Как добавить документ Word в другой документ Word

С помощью Word можно создавать новый документ, комбинируя документы нескольких файлов, или копировать текстовые фрагменты из одного файла в другой. Кроме того, можно связать документы одного документа с фрагментами другого.

Процедура. Вставка файла

В любое место обрабатываемого документа можно вставить дру­гой документ (файл).

Поместите курсор в позицию вставки файла.

Выполните команду Вставка/Файл. Открывается диалоговое окно Вставка файла.

Выберите дисковод и папку, в которой хранится вставляемый файл.

В поле Имя файла введите или выберите в списке файлов нужное имя.

Нажимая ОК или [Enter], вставьте выбранный файл. Если речь идет не о Word-файле, в окне выбора фильтра (преобразова­ния) задайте правильный формат файла. Содержи­мое выбранного файла вставляется в документ в текущей по­зиции курсора. Вставленный фрагмент утрачивает связь с оригинальным файлом.

Процедура. Вставка диапазона в текущий файл

Вставляемый диапазон должен быть помечен закладкой посред­ством команды Правка Закладка.

Выполните команду Вставка/Файл. Открывается диалоговое окно Вставка файла.

Выберите папку, дисковод и файл.

В поле ввода Диапазон введите имя закладки. Если в этом поле имя закладки не указано, вставляется весь выбранный файл.

С помощью ОК или [Enter] вставьте заданный диапазон ил файл целиком.

Процедура. Копирование фрагмента из одного документа в другой

Если в рамках окна Word открыто несколько окон документов, то скопировать фрагмент из одного окна документа в другое несложно. Можно воспользоваться командами меню Правка, кнoпками стандартной панели инструментов или просто перетащить фрагмент мышью. Если кроме окна Word на экране приветствует раскрытое окно приложения, поддерживающего стандарт OLE 2.0, то выделенный фрагмент документа можно переносить мышью и в окно этого приложения.

Выделите копируемый фрагмент текста. Выполните команду Правка/Копировать или нажмите [Ctrl]+[Ins], что приведет к помещению копии выделен- yого текста в буфер обмена. Щелкните мышью на окне, в котором должна появиться копия, или выберите его через меню Окно.

Поместите курсор в позицию, где должна быть вставлена копия. Выполните команду Правка/Вставить или нажмите [Shift]+[Ins], что приведет к вставке содержимого буфеpa обмена (копии текста). Аналогичным способом можно осуществить перенос текста. С помощью [F2] ([Shift]+[F2]) и мыши фрагмент переносится (копируется) между окнами (документами) без использования буфера обмена.

Процедура. Связывание текста

Word-документ можно вставить связь с другим документом. Если необходимо организовать связь только с частью (диапа­зоном) файла, то соответствующую область текста (диапазон) следует пометить закладкой. Откройте текст, в который нужно вставить связь с другим фай­лом. Поместите курсор в позицию вставки связываемого фрагмен­та. Выполните команду Вставка/Файл.

Введите или выберите из списка имя связываемого файла. В поле ввода Диапазон введите имя закладки. Если имя не будет задано, Word осуществит связывание всего файла. Установите флажок Связь с файлом. Если этот флажок не ус­тановлен, в документ будет вставлена копия содержимого файла, но связь организована не будет.

Нажав ОК или [Enter], выполните команду и тем самым вставь­те связь с выбранным файлом в активный документ. Word вставляет в текст поле . На экране поле представлено кодом или содержимым (т.е. связанным текс­том) в зависимости от того, включен ли режим индикации кодов полей или нет.

Если данный документ связан с другими документами (в кото­рых вставлены поля связи с ним), то внесение изменений в этот документ приведет к тому, что вставленные в другие документы фрагменты, связанные с данным, также изменятся, отражая его состояние.

Процедура. Разрыв связей

Связь с файлом можно в любой момент разорвать. Нажав [Shift]+[Ctrl]+[F9], разорвите связь. Теперь вставлен­ный (и больше уже не связанный) текст по свойствам не от­личается от окружающего текста и не зависит от содержимого исходного файла.

Word в состоянии читать файлы документов других программ и создавать файлы для других программ.

Преобразование «чужих» файловых форматов в формат Word и наоборот осуществляется программами преобразований, так называемыми фильтрами. Набор доступных фильтров определяется в ходе установки программы Word. В комплект установочных файлов входят фильтры практически для всех форматов популярных текстовых редакторов и таблич­ных процессоров, а также для стандартных текстовых форматов. Недостающие программы преобразования можно установить в любой момент с помощью утилиты Установка и удаление программ из Панели управления.

Процедура. Импортирование файлов

Помимо файлов конкретных текстовых редакторов Word в состоянии импортировать тексты или таблицы в традиционных стандартных форматах. Выполните команду Вставка/Файл или Файл/Открыть. Ма­нипулируя при необходимости полями списков Тип файла и Папка, отобразите на экране список файлов. Двойным щелчком или путем выделения и нажатия ОК выбе­рите нужный файл.

Если в диалоговом окне команды Сервис/Параметры на вкладке Общие установлен флажок Подтверждать преоб­разование при открытии, то на экране появится диалого­вое окно Преобразование файла. Если это флажок не установлен, Word выберет фильтр сам.

В большинстве ситуаций такой выбор дает корректный ре­зультат, но при работе с экзотическими форматами (и с ки­риллицей!) рекомендуется все-таки брать выбор фильтра в свои руки. Выберите нужный формат файла или подтвердите предлагае­мый по умолчанию. Нажатие ОК или [Enter] приводит к преобразованию и загруз­ке файла. Кнопка Отменить или клавиша [Esc] прерывает про­цесс импортирования.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2024 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.005 с) .

Как использовать связанный текст для обновления документов Word

Обновление одного и того же текста в нескольких документах Word может занять много времени, особенно если вам нужно отредактировать несколько документов. MS Word включает удобную функцию ссылки, которая упрощает этот процесс. Вот как связать один документ Word с другим документом Word.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Понимание связывания

Связывание полезно, если текст одинаков во всех документах, и когда текст необходимо обновить. Это очень специфический сценарий, но он может сэкономить много времени.

Например, 20 документов Microsoft Word настроены на печать 20 листов адресных этикеток, и на каждой странице есть десятки этикеток. Если адреса в этих 20 документах Word необходимо обновить в будущем, не обновляйте каждый документ вручную. Вместо этого сделайте отдельный документ, в котором перечислены адреса. Затем свяжите 20 документов с одной страницей адресов, чтобы при обновлении адреса обновился и любой документ, который ссылается на него.

Другой пример — когда несколько документов Word включают имя и контактную информацию нового сотрудника, и эти документы передаются каждому новому сотруднику. Вместо того, чтобы вводить эту информацию в каждый документ, вставьте ссылку на документ, содержащий информацию о сотруднике. Таким образом, их контактная информация всегда верна и отформатирована одинаково в каждом документе.

Этот тип текстовых ссылок отличается от гиперссылок, при нажатии на которые открываются веб-страницы или другие файлы.

Как вставить текстовую ссылку в Word

Используйте текстовые ссылки для одновременной замены текста в нескольких документах Word. Текстовые ссылки полезны, когда вы вставляете один и тот же блок текста в несколько документов, и этот текст необходимо будет обновить в какой-то момент.

1. В новом документе Microsoft Word введите текст, на который вы собираетесь ссылаться из других документов. Отформатируйте его так, как вы хотите, чтобы он отображался в документах. Например, этот документ может содержать 20 адресов или контактную информацию нового сотрудника.
2. Сохраните файл, чтобы создать ссылку. Сохраните файл в любом месте и запишите это место. If вы перемещаете файл, содержащий текст, вставляете обновленную ссылку на текст во всех связанных документах.
3. Выделите текст, который хотите связать.
4. Щелкните правой кнопкой мыши или нажмите и удерживайте выделенный текст, затем выберите копировать. Чтобы использовать клавиатуру, нажмите Ctrl + C на ПК или Command + C на Mac.
5. В документе, который будет содержать связанный текст, поместите курсор в то место, куда вы хотите поместить связанный текст. Расположение связанного текста можно изменить позже, как и при перемещении любого текста.
6. К Главная Вкладка, выберите макаронные изделия стрелка раскрывающегося списка и выберите Специальная вставка.
7. в Специальная вставка диалоговое окно, выберите Вставить ссылку.
8. Чтобы вставить связанный текст точно так, как он отображается в исходном документе, выберите Форматированный текст (RTF).
9. Выбрать OK.
10. Повторите этот процесс столько раз, сколько вам нужно для каждого документа, который вы хотите связать с исходным текстом.

Categories Wiki

Как вставить содержимое одного документа Word в другой

При работе с документом в Word вы можете обнаружить, что вам нужно вставить текст из другого документа Word. Может быть, вы сотрудничаете с другими и объединяете несколько частей, например.

В Office 2016 есть лучший способ совместной работы над документами, но могут быть случаи, когда коллеге-сотруднику необходимо работать в автономном режиме, и они отправляют вам документ для интеграции в основной документ. Итак, мы покажем вам, как вставить содержимое файла Word в другой файл Word для ситуаций, когда совместная работа в Интернете невозможно. (Конечно, вы можете просто открыть второй документ, скопировать и вставить его текст, но метод ниже часто быстрее.)

Для целей этой статьи мы будем называть вставляемый файл «исходным» файлом, а файл, в который вы вставляете исходный файл – «целевым» файлом.

Чтобы вставить содержимое исходного файла Word в целевой файл Word, откройте целевой документ, поместите курсор туда, куда вы хотите вставить исходный файл, а затем нажмите вкладку «Вставить».

В разделе «Текст» нажмите кнопку «Объект» и выберите «Текст из файла» в раскрывающемся меню.

Откроется диалоговое окно «Вставить файл». Перейдите в папку, содержащую исходный файл, который вы хотите вставить, и выберите файл. Затем нажмите «Вставить».

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете вставить текст из текстового (.txt) файла.

Все содержимое исходного файла (текст, изображения, таблицы и т. Д.) Будет вставлено в курсор в целевом документе.

При вставке текста из исходного документа, стили которого используют те же имена, что и в целевом документе (например, стиль «Нормальный»), стиль в целевом документе имеет приоритет. Если вы хотите сохранить форматирование текста из исходного документа, убедитесь, что стиль, применяемый к этому тексту в исходном документе, имеет имя, отличное от любого из стилей в целевом документе. Итак, если вы хотите, чтобы текст из исходного документа выглядел так же, как текст в целевом документе, чтобы форматирование было согласованным, у вас все хорошо. Все, что вам нужно сделать, это вставить файл или его часть, как описано в этой статье.

Вы также можете вставить текст из текстового (.txt) файла, но в этом случае вам нужно вставить весь файл, потому что вы не можете добавлять закладки в текстовые файлы.

Ранее мы описали прием, в котором можно поместить общее содержимое в один документ Word и ссылаться на него в других документах Word. Содержимое будет даже автоматически обновляться во всех ваших документах, если вы измените его в общем документе, потому что они связаны с помощью поля. Эта функция отличается от вставки файлов, как описано в этой статье, поскольку при вставке содержимого из исходного файла в целевой файл отсутствует связь между исходным файлом и целевым файлом. Таким образом, при изменении содержимого в исходном файле это содержимое не обновляется в целевом файле.