На занятиях по компьютерным технологиям, посвященным Microsoft Word, нередко возникал вопрос: "Как осуществить печать документа?". В данной статье я расскажу о базовых принципах печати документов, а также о том, как это реализуется в Microsoft Word и Excel.
Не забудьте также ознакомиться с аналогичной статьей о печати плакатов.
Посмотрите видео в конце статьи
которое может быть дополнением к материалу или содержать его полностью.
В каких программах есть функция печати
Следует запомнить, что в любой программе, предназначенной для создания текстовых или графических документов, всегда есть функция печати. И в самом деле — если вы создали документ, но не можете вывести его на принтер, то зачем такой документ тогда вообще нужен?
Прежде всего, важно прояснить понятие документа. Часто пользователи воспринимают его как нечто схожее с традиционными бумажными бумагами, такими как договоры. Однако в сфере компьютерных технологий под документом понимается любой файл, который вы создаете в приложении. Это может быть не только текст, но и сочетания текста с изображениями, отдельные изображения в графических редакторах, чертежи и так далее.
Если вы ничего не создавали в каком-либо приложении, это совсем не означает, что функции печати отсутствуют. К примеру, когда вы просматриваете свои фотографии, вы можете распечатать их прямо из используемой вами программы для просмотра. Аналогично, веб-страницы, открываемые в браузере, также могут быть распечатаны.
И, напротив, есть программы, в которых нет вывода на печать. Это программы, в которых нечего печатать. Например, в калькуляторе Windows кнопку печати можно не искать, поскольку очевидно, что выводить на принтер тут нечего.
[щелкните на изображение для его увеличения] Информация: способы сохранения изображений с веб-сайтов
Как напечатать документ — общие сведения
Теперь перейдём к теме вывода документов на печать. Сначала рассмотрим, где в программном обеспечении обычно располагается функция печати. На курсах для начинающих пользователей Windows мне не раз приходилось отмечать, как долго новички ищут кнопку для печати. Давайте разоблачим этот вопрос.
Запомните: если вы не находите опцию печати в программе, просто используйте комбинацию клавиш Ctrl + P (P — на английском; язык переключать не требуется). Это правило действует для любой программы, позволяющей печатать отображаемые данные. Если печать доступна, откроется диалоговое окно печати. Например, вот такое.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Внешний вид диалога печати может отличаться в зависимости от программы, с которой вы работаете. Как правило, независимо от вида окна печати, в нём присутствуют следующие пункты:
Могут присутствовать и другие элементы в зависимости от программы, с которой работаете. Однако в любом случае смысл диалога печати одинаков — указать принтер, на котором будете печатать, а также настройки печати.
Нажмите Crtl + P
Если диалог печати не появился, то значит в программе функции печати скорее всего нет.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Также очень часто пункт Печать есть в меню Файл программы.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Особенности диалога печати в Word и Excel
В новом Microsoft Office диалог печати не открывается в отдельном окне, а занимает всю площадь главного окна программы. Также доступна функция предварительного просмотра, позволяющая увидеть, как именно будет выглядеть документ с учетом установленных настроек выбранного принтера.
[кликните на изображение для увеличения] Информация: как загружать изображения с интернет-страниц
Стоит отметить, что функция предварительного просмотра доступна далеко не в каждой программе, имеющей функцию печати документов. Предварительный просмотр — это, так сказать, приятный бонус от создателей программы.
Особо хочется отметить установку полей документа при печати. Часто некоторые пользователи, чтобы вместить на один печатный лист больше информации, устанавливают слишком узкие поля или даже делают их равными нулю, т.е. печатают без полей. Делать так не стоит, поскольку большинство принтеров, как лазерных, так и струйных, имеют ограничение на минимальный размер полей. Если установить слишком маленькие поля в документе, то часть документа при печати просто обрежется, то есть не пропечатается вообще. А в случае струйного принтера так ещё и чернила мимо листа лететь будут, что загрязняет принтер.
Будьте аккуратны при установке полей печати в документе: не делайте поля слишком узкими!
Поля в 1 — 1,5 см вполне подойдут. Можно установить и 0,5 см — большинство принтеров их нормально пропечатывает, несмотря на выдачу Word или Excel предупреждения о слишком узких полях. Минимальный размер полей можно узнать в документации к вашему принтеру или выяснить опытным путём.
Как печатать, если нет принтера — печать в файл
А если на компьютере, на котором вы создаёте документ, нет установленного и подключенного принтера? В этом случае можно выполнить печать документа в файл.
Печать в файл — это очень просто. В результате такой "печати" образуется файл определённого формата. Windows имеет встроенный виртуальный принтер, реализующий функцию печати в файл, при этом обычный принтер подключать не нужно. Чтобы выполнить печать в файл, следует в диалоге печати выбрать виртуальный принтер Microsoft XPS Document Writer.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
При печати в файл с помощью указанного виртуального принтера образуется файл с расширением *.xps или *.xpsx. В процессе "печати" сохраните файл на диске, как при обычном сохранении документа. Далее этот файл можно перенести на любой компьютер, у которого подключен принтер, и запустить. При этом появится диалог печати.
[нажмите на картинку для увеличения] Справка: как сохранять фото с сайтов
Существуют и альтернативные виртуальные принтеры, которые устанавливаются как самостоятельные приложения. Более того, возможность сохранения документа в файл уже встроена в некоторые программы. Например, веб-браузер Google Chrome предоставляет функционал для сохранения веб-страниц в формате PDF.
Ещё обращу ваше внимание на то, что документ, отпечатанный в файл, не предназначен для редактирования!
Подведём итоги
В большинстве программ, работающих с документами, есть функция печати. Чтобы быстро отпечатать документ Word или Excel на принтере или сохранить в файл виртуального принтера XPS нажмите сочетание клавиш Ctrl + P.
Другие особенности печати документов Word и Excel вы можете изучить на онлайн курсах Microsoft Office.
Уникальная метка публикации: 68D61087-B7D0-0F60-AE0D-28C158018E1B Источник: //artemvm.info/information/uchebnye-stati/microsoft-office/word-pechat-dokumentov-v-fajl-i-na-printere/
Как распечатать документ с компьютера на принтере
Количество компьютерной техники растет с каждым годом. Вместе с этим, что логично, увеличивается число пользователей ПК, которые только знакомятся со многими функциями, довольно часто, являющимися полезными и важными. Такими, как, например, печать документа.
Распечатка документа с компьютера на принтере
Казалось бы, распечатка документа — это достаточно простая задача. Однако новички не знакомы с этим процессом. Да и не каждый опытный пользователь сможет назвать более одного способа распечатки файлов. Именно поэтому нужно разобраться, как это делается.
Способ 1: Сочетание клавиш
Для рассмотрения подобного вопроса будет выбрана операционная система Windows и пакет программ Microsoft Office. Однако описанный способ будет актуален не только для данного набора ПО — он работает и в других текстовых редакторах, в браузерах и программах различного назначения.
Документ будет распечатываться столько, сколько для этого требуется принтеру. Подобные характеристики изменить невозможно.
Способ 2: Панель быстрого доступа
Запоминать комбинацию клавиш не всегда удобно, особенно людям, которые печатают настолько редко, что подобная информация просто не задерживается в памяти дольше нескольких минут. В таком случае используют панель быстрого доступа. Рассмотрим на примере Microsoft Office, в другом ПО принцип и порядок действий будет аналогичен или полностью совпадет.
Данный метод является весьма удобным и не занимает много времени у пользователя, что особенно привлекательно, когда необходимо оперативно создать документ.
Способ 3: Контекстное меню
Подобным способом можно воспользоваться только в тех случаях, когда вы полностью уверены в настройках печати и точно знаете, какой принтер подключен к компьютеру. Важно знать, активно ли это устройство в настоящий момент.
Печать запускается мгновенно. Никаких настроек выставить уже нельзя. Документ переносится на физический носитель с первой до последней страницы.
Таким образом, нами разобрана три способа, как распечатать файл с компьютера на принтере. Как оказалось, это достаточно просто и даже очень быстро.
Печать в word без word
Когда вы печатаете документ в Word, будут напечатаны комментарии или разметка, а также скриншот ниже. Есть ли способ распечатать без комментариев или разметки в Word?
Печать без разметки и комментариев
Если вы хотите печатать без разметки и комментариев, вы можете снять флажок.
Нажмите Файл > Печать > Распечатать все страницы в настройках раздел, затем снимите флажок Разметка для печати.
Печать без комментариев
Если вы просто хотите скрыть комментарии во время печати, просто снимите флажок «Комментарии в раскрывающемся списке».
Нажмите Обзор > Показать разметку > Комментарии чтобы скрыть комментарии.
Теперь вы можете распечатать документ без комментариев.
Обратите внимание: После того как вы распечатаете документ, вам нужно будет показать все комментарии, проведя те же действия, что и ранее.
Так же, как просмотр нескольких веб-страниц в Chrome, Safari и Edge, вкладка Office позволяет открывать и управлять несколькими документами Word или книгами Excel в одном окне Word или Excel. Переключаться между документами и книгами теперь можно просто, щелкнув их вкладки!
