Аннотация: Данная лекция охватывает темы формирования текста документа с помощью клавиатуры и применения автоматизации в программе Word. В ней изложены ключевые принципы ввода и редактирования текста при взаимодействии с клавиатурой. Рассматривается понятие автозамены при вводе информации. Приведены примеры использования данной функции и возможности её настройки.
Процесс создания и применения автозамены для ускорения ввода часто повторяющегося текста также подробно описан. Рассматриваются возможности внедрения специальных символов при формировании документа. Объясняется, что такое стандартный блок текста. Описывается процесс создания и применения стандартного блока для автоматизации ввода регулярно используемого текста. Отмечена возможность включения титульной страницы в документ и формирования оглавления на основе применения стилей.
Ввод текста в документ
При наборе и изменении текста с помощью клавиатуры важно соблюдать некоторые правила и советы.
Текст всегда вводится в той позиции , где мигает текстовый курсор .
Word 2010 предоставляет возможность вводить текст в любом месте. Это обозначает, что можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на пустой странице, что приведет к автоматическому форматированию, и текстовый курсор будет установлен в выбранной точке. С этого места и начинается ввод текста.
Несмотря на эту функцию, чаще всего текст начинают вводить с левого поля страницы.
Переход на новую строку произойдет автоматически, как только будет заполнена текущая строка. Нельзя использовать клавишу Enter для перехода к новой строке. Для принудительного перехода к новой строке без образования нового абзаца нажмите комбинацию клавиш Shift + Enter. В документ будет вставлен непечатаемый знак — разрыв строки.
Автоматический переход на следующую страницу произойдет, как только текущая страница будет заполнена. Использование клавиши Enter для перехода к следующей странице запрещено. Для того чтобы принудительно перейти на новую страницу, воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + Enter. В документе появится непечатаемый символ — разрыв страницы.
Между словами необходимо ставить один пробел. При выравнивании текста в Word ширина пробелов между словами может изменяться. Если нужно сохранить фиксированную ширину какого-либо пробела или предотвратить переход на новую строку по этому пробелу, используйте комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Пробел вместо клавиши Пробел. В документ будет вставлен непечатаемый символ — неразрывный пробел.
Запрещается производить переносы слов с помощью клавиши дефис ( — ). При необходимости переносы будут расставлены автоматически по всему документу.
Нельзя использовать клавишу Пробел для получения абзацного отступа ("красной строки") или выравнивания текста по ширине страницы.
Знаки препинания ., : ; !? пишутся слитно со словом, за которым следуют.
После знаков препинания ., : ; !? ставится пробел , за исключением тех случаев, когда этими знаками заканчивается абзац.
Знаки " " ) ] > пишутся слитно со словом, за которым следуют. После этих знаков ставится пробел , за исключением тех случаев, когда ставятся знаки препинания, которые пишутся слитно со словом, за которым следуют.
Знак дефиса ( — ) пишется слитно с предшествующей и последующей частями слова.
Для образования знака тире ( — ) после слова поставьте пробел , затем дефис, затем еще пробел и продолжите ввод текста. После ввода следующего слова знак дефиса автоматически преобразуется в тире. Для ввода знака тире можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl + — (минус на цифровой клавиатуре). Для ввода знака длинного тире ( — ) нажмете комбинацию клавиш Alt + Ctrl + — (минус на цифровой клавиатуре).
Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора , надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора , — клавишу Back Space. Комбинация клавиш клавиатуры Ctrl + Delete удаляет текст от курсора вправо до ближайшего пробела или знака препинания. Комбинация Ctrl + BackSpace удаляет текст от курсора влево до ближайшего пробела или знака препинания.
Использование автозамены при вводе текста
Об автозамене
Функция автозамены используется для автоматического иборьбы ошибок и опечаток при вводе текста и для ввода некоторых специальных символов .
Например, при вводе с клавиатуры слова "адэкватный" оно автоматически заменяется правильным написанием — " адекватный ". Или, например, при вводе набора символов "==>" они автоматически заменятся на символ жирной стрелки.
Также автоматически корректируются определенные опечатки, например, две заглавные буквы в начале слова преобразуются в одну заглавную, а строчная буква в начале предложения заменяется на заглавную и так далее.
Если навести указатель мыши на автоматически исправленный текст, появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены, а сам текст выделяется серым фоном ( рис. 4.1). Можно отменить исправление либо включить или отключить параметры автозамены.
увеличить изображениеРис. 4.1. Автозамена при вводе
Автозамена работает во всех языках, которые поддерживаются в Word.
Настройка параметров автозамены
Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.
увеличить изображениеРис. 4.2. Переход к настройке параметров автозамены
увеличить изображениеРис. 4.3. Настройка параметров автозамены
Создание элемента автозамены
Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.
увеличить изображениеРис. 4.4. Создание элемента автозамены
Для того чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или Enter. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.
Элемент автозамены фиксируется в определенной версии Microsoft Office на компьютере, где он был создан. Доступ к нему имеют все приложения Microsoft Office.
Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д.
Удаление элемента автозамены
Ошибочно созданный или более не нужный элемент автозамены можно удалить.
увеличить изображениеРис. 4.5. Удаление элемента автозамены
Отменить удаления элемента автозамены невозможно.
Функция автозамены в MS Word: вставка символов и текста
Функция автозамены в Microsoft Word — это то, благодаря чему можно легко и удобно исправлять опечатки в тексте, ошибки в словах, добавлять и вставлять символы и другие элементы.
Для своей работы функция автозамены использует специальный список, в котором содержатся типичные ошибки и символы. При необходимости, этот список всегда можно изменить.
Замечание: Функция автозамены помогает исправлять опечатки, которые имеются в базовом словаре проверки орфографии. Текст, оформленный как гиперссылка, не попадает под действие автозамены.
Добавляем записи в список автозамены
Изменяем записи в списке автозамены
Переименовываем записи в списке автозамены
Возможности функции автозамены
Выше мы рассказали о том, как сделать автозамену в Ворде 2007 — 2016, но и для более ранних версий программы эта инструкция тоже применима. Однако, возможности функции автозамены куда более широкие, поэтому давайте рассмотрим их детально.
Автоматический поиск и исправление ошибок и опечаток
К примеру, если вы введете слово “коотрый” и поставите после него пробел, это слово автоматически будет заменено на правильное — “который”. Если же вы случайно напишите “которыйб удет” после чего поставите пробел, ошибочная фраза будет заменена на правильную — “который будет”.
Быстрая вставка символов
Функция автозамены очень полезна в случае, когда в текст необходимо добавить символ, которого нет на клавиатуре. Вместо того, чтобы долго искать его во встроенном разделе “Символы”, можно ввести необходимое обозначение с клавиатуры.
Быстрая вставка фраз
Эта возможность, безусловно, привлечет внимание тех, кто регулярно использует одни и те же выражения в тексте. Для увеличения эффективности можно просто копировать и вставлять одну и ту же фразу, но существует гораздо лучший способ сделать это.
Достаточно просто ввести необходимое сокращение в окне настроек автозамены (пункт “Заменить”), а в пункте “На” указать его полное значение.
Так, к примеру, вместо того, чтобы постоянно вводить полную фразу “налог на добавленную стоимость” можно установить автозамену на нее с сокращения “ндс”. О том, как это сделать, мы уже написали выше.
Рекомендация: Чтобы прекратить автоматическую замену символов, слов и фраз в Ворде, просто нажмите клавишу BackSpace — это отменит действие программы. Чтобы полностью деактивировать функцию автозамены, снимите галочку с опции “Заменять при вводе” в разделе “Параметры правописания” — “Параметры автозамены”.
Все описанные выше варианты автозамены базируются на использовании двух списков слов (фраз). Содержимое первой колонки — это слово или сокращение, которое вводит с клавиатуры пользователь, второе — это слово или фраза, на которую программа автоматически заменяет то, что ввел пользователь.
На этом все, теперь вы знаете намного больше о том, что представляет собой автозамена в Word 2010 — 2016, как и в более ранних версиях этой программы. Отдельно стоит отметить, что для всех программ, входящих в пакет Microsoft Office, список автозамены является общим. Желаем вам продуктивной работы с текстовыми документами, а благодаря функции автозамены она станет еще более качественной и оперативной.
Как сделать автозамену в Word
Где находится автозамена в ворде
Как сделать автозамену в Word – Параметры
- В диалоговом окне « Параметры Word » в левой колонке выберите пункт « Правописание ».
Настройка автозамены в Word – Параметры программы Word
- Нажмите кнопку «Параметры автозамены» в правой области окна.
Настройка автозамены в Word – Опции автозамены
- Отобразится диалоговое окно «Автозамена»:
Настройка автозамены в Word – Функция автозамены в Word
Параметры автозамены в ворде
На вкладке «Автозамена» вы можете выбрать необходимые варианты в зависимости от ваших предпочтений.
Как сделать автозамену в Word – Варианты автозамены в ворде
Параметры автозамены в ворде и их описание
Показать кнопки возможностей автозамены
Этот параметр автозамены будет использоваться для отображения маленькой синей кнопки под текстом, который был автоматически заменен. Нажав на эту кнопку, вы увидите меню, в котором вы можете отменить автозамену в ворде или задать параметры автозамены.
Корректировать две заглавные буквы в начале слова
Этот параметр автозамены в ворде изменяет вторую букву в паре прописных букв на нижний регистр.
Делать первые буквы предложений прописными
Этот параметр автозамены в ворде заменяет первую строчную букву на прописную в начале предложения
Делать первые буквы ячеек прописными
Этот параметр автозамены в ворде заменит первую букву в ячейке таблицы на заглавную.
Писать названия дней с прописной буквы
Этот параметр автозамены будет использоваться для замены заглавными буквами в названиях дней недели (актуально для английского языка).
Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK
Этот параметр автозамены будет использоваться для иборьбы ошибок заглавных букв, которые возникают при вводе с нажатием клавиши CAPS LOCK
Корректировать раскладку клавиатуры
Этот параметр автозамены в ворде переключит раскладку клавиатуры при наборе текста с включенной неправильной раскладкой
Заменять при вводе
Этот параметр автозамены в ворде заменяет опечатки правильными словами, показанными в списке под этим параметром
Далее мы изучим, как сделать автозамену в ворде, вручную добавив запись автозамены.
Как сделать автозамену в ворде
Теперь давайте на примере рассмотрим, как сделать автозамену в ворде. Ввод названия длинной организации или имени человека занимает много времени и часто вызывает ошибки ввода и несоответствия. Чтобы решить эту проблему, вы можете сделать автозамену букв в ворде, и вводить сокращения, а Word заменит их на текст. Итак, чтобы сделать автозамену букв или автозамену слов в ворде выполните следующие действия:
Как сделать автозамену в Word – Сделать автозамену аббревиатуры в ворде
- Длина записи автозамены в ворде ограничена только доступной памятью.
- Название записи автозамены в ворде должно быть уникальным.
- Для того чтобы сделать автозамену в ворде, не используйте общее слово для названия записи автозамены.
Как создать автозамену в Word – Внести новую запись автозамены в список ворда
- После этого созданная в ворде автозамена будет добавлена в список. Нажмите « ОК », чтобы добавить запись автозамены в ворде и закрыть окно.
Как настроить автозамену в Word – Замена слов в Word
Примечание . Список автозамены в ворде используется в других приложениях Office. Любые записи автозамены в ворде также будут работать в Excel или Outlook.
Вот, как сделать автозамену в ворде, чтобы использовать сокращения для быстрой и безошибочной вставки названия организаций или имен людей.
