 37. Возможно ли задать режим одновременного просмотра разных частей одного документа? 38. Можно ли изменять уровни иерархии в структурированном документе? 39. Как вставить в иерархический документ новый пункт? 40. Как показывать разные уровни иерархии в режиме структуры?

41. Как создавать переменные поля форм? 42. Для чего и как создается шаблон пользователя? 43. Из каких этапов состоит процесс создания типовых писем? 44. Что представляет основной документ? 45. Какие данные находятся в источнике данных?

46. Как осуществляется слияние основного документа с источником данных? 47. Опишите процесс создания макроса. 48.

Как применяется макрос при работе с текстом?

Контрольные задания по теме «Текстовый процессор WORD»

Задание II.1

1. Организовать просмотр документа перед печатью.

Задание II.2

Задание II.3

Урок 44. Уровни структуры

Прежде, чем приступить к созданию оглавления (о чем уже просили рассказать мои подписчики) необходимо понять, что такое «Уровни структуры». Тем более, что непонимание понятия «Уровни структуры», приводит к крупным ошибкам. Например, может «полететь» оглавление, либо ненужные абзацы «полезут» в оглавление.

Я не знаю, обращались ли вы когда-нибудь к диалоговому окну «Параметры оглавления»? И задавались ли вопросом: а что за команда «Уровни структуры»?

На уроке, посвященном созданию оглавления, я подробно расскажу об этом диалоговом окне. Но сейчас я расскажу, что такое Уровни структуры.

Вот вам ссылка на учебный файл этого урока. Откройте файл. Старый знакомый:

1. Титульный лист
2. Место под оглавление
3. Страница первого заголовка первого уровня
4. Содержательная часть
5. Страница второго заголовка первого уровня
6. Содержательная часть

Я уменьшила масштаб, чтобы влезли максимум страниц. Мы можем окинуть взглядом плоды трудов наших.

Теперь вопрос: что мы знаем к настоящему моменту?

По окончании урока вы сможете:

1. Определить место назначения «Уровни структуры»
2. Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
3. Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета

1. Место назначения «Уровни структуры»

Шаг 1. Открываем «Область навигации» через ленту Вид либо командой с Панели быстрого доступа

Шаг 2. Развернем все заголовки в Области навигации (ПМ в области навигации на заголовке 1.1. → команда Развернуть все из контекстного меню):

И для завершения подготовительного этапа …

Шаг 3. Открываем рабочую область «Стили» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка группы):

Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Абзац». В уроке 10 я показала, как открыть это окно: (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка группы):

Или через контекстное меню (ПМ на абзаце, в нашем случае на первом заголовке второго уровня → команда Абзац):

Выбирайте сами, как вам быстрее работать.

Посмотрели на диалоговое окно «Абзац»?

Я отметила галочками те установки, которые мы можем поменять при помощи ленты Главная группами команд Шрифт и Абзац. А восклицательный знак отметил команду Уровнень структуры. В поле команды написано «Уровень 2». Вспоминаем, что наш текстовый курсор стоит на первом заголовке второго уровня. Напрашивается очень интересный вывод:

Для заголовков эта команда неактивна, отсюда следует ещё один вывод:

Шаг 5. Вот, если мы:

Либо воспользуемся кнопкой «Уменьшить отступ» с ленты Главная группы команд Абзац (Урок 26):

Получаем такую картину:

Обратите внимание, что в «Области навигации» заголовок «Уголовный Кодекс Российской Федерации» получил номер «2» и уменьшил отступ. Так вот откуда название этих двух кнопок.

Уменьшение или увеличение расстояния (отступ) от поля до абзаца мы можем видеть только для Области навигации. На уроке 26 мы убедились, что непосредственно в документе мы устанавливаем эти отступы по своему желанию.

1. Откроем диалоговое окно «Абзац» любым известным нам способом:

А в каком случае поле «Уровень» активно!

2. Уровни структуры для конкретного абзаца

Отмените все действия, которые вы делали в документе. То есть «откатите» документ к первоначальному виду. Либо просто закройте документ без сохранения и вновь откройте его. Сверните все заголовки в области навигации:

Практически во всех больших документах есть вступительная часть, перечень сокращений, которые встречаются в документе, и список литературы.

Для нашего учебного документа я предусмотрела это. Сразу после места под оглавление я создала абзац «Введение»:

А в самом конце документа «Сокращения», «Список литературы», «Перечень нормативных документов»:

Давайте сделаем так, чтобы эти абзацы могли находится в Области навигации. Это позволит нам быстро переходить по всему документу. Ведь предполагается, что у нас большой документ.

Вспоминаем Урок 9. Создание собственного стиля.

Шаг 1. Выделяем (Урок 2) абзац «Введение» и форматируем его (лента Главная → группа команд Шрифт → кнопка «Ж», на панели быстрого доступа команда «Абзац с новой страницы» и интервал после абзаца 12 пт):

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Абзац». Наконец-то поле «Уровень» активно! В диалоговом окне «Абзац»:

1. Открываем выпадающее меню поля «Уровень»
2. Выбираем команду «Уровень 1»
3. Нажимаем ОК:

Посмотрите, что получилось:

Абзац «Введение» попал в Область навигации. А в самом документе напротив абзаца «Введение» появилась серая стрелка, лежащая на боку. Сделаем отметочку в памяти. Но стиль абзаца по прежнему «Обычный».

Шаг 3. Создаем новый стиль, который назовем «Введение». Это можно сделать четырьмя способами:

1. Лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль
2. Команда «Стили» на всплывающей панели инструментов
3. Кнопка «Создать стиль» в нижней части рабочей области Стили
4. Кнопка «Управление стилями» в нижней части рабочей области Стили

От себя замечу, что практически всегда пользуюсь кнопкой «Управление стилями», потому что в ней имеется все, что можно сделать со стилями.

Я воспользовалась первым способом.

Шаг 4. Задаем имя нового стиля:

Вы можете задать любое другое имя. Главное, чтобы вы об этом не забыли.

Шаг 5. Задаем стиль «Введение» трем последним абзацам нашего документа

Все абзацы, которым присвоен стиль «Введение», уютненько расположились каждый с новой страницы.

Что имеем в сухом остатке?

3. Вставка текстовой информации из Интернета

За последние два года я все чаще встречаю документы, в которых не понятно по какому принципу определены уровни текста:

В данном документе уровень структуры присвоен даже пустому абзацу.

Шаг 1. Скопируем с моего сайта кусок какого-нибудь заголовка:

Шаг 2. Найдем любое место в нашем документе (я нашла абзац, состоящий из двух предложений и установила текстовый курсор в конце первого предложения):

Шаг 3. Вставим содержимое буфера обмена:

Посмотрите на результат. Абзац «полез» в Область навигации, нумерация заголовков нарушена. А ведь мы скопировали всего два слова с сайта. Поэтому еще раз внимательно просмотрите Урок 16 Буфер обмена.

Шаг 4. Вставим в другое место документа содержимое буфера обмена командой «Сохранить только как текст» (лента Главная → группа команд Буфер обмена → выпадающее меню команды Вставить → команда «Сохранить только как текст»):

Смотрим и убеждаемся, что ничего страшного не произошло:

Я показала вам только одну возможность появления ненужных уровней структуры. Перечислять остальные не буду. Давайте сразу делать всё правильно!

Теперь вы можете:

1. Определить место назначения «Уровни структуры»
2. Присвоить и убрать уровень стилю абзаца
3. Правильно скопировать и вставить в документ текстовую информацию из Интернета

• Word
• Буфер обмена
• Вставка из буфера обмена
• Диалоговое окно Абзац
• область навигации
• окно Стили
• Стиль абзаца
• Стиль текста
• Стиль текста в Word
• уровень текста
• уровни струтктуры
• уровни текста
• форматирование

Вам будет интересно:

Урок 13. Встроенные стили

Урок 96. Табулятор. Практика

Урок 49. Управление стилями

2 Comments on Урок 44. Уровни структуры

1. Denis 30.04.2020 at 12:47

Добрый день, Небольшая опечатка в тексте касающаяся диалогового окна «абзац»(не под вопросительным знаком), а под восклицательным

• Elena 01.05.2020 at 10:34

Спасибо за замечание.

Комментировать Отменить ответ

Профиль

Свежие комментарии

• Ilya к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Elena к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Ilya к записи Урок 37. Разрыв страницы
• Elena к записи Урок 31. Перекрестная ссылка в документе
• Ilya к записи Урок 31. Перекрестная ссылка в документе

Архивы

• Август 2024 (1)
• Май 2024 (1)
• Март 2024 (1)
• Январь 2024 (3)
• Октябрь 2023 (1)
• Сентябрь 2023 (3)
• Июль 2023 (1)
• Июнь 2023 (2)
• Май 2023 (2)
• Апрель 2023 (1)
• Февраль 2023 (1)
• Январь 2023 (3)
• Ноябрь 2022 (2)
• Сентябрь 2022 (1)
• Август 2022 (4)
• Июль 2022 (4)
• Июнь 2022 (5)
• Май 2022 (8)
• Апрель 2022 (5)
• Февраль 2022 (6)
• Январь 2022 (3)
• Декабрь 2021 (2)
• Ноябрь 2021 (5)
• Октябрь 2021 (3)
• Сентябрь 2021 (1)
• Июль 2021 (1)
• Июнь 2021 (6)
• Май 2021 (1)
• Апрель 2021 (4)
• Март 2021 (5)
• Февраль 2021 (1)
• Январь 2021 (2)
• Ноябрь 2020 (2)
• Октябрь 2020 (1)
• Сентябрь 2020 (1)
• Июль 2020 (5)
• Июнь 2020 (2)
• Май 2020 (2)
• Апрель 2020 (3)
• Март 2020 (3)
• Февраль 2020 (1)
• Декабрь 2019 (2)
• Ноябрь 2019 (2)
• Сентябрь 2019 (1)
• Август 2019 (3)
• Июль 2019 (2)
• Май 2019 (2)
• Апрель 2019 (4)
• Март 2019 (1)
• Февраль 2019 (1)
• Январь 2019 (4)
• Декабрь 2018 (1)
• Сентябрь 2018 (1)
• Август 2018 (1)
• Июнь 2018 (1)
• Май 2018 (1)
• Апрель 2018 (2)
• Март 2018 (3)
• Февраль 2018 (3)
• Январь 2018 (8)
• Декабрь 2017 (2)
• Ноябрь 2017 (5)
• Октябрь 2017 (5)
• Сентябрь 2017 (11)
• Август 2017 (8)

Рубрики

Мета