Office 365, AD, Active Directory, Sharepoint, C#, Powershell. Технические статьи и заметки.
Word 2016. Как защитить часть документа от редактирования
Дано: частично заполненный официальный бланк документа (например, бланк письма) в редакторе Microsoft Word 2016. Задача: необходимо в данном бланке защитить часть текста от редактирования, например, шапку с реквизитами организации, а также положение даты и номера документа и блока, где должно указываться кому адресовано письмо. Вся нижняя область документа должна быть доступна для заполнения в свободном формате (вставка текста, таблиц или любого другого содержимого письма).
Решение оказалось не настолько очевидным, как я предполагала. В итоге использовала механизм группировки блоков (см. последний способ в конце документа). Первое, что пришло в голову, это использовать парольную защиту документа. Хотя она всё-таки подходит больше для защиты всего документа (т.е. чтобы защитить от редактирования весь документ и разрешить изменять лишь некоторые области). Поясню, почему данный способ мне не подошел.
Допустим есть следующий документ:
Требования к бланку документа следующие:
Итак, попытка первая — установка пароля на документ с разрешением редактирования некоторых областей. Переходим на вкладку "Рецензирование" — блок "Защитить" — нажимаем кнопку "Ограничить редактирование". В открывшемся блоке настроек ставим параметр "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и в раскрывающемся списке "Только чтение". Далее выделяем текст, который можно редактировать (с использованием Ctrl), и щелкаем "галку" "Все" в блоке "Исключения":
Теперь можно нажать кнопку "Да, включить защиту" и установить пароль. Таким образом, редактировать можно будет только те области, которые были ранее выделены. Однако шаблон документа с таким способом редактирования был отвергнут пользователями из-за некрасивой подсветки редактируемых полей и квадратных скобок. После защиты поля подсвечивались желтым цветом:
В принципе не плохо для небольших полей, вроде номера и даты документа, но желтая подсветка для большого свободного поля ввода не подходила пользователям.
Попытка вторая — установка пароля на документ с разрешением заполнения полей форм. При использовании полей форм ввода можно скрывать их подсветку, однако у них есть недостаток: при включении защиты эти поля нельзя форматировать, т.е. нельзя устанавливать жирность, курсив, не говоря уже о вставке таблиц. Вот этот способ: Переходим на вкладку "Разработчик" (если ее нет, то в параметрах программы в блоке "Настроить ленту" ставим "галку" напротив пункта "Разработчик"). Теперь выделяем первый фрагмент текста, который нужно разрешать редактировать и на вкладке "Разработчик" в блоке "Элементы управления" выбираем кнопку "Форматированный текст":
На месте выделенного текста появится блок, как показано на рисунке. Теперь нажимаем кнопку "Свойства" на ленте и тут можно указать, чтобы границы блока вообще не отображались, а также установить подсказку:
В итоге таких настроек элемент будет выглядеть примерно так:
После установки таких полей на все нужные фрагменты можно включать парольную защиту, только в блоке ограничений вместо пункта "Только чтение" нужно выбрать "Ввод данных в поля форм":
Тоже хороший вариант для небольших полей и некрасивой подсветки нет, однако при включении пароля, у документа отключается возможность форматирования (кнопки не активны и горячие клавиши тоже не работают, хоть и был задан элемент управления "Форматированный текст"):
Таким образом, данный вариант тоже не подходит для нашей задачи.
После различных экспериментов нашелся один интересный вариант защиты блоков текста без использования паролей. Для этого нам понадобиться кнопка "Группировать" на вкладке "Разработчик":
Итак, открываем бланк документа, выделяем блок текста, который нужно защитить от редактирования, и нажимаем кнопку группировать:
Теперь блок нельзя редактировать. Если же включить режим конструктора, то увидим блок группы:
Для надежности, чтобы пользователь не мог удалить этот блок, переходим в свойства группы (по кнопке "Свойства") и ставим "галку" "Элемент управления содержимым нельзя удалить":
Для включения редактирования обратно нужно сделать всё в обратном порядке: снять галку запрета удаления и разгруппировать блок.
Таким образом, защиту шапки можно сказать сделали. Такую защиту пользователь может снять, однако многие просто не знают, как это сделать.
Теперь рассмотрим вариант защиты расположения блоков даты и номера документа с возможностью ввода в них данных.
Для удобства ввода и сохранения линий подчеркивания сделаем для данного блока следующую таблицу:
В места ввода даты и номера документа, а также блок "Кому" вставляем поля ввода:
В свойствах полей указываем, что их нельзя удалить (см. скрин выше в статье). Теперь нужно защитить саму таблицу от изменения: выделяем всю таблицу и нажимаем уже известную нам кнопку "Группировать", а также ставим в свойствах защиту от удаления:
Сохраняем полученный документ. Теперь его можно отдавать пользователям. Они будут заполнять бланк, не меняя основных защищенных элементов, например:
При печати документ будет выглядеть так, как и задумывалось:
См. также Квадратные скобки в Word 2013 — как удалить
Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.
Создание защищенных форм документов в MS Word
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами
№ 08 / 2024
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах
№ 05 / 2024
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
больше
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
№ 11 / 2020
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления
Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота
№ 12 / 2022
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
Создание защищенных документов и форм
Имеется возможность защитить отдельные элементы управления содержимым в шаблоне, чтобы предотвратить удаление или редактирование определенного элемента управления или группы элементов управления, либо можно защитить все содержимое шаблона паролем.
Защита частей документа и формы
Откройте форму, которую необходимо защитить. Выделите элемент управления содержимым или группу элементов управления, изменения которой необходимо ограничить.
- Для группировки нескольких элементов управления, выделите их с нажав клавишу SHIFT и щелкая по каждому элементу, который нужно сгруппировать. На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Группировка.
- На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.
- Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить, который разрешает редактирование элемента управления содержимым, но запрещает удаление элемента управления содержимым из шаблона или документа, основанного на шаблоне.
- Установите флажок Содержимое нельзя редактировать, который разрешает удаление элемента управления, но запрещает редактирование содержимого в элементе управления.
Защита всего содержимого формы
- Откройте форму, которую необходимо защитить.
- На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защитить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.
Сохранение документа в формате PDF
Сохраните документ с созданной формой в формате PDF.
- Укажите — затем Сохранить как и далее укажите в формате PDF.
Заполнение форм и рецензирование документов (Adobe Reader)
Для работы необходимо создать документ в текстовом редакторе и опубликовать его в формате PDF . Наиболее удобно это сделать через Open Office Org и его текстовый редактор Writer
Возможности, просмотр и поиск
Adobe Reader 9. представляет собой инструмент для открытия и работы с файлами PDF. Несмотря на то, что в Adobe Reader 9. отсутствует возможность создания файлов PDF, это приложение очень удобно для просмотра, печати и работы с файлами:
- При получении формы PDF вы можете заполнить ее в интерактивном режиме и отправить в электронном виде.
- При получении приглашения на рецензирование файла PDF можно воспользоваться инструментами комментирования и внесения пометок для аннотирования документа.
- Для воспроизведения видео и музыки в Reader используются специальные мультимедийные инструменты.
- Если в файле PDF содержится важная информация, то можно защитить документ при помощи цифрового идентификатора.
Просмотр и поиск
Инструменты масштабирования и меню увеличения, расположенные на панели инструментов Adobe Reader 9, можно использовать для изменения масштаба отображения страницы. Изменяя параметры в меню Просмотр, можно настроить режим отображения страницы. Дополнительные параметры меню Инструменты позволяют точнее настраивать режим просмотра страницы (Инструменты — Выбор и увеличение).
Поиск информации в файле PDF
С помощью окна поиска Редактирование — Поиск или панели инструментов Найти можно выполнять поиск по содержимому страницы, включая слои, поля форм, аннотации, закладки и цифровые подписи.
Просмотр и поиск в портфолио PDF
Портфолио PDF — это набор файлов, в котором могут содержаться файлы, не являющиеся документами PDF, например, документы из пакета OpenOffice. Введите соответствующий текст в поле поиска на панели инструментов портфолио. В результатах поиска будут указаны все файлы, в которых найден этот текст.
- Для файлов PDF: Разверните список, чтобы просмотреть результаты в контексте. Нажмите Результат поиска для перехода к указанному тексту в файле PDF.
- Для файлов других типов: Нажмите Открыть, а затем выполните поиск в этом файле.
Заполнение форм
Процедура заполнения и сохранения форм, а также отправки их в электронном виде проста и может использоваться даже на мобильных устройствах.
- Выбираем инструмент Рука или Выделение. После наведения указателя на интерактивное поле формы его значок изменится на один из следующих:
- Значок указывающего пальца
или указывающей руки с плюсом 
отображается, когда указатель находится над кнопкой, переключателем, флажком или элементом списка. - Инструмент выделения
— выбор элемента в списке. - I-образный курсор
— ввод текста в поле формы.
Подпись в документе
Подписывая документ PDF, вы заверяете отправителя, что файл PDF достиг своего получателя. В Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для него правами использования.
- Нажмите кнопку Подпись на панели Подпись или выберите Документ – Подписать — Подписать документ.
- Следуйте инструкциям по созданию места для подписи, а затем заполните поля в диалоговом окне Подписать документ.
Рецензирование
При получении файла PDF на рецензирование вы можете аннотировать его с помощью инструментов комментирования и вставки пометок.
Эти функции доступны только в том случае, если автор файла PDF включил режим комментирования. Также эти инструменты можно использовать для возврата комментариев автору.
Ответ на комментарии
Существует два варианта ответа на комментарии:
- Откройте всплывающую заметку и выберите Ответить в меню Параметры.
- Нажмите кнопку Комментарии на панели навигации, выберите комментарий и нажмите Ответить.
Чтобы удалить ответ, щелкните ответ правой кнопкой мыши и выберите Удалить этот ответ. Или выберите ответ в списке комментариев и нажмите значок корзины на панели инструментов "Список комментариев".
