Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления.
Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах — скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).
Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап — это, собственно, создание указателя.
Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.
- Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.
Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.
- Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.
- Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.
- Щелкните на кнопке Пометить.
Появится диалоговое окно Определение элемента указателя, показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной. (Текст можно отредактировать, если хотите.)
- Щелкните либо на кнопке Пометить, либо на кнопке Пометить все.
Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие — нет.
Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.
Рис. 22.3. Диалоговое окно Определение элемента указателя
Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать скрытые коды. В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляции и пр. В п. 8 речь идет о том, как убрать их с глаз долой.
В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.
- Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.
Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной. Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все, чтобы продолжить создание указателя.
- Закончив, щелкните на кнопке Закрыть.
Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.
- Нажмите комбинацию клавиш , чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.
В данном случае используйте клавишу , которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.
Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.
- Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.
- Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели.
- Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.
Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.
Рис. 22.4. Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели
- Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.
Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы. В области Образец печатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.
С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.
Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.)
- Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.
- Используйте комбинацию клавиш для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.
Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами
№ 08 / 2024
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах
№ 05 / 2024
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
больше
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
№ 11 / 2020
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления
Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота
№ 12 / 2022
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
