Что такое «режим правки» в Microsoft Word и для чего он нужен?
В Microsoft Word доступна масса уникальных инструментов для совместного использования и рецензирования документов, ключевую роль среди которых играет режим правки. Этот режим предоставляет возможность вносить корректирующие правки в текст, примечания и комментарии, после чего вы можете передать документ другому лицу. Тот, в свою очередь, ознакомится со всеми сделанными иборьбыми, при желании внесет соответствующие корректировки, и передаст текст в конечный пункт, либо отправит его обратно рецензенту по электронной почте для повторного просмотра. Таким образом, становится возможной совместная работа над документами Microsoft Office.
Как работает режим правки в Microsoft Word 2003?
В Office 2003 функция режима правки пребывает практически в зачаточном состоянии в сравнении с более поздними версиями продукта, хотя все ключевые моменты здесь уже доступны. Чтобы активировать режим правки в Word 2003, зайдите в верхнее меню программы и обратитесь к разделу «Сервис». Далее выберите пункт «Иборьбы».
После этого режим правки будет задействован и включен. В результате в верхней части рабочего окна появится специальная панель, позволяющая работать с корректирующими вносками, иборьбыми, комментариями и примечаниями.
Чтобы добавить новое примечание к тексту, нажмите соответствующую кнопку на панели режима правки, либо выберите пункт меню «Примечание» в разделе «Вставка».
Теперь все текстовые правки будут отображаться в виде сносок в правой части рабочей формы. Удалив или заменив слово или фразу, вы увидите соответствующее примечание, сообщающее о внесенных изменениях, после чего вы можете согласиться с ними или отклонить их, воспользовавшись соответствующими кнопками на этой же панели. Вы можете выделить фрагмент текста другим цветом, что также будет элементом правки вашего Word-файла.
Как использовать режим правки в Word 2007, 2010?
Word 2007-го года выпуска получил все функциональные и визуальные изменения в соответствии с переходом на движок Aero в Windows редакции Vista и 7. Аналогичным образом изменились и возможности панели «Рецензирование». Теперь категории примечаний и исправлений оказались полностью разграничены, и, стало быть, управлять этими объектами стало возможным как отдельными сущностями.
Появились мощные инструменты для защиты документов от форматирования и редактирования. Также была добавлена новая категория «Выноски», служащая для управления и конфигурирования изменений и модификаций текстовых файлов на уровне сносок в правой части рабочего окна. Разработчики также привнесли возможность контроля над различными типами исправлений, включая примечания, рукописные примечания, добавление и удаление фрагментов текста, форматирование и выделение области исправлений.
Как и ранее, можно принять или отклонить дискретные индивидуальные правки, продолжая рецензирование документа или финализируя его, тем самым отправляя текстовый файл далее по цепочке клиенту или для повторного просмотра ревьюером. Во всем перечисленном вам поможет подраздел «Изменения» в главном меню основной формы программного продукта.
В следующую версию Word’а, а именно релиз 2010-го года, функционал был перенесен практически без изменений. Кроме того, что была изменена графическая тема, крупных и каких-либо заметных модификаций привнесено не было. Весомый скачок был сделан лишь в 2013 году, когда вышла в свет версия Office’а, адаптированная под «восьмерку».
Как задействовать режим правки в Word 2013, 2016?
В Office 2013 функция режима правки буквально расцвела и преобразилась. Теперь панель рецензирования приобрела новые возможности, не доступные в ранних версиях Microsoft Office. Чтобы создать примечание, достаточно выделить фрагмент текста в редакторе и щелкнуть на соответствующей кнопке в категории «Рецензирование». После этого примечание будет создано.
Для инициализации трекинга всех исправлений в тексте стоит кликнуть на кнопке «Иборьбы» и оставить ее в нажатом состоянии.
Чуть ниже находится контекстное меню «Показать иборьбы». Воспользовавшись им, вы сможете указать, какие именно виды правок вы хотите отображать в структуре документа, а какие — нет.
Среди новых представленных фич в сравнении с ранними версиями продукта является возможность использовать запрет на отключение отслеживания. С его помощью вы можете физически запретить ревьюерам отключать трекинг правок. Вы можете наглядно сравнить несколько версий одного и того же документа (до правок и после них) и объединить несколько правок в одну. В действительности, функционал режима правки был существенно расширен после версии 2010 года и его более, чем достаточно для нужд индивидуальных пользователей и компаний middle-масштаба.
В наиболее актуальной на сегодняшний день версии текстового редактора Word 2016 были представлены фактически те же функции, что и в релизе 2013-го года. Поэтому, если вы уже устанавливали на свою систему предыдущую версию Word’а, с последним билдом никаких проблем уж точно не возникнет.
Видеоинструкция
Ответы на другие вопросы:
Включаем режим правки в Microsoft Word
В программе MS Word есть специальный режим работы, который позволяет вносить правки и редактировать документы, не изменяя при этом их содержания. Грубо говоря, это хорошая возможность указать на ошибки, не исправляя их при этом.
В режиме правки можно сделать иборьбы, добавить комментарии, пояснения, примечания и т.д. Именно о том, как активировать этот режим работы, и пойдет речь ниже.
- Откройте документ, в котором нужно включить режим правки, и перейдите во вкладку “Рецензирование”.
Примечание: В Microsoft Word 2003 для включения режима правки необходимо открыть вкладку “Сервис” и там выбрать пункт “Иборьбы”.
Нажмите на кнопку “Иборьбы”, расположенную в группе “Запись исправлений”. 
Помимо кнопок на панели управления, активировать режим правки в Ворде можно и с помощью комбинации клавиш. Для этого просто нажмите “CTRL+SHIFT+E”.
Если это необходимо, вы всегда можете добавить примечание, чтобы пользователю, который в дальнейшем будет работать с данным документом, было проще понять, где он допустил ошибку, что требуется изменить, исправить, убрать вовсе.
Внесенные в режиме правки изменения невозможно удалить, их можно принять или отклонить. Более подробно об этом вы можете прочесть в нашей статье.
Вот, собственно, и все, теперь вы знаете, как в Word включить режим правки. Во многих случаях, особенно, при совместной работе с документами, эта функция программы может оказаться крайне полезной.
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2020
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2020
Когда идет процесс согласования документа несколькими людьми, то очень важно выявлять внесенные правки. Например, если это внутреннее согласование проекта документа, то исполнителю, готовящему его, удобно просматривать только правки, а не вычитывать весь документ в их поиске после каждого согласующего лица. Если даже есть договоренность их выделять вручную (цветом шрифта, фоном или др.), то нет гарантии, что какую-то правку не забудут так выделить и она «не просочится» в итоговый документ незамеченной. Оказывается, можно включить в MS Word режим рецензирования и тогда делайте с текстом что хотите (удаляйте, добавляйте, переносите любые фрагменты) – и Word сам их выделит, ничего не упустив!
При дистанционной работе такой функционал становится все востребованнее не только при подготовке к подписанию документов, но и при разработке любых текстов несколькими людьми, находящимися на разных территориях. Ведь режим рецензирования кроме фиксации правок текста позволяет вставлять свои примечания (комментарии), где можно сразу пояснить коллеге, почему такая правка нужна, – это избавит от лишних созвонов и уточнений, устных пояснений.
А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!
Связанный материал
Новые возможности режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016
№ 12 / 2020
Связанный материал
Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)
№ 03 / 2021
Связанный материал
Согласование документов в СЭД
№ 10 / 2021
Связанный материал
Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической чистки текста
№ 11 / 2021
Отображение изменений в документе
Вот об этих возможностях мы вам сейчас и расскажем во всех деталях на примере MS Word 2010 – данная версия максимально распространена. А в следующей статье добавим к этому новшества из версии 2016 года.
Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Иборьбы» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Иборьбы», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».
Рисунок 1. Включение фиксации исправлений
- галочками активизируются типы правок, которые вы хотите фиксировать автоматически и отображать в документе («4»):
- примечания – комментарии к тексту;
- рукописные примечания – пользователи Tablet PC могут вводить с помощью ручки свои комментарии в документы MS Word;
- добавления и удаления – с помощью этой опции можно выделять на экране или скрывать добавленные и удаленные фрагменты текста;
- форматирование – можно отражать, какие фрагменты текста форматировались (обычно от этого лучше отказываться, чтобы программа выводила вам только содержательные правки, иначе при «украшении» текста «форматированных» правок будет очень много и среди них содержательные придется дольше выискивать);
- выделение области исправлений – при включении режима «Иборьбы» правая часть страницы принимает серый оттенок (см. Рисунки 2–4), это можно исправить, убрав галочку напротив данного пункта;
- показать иборьбы в выносках (они изображены на Рисунке 2);
- отображать все иборьбы в тексте – по умолчанию удаленные фрагменты зачеркнуты, новые подчеркнуты и все они выделены цветом шрифта, еще по левому полю вдоль исправленных строк идет вертикальная линия, которая поможет визуально быстрее заметить любую мельчайшую правку – хоть запятую (см. Рисунки 3 и 11);
- показывать только примечания и форматирование в выносках (Рисунок 4).
Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках
Рисунок 3. Отображение всех исправлений в тексте
Рисунок 4. Отображение в выносках только примечаний и форматирования
Что можно еще делать в режиме «Иборьбы»? Можно вывести документ в исходном виде (до редактирования) или в окончательном (после редактирования), при этом правки никуда не теряются, пока вы их не отклоните либо не примете (об этом чуть позже) – вы просто задаете, как отобразить документ на экране и для печати. На выбранный вариант могут «накладываться» выделения изменений, а можно изобразить документ и без них. Итого, получается 4 варианта на выбор:
Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без
Сначала мы рассказали, какие правки можно вносить и фиксировать, как выводить документ – этим, скорее всего, вы будете пользоваться постоянно. А вот «вгрызаться» в область «Параметров исправлений» совсем не обязательно, хотя иногда и это может пригодиться.
Кликнув по команде «Параметры исправлений. » («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.
Связанный материал
Тонкости согласования в СЭД
№ 02 / 2022
Автор правок
Давайте подробнее разберемся с авторами правок в документе. Мы уже упомянули, что в нем можно оставлять отображение всех правок и примечаний только конкретных авторов. Делается это тут – см. Рисунок 6 – у ненужных авторов галочки убираются. При такой настройке их правки просто не выделяются на экране и их примечания не отображаются.
Потом вы их сможете «включить» обратно.
Рисунок 6. Правки каких авторов отображать
Рисунок 7. Диалоговое окно «Параметры исправлений»
Имя автора отражается в коде примечания: сначала идет автор, потом номер его примечания (см. Рисунок 8). Это облегчает ведение письменного диалога между участниками группы, которые совместно работают над документом. Но большинство не знает, откуда берется этот код и как его поменять.
Рисунок 8. Письменный диалог в примечаниях
- перейдите на закладку «Файл», далее нажмите «Параметры» либо
- в закладке «Рецензирование» под экранной кнопкой «Иборьбы» нажмите на маленький треугольник, в открывшемся списке выберите «Сменить пользователя. » (см. «8» на Рисунке 1).
- В окне «Параметры Word» нас интересуют 2 поля («1» и «2» на Рисунке 9):
- «Инициалы» – его содержимое будет отображаться при кодировании автора, например, при выводе его примечаний. При его заполнении надо уложиться в 9 знаков;
- «Имя пользователя» – может быть реальным полным Ф.И.О. либо псевдонимом, оно отображается, например, в списке рецензентов (Рисунок 6).
Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.
Далее поговорим о том, как можно рассматривать (принимать и отклонять) правки, чтобы уменьшался багаж нерассмотренных правок, которые мы везем за собой в этом «выделенном» виде. Когда их много, документ превращается в «лоскутное одеяло» и становится «нечитабельным». Например, когда разработка документа идет в несколько шагов или несколько итераций согласования (например, сначала внутри вашей компании, потом со сторонней компанией), после каждой итерации можно фильтровать правки, откинув ненужные и приняв дельные. Этим мы дальше и займемся.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя
Принятие и отклонение правок
Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».
Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого иборьбы фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:
- принять и перейти к следующему – текущее изменение (которое сейчас активно) принимается, а следующее изменение становится активным («1» на Рисунке 10);
- принять исправление;
- принять все отображаемые изменения – принимаются все изменения, отображенные на экране. Если на экран выведены, к примеру, правки какого-то конкретного пользователя, то правки других рецензентов не будут приняты;
- принять все изменения – принимаются все иборьбы, внесенные в данный документ (независимо от того, отображены они на экране или нет).
Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).
Рисунок 10. Принять, отклонить изменения
Если вам просто нужно найти следующее или предыдущее изменение, то лучше пользоваться командами «Далее» и «Назад». Когда правки редкие и они разбросаны по многостраничному документу, это бывает удобно. особенно если вы только читаете их без принятия / отклонения.
Анализировать иборьбы можно, глядя не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), где видно, к какой зоне текста они относятся – от каждой выноски идет пунктирная линия к месту вставки / удаления / форматирования / комментирования. Иногда правки удобнее читать в виде цельного списка подряд («2» на Рисунке 11), в таком виде их можно распечатать и потом на распечатке делать какие-то пометки. Если правка большая, то в выноске справа она обычно целиком не помещается и заканчивается многоточием, а в списке слева (его еще можно выводить внизу) все правки, даже самые длинные, отображены целиком. Еще тут видно авторство не только примечаний, но и всех вставок и изъятий текста! Вверху посчитано, сколько всего в тексте сейчас вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований.
Чтобы такой список правок (называется «список рецензирования») появился слева (как на Рисунке 11) или внизу экрана, на вкладке «Рецензирование» в «Области проверки» выберите нужный вам вариант («3» на Рисунке 11).
Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках
Сравнение и объединение файлов
Обратите внимание, если кто-то из пользователей, получив документ, выключит в нем режим «Иборьбы» и часть правок внесет без него, то его правки программа не будет выделять, а просто внесет в документ. Кто-то это может сделать по невнимательности, а кто-то сознательно. Но MS Word и тут нам поможет – он умеет сравнивать 2 файла и сам находить расхождения, выделяя их для пользователя. Для этого предназначена команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).
После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.
Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их иборьбы в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).
В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.
По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).
Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).
Рисунок 12. Команды «Сравнить» и «Объединить»
Рисунок 13. Диалоговое окно «Сравнение версий»
Защита документа
Можно задать параметры, которые ограничат пользователей во внесении тех или иных изменений в документ. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы пользователь случайно не удалил какой-либо мегаважный фрагмент текста. Понятно, что можно путем сравнения версий потом это выявить и восстановить. А можно и заранее помешать этому.
Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:
- Ограничение на форматирование документа. Если отметить галочкой эту команду («1» на Рисунке 15), то с помощью настроек можно задать определенный доступный набор стилей, которые смогут использовать рецензенты документа – доступные стили надо пометить галочкой в появившемся диалоговом окне (Рисунок 16). Кнопка «Все» сделает доступными все стили, а кнопка «Нет» – ни одного, кнопка «Рекомендованный минимум» делает доступными рекомендуемый MS Word минимальный набор стилей.
- Ограничение на редактирование тоже возможно в разных вариантах. Галочка в окне «Разрешить только указанный способ редактирования документа» сделает доступным выпадающий список возможных типов изменений («2» на Рисунке 15): >
- запись исправлений – пользователь сможет работать только с отслеживаемыми изменениями – команда «Иборьбы» будет включаться автоматически, и без ее использования нельзя будет внести никаких правок в этот документ;
- примечания – пользователь сможет добавлять комментарии к документу;
- ввод данных в поля форм – пользователь сможет менять данные только в специальных формах (полях);
- только чтение – пользователь сможет только ознакомиться с документом, но не править или комментировать его.
Применяя данный тип ограничения, можно добавить исключения («3» на Рисунке 15) – на что и на кого установленные рамки распространяться не будут.
MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
- по его виду в настройках MS Word (например, Administrator);
- по его виду в локальной сети предприятия (например, corporationpetrov);
- а также по его электронной почте (как на Рисунке 17).
- по паролю и
- с помощью проверки подлинности пользователя.
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д.
Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.
Рисунок 14. Отображение на экране результата сравнения документов
