При формировании текстового документа в Microsoft Word может возникнуть необходимость добавить оглавление.
Если выполнять эту задачу вручную, не используя инструменты редактора, это может занять довольно много времени.
Для упрощения этого процесса и экономии времени я продемонстрирую полезные функции для создания и обновления оглавления.
Также мы будем помечать свои стили для включения их в оглавление. Поначалу в редакторе помечены только 3 основных стиля.
Однако, если мы захотим применить собственные стили и включить их в содержание, нам потребуется установить для этих стилей уровень иерархии.
Приступим к делу!
Задаем стили заголовкам
На самом деле, создать оглавление в Microsoft Word довольно просто. Особенно если в вашем документе используются уже готовые заголовки, которые программа может распознать и выбрать для оглавления.
Вот о чем я говорю.
Чтобы составить оглавление, текстовый процессор ищет текст в документе, который имеет заданный стиль или метку.
По умолчанию Word ищет заголовки, к которым применяются предустановленные стили заголовков.
Таким образом, все готово для создания моего оглавления.
Пока присвойте и своим заголовкам такие стили. А в другой статье мы более подробно рассмотрим способы подготовки заголовков перед созданием оглавления.
Создание оглавления в Mocrosoft Word
Здесь рассмотрим два способа создания содержания документа.
Первый способ
Теперь, чтобы создать оглавление, нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы поместить указатель мыши в начало документа, в котором требуется добавить оглавление.
Затем открываем вкладку «Ссылки«, нажимаем кнопку «Оглавление«.
В меню «Оглавление» можно выбрать один из двух автоматических стилей. Выберем стиль «Автособираемое оглавление 1«.
Программа Ворд создаст оглавление.
Оно содержит заголовки каждой части документа, а также номера страниц. Щелкните на оглавление, чтобы оно выделилось.
Кроме того, каждый элемент содержания связан с соответствующим разделом документа, как показано во всплывающей подсказке (рис. ниже).
Для того чтобы показать данную функцию, удерживайте клавишу CTRL и нажмите на эту ссылку левой кнопкой мыши, и вы мгновенно окажетесь в соответствующем разделе.
Второй способ
Другой способ создания оглавления — нажать кнопку «Оглавление» и вместо автоматического стиля выбрать в нижней части меню пункт «Оглавление«.
Откроется диалоговое окно «Оглавление«, в котором можно изменить параметры, а затем создать или заменить оглавление.
Например, если в оглавление требуется включить только заголовки верхнего уровня, следует изменить число в поле «Уровни» (3) с трех на один.
При нажатии кнопки «Ок» предлагается заменить текущее оглавление, и мы нажимаем кнопку «Да«.
Обновление оглавления
Если в документ добавить содержимое, то потом обязательно потребуется обновить оглавление, чтобы включить новый раздел.
В Microsoft Word нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы перейти к началу документа и текущему оглавлению.
Обновить таблицу можно тремя различными способами.
Это оглавление содержится в поле, имеющем вкладку в верхней части, и на вкладке есть команда «Обновить таблицу«.
Выберем эту команду.
Представлены два варианта для выбора:
- обновить только номера страниц
- обновить таблицу.
Нам требуется включить новое приложение, поэтому обновим всю таблицу.
Теперь в нижней части обновленного оглавления появится новый раздел.
Еще один способ обновить оглавление — щелкнуть область внутри него и нажать клавишу F9.
А третий способ — открыть вкладку «Ссылки» и нажать кнопку «Обновить таблицу» (4).
Обратите внимание, что для запуска этой команды не требуется устанавливать указатель мыши в оглавление.
Включаем свои стили заголовков в оглавление Word
Ниже покажу, как это сделать.
Проверяем стили заголовков
В своем документе я для заголовков использую стили, которые не являются встроенными. Прежде чем создавать оглавление необходимо настроить в Microsoft Word распознавание этих стилей.
Сначала проверим имена стилей заголовков.
Для удобства у меня уже открыта область задач стилей. Щелкнем заголовок первого уровня (1), чтобы проверить его имя стиля; примененный стиль — «Название«.
При нажатии на заголовок второго уровня (2) становится очевидным, что к нему был применен стиль «Подзаголовок».
Также я создал заголовок третьего, к которому применил свой стиль и назвал его «Подзаголовок 2«.
Назначаем уровень оглавления стилям заголовков
Теперь, зная точно имена стилей, закроем область задач «Стили» и перейдем к следующему этапу.
Нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы поместить указатель мыши в начало документа, в котором требуется добавить оглавление.
Затем открываем вкладку «Ссылки«, нажимаем кнопку «Оглавление» и выбираем в нижней части меню пункт «Оглавление«.
Откроется диалоговое окно «Оглавление«, позволяющее изменить параметры до создания оглавления.
Чтобы внести изменения в стили, по которым Word осуществляет поиск, нажимаем кнопку «Параметры«. В диалоговом окне «Параметры оглавления» (рисунок ниже) в левом столбце отображаются стили, доступные для создания оглавления.
Как обычно, верхние три встроенных заголовка выбраны по умолчанию. В правом столбце указывается уровень оглавления, которому должен назначаться стиль.
В данный момент стили заголовка 1, 2 и 3 назначены соответственно уровням оглавления 1, 2 и 3.
Можно оставить эти параметры по умолчанию. Однако нужно пометить свои дополнительные стили, указанные ниже в списке.
В моем примере будут использоваться: «Название«, «Подзаголовок» и «Подзаголовок 2«. Теперь можно присвоить каждому из них соответствующий уровень в оглавлении.
Стиль «Название» является заголовком верхнего уровня, поэтому введем цифру «1» в поле столбца уровня оглавления.
«Подзаголовок» соответствует второму уровню, поэтому введем цифру «2»в поле столбца уровня оглавления. А «Подзаголовок 2» является заголовком третьего уровня, поэтому ему назначим уровень оглавления 3.
Нажимаем дважды последовательно кнопку «Ok», чтобы закрыть диалоговое окно параметров и создать новое оглавление.
После этого вы увидите новое оглавление в котором будут учтены все выбранные заголовки на соответствующих уровнях.
Если в Ворде используете другие стили для своих заголовков, то таким же способом вам необходимо задать им необходимый уровень, чтобы создать правильное оглавление.
Теперь вы знаете, как без особого труда можно создавать оглавление в Microsoft Word и обновлять его по мере наполнения текстового документа.
Как создать макросы в "Ворде" — пошаговое описание и рекомендации
А вы знали, что часто повторяемые действия в текстовом редакторе Word последних версий (2007, 2010, 2013, 2016) можно автоматизировать? Достигается это путем создания макросов в "Ворде". Что это, как их сделать, включить/отключить, как открыть файл с такими элементами, мы обязательно разберем далее.
Что это — макросы в "Ворде"?
Макрос — это комплекс инструкций, группируемых в единую команду для автоматического выполнения того или иного задания. Пишутся они на языке Visual Basic в редакторе с одноименным названием.
Чаще всего макросы применяются пользователем для:
Итак, макросы в "Ворде" позволяют объединить множество операций в одно целое действие. Для выполнения этого достаточно использовать сочетание клавиш или кликнуть на кнопку на панели быстрого доступа.
Word 2010-2016: запись макроса, запускающегося кнопкой
Разберем, как создать макрос в "Ворде" этого типа:
Вы увидите, что на панели быстрого доступа появилась кнопка созданной вами команды. Нажав на нее, вы автоматически выполните записанную последовательность действий.
Word 2010-2016: запись макроса, запускающегося комбинацией клавиш
Теперь разберем, как создать макрос в "Ворде", который активируется нажатием сочетания кнопок:
Теперь установленным сочетанием клавиш вы можете активировать созданный комплекс команд.
Word 2007: начало создания макроса
Теперь расскажем, как сделать макрос в "Ворде 2007". Процесс немного отличается от того, что представлен для поздних версий этого текстового редактора.
Первым делом вам нужно активировать вкладку разработчика:
Теперь переходим непосредственно к созданию комплекса команд:
Word 2007: три варианта записи макроса
Далее вы можете пойти тремя путями.
Запись без привязки. Вы пишете макрос, не связывая его ни с кнопкой, ни с сочетанием клавиш. Для этого достаточно нажать на ОК.
Связывание макроса с кнопкой. Рекомендуется действовать следующим образом:
- Щелкните на "По кнопке".
- В "Настройки панели быстрого доступа" выберите все документы или отдельный файл, где можно применять этот макрос.
- В окне "Выбрать команды" нажмите на нужный макрос. Затем — щелчок на "Добавить".
- Для настройки кликните на "Изменить".
- В "Символе" выберите значок для кнопки.
- "Отображаемое имя" — наименование макроса.
- Два раза кликните на ОК, чтобы начать запись.
Привязка макроса к сочетанию клавиш. Здесь следующий путь:
Далее путь становится единым для всех вариантов:
Открытие файлов с макросами
Включение макросов
Как включить макросы в "Ворде"? Есть три варианта.
При появлении панели сообщений. Как только вы открываете файл с макросами, перед вами на экране выходит желтое окошко с щитом и просьбой включить данный комплекс команд. Только если вы уверены в надежности источника документа, нажмите на панели "Включить содержимое".
С помощью представления Backstage. При открытии файла с макросами сделайте следующее:
Включение на время открытия документа. Можно сделать макросы активными только на период работы с определенным файлом. Когда вы его уже закроете и запустите заново, их снова придется включать. Для такого варианта следующий алгоритм:
Отключение макросов
Напоследок разберем, как убрать макросы в "Ворде":
Создание макросов имеет свои особенности в различных версиях текстового редактора "Ворд". А при открытии файла с данной группой команд в данной программе вы можете выбрать, включать или не активировать их.
