Предметный указатель содержит список терминов, используемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо пометить в документе элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя. При пометке элемента предметного указателя Word добавляет в документ специальное поле XE.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы.
После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.
Предметный указатель, помимо основного, может иметь несколько дополнительных уровней. Например, элемент предметного указателя Города может иметь дополнительные элементы Париж, Нант и другие. В свою очередь, дополнительные элементы могут иметь элементы третьего уровня. Например, элемент предметного указателя Париж может иметь дополнительные элементы Лувр, Пале-Рояль и другие.
Ручная пометка элементов указателя
Проще всего пометить основной элемент указателя.
- Выделите текст, который будет использоваться в качестве элемента указателя.
- Во вкладке Ссылки в группе Предметный указатель нажмите кнопку Пометить элемент или нажмите клавиши ALT + SHIFT + X.
- В окне Определение элементов указателя ( рис. 2.71) в поле Основной будет введен выделенный текст.
увеличить изображениеРис. 2.71. Пометка элементов текста для включения в предметный указатель
Чтобы добавить дополнительный элемент указателя, введите текст основного элемента в поле Основной, а текст дополнительного элемента в поле Дополнительный.
Чтобы добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:), а затем — текст элемента третьего уровня.
Автоматическая пометка элементов указателя с помощью файла словаря
Можно создать файл со словами, которые потом будут использоваться для автоматической пометки в тексте документа.
Файл словаря представляет собой обычный файл Word, содержащий специально организованную таблицу. Местонахождение и имя файла значения не имеют.
Таблица в файле должна состоять из двух столбцов.
В ячейки первого столбца введите текст, который следует найти в документе и пометить как элемент указателя. Чтобы был помечен весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста.
В ячейки второго столбца введите текст, который будет отображен в предметном указателе.
Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание слова Париж, необходимо создать такой элемент таблицы:
| Париж | Париж |
| Парижа | Париж |
| Парижу | Париж |
| Парижем | Париж |
| Париже | Париж |
Если требуется создать дополнительные элементы указателя, в ячейку второго столбца введите основной элемент, затем двоеточие (:) и дополнительный элемент.
Например, для того чтобы в документе было помечено любое упоминание города Париж, а в предметном указателе слово Париж было представлено как дополнительный элемент к основному элементу Город, необходимо создать такой элемент таблицы:
| Париж | Город:Париж |
| Парижа | Город:Париж |
| Парижу | Город:Париж |
| Парижем | Город:Париж |
| Париже | Город:Париж |
После создания и сохранения файла со словарем надо пометить элементы в тексте документа.
- Во вкладке Ссылки в группе Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель.
- Во вкладке Указатель окна Указатель ( рис. 2.72) нажмите кнопку Автопометка.
Рис. 2.72. Автоматическая пометка элементов указателя
Рис. 2.73. Выбор файла словаря указателя
Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря.
Независимо от способа пометки элементов указателя в документе будет автоматически включен режим отображения непечатаемых знаков. Рядом с помеченным элементом будет отображено специальное поле XE ( рис. 2.74).
увеличить изображениеРис. 2.74. Помеченный элемент предметного указателя
Создание указателя
- Поставьте курсор в место вставки указателя.
- Во вкладке Ссылки в группе Предметный указатель нажмите кнопку Предметный указатель.
- Во вкладке Указатель окна Указатель ( рис. 2.75) выберите параметры создаваемого указателя: число колонок, выравнивание, расположение номеров страниц. В раскрывающемся списке Форматы можно выбрать стиль оформления указателя.
Рис. 2.75. Создание предметного указателя
Обновление указателя
При добавлении, удалении, перемещении текста в документе необходимо обновить указатель.
Поставьте курсор в любое место указателя и во вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку Обновить указатель или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте списка иллюстраций и в контекстном меню выберите команду Обновить поле.
Для обновления указателя можно также поставить курсор в любое место указателя и нажать клавишу F9.
Удаление элемента указателя
Если какой-нибудь фрагмент документа был ошибочно помечен как элемент указателя, его метку нужно удалить.
- Если поля XE не видны на экране, включите режим отображения непечатаемых знаков.
- Удалите все поле элемента указателя, включая фигурные скобки < >.
- Обновите указатель.
Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами
№ 08 / 2024
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах
№ 05 / 2024
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
больше
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
№ 11 / 2020
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления
Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота
№ 12 / 2022
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
