Все официальные и служебные документы организации, включая письма и запросы в государственные учреждения, должны соответствовать требованиям строгости и единообразия. Существуют специальные государственные стандарты. В качестве основного ориентира для документооборота используется ГОСТ Р 7.0.97-2016, который остается в силе и в 2024 году. Решение о его применении принимает сама компания.
Все официальные и служебные документы организации, включая письма и запросы в государственные учреждения, должны соответствовать требованиям строгости и единообразия. Существуют специальные государственные стандарты. В качестве основного ориентира для документооборота используется ГОСТ Р 7.0.97-2016, который остается в силе и в 2024 году. Решение о его применении принимает сама компания.
Стандарт описывает типы бланков, правила подготовки документов, а также состав и схемы размещения реквизитов. Применение положений ГОСТа распространяется как на бумажные, так и на электронные документы.
Основные требования к ведению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
При оформлении документов следует применять бесплатные и свободно доступные шрифты (в первоначальной версии стандарта были указаны конкретные шрифты: Times New Roman 13 и 14 пунктов; Arial 12 и 13 пунктов; Verdana 12 и 13 пунктов; Calibri 14 пунктов и аналогичные. Однако с Изменением № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденным Приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст, требования по конкретным шрифтам были сняты).
Рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В локальных нормативных документах допускается указание отдельных реквизитов и выделение частей текста с помощью полужирного шрифта.
Использование шрифта «курсив» и подчеркивание текста при оформлении документа не рекомендуется.
Содержимое документа может включать разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Не следует выделять более четырех уровней нумерации текста.
Текст документа можно излагать в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.
Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки не следует подчёркивать и заключать в кавычки. Допускается их выделение полужирным шрифтом.
Если текст документа не превышает 4 — 5 строк, заголовок можно не составлять.
Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.
Печатаются заголовки разделов и подразделов с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Заголовки граф и строк таблиц пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.
Для организационно-распорядительных документов Стандартом установлены следующий состав реквизитов:
01 — символ (Государственный символ Российской Федерации, символ региона РФ, символ муниципального образования);
03 — товарный знак;
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — это указание на номер регистрации и дату получения документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о подтверждении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» следует размещать на одной странице с текстом документа. Перенос этих реквизитов ну другой лист документа не допускается (Исключение — Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования).
Строки реквизитов следует выровнять по левой границе зоны расположения реквизита или центрировать относительно самой длинной строки.
Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и включают реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступы, интервалы, поля
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Каждая страница документа, будь то на бланке или без него, обязана иметь поля не меньше:
- мм — левое;
- мм — правое;
- мм — верхнее;
- мм — нижнее.
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы указывать не нужно, но он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы можно создавать на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными.
В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, их следует расшифровать при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно дать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».
Как бумажные, так и электронные документы можно создавать с применением текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, позволяющих создавать, просматривать и редактировать документы с соблюдением положений стандарта.
Разрешено применять электронные версии документов, которые были получены через сканирование или иные методы оцифровки. Электронная версия должна быть хорошо читаемой, не иметь перевёрнутых страниц и сохранять правильную нумерацию.
Рекомендованный формат для электронных копий — PDF.
Рекомендуем
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.
Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства.
На курсе слушатели узнают об актуальных законодательных изменениях в сфере электронного документооборота, о лучших практиках по внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Параметры страницы по ГОСТу в Word
Перед началом выполнения работы определяются параметры в соответствии с ГОСТом (поля, абзацы, формат бумаги, ориентация, разметка). Размер и шрифт отдельных слов или фраз могут изменяться в процессе написания текста.
Шрифт и межстрочный интервал
При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:
| Times New Roman | Не менее 12 |
| Verdana | 12-13 |
| Calibri | 12 |
| Arial | 12-13 |
Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.
Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.
Поля и отступы
Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:
| Верхнее | 2 см |
| Нижнее | 2 см |
| Левое | 3 см |
| Правое | 1 см |
Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.
Красная строка представляет собой строку, которая имеет левый отступ в диапазоне 1,25-1,27 см и, как правило, является первой строкой в абзаце. Её можно установить, передвигая ползунок на линейке или через окно параметров «Абзац». Кроме того, также регулируются отступы до и после абзаца, а также межстрочный интервал (по умолчанию он составляет 1-1,5 строки, но может увеличиваться до 2 строк, если материал издается в бумажном или электронном формате с заметно уменьшенным масштабом).
Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», Вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.
Оформление заголовков и подзаголовков
По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.
При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:
Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.
Нумерация
Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».
Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.
Поля в Ворде по ГОСТу
В статье приводятся конкретные правила и нормы оформления текста по госту и алгоритм действий в текстовом редакторе Ворд.
Дипломные и курсовые работы, бланки и нормативно-технические пособия — все эти документы должны быть составлены в соответствие с государственным стандартом. Важно соблюдать утвержденные параметры гост при подготовке, от них зависит его аккуратность и структурированный вид.
Если вы студент, владелец бизнеса или офисный сотрудник, то вам обязательно предстоит столкнуться с нормами гост в оформление работ. При подготовке очень удобно пользоваться редакторами. В Ворде можно прописать параметры поля, шрифта и заголовков по ГОСТу. Как это сделать описывается в этой статье.
Параметры страницы и текста по ГОСТ
Всероссийский институт научной и технической информации создал регламент, который определяет требования к оформлению согласно ГОСТ 7.32-2019. Ему необходимо подчиняться:
- научные и технические отчеты;
- отчеты для информационных систем;
- документы научно-исследовательских институтов;
- дипломные и курсовые работы студентов высших учебных заведений.
Для каждого формата перечисленных документов, используется свой основной вид оформления. Но в общем гост предъявляет следующие требования к параметрам страниц и поля:
Подробный разбор текстовых параметров по гост приведен ниже.
Шрифт
Поправки к оформлению документов по гост вносятся каждый год. Но основные правила не изменяются. Для разных видов документации параметры могут отличаться.
Стоит учитывать, что нормы Гост носят рекомендательный характер и некоторые организации оформляют свои документы в ворде нестандартным шрифтом. Однако при пересылке происходит автозамена на шрифты, установленные на компьютере. В результате все оформление документа меняется. Чтобы избежать этого, стоит применять стандартизированные шрифты в ворде.
Для основного содержания:
При выборе размера учитывают:
Отступы, поля
Поля в документе Word представляют собой незаполненные текстом участки, находящиеся по периметру страницы. Все остальные составляющие документа (тексты, графики, таблицы и диаграммы) располагаются в печатной области, которую определяют эти поля.
Допускается по госту использовать варианты поля, встроенных по умолчанию в ворде или создавать свои. Для подготовки документа автоматическими установками нужно:
Стандарты поля в ворде по ГОСТу:
Поля для документов в ворде, которые хранятся более 10 лет, по госту должны быть слева на расстояние минимум 30 мм., так как поля прошивают или скрепляют. Для электронных документов эти значения не важны, но по госту их также применяют.
При настройке полей страницы автоматически устанавливается отступ текста от краев, однако зачастую требуется дополнительный отступ для абзацев. В этом случае новое предложение начинается с красной строки. Этот параметр можно регулировать в Ворде как с левой стороны, так и с правой, либо же для обоих сторон сразу.
В соответствие с правилами гост абзацный отступ должен быть от 1,25 до 1,5 см от поля документа.
Интервал между строками
Справка: Межстрочный интервал по госту — это расстояние между прямыми линиями, проходящими по краю печатных знаков возле поля.
По правилам ГОСТ межстрочный интервал должен быть 1,5 мм. (его еще называют полуторным).
Чтобы изменить его в ворд нужно:
Для настройки одинарного интервала от поля для фрагмента нужно:
Параметры заголовков, подзаголовков
По правилам гост заголовок должен быть написан:
Чтобы создать заголовок в ворде встроенными стилями программы, которые удовлетворяют нормам гост нужно:
Подзаголовок-это надпись под основным заголовком, дополнительно отражающее суть документа.
По нормам гост подзаголовок должен быть:
По существу, подзаголовок отличается от главного заголовка лишь уровнем и размером шрифта. Он добавляет дополнительное значение и помогает в организации текста.
Требования к нумерации
Нумерация по правилам гост должна быть:
Существуют специфические требования для нумерации приложений в соответствии с ГОСТ:
- сквозная нумерация в ворде используется, если приложение это часть дипломной работы;
- объёмные приложения оформляются отдельно с рекомендуемым созданием специальной страницы содержания.
Нумерацию в Ворде выполняют так:
Выравнивание текста
Выравнивание это способ форматирования абзацев в соответствии с их расположениям от поля документа. Выделяют:
Нормами гост установлено выравнивание в ворде по ширине листа.
Выравнить текст по ширине в ворде можно несколькими способами.
В разделе "Абзац".
В панели инструментов.
Применяя инструмент "Линейка".
Инструмент линейка имеет в ворде, три ползунка с разным функционалом.
В случае, если инструмент в Word не отображается на панели инструментов, активируйте его через вкладку "Вид". Используя ползунки линейки, выравнивайте документ по ширине.
Стоит обязательно выделять части текста в ворде для выравнивания от поля, если это требуется для определенных областей. Автоматическое выравнивание для всего документа можно задать в ворде в пункте "Общие" параметра абзац.
Ссылки на другие источники
Для повышения доверия к тексту, а также формирования лучшего структурирования документа, нужно вставлять в работу ссылки использованных источников по госту. Правила и нормы для их оформления устанавливаются государственным стандартом.
Ссылки в ворде разделяются на:
ГОСТ регламентирует следующие нормы использования ссылок:
Проще всего для составления ссылок использовать текстовый редактор Ворд, где можно прописать их автоматически.
Настройка параметров страницы в Ворде
Параметры страницы в ворде подразделяются на:
Для настройки первого пункта:
от 2900 руб. / от 3 дней
от 690 руб. / от 2 дней
начиная с 200 руб. / минимум 3 часа
Оформите заказ, и эксперты начнут откликаться уже через 10 минут!
