В данной статье не рассматриваются методы, основанные на Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence, поскольку они являются более сложными и специализированными. Цель статьи — сделать материал понятным и доступным как для молодежи, так и для людей более старшего возраста. Все действия были выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В более ранних версиях Word порядок и названия команд могут варьироваться, однако описанный функционал присутствует в любом случае. Макросы и сторонние средства автоматизации, такие как Python (версия 3.6), использованы в минимальном объеме.
Описанные операции
Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)
Традиционная проблема: требуется соединить четыре файла, полные изображений, в один файл. Если подходить к этому «лоб в лоб», после объединения нумерация изображений будет нарушена. Восстановление этой нумерации – это серьезная, сложная задача.
Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).
В Word есть возможность автоматической нумерации, которая распространяется не только на изображения, но и на таблицы, абзацы, разделы и другие элементы.
Чтобы автоматически присвоить номер рисунку (или таблице), необходимо щелкнуть на изображение (1), затем перейти в меню «Ссылки» (2) ⟶ выбрать «Вставить название» (3) ⟶ убрать галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ нажать «Ок» (5). Под изображением будет отображена подпись «Рисунок 1», где 1 – это автоматически присвоенный номер для рисунка (таблицы) (6). В зависимости от правил наименования рисунков, вы можете добавить название рядом с номером.
Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).
Считаете, что выполнение этой процедуры для 1000 изображений займет много времени? Читайте далее.
Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)
Чтобы быстро вставить поле для автоматического номерования рисунка (таблицы), нужно выделить любое ранее созданное название рисунка (таблицы), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, затем переместить курсор под необходимый рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет вставлено с полем автоматической нумерации, сохранив исходный номер.
Обновление потребуется сделать позже. Это можно не делать сразу. Пока скопированное название находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа. Затем нужно выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) получат корректные порядковые номера (3).
Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.
Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)
Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.
Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.
Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером.
Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».
Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).
Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.
Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)
По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.
Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).
Если Вам кажется, что это занимает слишком много времени, ознакомьтесь с информацией ниже о том, как можно немного увеличить скорость.
Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)
Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.
По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.
Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)
Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.
Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.
Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.
Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.
Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе "Начать заново с 1"
Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.
Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.
Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.
Карта стилей
Знакомая ситуация: два специалиста работают над различными частями документа, в которых присутствует нумерация глав и подпунктов, форматирование заголовков и особый стиль абзацев. Один из них поддерживал нумерацию вручную, а второй полагался на автоматическую. При слиянии документов возникает проблема: нумерация сбивается, и форматировка теряет свою целостность.
Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.
Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?
Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:
Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.
При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.
Перенос стилей между документами и очистка стилей
Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.
Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».
Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).
Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».
Для того чтобы перенести стили из оригинального шаблона в нужный документ, достаточно заменить файл стилей в целевом документе на аналогичный файл из исходного шаблона. При этом стили в нужном документе будут возвращены к тем, которые были в шаблоне, что позволит избежать повторной настройки карты стилей.
Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.
Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):
Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.
Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).
Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.
Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон
Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.
Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.
Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.
Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4).
Появится окно «Настройка клавиатуры» (5), в котором необходимо установить комбинацию клавиш для активации макроса (к примеру, «Ctrl+2», поскольку кавычки задаются сочетанием «Shift+2») (6). Затем следует нажать на «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Запись макроса начнется, и для ее остановки необходимо перейти в меню «Макросы» (2) и выбрать опцию «Остановить запись».
Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.
Sub ДобавитьКавычки ‘ ‘Кавычки макрос ‘ ‘ If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _ Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend End If With Selection .InsertBefore Chr(171) ‘вместо Char(171) можно использовать ‘(‘ .InsertAfter Chr(187) ‘вместо Char(171) можно использовать ‘)’ End With End Sub
Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.
Сравнение документов
Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.
Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.
Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.
Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).
Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.
Python. Пакетное сохранение документов в PDF
Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.
Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:
Список сокращений
Традиционная задача: нужно составить перечень сокращений, примененных в данном документе.
Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)
Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.
Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « » (« » для поиска только русских слов в верхнем регистре).
Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^
Удаление слова
Начертание текста
Прописные буквы
Прочее полезное
2 способа автоматической нумерации строк или столбцов в таблице Word
Многие из нас знают, как применять функцию автонумерации в Excel. Однако эту же функцию можно использовать и в таблицах Word. Если у вас есть сложные документы с объемными таблицами, возможно, вам потребуется, чтобы Word нумеровал строки автоматически, что поможет существенно сэкономить время. Кроме того, если вы задействуете автонумерацию в строках или столбцах таблицы, вам не придется вручную обновлять номера при добавлении или удалении строк и столбцов, так как Word будет делать это за вас. В данной статье мы подробно рассмотрим, как осуществить эту настройку.
Способ 1: создать обычный список с автоматической нумерацией
Для лучшего понимания я покажу вам, как вставить автонумерованный список в первый левый столбец таблицы следующим образом:
Способ 2: применить настраиваемый числовой формат
В Word вы также можете изменить стиль и формат нумерованных списков. Например, иногда вам может понадобиться restart последовательности или укажите новый starт число, как это:
Для этого вы можете выполнить следующие шаги:
Воспользуйтесь помощью специализированного инструмента для ремонта
В общем, мы можем автоматически быстро добавлять номера строк или столбцов в большую таблицу Word. Кроме того, Word предоставляет множество других функций для удобства обычных пользователей. Однако иногда Word может быть подвержен вторжению вредоносных программ или вирусным атакам. Таким образом, важно держать звездный ремонтный инструмент рядом с восстановить слово. Этот инструмент способен мгновенно проверять файлы Word и восстанавливать их до исходного состояния.
Добавление автоматической нумерации строк в таблице Microsoft Word
Если в таблице документа Microsoft Word слишком большое количество строк и нужно пронумеровать их, можно воспользоваться встроенной функцией, которая значительно упрощает процедуру.
При автонумерации порядок строк не сбивается после редактирования таблицы (например, при добавлении ячеек) в отличие от ручного проставления цифр. Поэтому и лучше воспользоваться автоматической функцией, в особенности если планируется в дальнейшем работать с таблицей.
Даже при добавлении новых строк выше или ниже, порядок нумерации останется неизменным, что является ключевым преимуществом по сравнению с ручной нумерацией.
Иногда вы можете столкнуться с тем, что таблица в документе следует сразу за пронумерованным списком. Тогда при использовании автоматической функции список в строках может продолжаться. Чтобы исправить ситуацию, для первой строчки потребуется вручную задать начальное значение, чтобы цифры в столбце не были никак связаны с пронумерованным списком в тексте выше таблицы.
Выделите первую цифру в первой ячейке, кликнув по ней левой кнопкой мыши (произойдет выбор всех номеров, но выбор первой цифры будет более заметный).
При необходимости можно продолжить список из текста выше на таблицу, но с другим значением цифр, если это потребуется при дальнейшем форматировании. Для этого отметьте соответствующий пункт, затем выберите действие «Изменить начальное значение».
Данный метод также будет полезен в случаях, когда первая строка таблицы не соответствует первому номеру – вы сможете установить любое другое значение для нее с помощью описанной выше инструкции.
Если нужно пронумеровать не все строки, а только верхнюю строчку, разделенную на столбцы, тогда действовать нужно аналогичным образом, разве что на первом этапе потребуется выделить только всю первую строку таблицы, затем выбрать функцию автоматической нумерации.
Шаг 2: Форматирование
Важно изучить методы оформления нумерации в таблицах, что поможет выбрать шрифт и стиль списка. Как и текст в документе, шрифт цифр в колонках можно менять: выбирать стиль, размер и другие характеристики. Более того, с помощью параметров нумерации можно определить наиболее подходящий стиль для номеров строк. Пошагово рассмотрим, как это осуществить:
- Чтобы изменить стиль нумерации, в том числе римские цифры или буквы, достаточно нажать на стрелочку у соответствующей кнопки на вкладке «Главная».
- В меню «Изменить уровень списка» есть возможность определить для каждой строки подуровень нумерации. Поставьте курсор на нужную строку, затем выберите уровень.
- На вкладке «Главная» в блоке «Шрифт» задается внешний вид цифр в списке: жирность, курсор, подчеркивание, стиль, размер и цвет шрифта. В общем, все то же самое, что при обычном форматировании текста в документе Ворд.
- Помимо форматирования, расположение номеров в строках можно отредактировать в автоматическом режиме, а не вручную, поскольку это заняло бы довольно много времени, а при последующем редактировании таблицы почти наверняка настройки бы сбились. Выделите столбец с нумерацией (нужно выделить именно его, а не всю таблицу, иначе настройки будут применены ко всем ячейкам), затем перейдите на вкладку «Макет», которая расположена в разделе с работой с таблицами. В блоке «Выравнивание» можете выбрать один из подходящих вариантов, например выравнивание по центру, при котором даже в широких строках цифры будут располагаться ровно посередине.
- Что касается отступов, то их также можно задать самостоятельно. Кликните правой кнопкой мыши по нужной ячейке и из контекстного меню выберите пункт «Изменить отступы в списке».
- В новом окне задайте расстояние отступа номера и текста в сантиметрах. В качестве символа после цифры может выступать как знак табуляции (его размер можно задать самостоятельно), так и простой пробел.
- Рассмотрим еще несколько дополнительных параметров, которые могут пригодиться при оформлении списка в таблице. Выделите столбец с нумерацией, затем перейдите в меню «Нумерация» (кликнув по стрелке рядом с соответствующей кнопкой), но из меню выберите «Определить новый формат номера».
- В новом окне укажите тип формата, а также перейдите к расширенным параметрам шрифта цифр.
- Еще здесь задается выравнивание относительно краев и центра.
- Если изменения были внесены, не забудьте сохранить настройки, нажав на кнопку «ОК».
