Для пользователя, который не слишком уверен в своих знаниях о возможностях приложения Microsoft Word, задача по созданию и оформлению оглавления текстового документа может показаться сложной. Однако не нужно паниковать — «Содержание» можно разработать быстро и без особых проблем. Как это сделать? Подробности от «Лента.ру».
Зачем нужно оглавление
Содержание текстового документа может быть полезно в разных случаях:
В любом случае это значительно облегчает ориентирование в тексте.
Работа с оглавлением не занимает много времени и не требует особых навыков
Кроме того, имеется не только вручную созданное оглавление, но и автоматически формируемое, что значительно упрощает работу.
Подготовка документа
Форматирование заголовков
Для того чтобы задать стиль заголовку, следует его выделить и нажать на нужный стиль в верхней панели инструментов. Если подходящего стиля нет в этом меню, можно воспользоваться сочетанием клавиш Alt + Ctrl + Shift + S — это откроет дополнительную панель с полным списком доступных стилей.
Нумерация страниц
Помимо этого, не стоит забывать и о предварительной нумерации страниц документа. Ведь каждый пункт содержания должен соотноситься с конкретной страницей. Чтобы пронумеровать текстовый файл, нужно открыть вкладку «Вставка», кликнуть на «Колонтитулы» и выбрать «Номер страницы», после чего определить вид нумерации и применить его.
Создание оглавления
Шаг 1. Выбор места размещения оглавления
Шаг 2: Вставка оглавления через вкладку «Ссылки»
Автоматическое
Чтобы автоматически сформировать оглавление, нужно:
- перейти в раздел «Ссылки» и кликнуть на кнопку «Оглавление»;
- затем выбрать пункт «Автособираемое оглавление 1» и подтвердить свое действие, нажав «Добавить оглавление».
Программа Word автоматически сформирует оглавление на основе тех фраз в вашем документе, которые вы выделили с помощью одного из доступных стилей. Каждый элемент содержания будет представлен с помощью точек и номера страницы, где он расположен.
Если зажать клавишу Ctrl и кликнуть на любой элемент оглавления, вы мгновенно перейдете на страницу с соответствующим разделом документа. То же самое происходит и в обратном направлении — если вы наведете курсор на номер страницы, появится подсказка, напоминающая о том, что для навигации по документу можно воспользоваться оглавлением.
Ручное
Чтобы вставить оглавление вручную:
В ручном оглавлении с заголовками и номерами страниц придется разбираться самостоятельно — вносить их названия и при необходимости прибегать к редактуре.
Шаг 3: Настройка внешнего вида оглавления
Изначально оглавление имеет стандартный вид — даже если предварительно были отформатированы заголовки по тексту. Если есть желание, чтобы стиль оглавления соответствовал стилю подзаголовков, нужно проделать следующие шаги:
Помимо стилей, можно редактировать и другие параметры оглавления — все в том же контекстном меню. Так, например, можно изменить шрифт, абзац, маркеры и тип нумерации
Однако в этом случае не стоит применять сразу ко всему оглавлению единое форматирование, так как при следующем обновлении содержания такое оформление будет сброшено.
Редактирование оглавления
Увеличить количество разноуровневых заголовков
Как увеличить возможное количество уровней заголовков в содержании?
Обновить оглавление
Важнейшее преимущество автособираемого типа содержания — это его автоматическое обновление. Поэтому, если в процессе работы над документом меняются названия заголовков или сдвигается нумерация страниц, это все сразу же отображается и на оглавлении. Однако все равно лучше перепроверить, все ли у программы получилось верно, и при необходимости обновить оглавление самостоятельно.
Как обновить оглавление?
При ручном же оглавлении с названиями разделов и номерами страниц придется поработать отдельно, внося все изменения самостоятельно. Такой вид содержания автоматически не обновляется.
Итак, делать оглавление в Ворде не так уж и сложно. Как правило, для этого требуются всего пара секунд и три клика мыши. Не стоит пренебрегать удобным инструментом программы Microsoft, ведь благодаря ему навигация по документам значительно упрощается.
Как сделать заголовки, оглавление и нумерацию страниц в Word
Оглавление и нумерация страниц — два элемента структуры практически любого документа среднего и большого размера: книга, брошюра, бизнес-план, отчет, реферат или диплом. Благодаря им читателю гораздо удобнее ориентироваться в содержании, быстро находить нужные главы, понимать объем материала. Для создания оглавления и колонтитулов с номерами Word предоставляет все необходимые инструменты. Расскажем обо всех нюансах оформления.
Подготовка структуры документа
Перед тем как сформировать оглавление, следует тщательно разработать логическую структуру вашего материала и разделить его на части с заголовками и подзаголовками. Это необходимо не только для удобства пользователей, но и является залогом правильного составления оглавления.
Оптимальная структура такова:
Количество уровней зависит от объема и сложности информации. Для небольшой брошюры достаточно двух, для монографии может потребоваться и четыре-пять. Главное — чтобы текст логически распадался на разделы, а заголовки точно отражали их суть и были понятные.
Стили заголовков и подзаголовков
Когда структура готова, приступаем к формированию заголовков. Для автоматического создания оглавления в Word используют стили. Это обязательное условие, в противном случае оглавление не сформируется.
Стиль в Word — это именованный набор форматирования, который включает шрифт, его начертание, размер, выравнивание, отступы и интервалы. Стили позволяют быстро и единообразно оформлять однотипные элементы документа.
Создание заголовков
Приступаем к созданию заголовков в тексте. Сами заголовки пишем обычным текстом в нужных местах документа. Это могут быть названия глав, разделов, параграфов. Например, первая глава называется «История вопроса». После нее идет вторая глава — «Актуальные проблемы».
Пока Word воспринимает их как обычные абзацы текста. Чтобы превратить абзацы в заголовки, нужно применить к ним специальные стили.
Разметка заголовков стилями
Чтобы Word распознал текст как заголовки, необходимо разметить их стилями :
Обзор стилей заголовков в Word
Подробнее разберем предусмотренные в Word стили и особенности их использования для структурирования документа.
Вставка оглавления
Когда весь документ готов, а заголовки размечены, можно приступать к созданию оглавления. Word сгенерирует его автоматически.
Где разместить оглавление?
Определитесь, где в документе будет находиться оглавление. Наиболее разумным вариантом является размещение его сразу после титульного листа. В некоторых случаях его могут разместить в конце, после основного текста, однако такой подход подходит лишь для коротких работ.
Как добавить оглавление
Поместите курсор туда, где должно быть оглавление. На вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» нажмите кнопку «Оглавление» и выберите нужный автоматический вариант — сразу после заголовка или на отдельной странице. Как правило, используют первый вариант. Word мгновенно сгенерирует оглавление, в котором будут точно так же, как в тексте, отражены все заголовки с указанием страниц.
Можно сразу переходить к форматированию или на этом остановиться. Уже на данном этапе оглавление полностью рабочее.
Форматирование оглавления
По умолчанию оглавление оформлено стандартно: шрифтом Times New Roman размером 12 пунктов. Но его можно изменить под нужный стиль. Например, сделать шрифт более крупным и читабельным. Для этого выделяем весь текст оглавления, заходим на вкладку «Главная» и выбираем подходящий размер, например, 14 пунктов. Также по желанию можно менять тип начертание, межстрочный интервал и другие параметры.
Варианты дизайна оглавления
Также на вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» есть готовые варианты оформления. Нажмите стрелочку справа от кнопки «Оглавление». Здесь можно выбрать цветные, черно-белые стили с разными шрифтами, интервалами, фоном. П осле выбора любого оформления можно дополнительно отредактировать параметры вручную на вкладке «Главная».
Работа с оглавлением
Оглавление готово, но на этом работа с ним не заканчивается. В процессе редактирования документа содержимое и структура могут меняться, будут добавляться или удаляться целые разделы. Эти изменения должны корректно отражаться в оглавлении. Рассмотрим основные сценарии.
Обновление оглавления
Если в основной части документа пользователь внес изменения, добавил или удалил целые главы, нужно обновить оглавление, чтобы изменения вступили в силу. Для этого щелкните левой кнопкой мыши в любом месте оглавления. Затем нажмите правой кнопкой и в открывшимся контекстном меню выберите команду «Обновить поле». Word сравнит текущее состояние документа с существующим оглавлением и внесет все необходимые иборьбы. Эту операцию рекомендуется выполнять каждый раз после серьезных правок документа, чтобы информация в оглавлении соответствовала действительности.
Изменение уровней оглавления
Бывает ситуация, когда определенные пункты оглавления «зависают» на неправильном уровне, например, глава отображается как параграф или наоборот. Чтобы исправить это, меняйте уровни прямо в оглавлении, а не в основном тексте.
Выделите пункт оглавления, который хотите переместить на другой уровень вверх или вниз. На вкладке «Ссылки» в группе «Оглавление» нажимайте кнопку «Повысить уровень» или «Понизить уровень» столько раз, сколько нужно. Пункт плавно перетечет на требуемую позицию в структуре. Обновите оглавление, и изменения зафиксируются.
Также уровни можно поменять, если нажать на маркер у пункта правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираете нужный уровень вручную — «Уровень 1», «Уровень 2» и т.д.
Исправление ошибок в оглавлении
В некоторых случаях в оглавлении могут появляться ошибки, такие как повторяющиеся или некорректные пункты. Нет необходимости исправлять эти элементы вручную. Оптимальным вариантом будет полностью удалить поврежденное оглавление и создать новое с нуля, следуя описанным ранее шагам.
Нумерация страниц
Ни одна печатная работа не обходится без нумерации страниц. Добавить колонтитулы с номерами в Word не составит труда.
Где размещают номера страниц
По умолчанию номера страниц располагаются внизу страницы или в колонтитуле. Колонтитул — это специальная область вверху или внизу листа, где кроме номеров можно разместить автора, название, дату, логотип. Чаще всего номера добавляют в нижний колонтитул слева или справа. Также допустим вариант с размещением их в центре.
Способы добавления номеров
Автоматический вариант удобен тем, что Word самостоятельно проставит номера на всех листах без участия пользователя в соответствии с настройками. Для автонумерации на вкладке «Вставка» в группе «Колонтитулы» нажимаем кнопку «Номер страницы» и выбираем формат.
Ручная вставка подходит в случае, если нужна нумерация нестандартного вида или отдельные номера на титульном листе. Щелкаем в колонтитуле, где будут номера, затем на вкладке «Вставка» выбираем «Номер страницы».
Настройка параметров нумерации
При любом способе нумерации можно изменить настройки: вид колонтитула, формат и положение номера на странице. После добавления нумерации нажмите на нее правой кнопкой мыши и выберите команду «Формат номера страниц». Другой способ: через вкладку «Вставка» в группе «Колонтитулы» → «Номер страницы» → «Формат номера страницы». Откроется окно параметров.
Положение номера на странице
Здесь можно указать точное положение на листе: вверху, внизу, в углу, в центре страницы. Также есть различные варианты колонтитула: простой нижний, верхний, оба вместе или первый вид на четных, второй на нечетных. Выравнивание номера тоже можно настроить: по левому краю, центру, ширине.
Формат номера страницы
Важная настройка — нужное отображение номера:
Также можно добавить текст (например, слово «страница»), разделитель перед или после номера.
Проблемы с нумерацией страниц
Номера на титульной странице
Если не нужна нумерация на титульном листе или она должна отличаться, уберите ее вручную. Для этого дважды щелкните в колонтитуле этой страницы и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
Как сделать оглавление в Word: убийственно простой способ
В данной статье мы объясним, как легко создать и обновить оглавление в Microsoft Word. Всего за три клика вы сможете добавить оглавление в Word — и вот как это сделать.
Для примера используем Word 2013, однако, процесс будет аналогичным и для Word 2010, и для Word 2007, и для Word 2011 на Mac. Можете посмотреть короткую видеоинструкцию или почитать, как это сделать по пунктам.
Вставка оглавления в Word
Если это уже сделано, для вставки оглавления осталось выполнить следующие действия:
Если нет отформатированных заголовков
Когда все заголовки будут отформатированы при помощи стилей, перейдите на вкладку Ссылки и вставьте оглавление.
Вставка настраиваемого оглавления
По умолчанию, автособираемое оглавление в Word включает только заголовки первых трех уровней. В более длинных документах, впрочем, присутствует более детальная разбивка по разделам.
После этого нужно перейти на вкладку Ссылки и выбрать Оглавление > Настраиваемое оглавление. В отобразившемся окне на вкладке Оглавление установите переключатель Уровни в значение 4 и нажмите ОК. Заголовки будут включены в оглавление.
Форматирование оглавления
Не рекомендуется выделять оглавление целиком и применять к нему единое форматирование. Причина этому следующая: когда вы будете обновлять оглавление, это форматирование будет сброшено.
Обновление оглавления
По мере того как вы редактируете документ, в него могут добавиться новые заголовки, а порядок страниц — измениться. Таким образом, оглавление станет неактуальным и его придется обновить. Вот как это делается:
Оглавление будет автоматически приведено к актуальному состоянию.
На заметку
Изображения: эксклюзивные, pixabay.com
