В программе "Ведение договоров" есть возможность печати договоров на базе полей карточки договора, которые формируются в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке, в OpenOffice Writer.
Для создания шаблона договора можно либо создать новый документ в MS Word (OO Writer), либо открыть на редактирование шаблон любого существующего документа, например договора поставки, который включен в стандартную версию программы.
В Microsoft Word нужно будет включить вкладку "Разработчик".
Для этого выберите пункт контекстного меню "Настройка панели быстрого доступа" (нажать правой кнопкой мыши на кружок в левой верхней части окна Word).
Откроется окно "Параметры Word".
В разделе "Основные" поставьте галочку "Показывать вкладку Разработчик на ленте", затем нажмите ОК.
На ленте появится вкладка "Разработчик".
В MS Word 2010 (и старше) включение вкладки "Разработчик" происходит в разделе "Настройка ленты" (меню Файл-Параметры-Настройка ленты).
Нужные нам кнопки расположены в блоке "Формы предыдущих версий".
При работе в Microsoft Word более ранних версий надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" — "Панели инструментов" — "Формы").
В качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы".
Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы".
Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы.
Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение — оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word.
Соответствие значений закладок полям программы Ведение договоров:
ТекстовоеПоле160 — Примечание ТекстовоеПоле161 — Условия договора ТекстовоеПоле162 — Краткое наименование второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле163 — Процент НДС в карточке договора
ТекстовоеПоле164 — Дата доверенности в карточке договора ТекстовоеПоле165 — Номер доверенности в карточке договора ТекстовоеПоле166 — Дата окончания доверенности в карточке договора
ТекстовоеПоле167 — Дата доверенности первого контрагента ЮЛ ТекстовоеПоле168 — Номер доверенности первого контрагента ЮЛ ТекстовоеПоле169 — Дата окончания доверенности первого контрагента ЮЛ
ТекстовоеПоле170 — Дата доверенности второго контрагента ЮЛ ТекстовоеПоле171 — Номер доверенности второго контрагента ЮЛ ТекстовоеПоле172 — Дата окончания доверенности второго контрагента ЮЛ
ТекстовоеПоле200 — Наименование банка филиала в карточке договора ТекстовоеПоле201 — БИК банка филиала в карточке договора (SWIFT для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле202 — Корр. счет филиала в карточке договора ТекстовоеПоле203 — Где корр. счет филиала в карточке договора (SWIFT банка корреспондента для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле204 — Расчетный счет филиала в карточке договора ТекстовоеПоле205 — Вид счета филиала в карточке договора ТекстовоеПоле206 — Валюта счета филиала в карточке договора ТекстовоеПоле207 — Наименование филиала банка/Банка корреспондента счета филиала в карточке договора ТекстовоеПоле208 — Лицевой счет филиала в карточке договора (IBAN) ТекстовоеПоле209 — Территориальное финансовое учреждение филиала (для счетов в казначействе) в карточке договора ТекстовоеПоле210 — Счет филиала коммерческий/в федеральном казначействе/иностранном банке в карточке договора ТекстовоеПоле211 — Счет филиала основной/не основной в карточке договора
ТекстовоеПоле212 — Наименование банка первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле213 — БИК банка первого контрагента в карточке договора (SWIFT для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле214 — Корр. счет первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле215 — Где корр. счет первого контрагента в карточке договора (SWIFT банка корреспондента для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле216 — Расчетный счет первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле217 — Вид счета первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле218 — Валюта счета первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле219 — Наименование первого контрагента банка/Банка корреспондента счета филиала в карточке договора ТекстовоеПоле220 — Лицевой счет первого контрагента в карточке договора (IBAN) ТекстовоеПоле221 — Территориальное финансовое учреждение первого контрагента (для счетов в казначействе) в карточке договора ТекстовоеПоле222 — Счет первого контрагента коммерческий/в федеральном казначействе/иностранном банке в карточке договора ТекстовоеПоле223 — Счет первого контрагента основной/не основной в карточке договора
ТекстовоеПоле224 — Наименование банка второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле225 — БИК банка второго контрагента в карточке договора (SWIFT для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле226 — Корр. счет второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле227 — Где корр. счет второго контрагента в карточке договора (SWIFT банка корреспондента для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле228 — Расчетный счет второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле229 — Вид счета второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле230 — Валюта счета второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле231 — Наименование филиала банка/Банка корреспондента счета второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле232 — Лицевой счет второго контрагента в карточке договора (IBAN) ТекстовоеПоле233 — Территориальное финансовое учреждение второго контрагента (для счетов в казначействе) в карточке договора ТекстовоеПоле234 — Счет второго контрагента коммерческий/в федеральном казначействе/иностранном банке в карточке договора ТекстовоеПоле235 — Счет второго контрагента основной/не основной
ТекстовоеПоле236 — Наименование банка основного счета филиала ТекстовоеПоле237 — Расчетный счет основного счета филиала ТекстовоеПоле238 — Корр. счет основного счета филиала ТекстовоеПоле239 — БИК банка основного счета филиала (SWIFT для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле240 — Где корр. счет филиала (SWIFT банка корреспондента для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле241 — Лицевой счет основного счета филиала (IBAN) ТекстовоеПоле242 — Территориальное финансовое учреждение основного счета филиала (для счетов в казначействе) ТекстовоеПоле243 — Основной счет филиала коммерческий/в федеральном казначействе/иностранном банке ТекстовоеПоле244 — Наименование филиала банка/Банка корреспондента основного счета филиала ТекстовоеПоле245 — Вид основного счета филиала в карточке договора ТекстовоеПоле246 — Валюта основного счета филиала в карточке договора
ТекстовоеПоле247 — ФИО руководителя филиала в родительном падеже ТекстовоеПоле248 — ФИО руководителя филиала в дательном падеже ТекстовоеПоле249 — ФИО руководителя филиала в винительном падеже ТекстовоеПоле250 — ФИО руководителя филиала в творительном падеже
ТекстовоеПоле251 — Должность руководителя филиала в родительном падеже ТекстовоеПоле252 — Должность руководителя филиала в дательном падеже ТекстовоеПоле253 — Должность руководителя филиала в винительном падеже ТекстовоеПоле254 — Должность руководителя филиала в творительном падеже
ТекстовоеПоле255 — E-mail филиала ТекстовоеПоле256 — WWW филиала ТекстовоеПоле257 — Телефон филиала
ТекстовоеПоле258 — ОКПО филиала ТекстовоеПоле259 — ОКВЭД филиала ТекстовоеПоле260 — ОКОНХ филиала ТекстовоеПоле261 — ОКАТО филиала
ТекстовоеПоле262 — КБК филиала
ТекстовоеПоле263 — Доп. реквизит 1 филиала ТекстовоеПоле264 — Доп. реквизит 2 филиала ТекстовоеПоле265 — Доп. реквизит 3 филиала ТекстовоеПоле266 — Доп. реквизит 4 филиала
ТекстовоеПоле267 — Наименование банка основного счета первого контрагента ТекстовоеПоле268 — Расчетный счет основного счета первого контрагента ТекстовоеПоле269 — Корр. счет основного счета первого контрагента ТекстовоеПоле270 — БИК банка основного счета первого контрагента (SWIFT для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле271 — Где корр. счет первого контрагента (SWIFT банка корреспондента для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле272 — Лицевой счет основного счета первого контрагента (IBAN) ТекстовоеПоле273 — Территориальное финансовое учреждение основного счета первого контрагента (для счетов в казначействе) ТекстовоеПоле274 — Основной счет первого контрагента коммерческий/в федеральном казначействе/иностранном банке ТекстовоеПоле275 — Наименование филиала банка/Банка корреспондента основного счета первого контрагента ТекстовоеПоле276 — Вид основного счета первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле277 — Валюта основного счета первого контрагента в карточке договора
ТекстовоеПоле278 — ФИО руководителя первого контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в родительном падеже ТекстовоеПоле279 — ФИО руководителя первого контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в дательном падеже ТекстовоеПоле280 — ФИО руководителя первого контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в винительном падеже ТекстовоеПоле281 — ФИО руководителя первого контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в творительном падеже
ТекстовоеПоле282 — Должность руководителя первого контрагента ЮЛ в родительном падеже ТекстовоеПоле283 — Должность руководителя первого контрагента ЮЛ в дательном падеже ТекстовоеПоле284 — Должность руководителя первого контрагента ЮЛ в винительном падеже ТекстовоеПоле285 — Должность руководителя первого контрагента ЮЛ в творительном падеже
ТекстовоеПоле286 — E-mail первого контрагента ТекстовоеПоле287 — WWW первого контрагента ТекстовоеПоле288 — Телефон первого контрагента
ТекстовоеПоле289 — ОКПО первого контрагента ЮЛ и ИП ТекстовоеПоле290 — ОКВЭД первого контрагента ЮЛ и ИП ТекстовоеПоле291 — ОКОНХ первого контрагента ЮЛ и ИП ТекстовоеПоле292 — ОКАТО первого контрагента ЮЛ и ИП
ТекстовоеПоле293 — КБК первого контрагента ЮЛ
ТекстовоеПоле294 — Доп. реквизит 1 первого контрагента ТекстовоеПоле295 — Доп. реквизит 2 первого контрагента ТекстовоеПоле296 — Доп. реквизит 3 первого контрагента ТекстовоеПоле297 — Доп. реквизит 4 первого контрагента
ТекстовоеПоле400 — Наименование банка основного счета второго контрагента ТекстовоеПоле401 — Расчетный счет основного счета второго контрагента ТекстовоеПоле402 — Корр. счет основного счета второго контрагента ТекстовоеПоле403 — БИК банка основного счета второго контрагента (SWIFT для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле404 — Где корр. счет второго контрагента (SWIFT банка корреспондента для счета в иностранном банке) ТекстовоеПоле405 — Лицевой счет основного счета второго контрагента (IBAN) ТекстовоеПоле406 — Территориальное финансовое учреждение основного счета второго контрагента (для счетов в казначействе) ТекстовоеПоле407 — Основной счет второго контрагента коммерческий/в федеральном казначействе/иностранном банке ТекстовоеПоле408 — Наименование филиала банка/Банка корреспондента основного счета второго контрагента ТекстовоеПоле409 — Вид основного счета второго контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле410 — Валюта основного счета второго контрагента в карточке договора
ТекстовоеПоле411 — ФИО руководителя второго контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в родительном падеже ТекстовоеПоле412 — ФИО руководителя второго контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в дательном падеже ТекстовоеПоле413 — ФИО руководителя второго контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в винительном падеже ТекстовоеПоле414 — ФИО руководителя второго контрагента ЮЛ / ФИО контрагента ИП и ФЛ в творительном падеже
ТекстовоеПоле415 — Должность руководителя второго контрагента ЮЛ в родительном падеже ТекстовоеПоле416 — Должность руководителя второго контрагента ЮЛ в дательном падеже ТекстовоеПоле417 — Должность руководителя второго контрагента ЮЛ в винительном падеже ТекстовоеПоле418 — Должность руководителя второго контрагента ЮЛ в творительном падеже
ТекстовоеПоле419 — E-mail второго контрагента ТекстовоеПоле420 — WWW второго контрагента ТекстовоеПоле421 — Телефон второго контрагента
ТекстовоеПоле422 — ОКПО второго контрагента ЮЛ и ИП ТекстовоеПоле423 — ОКВЭД второго контрагента ЮЛ и ИП ТекстовоеПоле424 — ОКОНХ второго контрагента ЮЛ и ИП ТекстовоеПоле425 — ОКАТО второго контрагента ЮЛ и ИП
ТекстовоеПоле426 — КБК второго контрагента ЮЛ
ТекстовоеПоле427 — Доп. реквизит 1 второго контрагента ТекстовоеПоле428 — Доп. реквизит 2 второго контрагента ТекстовоеПоле429 — Доп. реквизит 3 второго контрагента ТекстовоеПоле430 — Доп. реквизит 4 второго контрагента
ТекстовоеПоле431 — Краткое наименование юр.лица/ФИО физ.лица либо инд.
ТекстовоеПоле465 — ФИО Руководителя филиала ТекстовоеПоле466 — ФИО Руководителя первого контрагента ЮЛ ТекстовоеПоле467 — Организационно-правовая форма первого контрагента ТекстовоеПоле468 — Организационно-правовая форма второго контрагента
ТекстовоеПоле469 — Факс филиала ТекстовоеПоле470 — Факс первого контрагента ЮЛ /мобильный телефон первого контрагента ФЛ ТекстовоеПоле471 — Факс второго контрагента ЮЛ /мобильный телефон второго контрагента ФЛ
ТекстовоеПоле472 — Адрес банка счета филиала в карточке договора ТекстовоеПоле473 — Адрес банка счета первого контрагента в карточке договора ТекстовоеПоле474 — Адрес банка счета второго контрагента в карточке договора
ТекстовоеПоле475 — Адрес банка основного счета филиала ТекстовоеПоле476 — Адрес банка основного счета первого контрагента ТекстовоеПоле477 — Адрес банка основного счета второго контрагента ТекстовоеПоле478 — ФИО главного бухгалтера филиала ТекстовоеПоле479 — ФИО главного бухгалтера контрагента 1 ТекстовоеПоле480 — ФИО главного бухгалтера контрагента 2 ТекстовоеПоле481 — предложный падеж ФИО руководителя филиала ТекстовоеПоле482 — предложный падеж должности руководителя филиала ТекстовоеПоле483 — предложный падеж ФИО руководителя контрагента 1 ТекстовоеПоле484 — предложный падеж должности руководителя контрагента 1 ТекстовоеПоле485 — предложный падеж ФИО руководителя контрагента 2 ТекстовоеПоле486 — предложный падеж должности руководителя контрагента 2 ТекстовоеПоле487 — ФИО для подписи первого контрагента ИП и ФЛ ТекстовоеПоле488 — почтовый адрес первого контрагента ИП и ФЛ ТекстовоеПоле489 — орган, выдавший разрешение на предпринимательскую деятельность первого контрагента ИП ТекстовоеПоле490 — дата разрешения на предпринимательскую деятельность первого контрагента ИП ТекстовоеПоле491 — номер разрешения на предпринимательскую деятельность первого контрагента ИП ТекстовоеПоле492 — по какую дату действительно разрешение на предпринимательскую деятельность первого контрагента ИП ТекстовоеПоле493 — ФИО для подписи второго контрагента ИП и ФЛ ТекстовоеПоле494 — почтовый адрес второго контрагента ИП и ФЛ ТекстовоеПоле495 — орган, выдавший разрешение на предпринимательскую деятельность второго контрагента ИП ТекстовоеПоле496 — дата разрешения на предпринимательскую деятельность второго контрагента ИП ТекстовоеПоле497 — номер разрешения на предпринимательскую деятельность второго контрагента ИП ТекстовоеПоле498 — по какую дату действительно разрешение на предпринимательскую деятельность второго контрагента ИП ТекстовоеПоле499 — Дата начала действия ТекстовоеПоле500 — ОКДП ТекстовоеПоле501 — Остаток (Сумма минус аванс) ТекстовоеПоле502 — Остаток (Сумма минус аванс) пропись ТекстовоеПоле503 — Дополнительный номер
Предположим, что значение закладки в по умолчанию "ТекстовоеПоле1". Тогда измените его содержимое на требуемое.
После завершения создания шаблона нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для отключения затенения полей формы, сохраните файл как шаблон с любым именем, затем добавьте его из программы.
По аналогичным правилам формируются и привязываются шаблоны Дополнительных документов к договору (кнопка "Доп.документы")
При работе в OO Writer
Сначала создаем шаблон договора. Пишем стандартный текст, в местах где надо будет вставлять свою информацию вставляем поля ввода. Делается это следующим образом:
1) в меню "Вставка"->"Поля"->"Дополнительно. "; (в англоязычном Insert-Fields-Other) 2) в открывшемся окне выбираем закладку "Функции" (Functions); 3) на закладке выбираем из списка тип поля "Поле ввода" (Input Field); 4) пишем в поле "Подсказка" уникальное название этого поля (В английском варианте кнопка Insert, заполняем текстовое поле).
Сохраняем документ с расширением doc. Шаблон готов.
Для OpenOffice Writer можно использовать шаблоны MS Word с расширением DOT
Отредактируйте шаблон договора как Вам требуется, после чего сохраните измененный шаблон в любое место на диске (например в папку "Мои документы") как шаблон.
Для этого выберите в MS Word (OO Writer) пункт меню Файл-Сохранить как, тип файла установите "Шаблон Word (97-2003)" (для OpenOffice Writer тип файла DOC).
Введите имя файла и нажмите "Сохранить" для сохранения отредактированного шаблона.
Затем закройте Microsoft Word (OpenOffice Writer).
Шаблоны добавляются в справочнике "Классификаций договоров", каждой классификации соответствует свой шаблон договора, который предварительно надо прикрепить в справочнике классификаций.
Нажмите кнопку "Привязать шаблон договора", затем через обзор файлов найдите сохраненный ранее файл шаблона и нажмите ОК.
Шаблон будет прикреплен к классификации договора.
Выберите нужную классификацию в справочнике классификаций договоров и нажмите "Ввод", поле Шаблон договора в карточке договора заполнится автоматически в соответствии с выбранной классификацией договора.
Для печати шаблона договора в карточке договора нажмите на кнопку "Печать договора" в правой части формы.
Будет создан договор на базе шаблона, который указан в поле "Шаблон договора" справа от поля "Классификация договора".
Печатная форма договора будет формироваться на базе нового созданного ранее шаблона в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке, в OpenOffice Writer.
Оформляем большие документы по ГОСТам в MS Word и не только
2) разделение на несколько взаимосвязанных файлов, имеющих гиперссылки друг на друга. Этот метод лишен недостатков предыдущего метода, но его редактирование (и печать) требует одновременное наличие всех связанных файлов, даже если нужно внести правки только в один. Кроме того, обновление ссылок тоже занимает относительно длительное время. Справедливости ради, следует отметить, что ссылки можно и не обновлять, если они не меняются;
3) разделение на несколько независимых файлов. Этот метод лишен недостатков первых двух, но отсутствие гиперссылок может значительно увеличить объем ручной работы, а значит, и затраченного времени.
Ни один из вышеперечисленных методов не является универсальным. Выбор метода разбивки зависит от решаемой задачи и требований конкретного ГОСТа, а комбинация методов может обеспечить дополнительные гибкость и удобство. Кроме того, часто на выбор объема книг и метода разбивки могут влиять косвенные обстоятельства, например, возможности брошюровочной или печатной техники, требования заказчика и т.д.
На критерии выбора могут влиять также проблемы другого свойства. Здесь эти проблемы принимаются как небо голубое, трава зеленая данность, и возможные административные пути их решения не рассматриваются.
Обычно большой документ разрабатывают несколько специалистов, каждый из которых может иметь свой собственный взгляд на подходы к форматированию текстов и собственный набор стилей. Поэтому при слиянии нескольких текстов в один документ, каждый из которых разработан разными людьми, в этом документе получается месиво большое разнообразие стилей, часть из которых дублируют друг друга, но называются по-разному, а часть вообще не используется. Часто их количество превышает все разумные пределы, а названия поражают изощренностью удивляют:
На практике наилучшим выходом из такой ситуации является создание отдельной книги, в которой будет текст только одного разработчика с его оригинальными стилями, благо в ГОСТах отсутствует требование к минимальному количеству страниц в книге. Такой подход требует наименьшее количество усилий, но он не всегда применим, потому что количество страниц текста книги может быть и больше максимального, установленного ГОСТом. Кроме того, может потребоваться внедрить части этого текста в документ в виде подразделов, например, описание блока питания в общее описание оборудования, в которое он входит. Поэтому наводить порядок со стилями все-таки придется :(.
Решение этой проблемы очень трудоемко, но приложенные усилия можно значительно снизить за счет искусственного интеллекта предлагаемого ниже алгоритма и использования макроса, который удаляет неиспользуемые в документе стили. Общий алгоритм действий следующий:
1) подготовить шаблон (в любом виде), в котором присутствуют ваши стили, используемые в конечном документе;
2) полностью скопировать в него редактируемый текст. При этом скопируются все стили исходного документа. Перед копированием текста MS Word вполне разумно спросит на предмет замены копируемых стилей на стиль «Обычный». Не соглашайтесь – это подстава;
3) заменить на свои все основные стили скопированного текста: стили всех используемых заголовков, текстов и подписей таблиц и рисунков. Предположим, что нужно заменить стиль «Перечень рисунков1» на стиль «Обычный». Для этого:
- поставить курсор на строку со стилем «Перечень рисунков1» и/или выбрать в соответствующем меню в коллекции стилей этот стиль и пункт «Выделить все вхождения», чтобы выделить все строки с этим стилем:
- применить стиль «Обычный» к выделенному тексту. При этом стиль «Перечень рисунков1» перестанет использоваться в этом документе;
4) для удаления всех неиспользуемых стилей, кроме встроенных, применить следующий макрос:
Dim oStyle As Style
For Each oStyle In ActiveDocument.Styles
‘Only check out non-built-in styles
If oStyle.BuiltIn = False Then
.Execute FindText:="", Format:=True
If .Found = False Then oStyle.Delete
Этот макрос часто упоминается на различных ресурсах, но честь оригинальной разработки принадлежит Аллену Уайатту (Allen Wyatt, , дай Бог ему здоровья :)). По заверению разработчика он применим для версий MS Word 97, 2000, 2002 и 2003, но по моему́ (и не только) опыту успешно работает и в более новых версиях. Правда, на некоторых очень сложных текстах этот макрос отрабатывает не до самого конца, видимо, из-за каких-то внутренних ошибок самого редактора. Повторное применение макроса обычно решает этот неприятный нюанс;
5) к сожалению, обычно заменить все стили за один проход не получается. Поэтому нужно повторять шаги 3 и 4 несколько раз до получения приемлемого результата. В идеале можно избавиться от всех неиспользуемых стилей, но чаще достаточно их просто убрать из коллекции стилей, чтобы не мешали.
Перед дальнейшим использованием отформатированный в результате этих операций текст нужно внимательно просмотреть на предмет внезапного появления неучтенных стилей, которые все-таки могут быть из-за программных ошибок редактора, который иногда живет своей собственной жизнью.
