Как использовать панель инструментов формы в Microsoft Word

Панель инструментов формы в ворде

Заполняемые формы Microsoft Word — важный инструмент для создания документов, требующих ввода данных пользователем, таких как опросы, приложения или регистрационные формы. Это руководство проведет вас через процесс создания заполняемой формы в Word, от включения необходимых инструментов до блокировки формы для использования.

• Шаг 1. Активируйте вкладку «Разработчик»
• Шаг 2. Вставьте и настройте поля формы.
• Шаг 3. Ограничьте редактирование только заполнением формы.

Что такое заполняемая форма в Word?

Заполняемые формы в Word позволяют создателям документов включать в свои документы элементы интерактивных форм, позволяя пользователям вводить или выбирать информацию в структурированном формате. Эти формы можно использовать в различных контекстах, например, для последовательного и организованного сбора данных, и они часто разрабатываются с использованием полей формы, которые могут включать текстовые поля, флажки, раскрывающиеся списки и средства выбора дат.

Вот почему использование заполняемых форм может быть особенно полезным:

• Стандартизация: заполняемые формы обеспечивают единый сбор информации от всех респондентов, что особенно полезно для заявок, опросов или юридических документов.
• Эффективность: они упрощают процесс сбора данных. Пользователи могут быстро заполнять свою информацию, а формы можно настроить для переключения полей в логическом порядке.
• точность: Ограничивая тип данных, которые можно вводить в определенные поля (например, числовые записи в полях даты), заполняемые формы помогают уменьшить количество ошибок.
• автоматизация: заполняемые формы можно интегрировать с другими инструментами для автоматизации сбора и анализа данных. После заполнения данные можно легко перенести в базы данных, что снижает необходимость ручного ввода данных.
• Профессионализм: Они выглядят более профессионально и могут быть настроены в соответствии с фирменным стилем компании или конкретными потребностями документа.

Как сделать заполняемую форму в Word?

Создание заполняемой формы в Word включает в себя несколько шагов, которые преобразуют стандартный документ в интерактивную форму, предназначенную для ввода данных. В этом разделе показано, как выполнить эту задачу.

Вкладка Office: предоставляет интерфейсы с вкладками в Word, Excel, PowerPoint.

Улучшите свой рабочий процесс прямо сейчас. Узнайте больше о вкладке «Офис» Бесплатная загрузка

Шаг 1. Активируйте вкладку «Разработчик»

Вкладка «Разработчик» содержит инструменты, необходимые для создания заполняемых форм, включая элементы управления формами и параметры защиты документов. Если вы не видите вкладку «Разработчик» на ленте, выполните следующие действия, чтобы отобразить ее.; в противном случае перейдите к Шаг 2.

Щелкните правой кнопкой мыши по ленте и выберите Настроить ленту из контекстного меню.

Это добавит вкладку «Разработчик» на вашу ленту.

Шаг 2. Вставьте и настройте поля формы

Поля формы — это строительные блоки заполняемых форм в Word. Они позволяют добавлять места, где пользователи могут вводить текст, делать выборки, выбирать даты и т. д. В этом случае я покажу, как преобразовать следующий базовый документ Word в заполняемую форму.

Вставка полей формы

1. Перейдите в Застройщик меню.
2. Поместите курсор в то место документа, где необходим элемент управления формой. в Настройки группы, щелкните элемент управления формой, который нужно вставить.

Функции: нажмите, чтобы узнать больше об элементах управления формой, перечисленных в группе «Элементы управления».

• Вставка элемента управления текстовым содержимым

В этом примере, чтобы разрешить пользователям вводить свои имена, щелкните пустую область после Имя: метка, а затем выберите Управление форматированным текстовым содержимым из Настройки группа.

Чтобы пользователи могли выбирать название отдела из раскрывающегося списка, щелкните пустую область рядом с Отдел: ярлык, а затем выберите Выпадающий список управления содержимым из Настройки группа.

Внимание: Чтобы вставить другие элементы управления формой, например Флажок, Выбор датыили Элементы управления содержимым изображения, выполните те же действия, которые описаны выше.

Настройка свойств элемента управления формой

После вставки элементов управления формы вам необходимо установить свойства для каждого из них. Пожалуйста, сделайте следующее:

Нажмите на элемент управления формой, который вы хотите настроить, а затем выберите Объекты в Настройки группы под Застройщик меню.

Настройте свойства элемента управления содержимым раскрывающегося списка.

Добавление элементов — важный шаг при настройке раскрывающегося списка. В этом руководстве я покажу вам, как настроить свойства раскрывающегося списка, чтобы включить все необходимые элементы.

1. В Свойства раскрывающегося списка , нажмите Добавить .
2. В открытии Изменить выбор диалоговое окно, введите нужный вам элемент в поле Display Name текстовое поле и затем щелкните OK.
3. Повторяйте два вышеуказанных шага, пока все элементы не будут добавлены в поле «Свойства раскрывающегося списка».
4. Нажмите OK для сохранения настроек.

• Название: дайте раскрывающемуся списку описательное название. Этот заголовок не будет виден в документе, но может помочь идентифицировать элемент управления во время редактирования.
• Тег: вы также можете назначить тег для дальнейшей настройки или программирования, например, для связывания поля с базой данных или использования его в сценариях.
• Показать как: позволяет настроить внешний вид элемента управления формой раскрывающегося списка. Вы можете оставить это значение по умолчанию «Ограничивающая рамка» для визуальной согласованности или выбрать «Нет», чтобы сделать элемент управления менее заметным.
• Стиль и форматирование: при необходимости примените определенный стиль к форматированию текста, введенного в раскрывающийся список, чтобы обеспечить согласованность с остальной частью документа.
• Блокировка раздел: подумайте, нужно ли вам заблокировать элемент управления, чтобы предотвратить удаление или редактирование содержимого. Эти параметры особенно полезны в официальных документах, где непреднамеренные изменения могут быть проблематичными.

Теперь вы можете выбрать элемент из раскрывающегося списка формы управления.

Здесь я приведу обзор четырех распространенных элементов управления контентом и любых важных настроек, которые вам, возможно, придется настроить.

1. Управление текстом (обычный и форматированный текст):

Название и тег: Полезно для идентификации и написания сценариев.
Блокировка: параметры, позволяющие заблокировать контент от редактирования или удаления.

Multiline: для элементов управления форматированным текстом решите, разрешать ли использование нескольких строк.

Название и тег: Для идентификации и написания сценариев.
Проверенный символ: установить состояние по умолчанию (отмечено/снято).
Блокировка: заблокировать редактирование или удаление, если необходимо.
Название и тег: Помогает в идентификации и написании сценариев.
Элементы списка: добавить, изменить или удалить элементы из списка поля со списком.

Блокировка: запретить изменения в списке и контролировать удаление.
Название и тег: В целях идентификации.
Отобразите дату следующим образом: выберите формат даты, соответствующий потребностям документа.
Блокировка: Ограничить редактирование или удаление элемента управления.

Шаг 3. Ограничьте редактирование только заполнением формы

После настройки формы вам необходимо ограничить ее, чтобы пользователи не могли изменять саму форму, позволяя им заполнять только определенные области. Пожалуйста, сделайте следующее.

Все еще под Застройщик , нажмите Ограничить редактирование в Защитите группа.

1. Проверить Разрешить в документе только этот тип редактирования флажок.
2. Выберите Заполнение форм в раскрывающемся меню.
3. Нажмите Да, начать усиление защиты .
4. Установите пароль для этой формы или просто оставьте поле пароля пустым.
5. Нажмите OK кнопка. Смотрите скриншот:

После включения защиты при заполнении формы заполняемая форма теперь завершена и готова к использованию.

Примечания к заполняемым формам

• В следующей таблице дано четкое представление о функциях каждого элемента управления, перечисленных на ленте.

Убедитесь, что форма совместима с версией Word, имеющейся у всех предполагаемых пользователей. Формы, созданные в более новых версиях Word, могут работать неправильно в более старых версиях.

Создание заполняемых форм в Word — это простой процесс, который может значительно упростить сбор и обработку информации. Следуя этим шагам, вы сможете создавать профессиональные и функциональные формы, адаптированные к вашим конкретным потребностям, повышая как производительность, так и точность сбора данных. Для тех, кто хочет глубже изучить возможности Word, наш веб-сайт может похвастаться множеством учебных пособий. Дополнительные советы и рекомендации по работе с Word можно найти здесь..

Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Word — Повысьте свой опыт работы со словом

Легкая очистка: Убрать Дополнительные места / Разрывы разделов / Текстовые поля / Гиперссылки / Дополнительные инструменты для снятия см. Удалить группа.

➕ Креативные вставки: Вставлять Разделители тысяч / Флажки / радио кнопки / QR код / Штрих-код / Несколько изображений / Узнайте больше в Вставить группа.

Хотите попробовать эти функции?
Бесплатная загрузка Купить Узнайте больше о Kutools для Word

Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Word — 100+ инструментов для Word

• Kutools AI Особенности: Создать, Перезапись, Суммировать, Переведите Документы / Получите быстрые ответы / Польский документ (сохранить формат)
• Владение документами: Разделить страницы / Объединить документы / Пакетное преобразование в PDF
• ✏ Редактирование содержания: Пакетный поиск и замена / Изменить размер всех изображений
• Легкая очистка: Удалить лишние пробелы / Удалить разрывы разделов
• ➕ Креативные вставки: Вставить разделители тысяч / Вставьте флажки / Создание QR-кодов

Как создавать заполняемые формы в MS Word 2010

Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.

Включаем вкладку «Разработчик»

Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.

Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК.

Теперь на ленте появилась новая вкладка.

Быть или не быть Шаблону?

Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.

Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.

Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).

Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК, чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S, чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1.

Наполняем форму элементами

Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:

1. Name (Имя) – обычный текст
2. Age (Возраст) – раскрывающийся список
3. D.O.B. (День Рождения) – выбор даты
4. Sex (Пол) – чек-бокс
5. Zip Code (Почтовый индекс) – обычный текст
6. Phone Number (Номер телефона) – обычный текст
7. Favorite Primary Color and why (Какой любимый цвет и почему) – поле со списком
8. Best Pizza Toppings (Любимая начинка пиццы) – чек-бокс и обычный текст
9. What is your dream job and why? Limit your answer to 200 words (О какой работе Вы мечтаете и почему) – форматированный текст
10. What type of vehicle do you drive? (Какой у Вас автомобиль) – обычный текст

Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).

Текстовые блоки

Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:

• Rich Text Content Control (Элемент управления содержимым «форматированный текст») — пользователь может настраивать форматирование
• Plain Text Content Control (Элемент управления содержимым «обычный текст») — допускается только обычный текст без форматирования.

Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.

Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.

Добавляем выбор даты

Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым «выбор даты»). Используем этот элемент для вопроса 3.

Вставляем раскрывающийся список

Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.

Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!

Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.

Вставляем чек-боксы

Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:

Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).

В заключение

Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.

Режим конструктора включен:

Режим конструктора выключен:

Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.