Office 365, AD, Active Directory, Sharepoint, C#, Powershell. Технические статьи и заметки.
Word 2016. Как защитить часть документа от редактирования
Дано: частично заполненный официальный бланк документа (например, бланк письма) в редакторе Microsoft Word 2016. Задача: необходимо в данном бланке защитить часть текста от редактирования, например, шапку с реквизитами организации, а также положение даты и номера документа и блока, где должно указываться кому адресовано письмо. Вся нижняя область документа должна быть доступна для заполнения в свободном формате (вставка текста, таблиц или любого другого содержимого письма).
Решение оказалось не настолько очевидным, как я предполагала. В итоге использовала механизм группировки блоков (см. последний способ в конце документа). Первое, что пришло в голову, это использовать парольную защиту документа. Хотя она всё-таки подходит больше для защиты всего документа (т.е. чтобы защитить от редактирования весь документ и разрешить изменять лишь некоторые области). Поясню, почему данный способ мне не подошел.
Допустим есть следующий документ:
Требования к бланку документа следующие:
Итак, попытка первая — установка пароля на документ с разрешением редактирования некоторых областей. Переходим на вкладку "Рецензирование" — блок "Защитить" — нажимаем кнопку "Ограничить редактирование". В открывшемся блоке настроек ставим параметр "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и в раскрывающемся списке "Только чтение". Далее выделяем текст, который можно редактировать (с использованием Ctrl), и щелкаем "галку" "Все" в блоке "Исключения":
Теперь можно нажать кнопку "Да, включить защиту" и установить пароль. Таким образом, редактировать можно будет только те области, которые были ранее выделены. Однако шаблон документа с таким способом редактирования был отвергнут пользователями из-за некрасивой подсветки редактируемых полей и квадратных скобок. После защиты поля подсвечивались желтым цветом:
В принципе не плохо для небольших полей, вроде номера и даты документа, но желтая подсветка для большого свободного поля ввода не подходила пользователям.
Попытка вторая — установка пароля на документ с разрешением заполнения полей форм. При использовании полей форм ввода можно скрывать их подсветку, однако у них есть недостаток: при включении защиты эти поля нельзя форматировать, т.е. нельзя устанавливать жирность, курсив, не говоря уже о вставке таблиц. Вот этот способ: Переходим на вкладку "Разработчик" (если ее нет, то в параметрах программы в блоке "Настроить ленту" ставим "галку" напротив пункта "Разработчик"). Теперь выделяем первый фрагмент текста, который нужно разрешать редактировать и на вкладке "Разработчик" в блоке "Элементы управления" выбираем кнопку "Форматированный текст":
На месте выделенного текста появится блок, как показано на рисунке. Теперь нажимаем кнопку "Свойства" на ленте и тут можно указать, чтобы границы блока вообще не отображались, а также установить подсказку:
В итоге таких настроек элемент будет выглядеть примерно так:
После установки таких полей на все нужные фрагменты можно включать парольную защиту, только в блоке ограничений вместо пункта "Только чтение" нужно выбрать "Ввод данных в поля форм":
Тоже хороший вариант для небольших полей и некрасивой подсветки нет, однако при включении пароля, у документа отключается возможность форматирования (кнопки не активны и горячие клавиши тоже не работают, хоть и был задан элемент управления "Форматированный текст"):
Таким образом, данный вариант тоже не подходит для нашей задачи.
После различных экспериментов нашелся один интересный вариант защиты блоков текста без использования паролей. Для этого нам понадобиться кнопка "Группировать" на вкладке "Разработчик":
Итак, открываем бланк документа, выделяем блок текста, который нужно защитить от редактирования, и нажимаем кнопку группировать:
Теперь блок нельзя редактировать. Если же включить режим конструктора, то увидим блок группы:
Для надежности, чтобы пользователь не мог удалить этот блок, переходим в свойства группы (по кнопке "Свойства") и ставим "галку" "Элемент управления содержимым нельзя удалить":
Для включения редактирования обратно нужно сделать всё в обратном порядке: снять галку запрета удаления и разгруппировать блок.
Таким образом, защиту шапки можно сказать сделали. Такую защиту пользователь может снять, однако многие просто не знают, как это сделать.
Теперь рассмотрим вариант защиты расположения блоков даты и номера документа с возможностью ввода в них данных.
Для удобства ввода и сохранения линий подчеркивания сделаем для данного блока следующую таблицу:
В места ввода даты и номера документа, а также блок "Кому" вставляем поля ввода:
В свойствах полей указываем, что их нельзя удалить (см. скрин выше в статье). Теперь нужно защитить саму таблицу от изменения: выделяем всю таблицу и нажимаем уже известную нам кнопку "Группировать", а также ставим в свойствах защиту от удаления:
Сохраняем полученный документ. Теперь его можно отдавать пользователям. Они будут заполнять бланк, не меняя основных защищенных элементов, например:
При печати документ будет выглядеть так, как и задумывалось:
См. также Квадратные скобки в Word 2013 — как удалить
Если Вам понравилась статья, пожалуйста, поставьте лайк, сделайте репост или оставьте комментарий. Если у Вас есть какие-либо замечания, также пишите комментарии.
Как ограничить редактирование документа Word
В ситуациях, когда над одним документом работает несколько человек, может понадобиться защита от редактирования Word, чтобы оставить текст документа без изменений. Этим вы покажете другим пользователям, что дальнейшее внесение правок в данный документ нежелательно.
В результате, программа ограничит редактирование документа, потому что он станет доступным только для чтения и в него нельзя вносить изменения.
Существует еще один способ защиты — установка пароля на документ Microsoft Word. Но это не защита документа от редактирования, так как зашифрованный документ становится недоступен для открытия без ввода правильного пароля. В этом случае, у пользователей не будет доступа к тесту документа.
Рассматриваемый нами способ: защита документа от редактирования, отличается от установки пароля на открытие документа Word, потому что мы предоставляем доступ к документу всем другим пользователям, а запрещаем только вносить изменения в текст файла. Кроме того, мы можем разрешить редактировать только отдельные участки текста документа, запрещая вносить изменения в другие части документа.
Из этого руководства вы узнаете, как предотвратить несанкционированные изменения в документе, используя функцию защита Ворд от редактирования. Вы найдете инструкцию о том, как отключить защиту от редактирования в Word, если это ограничение больше не требуется.
Предложенные методы одинаково работают в разных версиях текстового редактора Microsoft Word: Word для Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Word 2007.
Как включается защита документа Word от редактирования
В некоторых ситуациях, нам необходимо в Ворд ограничить редактирование, чтобы запретить изменение текста документа другими пользователями. При этом, документ Word можно открыть, но в него нельзя будет вносить правки.
Пройдите несколько шагов, чтобы задать ограничение:
- Откройте документ MS Word на компьютере.
- Войдите во вкладку «Рецензирование».
- В группе «Защитить» щелкните по кнопке «Защитить».
- В выпадающем меню нажмите «Ограничить редактирование».
- Справа откроется панель «Ограничить редактирование».
- В разделе «Ограничение на редактирование» установите флажок в пункте «Разрешить только указанный способ редактирования документа:».
- Выберите способ ограничения редактирования «Только чтение».
- В разделе «Включение защиты» нажмите на кнопку «Да, включить защиту».
- В окне «Включить защиту» в поле «Новый пароль (необязательно):» введите желаемый пароль, а в поле «Подтверждение пароля:» добавьте его снова.
Защита паролем от редактирования предполагает, что для снятия ограничений на редактирование содержимого документа Word, необходимо ввести правильный пароль, чтобы отключить защиту. Имейте в виду, что документ не зашифрован, поэтому пользователи-злоумышленники могут изменить файл и удалить пароль.
Если вы оставите пустыми поля для ввода пароля, то тогда для полного доступа к редактированию документа другому пользователю достаточно будет нажать на кнопку «Отключить защиту» в области «Ограничить редактирование».
Теперь документ доступен только для чтения.
Как ограничить редактирование в Word с разрешением редактировать часть документа
В ситуации, когда вам необходимо защитить от изменений только некоторую часть документа, вы можете использовать ограниченное редактирование в Ворде. В этом случае, часть документа можно будет редактировать как обычно, а другая часть будет защищена от внесения изменений.
Выполните следующие действия:
- В окне открытого документа Word перейдите во вкладку «Рецензирование».
- Нажмите на значок «Защитить» в группе «Защитить».
- Выберите параметр «Ограничить редактирование», который открылся в выпадающем меню.
- В области «Ограничить редактирование» установите флажок в параметре «Разрешить только указанный способ редактирования документа».
- В списке ограничений на редактирование выберите пункт «Только чтение».
- Выделите те части документа (заголовки, абзацы, предложения или слова), которые можно будет редактировать.
Чтобы за один раз выделить участки текста в разных местах документа Word, нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», а затем выделите нужные части с помощью левой кнопки мыши.
- В опции «Исключения (необязательно)» необходимо выбрать пользователей, которым разрешено вносить изменения в содержимое документа. Выберите группу «Все», установив флажок напротив этой настройки.
- Щелкните по кнопке «Да, включить защиту».
- В окне «Включить защиту» дважды введите пароль, чтобы защитить документ.
Как найти части документа, которые можно редактировать
В окне документа Word текст, доступный для редактирования, выделяется цветом и квадратными скобками.
Благодаря этому, вы можете визуально искать участки текста, которые можно редактировать. Чтобы быстро найти эти части документа необходимо открыть область «Ограничить редактирование».
В опции «Ваши разрешения» по умолчанию установлен флажок в пункте «Выделить области, которые я могу редактировать». Вы можете нажать на кнопки «Найти следующую область, которую я могу редактировать» или «Показать все области, которые я могу редактировать», чтобы переместиться в другую часть документа.
Как в Word снять защиту на редактирование документа
Если ограничения для редактирования документа Word перестали быть актуальными, вы можете снять защиту на редактирование, чтобы все пользователи имели возможность работать с этим файлом.
Защита документа Word от редактирования включена, рассмотрим шаги как снять эти ограничения:
- После открытия документа Word войдите во вкладку «Рецензирование».
- Нажмите «Защитить» в группе «Защитить».
- Выберите «Ограничить редактирование».
- В области «Ограничить редактирование» нажмите на кнопку «Отключить защиту».
- В окне «Снятие защиты» введите пароль.
После выполнения этих действий все пользователи могут редактировать данный документ MS Word.
Получение доступа к полной копии защищенного документа
Существует простой способ обойти ограничение на редактирование и получить полную копию защищенного документа.
- Откройте документ Word, в котором запрещено редактирование.
- Нажмите на клавиши «Ctrl» + «A», чтобы выделить все содержимое документа.
- Скопируйте выделенный документ.
- Откройте новый документ Word, а затем вставьте туда скопированные данные.
- В результате, у вас появится полная копия исходного документа, которую вы можете редактировать.
Как получить копию файла Word с помощью Документов Google
Сейчас мы посмотрим, как снять защиту в Ворде на редактирование, используя Google Документы (Google Docs).
- Откройте Документы Google, а затем нажмите «Пустой файл».
- В окне «Новый документ» войдите в меню «Файл», выберите «Открыть».
- В окне «Откройте файл» перейдите во вкладку «Загрузка».
- Выберите документ Word на компьютере или перетащите его в специальную область.
- Содержимое документа доступно для редактирования в интерфейсе Документов Google.
Вы можете сохранить документ, чтобы продолжить редактирование на своем устройстве.
- Зайдите в меню «Файл».
- В контекстном меню сначала выберите «Скачать», а потом «Microsoft Word (DOCX)».
Откройте файл Word на компьютере, теперь его можно редактировать.
