Как изменить числовой формат в Word при выполнении слияния документов

Как исправить ошибки форматирования чисел при использовании слияния писем в Word

Функция слияния почты в Microsoft Word — одна из функций, которые нравятся пользователям. Он работает при создании пользовательских меток, шаблонов, электронных писем или отчетов. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить много часов работы.

Однако одна из проблем слияния почты заключается в том, что он не может правильно форматировать числа в электронных таблицах Excel. Например, результат продаж в электронной таблице Excel равен 100, но в Word он преобразуется в 99,99999999996. Чтобы исправить это, мы можем отредактировать электронную таблицу, отредактировать документ слияния или просто изменить способ связывания двух файлов.

Хотя последние несколько человек знают, что это может быть лучшим способом, за исключением того, что он больше не работает в Word 2016. Примечание. Следующие меры реализованы в Office 2016, но по-прежнему применимы к другим версиям Word и Excel.

Как исправить ошибки форматирования чисел при использовании слияния в Word

1. Используйте «Выбор номера» в Word.
2. Измените таблицу Excel.
3. Использование DDE-ссылок

1. Используйте «Переключатель номера» в Word

Мы сделаем первый способ редактирования документа Word. Здесь вы будете использовать желаемый код числового формата для поля слияния в документе Word. Поле слияния в основном сообщает Word, какой столбец в таблице Excel содержит данные для преобразования. Чтобы применить форматирование к полю, вы должны использовать цифровой переключатель (ранее называвшийся переключателем изображения) в коде поля для этого поля.

Во-первых, вам нужно увидеть фактический код поля, открыв документ Confluence и щелкнув вкладку «Почта» в верхней части окна. Не забудьте отключить предварительный просмотр результатов, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши поле слияния (например, «Пожертвование») и выберите параметр «Переключить код поля». Теперь вы должны увидеть фактический код поля (в фигурных скобках, как в ) для этого поля. Измените коды полей, просто вставив код изменения в конце кода поля, например:

Wors предлагает множество капч, вот 4 примера с похожими результатами:

Примечание: используйте кавычки только в коде даты, не используйте кавычки для кодов.

Дополнительные коды см в приведенной ниже таблице или выполните поиск цифровых кодов переключателей в Microsoft Word в Интернете.

Вот несколько примеров числовых кодов полей для данных в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.

Числовой переключатель для поля слияния электронной почты

На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, но не используют один и тот же формат функции. Например, нет функции MergeField, подобной следующей:

Примечание. При добавлении или изменении числового переключателя эффект может измениться не сразу, вам необходимо обновить поле, щелкнув его и выбрав «Обновить поле» или нажав кнопку «Почта» > «Предварительный просмотр результатов». Иногда приходится делать это 2 или 3 раза. Если вы используете мастер слияния электронной почты, вам может потребоваться вернуться к предыдущим шагам, чтобы увидеть ваши изменения.

2. Измените таблицу Excel

В электронной таблице Excel вставьте столбец, используя формулу для преобразования числа или даты в Excel в текстовый формат, который будет отображаться при слиянии.

1. Экономьте время с помощью этих функций форматирования текста в Microsoft Excel

Для этого используйте функцию ТЕКСТ в Excel. Эта функция имеет функцию преобразования чисел или дат в соответствующий текстовый формат. Однако этот метод имеет тот недостаток, что вам необходимо знать определенные коды форматов. Хотя эти коды идентичны тем, которые используются в функции пользовательского форматирования чисел Excel, большинство пользователей редко видят их.

Например: Формулы ТЕКСТ(B3, ‘$#, ##0.00’) и ТЕКСТ(C5, ‘М/дд/гг’) преобразуют числа и даты в текст (в этом случае преобразование будет ’12 345,67$’ и ’12/01.10′.

Совет: Вы должны отформатировать поле, содержащее эти формулы, по-другому (курсив, полужирный шрифт, другие цвета), чтобы вы знали эти числа только в виде обычного текста. В более ранних версиях Excel эти числа не используются для вычислений, но в Excel 2016 их можно использовать во всех формулах, кроме таких функций, как СУММ и СРЗНАЧ. Преимущество форматирования дат и чисел в виде текста заключается в том, что при переключении с Excel на документ слияния почты Word нет беспорядка.

Код формата для функции ТЕКСТ

Ниже приведена таблица кодов, обычно используемых в текстовой функции.

Примечание. «0» и «#» действуют как заполнители для чисел, но «0» заменяет 0 в начале или конце, «#» будет заменен числом, если оно не больше или меньше 0. Таким образом, код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет удален из почтовых индексов Нью-Джерси.

Коды числа, даты и времени можно использовать в текстовом формате Excel или в числовом формате произвольной формы. Однако есть разница между тем, как эти коды работают в Excel и Word в Microsoft Office 2013. В Excel вы можете использовать M или m для обозначения месяцев или минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, какую единицу измерения вы используете, но Word не настолько умен, вам нужно писать месяц с большой буквы и часто писать за считанные минуты. Кроме того, Excel добавил к результату код МММММ для сокращения одного месяца (например, J, F, M, Y и т д)

Примечание: при преобразовании этих чисел в текст они не используются в функциях СУММ или СРЗНАЧ, если вы хотите, вам придется преобразовать их снова, используя функцию ЗНАЧЕНИЕ.

ОКРУГЛ (функция ОКРУГЛ.)

Вместо функции ТЕКСТ некоторые пользователи предпочитают использовать функцию ОКРУГЛ для удаления лишних десятичных чисел. Функция ОКРУГЛ Округляет числа в большую или меньшую сторону до указанного вами десятичного разряда. Преимущество в том, что числа округления не в текстовом виде, вы все равно можете использовать их для расчета. Функция ОКРУГЛ может хорошо работать при объединении писем, но редко используется, потому что:

1. Функция ОКРУГЛ удалит знак доллара или разделитель тысяч (запятую).
2. Функция ОКРУГЛ удалит конечные нули.
3. Иногда функция ОКРУГЛ показывает неправильные десятичные разряды при переключении на Объединить. Например, документ слияния показывает 4 десятичных знака, а функция округления показывает 2 или 3 десятичных знака.

В редких случаях функция ОКРУГЛ Возвращает ошибки при слиянии почты, например, вместо 1.0014 слияние возвращает 1.0013.

3. Использование ссылок DDE

Вышеупомянутые два метода относительно просты, но вам нужно запомнить код формата, а в некоторых случаях один и тот же код, но использование также отличается.

Более простой способ — связать Word с Excel с помощью ссылок DDE (динамический обмен данными). Звучит сложно, но если вы можете объединять почту, DDE не усложнит вам задачу. Вам нужно сделать всего два шага, и первый шаг — активировать Word, чтобы открыть файл через DEE (этот шаг нужно выполнить только один раз).

Как упоминалось выше, DDE не работает в Office 2016. Динамический обмен данными — это старый метод, и похоже, что Microsoft откажется от него. Иногда это работает в Office 2016, а иногда нет. Проблема с его работой в Office 2016 заключается в том, что источник данных Excel должен быть открыт, прежде чем к нему можно будет получить доступ из Word. А в Excel таблица должна начинаться с первой строки первого рабочего листа в файле.

Чтобы настроить ссылку DDE в Word 2013, выполните следующие действия:

Шаг 1 . Щелкните Файл > Параметры.

Шаг 2. Нажмите на вкладку «Дополнительно» слева и прокрутите вниз до раздела «Общие».

Шаг 3 Нажмите «Подтвердить преобразование формата файла» в открывшемся окне.

Это первый шаг, и вам не придется делать это снова. Отныне копии Word будут открываться во многих типах файлов и открываться другими путями, включая DDE. Недостатком этого метода является то, что каждый раз, когда вы открываете файл в Microsoft Word, который не является документом Word, программа позволяет изменить ваш выбор.

Второй шаг является последним, который вам нужно выполнять каждый раз, когда вы выбираете источник данных для слияния (перед шагом 3 в руководстве по слиянию или после нажатия кнопки «Выбрать получателей» в источнике слияния). Следуйте инструкциям ниже:

Шаг 1 . После выбора файла данных, который вы хотите использовать, появится диалоговое окно «Подтверждение источника данных».

Если вы выбрали электронную таблицу для своего документа Word, вам нужно будет выбрать ее снова, на этот раз через ссылку DDE. С этого момента форматирование Excel будет переноситься в документ слияния Word без изменений.

Предупреждение. Убедитесь, что документ, который вы хотите объединить, должен находиться на первом листе документа Excel.

Выше приведены способы иборьбы ошибок форматирования при использовании слияния в Word. Желаю всем успехов!

Как изменить формат числа в ворде при слиянии

Слияние почты — полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути одинаковы, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в словах во время слияния почты.

Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо сначала применить следующие операции.

Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле Дата.

Шаг 2: нажмите Shift + F9 чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:

Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word

Формат даты будет таким:

Примечание:вы можете изменить формат даты по своему усмотрению. Другие возможные форматы: • дд / МММ / гггг, • д / МММ / гг, • д ММММ гггг.

Легко разделить документ Word на несколько документов

Обычно мы используем копирование и вставку, чтобы разделить документ Word вручную, но утилита «Разделить документ» может автоматически разделить документ на основе страницы, заголовка 1, разрыва страницы или раздела. Это существенно повышает эффективность работы. Узнайте больше о функции разделения документа.

Kutools for Word: улучшите свой опыт работы с Word с помощью сотен удобных инструментов. Загрузите сейчас и увидите разницу!

Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word

Добавьте следующие данные форматирования # $, 0.00 в файл слияния валюты, и поле слияния валюты должно выглядеть так:

Примечание:’ # $, 0.00′ в поле называется числовым переключателем изображения. Другие возможности включают:

(1). # 0 для округленных целых чисел

(2). #, 0 для округленных целых чисел с разделителем тысяч

(3). #, 0.00 для чисел с точностью до двух десятичных знаков, с разделителем тысяч

(4). # $, 0 для округления всего доллара с разделителем тысяч

(5). # "$, 0.00; ($, 0.00); ‘-‘" для валюты, с квадратными скобками вокруг отрицательных чисел и дефисом для 0 значений

Кроме того, иногда число может быть процентным, может потребоваться отредактировать поле , чтобы получилось .

Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Word — Повысьте свой опыт работы со словом с помощью Over 100 Замечательные особенности!

Легкая очистка: Убрать Дополнительные места / Разрывы разделов / Текстовые поля / Гиперссылки / Дополнительные инструменты для снятия см. Удалить группа.

➕ Креативные вставки: Вставлять Разделители тысяч / Флажки / радио кнопки / QR код / Штрих-код / Несколько изображений / Узнайте больше в Вставить группа.

Хотите попробовать эти функции? Загрузите Kutools for Word прямо сейчас!
Бесплатная загрузка Купить Узнайте больше о Kutools для Word

Лучшие инструменты для офисной работы

Kutools for Word — 100+ инструментов для Word

• Kutools AI Особенности: Создать, Перезапись, Суммировать, Переведите Документы / Получите быстрые ответы / Польский документ (сохранить формат)
• Владение документами: Разделить страницы / Объединить документы / Пакетное преобразование в PDF
• ✏ Редактирование содержания: Пакетный поиск и замена / Изменить размер всех изображений
• Легкая очистка: Удалить лишние пробелы / Удалить разрывы разделов
• ➕ Креативные вставки: Вставить разделители тысяч / Вставьте флажки / Создание QR-кодов

Слияние "Ворда" и "Экселя": формат даты и использование функций

Автоматизация рутинных задач при работе с документами сегодня как никогда актуальна. Один из лучших инструментов для этих целей — слияние данных из Word и Excel. Давайте разберемся, как это работает.

Преимущества объединения Word и Excel

Слияние ворд и эксель позволяет быстро создавать большие объемы персонализированных документов на основе данных из таблиц. Экономия времени при этом может быть весьма существенной.

• Нет необходимости вручную заполнять сотни однотипных бланков или писем.
• Удобно работать с большими массивами информации, хранящимися в Excel.
• Каждый документ автоматически заполняется уникальными персональными данными.
• Обновление исходных данных мгновенно отражается в результатах слияния.

Подготовка таблицы в Excel

Чтобы слияние ворд и эксель прошло успешно, нужно правильно подготовить исходную таблицу. В ней должны быть соблюдены следующие требования:

1. Данные должны быть структурированы: каждому типу информации соответствует свой столбец.
2. При необходимости следует отформатировать ячейки (даты, числа).
3. Вся информация для слияния размещается на одном листе.
4. Заголовки столбцов должны соответствовать полям слияния.
5. Файл Excel необходимо сохранить на локальный диск.

Создание шаблона в Word

После подготовки данных, создается шаблон итогового документа в Word, куда они должны подставляться. В нем размещается весь текст, общий для всех экземпляров. А в местах, где должны быть уникальные данные из Excel, вставляются > .

Чтобы отличать их от основного текста, рекомендуется включить режим отображения кодов полей. Для этого в меню выбрать:

Файл > Параметры > Дополнительно > всегда показывать затенение полей слияния

Запуск слияния с помощью мастера

Чтобы запустить процесс слияния ворд и эксель, достаточно нажать кнопку «Начать слияние» на вкладке «Рассылки» и выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния». Далее необходимо:

1. Выбрать тип итогового документа (письмо, наклейки, каталог и т.д.).
2. Указать используемый файл Excel в качестве источника данных.
3. Отметить нужные столбцы, информация из которых будет использоваться.
4. Нажать кнопку "Просмотреть результаты" и убедиться, что данные корректно подставились в документ.

Теперь можно приступать к формированию итоговых документов путем слияния ворд и эксель.

Форматирование дат и чисел

При слиянии ворд и эксель часто теряется форматирование исходных данных. Например, даты могут отображаться в виде чисел, а номера — без ведущих нулей.

Чтобы исправить это, необходимо вручную прописать нужный формат при вставке поля:

Форматы чисел и дат задаются с помощью специальных кодов. Несколько примеров для разных типов данных:

• Дата: "dd.MM.yyyy"
• Число с нулями: "000000"
• Процент: "0%"
• Денежная сумма: "# ##0,00"

Условия и фильтрация

Помимо простой подстановки данных из Excel, в Word можно настраивать отображение информации в зависимости от условий.

Например, с помощью конструкции IF. THEN. ELSE текст письма будет меняться, если получатель мужчина или женщина:

Также данные из Excel можно фильтровать, чтобы в результирующем документе оставались только записи по заданным условиям.

Редактирование результатов слияния

Иногда после слияние ворд эксель в документе возникают ошибки, для иборьбы которых приходится редактировать результат вручную. Это можно делать прямо в режиме слияния с помощью кнопок "Следующая запись" и "Предыдущая запись".

Рекомендации по применению

Чтобы избежать типичных ошибок при слияние ворд эксель, следуйте этим советам:

• Тщательно структурируйте данные в Excel перед слиянием.
• Проверяйте соответствие полей и форматов.
• Используйте режим отображения кодов полей в Word.
• Корректируйте результаты слияния в случае ошибок.

Технология слияния позволяет автоматизировать создание счетов, писем, этикеток, каталогов и другой повторяющейся документации в Word.

Альтернативные варианты

Помимо стандартного механизма слияния в Word, существуют и другие способы интеграции данных из Excel:

• Использование специализированных онлайн-сервисов
• Установка надстроек и шаблонов от сторонних разработчиков
• Написание скриптов на VBA для обмена данными

Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества и недостатки, которые нужно учитывать при выборе решения.

Обработка длинных чисел

Иногда при слиянии экселя с вордом возникают проблемы с отображением очень длинных чисел, например номеров телефонов или кодов.

Чтобы цифры не разрывались на части и корректно сохраняли начальные нули, необходимо явно указать формат поля:

Здесь важным моментом является символ #, который обозначает место для одной цифры. Количество символов # должно соответствовать максимально возможной длине числа.

Подсказки по настройке слияния

Чтобы без ошибок сделать слияние ворд эксель, полезно учесть несколько нюансов:

• Содержимое ячеек с числами, процентами и датами в Excel необходимо предварительно отформатировать.
• Структура данных должна полностью соответствовать назначению полей в шаблоне Word.
• Рекомендуется вести список используемых полей слияния, чтобы не допустить ошибок при написании их имен.

При соблюдении этих правил можно без проблем делать слияние ворд эксель и быстро получать требуемые документы.

Выбор другого источника данных

Помимо Excel, данные для слияния с Word можно брать и из других источников, например:

• Текстовые файлы (CSV)
• Базы данных SQL
• Веб-сервисы и облачные хранилища

Главное, чтобы структура данных соответствовала требованиям слияния. А способ подключения может отличаться.

Будущее технологии слияния

В дальнейшем планируется расширение возможностей слияния Word и Excel за счет:

• Улучшения мастера слияния и визуальных подсказок
• Интеграции с облачными сервисами Microsoft 365
• Поддержки новых форматов данных для слияния

Использование условий в полях

Кроме простой подстановки данных, в полях слияния можно настраивать показ информации в зависимости от определенных условий.

Например, чтобы в письме обращаться к получателю по имени или фамилии в зависимости от пола:

Аналогично можно вставлять разный текст или данные из таблицы в зависимости от числовых значений, дат, логических переменных.

Советы по структуризации шаблона

Чтобы в дальнейшем было проще делать слияние ворд эксель и вносить правки, рекомендуется:

• Хранить шаблон документа как отдельный файл, не смешивая его с данными.
• Давать осмысленные имена полям вместо непонятных Column1, Column2.
• Выделить области полей слияния рамками или цветом фона.

Такая структуризация упростит навигацию и позволит быстрее ориентироваться в шаблоне.

Преимущества слияния перед макросами

Хотя для автоматизации документооборота часто используются макросы VBA, у слияния Word и Excel есть ряд преимуществ:

• Не требуется написание кода или программирование
• Проще освоить для пользователя
• Нативно поддерживается в Office без сторонних надстроек
• Позволяет легко обновлять исходные данные

Поэтому для многих задач слияние — оптимальный выбор.

Слияние с данными из Интернета

Помимо файлов Excel, источником данных для слияния с Word могут служить веб-сервисы и онлайн-хранилища.

Например, информацию можно импортировать через:

• Облачные таблицы Google или портал SharePoint
• Веб-страницы и API при помощи Power Automate
• Базы данных SQL средствами Power Query

Главное при этом — преобразовать данные в нужный для слияния формат с соответствующей структурой.

Частые проблемы и пути решения

Иногда после слияния возникают ошибки. Как с ними бороться?

• Некорректный формат дат/чисел — исправить коды полей
• Дублирование данных — проверить уникальность ключа в Excel
• Не хватает полей — дополнить структуру таблицы

Понимание причины проблемы — залог ее устранения без лишних усилий.

Безопасность при слиянии

Поскольку слияние работает с большим объемом данных, важно позаботиться о безопасности.

• Анонимизировать персональную информацию
• Не хранить пароли в открытом виде
• Установить защиту на файлы Excel и Word

Эти простые методы помогут избежать утечек при слиянии. В этой статье подробно рассматривается процесс слияния ворд и эксель — объединения данных из таблиц Excel и документов Word для массового создания персонализированных писем, соглашений, каталогов и другой документации.