В MS Word существует особый режим, который дает возможность вносить изменения и редактировать документы, не затрагивая их исходное содержание. То есть, это отличный способ отметить ошибки, не прилагая усилий к их исправлению.
В режиме редактирования можно делать пометки, добавлять комментарии, пояснения, примечания и прочее. В следующем разделе мы расскажем, как включить этот режим работы.
Откройте документ, в котором нужно включить режим правки, и перейдите во вкладку “Рецензирование”.
Обратите внимание: Чтобы активировать режим редактирования в Microsoft Word 2003, нужно перейти на вкладку “Сервис” и выбрать опцию “Иборьбы”.
Нажмите на кнопку “Иборьбы”, расположенную в группе “Запись исправлений”. 
Помимо кнопок на панели управления, активировать режим правки в Ворде можно и с помощью комбинации клавиш. Для этого просто нажмите “CTRL+SHIFT+E”.
При необходимости вы можете вставить примечание, чтобы пользователю, который впоследствии будет взаимодействовать с этим документом, стало легче разобраться, где он ошибся, что необходимо изменить, исправить или вовсе удалить.
Изменения, выполненные в режиме редактирования, нельзя удалить; их можно только одобрить или отклонить. Более детальную информацию об этом вы найдете в нашей статье.
Вот, собственно, и все, теперь вы знаете, как в Word включить режим правки. Во многих случаях, особенно, при совместной работе с документами, эта функция программы может оказаться крайне полезной.
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
Режим «Рецензирование» значительно упрощает процесс разработки и согласования документов в формате Word между несколькими участниками – он автоматически фиксирует все изменения: вставки, удаления, перемещения текста, форматирование, а пользователи также имеют возможность оставлять комментарии! В данном материале мы расскажем, как управлять отображением правок (каким образом, какие типы правок и от каких пользователей следует показывать, как определить автора изменений и как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как обнаружить правки, которые коллега пытался внести незаметно? Можно объединить правки от различных людей в одном документе, даже если они были присланы в разных версиях файла. Кроме того, есть возможность защитить документ от редактирования или установить ограничения для пользователей. Даже если вы уже используете режим «Рецензирование», в этой статье вы найдете новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще более удобной.
Статья начинается. Завершение в выпуске № 12 / 2020. Статья начинается. Завершение в выпуске № 12 / 2020
Когда идет процесс согласования документа несколькими людьми, то очень важно выявлять внесенные правки. Например, если это внутреннее согласование проекта документа, то исполнителю, готовящему его, удобно просматривать только правки, а не вычитывать весь документ в их поиске после каждого согласующего лица. Если даже есть договоренность их выделять вручную (цветом шрифта, фоном или др.), то нет гарантии, что какую-то правку не забудут так выделить и она «не просочится» в итоговый документ незамеченной. Оказывается, можно включить в MS Word режим рецензирования и тогда делайте с текстом что хотите (удаляйте, добавляйте, переносите любые фрагменты) – и Word сам их выделит, ничего не упустив!
При дистанционной работе такой функционал становится все востребованнее не только при подготовке к подписанию документов, но и при разработке любых текстов несколькими людьми, находящимися на разных территориях. Ведь режим рецензирования кроме фиксации правок текста позволяет вставлять свои примечания (комментарии), где можно сразу пояснить коллеге, почему такая правка нужна, – это избавит от лишних созвонов и уточнений, устных пояснений.
А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!
Связанный материал
Новые функции режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016№ 12 / 2020Связанный материалИзготавливаем «умные» шаблоны документов в MS Word (часть 2)№ 03 / 2021Связанный материалКоординация документов в СЭД№ 10 / 2021Связанный материал
Работа с MS Word: методы автоматической обработки текста
№ 11 / 2021
Отображение изменений в документе
Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Иборьбы» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Иборьбы», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».
Рисунок 1. Включение фиксации исправлений
Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках
Иллюстрация 3. Визуализация всех правок в тексте
Рисунок 4. Отображение в выносках только примечаний и форматирования
Что можно еще делать в режиме «Иборьбы»? Можно вывести документ в исходном виде (до редактирования) или в окончательном (после редактирования), при этом правки никуда не теряются, пока вы их не отклоните либо не примете (об этом чуть позже) – вы просто задаете, как отобразить документ на экране и для печати. На выбранный вариант могут «накладываться» выделения изменений, а можно изобразить документ и без них. Итого, получается 4 варианта на выбор:
Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без
Сначала мы рассказали, какие правки можно вносить и фиксировать, как выводить документ – этим, скорее всего, вы будете пользоваться постоянно. А вот «вгрызаться» в область «Параметров исправлений» совсем не обязательно, хотя иногда и это может пригодиться.
Кликнув по команде «Параметры исправлений. » («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.
Связанный материал
Тонкости согласования в системах электронного документооборота
№ 02 / 2022
Автор правок
Потом вы их сможете «включить» обратно.
Рисунок 6. Правки каких авторов отображать
Изображение 7. Окно диалога «Настройки исправлений»
Имя автора отражается в коде примечания: сначала идет автор, потом номер его примечания (см. Рисунок 8). Это облегчает ведение письменного диалога между участниками группы, которые совместно работают над документом. Но большинство не знает, откуда берется этот код и как его поменять.
Рисунок 8. Письменный диалог в примечаниях
Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.
Далее поговорим о том, как можно рассматривать (принимать и отклонять) правки, чтобы уменьшался багаж нерассмотренных правок, которые мы везем за собой в этом «выделенном» виде. Когда их много, документ превращается в «лоскутное одеяло» и становится «нечитабельным». Например, когда разработка документа идет в несколько шагов или несколько итераций согласования (например, сначала внутри вашей компании, потом со сторонней компанией), после каждой итерации можно фильтровать правки, откинув ненужные и приняв дельные. Этим мы дальше и займемся.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя
Принятие и отклонение правок
Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».
Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого иборьбы фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:
Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).
Рисунок 10. Принять, отклонить изменения
Если вам необходимо обнаружить следующее или предыдущее изменение, то предпочтительнее использовать команды «Вперёд» и «Назад». Это особенно удобно, когда изменения происходят нечасто и разбросаны по многим страницам документа, особенно если вы просто их читаете, не принимая решения о принятии или отклонении.
Анализировать иборьбы можно, глядя не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), где видно, к какой зоне текста они относятся – от каждой выноски идет пунктирная линия к месту вставки / удаления / форматирования / комментирования. Иногда правки удобнее читать в виде цельного списка подряд («2» на Рисунке 11), в таком виде их можно распечатать и потом на распечатке делать какие-то пометки. Если правка большая, то в выноске справа она обычно целиком не помещается и заканчивается многоточием, а в списке слева (его еще можно выводить внизу) все правки, даже самые длинные, отображены целиком. Еще тут видно авторство не только примечаний, но и всех вставок и изъятий текста! Вверху посчитано, сколько всего в тексте сейчас вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований.
Чтобы такой список правок (называется «список рецензирования») появился слева (как на Рисунке 11) или внизу экрана, на вкладке «Рецензирование» в «Области проверки» выберите нужный вам вариант («3» на Рисунке 11).
Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках
Сравнение и объединение файлов
Обратите внимание, если кто-то из пользователей, получив документ, выключит в нем режим «Иборьбы» и часть правок внесет без него, то его правки программа не будет выделять, а просто внесет в документ. Кто-то это может сделать по невнимательности, а кто-то сознательно. Но MS Word и тут нам поможет – он умеет сравнивать 2 файла и сам находить расхождения, выделяя их для пользователя. Для этого предназначена команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).
После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.
Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их иборьбы в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).
В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.
По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).
Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).
Иллюстрация 12. Функции «Сравнить» и «Объединить»
Рисунок 13. Диалоговое окно «Сравнение версий»
Защита документа
Можно задать параметры, которые ограничат пользователей во внесении тех или иных изменений в документ. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы пользователь случайно не удалил какой-либо мегаважный фрагмент текста. Понятно, что можно путем сравнения версий потом это выявить и восстановить. А можно и заранее помешать этому.
Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:
Применяя данный тип ограничения, можно добавить исключения («3» на Рисунке 15) – на что и на кого установленные рамки распространяться не будут.
MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д.
Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.
Рисунок 14. Отображение на экране результата сравнения документов
