Комментарии в Microsoft Word — превосходный способ донести до пользователя информацию о его ошибках и неточностях, внести уточнения в текст или указать на изменения, которые следует сделать. Эта функция особенно полезна при совместной редакции документов.
Комментарии в Word располагаются в виде отдельных выносов, которые можно увидеть на полях документа. При необходимости примечания можно скрыть, но удалить их не так просто. В данной статье мы расскажем, как создавать комментарии в Ворде.
Вставка примечаний в документ
Рекомендация: Если вы хотите, чтобы примечание касалось всего текста, добавьте его в конце документа.
Перейдите во вкладку “Рецензирование” и нажмите там кнопку “Создать примечание”, расположенную в группе “Примечания”. 
Рекомендация: Чтобы ответить на ранее оставленное примечание, нажмите на его выноску, а затем выберите кнопку "Создать примечание". В открывшейся выноске введите нужный текст.
Изменение примечаний в документе
В случае, если примечания на отображаются в документе, перейдите во вкладку “Рецензирование” и нажмите на кнопку “Показать иборьбы”, расположенную в группе “Отслеживание”.
Если ссылки в документе не видны или отображается только часть примечания, вы можете изменить его в режиме просмотра. Чтобы открыть или закрыть это окно, выполните нижеуказанные действия:
- Нажмите кнопку “Иборьбы” (ранее “Область проверки”), которая расположена в группе “Запись исправлений” (ранее “Отслеживание”). Если необходимо переместить окно проверки в конец документа или нижнюю часть экрана, кликните по стрелке, расположенной около этой кнопки.
- В выпадающем меню выберите “Горизонтальная область проверки”.
Изменение или добавление имени пользователя в примечаниях
При необходимости в примечаниях можно будет изменить текущее имя пользователя или внести новое.
Чтобы это сделать, выполните следующие пункты:
ВНИМАНИЕ: Указанное вами имя и инициалы пользователя будут изменены во всех приложениях из пакета “Microsoft Office”.
Замечание: Если изменения имени и инициалов пользователя касались исключительно его комментариев, то они будут актуальны только для комментариев, сделанных после внесения изменений. Ранее добавленные комментарии не подвергнутся обновлению.
Удаление примечаний в документе
В случае необходимости вы можете удалить заметки, предварительно приняв или отклонив их. Для более глубокого понимания этой темы мы советуем ознакомиться с нашей статьей:
Работа с примечаниями и режимом иборьбы
03 Суббота Июль 2010
Вступление
В данной статье речь пойдет об использовании в работе примечаний и различных возможностей режима правки. Прочитав данную статью, вы сможете эффективно вносить поправки в документ, либо добавлять необходимые примечания, например, для последующего редактирования документа, научитесь работать с режимом иборьбы и освоите основные вопросы, с этим связанные.
Добавление примечания
Примечание, это текстовое пояснение, которое выносится за границы рабочей области документа, то есть на поля. Примечания часто называют комментариями к документу, а примечания разных рецензентов окрашиваются различным цветом, что позволяет их легко отличать друг от друга. Кроме того, примечания можно вывести на печать. Чтобы добавить примечание, сделайте следующее:
Чтобы вернуться к работе с текстом документа, щелкните в любом месте рабочей области документа
Рисунок 1. Добавление примечаний
Скрытие и отображение примечаний в документе
Если вас отвлекают примечания, от чтения или редактирования основного текста документа, а такое вполне возможно, когда примечаний достаточно много, можно отключить их отображение. Для этого сделайте следующее:
Чтобы показать скрытые примечания, сделайте следующее:
Рисунок 2. Скрытие и отображение примечаний
Редактирование примечаний
Часто возникает необходимость в корректировке текста примечания, например, примечание было определено неверно или недостаточно точно. Чтобы внести изменения в уже созданное примечание, сделайте следующее:
Рисунок 3. Редактирование примечаний
Последовательное перемещение по примечаниям
Если в документе примечания расположены с большими промежутками, например, на одной странице их может быть около десяти, а следующее примечание окажется через две-три страницы, возникает необходимость оптимизировать работу с ними. Иными словами, как можно организовать процесс так, чтобы не перелистывать страницы в поисках следующего примечания, и при этом избежать лишних кликов в области примечаний для выделения нужного? В Word 2010 есть отличный способ внесения изменений, который позволяет перемещаться от одного примечания к другому, выбирая необходимое. Для этого выполните следующие действия:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Изменения» нажимайте кнопки «Далее» — для перехода к следующему примечанию, и «Назад» — для перехода к предыдущему;
- Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Примечания» нажимайте кнопки «Следующее» — для перехода вперед, и «Предыдущее» — для перехода назад;
- Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа
Рисунок 4. Последовательное перемещение по примечаниям
Удаление примечания
Чтобы удалить примечание, сделайте следующее:
Рисунок 5. Удаление примечания
Так же, удалить примечание можно, если удалить участок текста, помеченный примечанием.
Удаление всех примечаний в документе
Если вы хотите полностью избавиться от всех добавленных в документ «Примечаний», например, когда вы закончили правку документа, в который собственноручно добавляли примечания, чтобы качественно провести редактирование. Или вы категорически не согласны с вашим рецензентом, который, на ваш взгляд, с пристрастием анализировал ваш документ, и считаете что и так «все замечательно», а примечания вас попросту раздражают – их можно удалить одним махом. Для этого сделайте следующее:
Рисунок 6. Удаление всех примечаний в документе
Режим иборьбы
Режим иборьбы служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные иборьбы. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им иборьбы.
Настройка режима иборьбы
Чтобы настроить режим иборьбы, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:
Рисунок 7. Параметры исправлений
Объем исправлений
Если вы хотите исключить определенный вид исправлений из учета, выполните следующие действия:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать иборьбы»;
- В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов
Отображение исправлений
Рисунок 8. Объем отображаемых исправлений
Индикатор режима иборьбы
Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима иборьбы на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:
>
Рисунок 9. Включение индикатора режима иборьбы
Включение режима иборьбы
И так как мы уже заговорили о режиме иборьбы, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:
1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима иборьбы. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там где это вам необходимо.
Область проверки
Область проверки показывает все иборьбы в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти иборьбы, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.
Положение области проверки
Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:
Рисунок 10. Вертикальная и горизонтальная панели рецензирования
Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».
Просмотр исправлений
В Word 2010 по умолчанию для показа изменений, касающихся удаления или перемещения текстовых блоков и редактирования форматирования, предусмотрено отображение правок в виде сносок. Остальные изменения отображаются прямо в тексте. Чтобы изменить способ просмотра правок на что-то другое, следует выполнить следующие действия:
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»
- В открывшемся меню выберите пункт:
- «Измененный документ» — аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием;
- «Исходный документ: показать иборьбы» – показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике;
- «Исходный документ» – показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Другими словами если вы добавили несколько абзацев в исходнике, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его, и внести затем недостающие иборьбы в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию)
Рисунок 11. Просмотр исправлений
Принятие/отклонение внесенных изменений
Внесенные во время записи иборьбы не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:
Рисунок 12. Принятие и отклонение исправлений
Когда вы примите все иборьбы в документе, появится следующее окно (рис 13), подтверждающее что вы приняли все необходимые иборьбы и удалили примечания.
Рисунок 13. Сообщение об отсутствии в документе примечаний и исправлений
Принятие всех исправлений в документе
Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним махом, и таким образом, сэкономите массу времени. Для этого сделайте следующее:
Отклонение всех исправлений в документе
В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все иборьбы. Если у вас есть рецензент, это ему вряд ли понравится, но головной боли вы уж точно избежите. Для этого сделайте следующее:
