Работала в бюджетной сфере, сфере строительства и розницы. Опыт работы 15 лет.
Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество. В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.
Читайте в статье:
- Полезные справочники по документообороту
- Когда нужен список документов
- Типовой бланк списка
- Список передаваемых бумаг при сдаче отчетности
- Типовой список бумаг для передачи в ПФР
- Типовой список передаваемых бумаг для ФСС
Без проблем отчитаться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать):
Опись документов — это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой. Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей. Опись документов — это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве. Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам.
Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.
Другие справочники по документообороту
Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:
Когда нужна опись документов
В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:
- при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
- при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;
- при архивировании и уничтожении офисных бумаг.
В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.
- Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.
- Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.
На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.
- Подача отчетности в контролирующие структуры:
- в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
- в Росстат ( бухгалтерские отчеты );
- в Пенсионный фонд при подаче различных заявлений по сотрудникам;
- в фонд соцстраха для оформления сотрудникам пособий в рамках пилотного проекта.
- Предоставление документов при проверках по запросам контролирующих органов.
- Архивирование бумаг, подлежащих хранению:
- деловых;
- кадровых;
- отчетности и т.д.
- Смена главбуха. В данной ситуации опись документов это один из основных моментов при передаче дел.
- Передача бумаг и копий контрагентам по их запросам.
Типовой бланк описи документов
Типовой бланк описи документов, как правило, используется в следующих случаях.
- При сдаче бухгалтерской отчетности.
- При подаче заявлений в ПФР.
- При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.
- При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.
В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства. А в остальных ситуациях чаще всего опись передаваемых документов бухгалтер разрабатывает сам или пользуется формой, которую утвердил работодатель. Это касается, в том числе:
- передачи дел при смене главбуха,
- направления бумаг по запросам налоговой, фондов или контрагентов.
Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.
Как составить опись передаваемых документов
Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Навигация
Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.
Нормы составления
Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Включите в бланк следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием: >
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату.
Еще по теме: как составить опись дел
Если документы передаются другой организации
Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).
При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.
Если дела передаются в архив
Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.
Подробнее: Правила ведения архивного делопроизводства
В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.
