Как быстро найти и просмотреть примечания в Microsoft Word

03 Суббота Июля 2010

Вступление

В данной статье мы рассмотрим применение примечаний и разнообразные функции режима редактирования. Ознакомившись с материалом, вы будете в состоянии эффективно корректировать документ или добавлять нужные примечания, например, для дальнейшего редактирования текста. Вы также овладеете основными аспектами работы с режимом редактирования и сможете разобраться в связанных с ним вопросах.

Добавление примечания

Примечание, это текстовое пояснение, которое выносится за границы рабочей области документа, то есть на поля. Примечания часто называют комментариями к документу, а примечания разных рецензентов окрашиваются различным цветом, что позволяет их легко отличать друг от друга. Кроме того, примечания можно вывести на печать. Чтобы добавить примечание, сделайте следующее:

Для того чтобы продолжить редактирование текста документа, кликните в любой точке рабочей зоны документа

Иллюстрация 1. Включение заметок

Скрытие и отображение примечаний в документе

Если вас отвлекают примечания, от чтения или редактирования основного текста документа, а такое вполне возможно, когда примечаний достаточно много, можно отключить их отображение. Для этого сделайте следующее:

Для отображения невидимых замечаний выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправление»;
3. Поставьте флажок на команде «Примечания». Область примечаний отобразиться со всеми заданными примечаниями

Иллюстрация 2. Уборка и показ заметок

Редактирование примечаний

Нередко возникает ситуация, когда требуется изменить содержание текста примечания, к примеру, когда оно было сформулировано неправильно или недостаточно ясно. Чтобы скорректировать уже существующее примечание, выполните следующие шаги:

1. Откройте документ и перейдите к области примечаний;
2. Щелкните левой кнопкой мыши на выноске нужного примечания;
3. Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа
4. Откройте документ и перейдите к области примечаний;
5. Подведите курсор к слову или области выделенной примечанием;
6. Щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Изменить примечание»;
7. Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа

Рисунок 3. Редактирование примечаний

Последовательное перемещение по примечаниям

Если примечания в документе разбросаны с большим интервалом, например на одной странице их с десяток, а следующее примечание расположено через две-три страницы, то встает вопрос об оптимизации работы с примечаниями. Другими словами, что необходимо предпринять для того, чтобы не скакать от страницы к странице в поисках следующего примечания, и, с другой стороны, не делать массу ненужных щелчков в области примечаний, для выделения нужного? Для этого в Word 2010 предусмотрен замечательный способ внесения изменений, позволяющий последовательно перемещаться от примечания к примечанию, выбирая нужное нам. Для этого, сделайте следующее:

Рисунок 4. Последовательное перемещение по примечаниям

Удаление примечания

Чтобы удалить примечание, сделайте следующее:

Рисунок 5. Удаление примечания

Так же, удалить примечание можно, если удалить участок текста, помеченный примечанием.

Удаление всех примечаний в документе

Если вы хотите полностью избавиться от всех добавленных в документ «Примечаний», например, когда вы закончили правку документа, в который собственноручно добавляли примечания, чтобы качественно провести редактирование. Или вы категорически не согласны с вашим рецензентом, который, на ваш взгляд, с пристрастием анализировал ваш документ, и считаете что и так «все замечательно», а примечания вас попросту раздражают – их можно удалить одним махом. Для этого сделайте следующее:

Рисунок 6. Удаление всех примечаний в документе

Режим иборьбы

Режим иборьбы служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные иборьбы. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им иборьбы.

Настройка режима иборьбы

Для настройки режима иборьбы, например, для изменения цвета или стиля линий подчеркивания правок, цвета ячеек или положения выносок, выполните следующие шаги:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Иборьбы»;
3. В открывшемся списке команд выберите «Параметры иборьбы»;
4. В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»

Рисунок 7. Параметры исправлений

Объем исправлений

Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:

Отображение исправлений

Рисунок 9. Включение индикатора режима иборьбы

Включение режима иборьбы

И так как мы уже заговорили о режиме иборьбы, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:

1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима иборьбы. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там где это вам необходимо.

Область проверки

Область проверки показывает все иборьбы в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти иборьбы, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.

Положение области проверки

Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:

Иллюстрация 10. Панели рецензирования в вертикальном и горизонтальном формате

Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».

Просмотр исправлений

По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие иборьбы отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»
3. В открывшемся меню выберите пункт:
4. «Измененный документ» — аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием;
5. «Исходный документ: показать иборьбы» – показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике;
6. «Исходный документ» – показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Другими словами если вы добавили несколько абзацев в исходнике, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его, и внести затем недостающие иборьбы в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию)

Рисунок 11. Просмотр исправлений

Принятие/отклонение внесенных изменений

Внесенные во время записи иборьбы не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:

Рисунок 12. Принятие и отклонение исправлений

Когда вы примите все иборьбы в документе, появится следующее окно (рис 13), подтверждающее что вы приняли все необходимые иборьбы и удалили примечания.

Рисунок 13. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений

Принятие всех исправлений в документе

Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним махом, и таким образом, сэкономите массу времени. Для этого сделайте следующее:

Отклонение всех исправлений в документе

В данном случае, который совершенно отличается от предыдущего, у вас есть возможность отвергнуть все элементы и конфликты. Если ваше творение будет оценивать рецензент, он, вероятно, отнесется к этому негативно, однако вы сможете избежать лишних хлопот. Для реализации этого сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать иборьбы»;
3. В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;
4. В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»

4 быстрых способа просмотреть и принять все иборьбы от определенного рецензента в Word

Довольно часто документ рецензируется несколькими рецензентами. И это не сложная наука, чтобы определить изменения от рецензента к рецензенту. Кроме того, иногда может быть требование просто принять иборьбы от определенного лица. Учитывая все эти возможные потребности, мы представляем вам 4 метода работы.

2 способа просмотра изменений только от одного конкретного рецензента

Прежде всего, это способы просмотра.

Способ 1: выберите рецензента

Далее в раскрывающемся меню вы можете увидеть, что все рецензенты отслеживаются по умолчанию. Сначала снимите флажок «Все рецензенты», чтобы скрыть все изменения.

Затем повторите первые 3 шага. На этот раз отметьте имя рецензента, чьи изменения вы хотите просмотреть, например, ниже:

Способ 2: используйте функцию «Перейти к»

Выберите «Перейти», чтобы открыть диалоговое окно. «Ctrl + G» — это комбинация клавиш.

Наконец, нажмите «Далее». Курсор проведет вас от первого комментария к последнему. Кстати, этот метод предлагает только просмотр комментария.

2 способа принять иборьбы от одного конкретного человека

Первый метод здесь приемлем только на основе «Метода 1: Выберите рецензента». Давайте быстро посмотрим.

Способ 1: нажмите, чтобы принять

Способ 2: используйте макрос

Сначала нажмите вкладку «Разработчик», затем «Visual basic», чтобы вызвать редактор VBA. Если вкладка «Разработчик» недоступна, вместо этого нажмите «Alt + F11».

Затем выберите «Модуль».

Sub ПринятьИзмененияОтОпределённогоРецензента() Dim objRevision As Revision для каждой objRevision в ActiveDocument.Revisions Если objRevision.Author = "John Smith" Тогда objRevision.Accept Конец Если Next objRevision End Sub

Примечание. В строке кода «If objRevision.Author = «John Smith» Then» «John Smith» — это имя рецензента. Конечно, вам нужно заменить его реальным именем рецензента.

Вернуть мертвый файл к жизни

Ни в чем нельзя быть уверенным. Точно так же ни один файл не находится в полной безопасности навсегда. Мы должны готовиться к худшему, то есть к потере бесценных данных. К счастью, мost из этих, казалось бы, невосстановимых файлов можно восстановить. А продуктов на рынке огромное множество. надежный Инструмент восстановления поврежденных данных Word может сэкономить ваше время и усилия, обеспечивая при этом максимальную скорость восстановления.