В Microsoft Word существует уникальный режим, который дает возможность редактировать и вносить правки в документы, при этом не изменяя их основное содержание. Проще говоря, это отличная возможность указать на недочеты, не устраняя их сразу.
В этом режиме редактирования можно добавлять замечания, комментарии, пояснительные записки и прочие элементы. Далее будет описано, как можно активировать этот режим работы.
Откройте документ, в котором нужно включить режим правки, и перейдите во вкладку “Рецензирование”.
Важно: Чтобы активировать режим редактирования в Microsoft Word 2003, следует перейти на вкладку “Сервис” и выбрать опцию “Иборьбы”.
Нажмите на кнопку “Иборьбы”, расположенную в группе “Запись исправлений”. 
Помимо кнопок на панели управления, активировать режим правки в Ворде можно и с помощью комбинации клавиш. Для этого просто нажмите “CTRL+SHIFT+E”.
При необходимости вы можете вставить комментарий, чтобы помогать пользователю, который впоследствии будет работать с этим документом, легче осознать, где были допущены ошибки, что нужно изменить, исправить или удалить.
Изменения, внесенные в режиме редактирования, нельзя удалить; их можно лишь одобрить или отвергнуть. Более детальную информацию вы найдете в нашей статье.
Вот, собственно, и все, теперь вы знаете, как в Word включить режим правки. Во многих случаях, особенно, при совместной работе с документами, эта функция программы может оказаться крайне полезной.
Режим рецензирования: инструкция для клиентов
В редакторском агентстве GoreOtUma вся работа с вашим текстом (редактура, корректура) осуществляется в режиме рецензирования (также известном как режим редактирования или режим отслеживания изменений — выбирайте название, которое вам больше подходит). Именно эта функция Word позволяет всем участникам процесса видеть все внесённые изменения от разных пользователей. ВСЕ.
Режим рецензирования позволяет не только вносить поправки в текст, но и задавать вопросы друг другу в примечаниях на полях во время чтения, принимать или отклонять изменения, просматривать текст в окончательном варианте, возвращаться к оригиналу и многое другое. Это очень удобно. Даже больше — это настоящая находка для всех редакторов, корректоров и авторов!
В процессе согласования документа с участием нескольких человек крайне важно отслеживать внесенные изменения. Например, при внутреннем согласовании проекта удобнее, чтобы исполнитель мог видеть только правки, не просматривая весь текст в поисках изменений после каждого согласующего. Даже если стороны договорятся о вручную выделении изменений (например, с помощью цвета шрифта или фона), всегда есть риск, что какая-то правка будет пропущена и «проскользнет» в окончательный вариант документа незамеченной. Однако в MS Word можно активировать режим рецензирования, что позволяет вносить любые изменения (удалять, добавлять, перемещать фрагменты) – и Word автоматически выделит все правки, не упустив ни одной!
При дистанционной работе такой функционал становится все востребованнее не только при подготовке к подписанию документов, но и при разработке любых текстов несколькими людьми, находящимися на разных территориях. Ведь режим рецензирования кроме фиксации правок текста позволяет вставлять свои примечания (комментарии), где можно сразу пояснить коллеге, почему такая правка нужна, – это избавит от лишних созвонов и уточнений, устных пояснений.
А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!
Связанный материал
Новые функции режима «Рецензирование» в MS Word 2016
№ 12 / 2020
Связанный контент
Разработка «умных» шаблонов документов в MS Word (часть 2)
№ 03 / 2021
Связанный контент
Документальное согласование в СЭД
№ 10 / 2021
Связанные материалы
Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической обработки текста
№ 11 / 2021
Отображение изменений в документе
Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Иборьбы» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Иборьбы», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».
Рисунок 1. Включение фиксации исправлений
Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках
Рисунок 3. Отображение всех исправлений в тексте
Иллюстрация 4. Показ в выносках исключительно примечаний и стилей оформления
Что можно еще делать в режиме «Иборьбы»? Можно вывести документ в исходном виде (до редактирования) или в окончательном (после редактирования), при этом правки никуда не теряются, пока вы их не отклоните либо не примете (об этом чуть позже) – вы просто задаете, как отобразить документ на экране и для печати. На выбранный вариант могут «накладываться» выделения изменений, а можно изобразить документ и без них. Итого, получается 4 варианта на выбор:
Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без
Сначала мы рассказали, какие правки можно вносить и фиксировать, как выводить документ – этим, скорее всего, вы будете пользоваться постоянно. А вот «вгрызаться» в область «Параметров исправлений» совсем не обязательно, хотя иногда и это может пригодиться.
Кликнув по команде «Параметры исправлений. » («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.
Связанный материал
Тонкости согласования в системе электронного документооборота
№ 02 / 2022
Автор правок
Потом вы их сможете «включить» обратно.
Рисунок 6. Правки каких авторов отображать
Рисунок 7. Диалоговое окно «Параметры исправлений»
Имя создателя указано в коде комментария: вначале идет имя автора, за которым следует номер его комментария (см. Рисунок 8). Это упрощает ведение письменного общения среди членов группы, которые вместе трудятся над документом. Однако многие не имеют представления о том, откуда происходит этот код и как его можно изменить.
Рисунок 8. Письменный диалог в примечаниях
Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.
Далее поговорим о том, как можно рассматривать (принимать и отклонять) правки, чтобы уменьшался багаж нерассмотренных правок, которые мы везем за собой в этом «выделенном» виде. Когда их много, документ превращается в «лоскутное одеяло» и становится «нечитабельным». Например, когда разработка документа идет в несколько шагов или несколько итераций согласования (например, сначала внутри вашей компании, потом со сторонней компанией), после каждой итерации можно фильтровать правки, откинув ненужные и приняв дельные. Этим мы дальше и займемся.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя
Принятие и отклонение правок
Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».
Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого иборьбы фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:
Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).
Рисунок 10. Принять, отклонить изменения
Если вам просто нужно найти следующее или предыдущее изменение, то лучше пользоваться командами «Далее» и «Назад». Когда правки редкие и они разбросаны по многостраничному документу, это бывает удобно. особенно если вы только читаете их без принятия / отклонения.
Для анализа изменений в тексте можно ориентироваться не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), которые показывают, к каким элементам текста они относятся – от каждой выноски ведет пунктирная линия к месту внесения изменений, удаления, форматирования или комментирования. В некоторых случаях удобнее просматривать правки в виде непрерывного списка («2» на Рисунке 11), что позволяет распечатать их и вносить ручные заметки. Если правка объемная, то в выноске справа она обычно отображается не полностью и заканчивается многоточием, тогда как в списке слева (который также можно выводить внизу) все правки, даже самые объёмные, представлены целиком. Здесь также можно увидеть авторство не только примечаний, но и всех вставок и удалений текста! В верхней части представлена общая статистика по количеству вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований в тексте.
Чтобы такой список правок (называется «список рецензирования») появился слева (как на Рисунке 11) или внизу экрана, на вкладке «Рецензирование» в «Области проверки» выберите нужный вам вариант («3» на Рисунке 11).
Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках
Сравнение и объединение файлов
Обратите внимание, если кто-то из пользователей, получив документ, выключит в нем режим «Иборьбы» и часть правок внесет без него, то его правки программа не будет выделять, а просто внесет в документ. Кто-то это может сделать по невнимательности, а кто-то сознательно. Но MS Word и тут нам поможет – он умеет сравнивать 2 файла и сам находить расхождения, выделяя их для пользователя. Для этого предназначена команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).
После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.
Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их иборьбы в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).
В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.
По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).
Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).
Рисунок 12. Команды «Сравнить» и «Объединить»
Иллюстрация 13. Окно для сравнения версий
Защита документа
Можно задать параметры, которые ограничат пользователей во внесении тех или иных изменений в документ. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы пользователь случайно не удалил какой-либо мегаважный фрагмент текста. Понятно, что можно путем сравнения версий потом это выявить и восстановить. А можно и заранее помешать этому.
Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:
Применяя данный тип ограничения, можно добавить исключения («3» на Рисунке 15) – на что и на кого установленные рамки распространяться не будут.
MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д.
Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.
Рисунок 14. Отображение на экране результата сравнения документов
