Автоматическое создание документа — базовая единица оптимизации ресурсных затрат Вашей организации. Деятельность любой компании неразрывно связана с документооборотом, будь то управление персоналом — кадровая служба (заявления на отпуск, увольнение, больничный), бухгалтерия, либо же просто формирование определенного пакета документов по той или иной активности компании.
Зачастую, сам процесс подготовки документов сводится к монотонным действиям по расстановке конкретных значений по заранее отведенным позициям в шаблоне. Слабыми сторонами данного подхода являются: низкая скорость подготовки документации и высокая степень возникновения ошибки ввиду человеческого фактора. При росте объема документации вероятность ошибки только возрастает, например, Вам нужно подготовить доп соглашения для всего штата сотрудников. Основные задачи программы автоматического создания документов Word на основе шаблонов — свести к минимуму вероятность возникновения ошибок ввода, значительно увеличить скорости самого процесса. Все действия сводятся к выбору записи или записей данных о сотруднике/клиенте/заказе/поставщике из исходной таблицы и указанию шаблона подготавливаемого документа.
Ссылки для скачивания:
Как начать работу с автоматическим формированием документов Word:
1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.
2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать». 
3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».
4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.
Автоматическое создание документа — этап 1. Настройка программы
Все действия по настройке макроса и сам процесс построения документов происходят на листе «Настройки», который условно можно разделить на две области: таблица исходных данных и панель кнопочного управления.
Таблица исходных данных состоит из строки меток (условных обозначений каждого столбца) — строка №3, заголовка с названиями столбцов — строка №4 и построчных записей — начиная с 5й строки. Количество колонок, их названия и условные обозначения можно свободно редактировать, соблюдая простые правила:
- Если Вы добавляете новую колонку, у нее должно быть название и условное обозначение.
- Для склонения ФИО сотрудника в Родительный или Дательный падежи используйте встроенные функции =RODP() и =DATP() соответственно.
- Не допускайте наличия пустых колонок (без названий и обозначений) между колонками данных.
- Не удаляйте колонку «ФИО сотрудника», т.к. она является ключевой для работы программы. Вы можете ее переименовать — заказчик, ответственный, клиент, менеджер и т.д. на свое усмотрение. Она используется в процессе сохранения итогового word документа, как часть имени, например: Иванов А.В. Заявление на отпуск, Петров В.К. Накладная на отгрузку.
Вы можете разбивать записи таблицы (строки) на группы. Например Вы хотите завести сотрудников по отделам или заказчиков по направлениям деятельности, или городам расположения и т.д..
Панель кнопочного управления автоматизированного создания документов состоит из следующих элементов интерфейса:
- Добавить запись — вставляет новую строку в заранее выбранную вами ячейку. Также можно добавлять записи вручную с помощью стандартной вставки строки excel;
- Добавить группу — вставляет новую серую строку группы в заранее выбранную вами ячейку;
- Удалить элемент — удаляет любую выбранную строку таблицы данных;
- Очистить таблицу — полностью стирает данные из таблицы. Можно использовать для очистки листа от тестовых данных;
- Создать документ — выбор шаблона word для построения документа. Перед этим в таблицы должны быть выбраны записи данных, по которым необходимо произвести построение.
Перед запуском процедуры автоматизированного создания документов убедитесь, что указаны верные пути к word шаблонам и папке сохранения результатов построения!
Автоматическое создание документа — этап 2. Шаблоны Word
Процесс подготовки word шаблонов для автоматического построения документов включает в себя рад несложных действий. Создайте общую папку для всех шаблонов, в ней создайте папки категорий, чтобы разделить шаблоны по областям применения (названия категорий укажите на свое усмотрение).
В каждой подпапке определенной категории расположите непосредственно документы word с расставленными метками. Метки расположены в 3й строке таблицы над каждый ее столбцом. Поставьте метки в те места шаблона, в которые вы хотите прокачать данные из определенного столбца. Например, там где должно быть фио сотрудника укажите [fio].
Порядок действий запуска автоматического создания документов
Когда таблица данных заполнена, а метки в шаблонах расставлены по своим местам пора приступать к самой интересной части — автоматизированному формированию документов word.
В первую очередь, выделите строку или диапазон данных таблицы, по которым хотите сформировать документы:
Шаг номер два — нажмите кнопку «Создать документ». Перед Вами появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать подпапку — категорию документа и один, либо несколько шаблонов построения. Далее кликните по кнопке «Сформировать документы».
Мои поздравления! Документы успешно сформированы и лежат по указанному Вами пути для сохранения!
Заказать разработку программ или доработку любого проекта
Благодарю Вас за прочтение данной статьи. Надеюсь, что материал подан понятно и я смог ответить на большую часть Ваших вопросов по поводу автоматизации создания документов. Но, как говорится, лучше один раз попробовать, чем сто раз прочитать. Скачивайте программу по ссылке вверху или внизу статьи, в архиве также идет набор тестовых данных, которые содержат как шаблоны, так и заполненную таблицу самого макроса. Просто разархивируйте файлы в любое доступное место и начинайте работу.
Всегда рад ответить на Ваши вопросы, готов подготовить оптимальные решения обработки данных для Вашего бизнеса, автоматизировать рутинные процессы, связаться со мной можно через WatsApp 89507094770, сайт excellab.ru или написать на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:
Ссылки для скачивания:
Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:
Создание документов по шаблонам (из Excel в Word) + рассылка почты
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов. В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.
На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF. Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.
- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.).
- Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы. (вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.).
- Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне (или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк)
- Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Как скачать и протестировать программу
Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу
Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус
Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов
Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 7 дней , в течение которых вы можете протестировать работу программы.
Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе
Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию
Лицензия (для постоянного использования) стоит 2500 рублей .
В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома). Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 700 рублей за каждый дополнительный компьютер.
- 1075539 просмотров
Игорь (администратор сайта), 27 Дек 2024 — 00:52. #1
Если в Экселе указан путь к картинке (или ссылка на картинку в интернете), то можно. Если же картинка на лист вставлена, то не получится.
Денис, 26 Дек 2024 — 18:22. #2
Возможно ли переносить картинку из экселя в ворд? Если да, то каким способом или, возможно поможет другая ваша надстройка с переносом картинок в эксель? А потом уже этой в ворд.
Игорь (администратор сайта), 3 Дек 2024 — 10:07. #3
Николай, 3 Дек 2024 — 01:41. #4
Добрый день! Возможно ли заполнение таблицы в word и формировать (создавать) новые строки по количеству заполненных или выделенных строк в excel?
Игорь (администратор сайта), 4 Ноя 2024 — 20:13. #5
Здравствуйте, Валерий. Как и раньше, код активации — ваш email
Валерий, 3 Ноя 2024 — 22:04. #6
Здравствуйте, Игорь! Я сменил ноутбук, и мне нужно теперь активировать надстройку на новом устройстве вместо старого. Подскажите, пожалуйста, как это сделать?
Гость, 2 Ноя 2024 — 11:25. #7
Здравствуйте, а возможно ли добавить в настройки пересчет (проверку) вычисления формул по строке, перед выводом документов на печать, если журнал большой, то он начинает тормозить и бывает перед печатью ячейки не обновляются. Получается нужно либо каждый раз сохранять документ или ждать, когда пересчитается весь журнал.
Гость, 30 Окт 2024 — 12:52. #8
Возможно ли добавить функционал модификатор кода поля ? Типа сохранение всего форматирования. Или для того чтобы подставлялось с сохранением конкретного формата (число, выравнивание, шрифт, рамка, заливка)? Типа , где format_с сохранение формата числа (Общий, Числовой, Дата, Текстовый итд); format_z сохранение формата заливки. А еще лучше с аргументами, типа , где с-число (Общий, Числовой, Дата, Текстовый итд), v-выравнивание, s-шрифт, r-рамка, z-заливка, 1-сохранить, 0-нет.
Прошу, потому как это добавит FillDocuments функционал разделения общей таблицы по условию на книги с сохранением форматирования.
Игорь (администратор сайта), 29 Окт 2024 — 13:52. #9
Это потому что формат ячейки текстовый. Нужно задать формат ячейки "Общий"
Владимир , 29 Окт 2024 — 12:57. #10
Здравствуйте. Почему-то не работает дополнительна функция =Пропись_РублиТекстом_КопейкиЧислами(AA3). В справке не нашел подходящий ответ. В ячейке отображается формула, но не преобразует ссылку на число в текст по формату формулы. Почему и как исправить?
Игорь (администратор сайта), 15 Окт 2024 — 12:03. #11
Вопрос не понятен. Скорее всего возможно.
Гость, 14 Окт 2024 — 21:10. #12
Добрый день. подскажите пожалуйста , возможно ли в экселе область таблицы, при добавление строки так же в шаблоне word добавляется. это спецификации к договору. в таблице наименование товара.
Игорь (администратор сайта), 7 Окт 2024 — 17:39. #13
Гость, 7 Окт 2024 — 15:14. #14
Здравствуйте, не смогла найти (скорее всего из-за своей невнимательности) ответ на свой вопрос. Книга Excel в ней 15 листов, талицы разные, но мне из всех 15 листов книги нужны данные в один шаблон Word, это возможно сделать используя надстройку FillDocuments? И можно ли из 2 книг "вытаскивать" данные для шаблона?
Игорь (администратор сайта), 3 Окт 2024 — 21:19. #15
Валентин, а зачем превращать документ в картинку? Есть же вариант вывода в ПДФ формате — этого более чем достаточно, если стоит задача обеспечить совместимость документа с разными устройствами.
Валентин, 3 Окт 2024 — 18:48. #16
Добрый день! Не могли бы вы добавить функцию вывода документов в формате "jpg", а то приходится дополнительно использовать pdf24 для преобразования. Можно ли встроить такую функцию сразу в надстройку?
Валентин, 19 Сен 2024 — 19:00. #17
Игорь (администратор сайта), 12 Сен 2024 — 18:29. #18
1) Не планирую такого делать (пострадает обратная совместимость, либо много переделок) Ну и другие пользователи пока с подобными просьбами не обращались. Да и можно же отдельно папки задать. 2) Это исправил (обновите надстройку)
Валентин, 12 Сен 2024 — 15:42. #19
Добрый день! Поправьте, пожалуйста, 2 проблемы, а то 5 лет страдаю:
1) В настройках есть галочка ‘Папки "Шаблоны" и "документы" в той же папке, где текущий файл Excel’. Это не очень удобно, т.к. у меня шаблоны в одной папке и не изменяются, а выходные файлы в своей папке, в которой лежит файл excel. Т.е. решение такое: добавить галку "шаблоны в той же папке. " отдельно для шаблонов и отдельно галку для создаваемых файлов "файлы в той же папке. "
2) В первой строке любого файла excel при двойном нажатии на любую ячейку первой строки она не переходит в режим редактирования, а превращает содержимое ячейки в её значение (т.е. формула после двойного клика теряется и даже ctrl+Z не помогает)
Игорь (администратор сайта), 28 Авг 2024 — 10:19. #20
Евгений, значит вы не сделали то, что написано на странице скачивания надстройки (добавить исключение в антивирус)
Евгений, 27 Авг 2024 — 21:32. #21
Добрый день. После обновления августа 2024 года windows 11 принимает файлы с надстройкой за вирус и удаляют из них листы с логами.
CodePublisher, 14 Авг 2024 — 09:47. #22
Обновление надстройки FillDocuments (версия 3.9.6 от 14 августа 2024)
+ ускорено заполнение шаблонов Excel — исправлена ошибка в формуле ДатаПрописью
+ различные доработки по интерфейсу (прогресс-бар, перевод) + добавлены контекстные меню для текстовых полей в настройках
Игорь (администратор сайта), 5 Апр 2024 — 10:50. #23
Владимир, скачайте с сайта новую версию, и замените файл при закрытом эксель.
Владимир, 5 Апр 2024 — 05:42. #24
Здравствуйте, версия надстройки на сайте указана Версия: 3.4.6 При попытке обновления действующей версии 3.4.0 указывается что версия актуальная, обновления не требуется, пытаюсь скачать версию с сайта и обновить вручную, версия остаётся 3.4.0. Как обновить до актуальной версии?
Александр, 3 Апр 2024 — 13:54. #25
Добрый день! Возник вопрос по вашему продукту. Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты Сделан файл Excel(исходные данные) и сделан шаблон WORD. В файле Excel несколько листов, с одинаковой таблицей, но разными значениями. Ситуация.
С первого листа, шаблон заполняется корректно. со второго листа, Табличная часть Multirow, заполняется верно, а абсолютные ссылки на ячейки подтягиваются с первого листа. Это как-то возможно исправить? или нужно чтоб в файле Excel был только один лист.
Сергей, 26 Мар 2024 — 01:08. #26
А как сделать так, чтобы текст вставлялся сразу в нужном формате (с отступом, интервалом)?
Алексей, 22 Мар 2024 — 19:16. #27
Здаравствуйте. Скажите пожалуйста,как активировать вертикальная таблица(название полей в столбце)??
Игорь (администратор сайта), 28 Фев 2024 — 17:10. #28
Олеся, программа нужна для создания персонализированных писем (разный текст письма, разные вложения) Если же слать одно и то же письмо (без изменений) всем, то зачем вам программа? Просто используйте какой-нибудь сервис массовой рассылки писем.
Олеся, 28 Фев 2024 — 16:24. #29
Скажите пожалуйста, можно ли эту программу использовать в качестве массовой рассылки экселевского файла, в котором не надо расписывать ни даты, ни фио, просто информационная рассылка, максимум в теле письма текст
Игорь (администратор сайта), 9 Ноя 2023 — 14:38. #30
Нет, мои надстройки работают только в MS Office Под другие офисные пакеты делать не планирую (не окупится разработка)
Автоматизация рутины в MS Word
Заполнение шаблонных формуляров считается необходимым злом бюрократической системы. Основатель «Школы траблшутеров» Олег Брагинский и ученик Валерий Хлебнов подскажут, как оптимизировать заполнение набивших оскомину типизированных документов и бланков.
Офисные сторожилы, привыкшие забивать гвозди микроскопом, не стремяться учить компьютерные программы способные облегчить мучения по созданию и оформлению документов. Разнообразие текстовых редакторов готово удовлетворить самого дотошного буквоеда.
Для примера разберём оформление комплекта исполнительной документации при строительстве жилого дома. Составление исполнительных схем в AutoCAD, отдающиеся на откуп узкоспециализированным специалистам-чертёжникам, разобрали в предыдущей статье.
Заполнение Акта освидетельствования скрытых работ (АОСР) вызывает фантомные головные боли и подёргивание глаза исполнителей. Двусторонний лист формата А4 имеет обширные поводы для придирок и составляется на каждый вид манипуляций в хронологическом порядке.
Помимо несметного количества АОСР с приложениями не забываем о составлении реестров: отображают основную информацию тома, облегчая навигацию и поиск необходимого документа. Подписанные заказчиком подтверждают согласование и принятие папки за отчётный период.
В интернете множество макросов и программ, стремящихся облегчить труд инженеров ПТО. Для неискушённых продемонстрируем несложный путь, который возможно применять с любыми предоставленными шаблонами. Для этого хватит стандарных возможностей MS Office.
Шаблон АОСР утверждён Приказом Ростехнадзора от 9 ноября 2017 г. № 470, Приложение №3. Оформляем документ в MS Word. Разделяем поля для заполнения по признаку: «повторяемые», «уникальные». Идентичные заполняем сразу (1). Под изменяемые оставляем место (2):
Для формирование базы данных актов в нашем случае выделяем следующие ключевые поля:
- Номер и дата составления АОСР.
- Вид выполненных работ для освидетельствования.
- Перечень применённых материалов с документами о качестве.
- Исполнительные геодезические схемы и лабораторные подтверждения.
- Даты начала и окончания работ в соответствии с журналом общих работ.
- Описание последующего этапа работ в соответствии с согласованной технологией.
- Приложения к АОСР – является подобием мини-реестра задействованных сертификатов.
Отметим, что АОСР проще всего составлять на последнем этапе формирование документации. Рекомендуем подготовить, упорядочить и согласовать исполнительные схемы с подтверждением объёмов выполненных работ. Расходует весомые затраты по временным и печатным ресурсам.
Перечень паспортов и сертификатов качества, деклараций и сертификатов соответсвия применяемых материалов рекомендуем выделить в отдельный каталог. Тщательно следите за наименованием, сроком действия и общей читаемостью бумаги. Неразборчивое будет забраковано.
Не применяйте нестандартный шрифт отличный от Times New Roman и кегель менее 12 пунктов. Проверяющие и подписанты имеют олдскульную закалку: не воспринимают начертания без засечек, используют очки для чтения. Задействуйте уменьшенный продольный масштаб шрифта.
Редактирование производим в режиме «Отображения скрытых символов» и при отображении невидимой сетки таблиц. Опции помогают создавать исключительные по аккуратности документы. Недопустима простановка слитных пробелов, неуместной табуляции и переводов строки.
Оборотная сторона бланка АОСР имеет ключевое значение для документа. Отображает уникальные данные каждого акта. Контролируем нежелательный переход на третью страницу при обилии информации для заполнения. Имеет постоянные (1) и уникальные (2) поля для заполнения:
В новой книге MS Excel формируем поля нашей базы данных. Строки заполнения соответствуют адресным полям шаблона. Помним об ограничении слияния каждого элемента в 255 знаков. Превышение будет отсекаться. Применяем дублирование полей с последовательной вставкой:
Подскажем, что для корректного слияния даты необходимо перевести в текстовый формат ячейки. Несмотря на точно, что Word и Excel являются продуктами одной корпорации, под капотом имеют различное кодирование дат и прочих типов данных – несогласованность команд разработчиков.
Орфографию проверям хоткеем F7, условное форматирование помогает следить за дубликатами. Для ускорения заполнения графов по применённым материалам и сертификатам к ним создаём отдельный справочник. Подтянет данные в основную базу через «ПРОСМОТРХ» (3):
Заполнение контролируем функцией «ДЛСТР» в свободных ячейках не должно превышать 255 единиц. В противном случае добавляем вырожденные столбцы с нумерацией последовательности вставки. Чтобы не путаться, запятую ставим вначале дополнительных колонок, а не в конце ячейки.
Берём за правило расстановку пробелов между полями:
- Ставим между смежными колонками базы данных. Запятую используем при необходимости.
- Не ставим между вырожденными стобцами. Позволяет получить монолитный текст.
Слияние документов происходит через вкладку «Рассылки»/«Начать слияние»/«Пошаговый мастер слияния». При выборе получателей выбираем нашу базу данных через опцию «Обзор…». Отмечаем чек-бокс «Первая строка данных содержит заголовки столбцов» (4) для отметания:
Созданная база данных облегчит и составление реестра. Ссылки в ячейках MS Excel работают даже для закрытых файлов. Красота решения заключается в связанности данных (5) – в случае внесения корректировок в исходный массив автоматически исправляются все документы:
На выходе получаем связанный комплект файлов, готовых к распечатке. Внесение правок в шаблон избавляет от рутинных повторяющихся манипуляций, но автоматизация заполнения – обоюдо острый меч. Следите за опечатками: мультиплицируются, растрачивая печатные ресурсы.
Предложенный подход позволяет вести систематический учёт и отслеживание количества выполненных объёмов работ. Модицикации базы данных облегчат расчёты накопительных ведомостей, выполнят аудит неосвоенных частей проекта, сведут данные для отчётности.
«Рассылки» MS Word облегчат заполнение любых однотипных бланков, помогут корректно заполнять и вести реестр договоров компании. Автоматизация рутинной отчётности освобождает время квалифицированных специалистов, позволяя применять знания по профилю.
- Оплата
- Публичная оферта
- Пользовательское соглашение
- Условия предоставления услуг
