В текстовых файлах нередко применяется подпись в Word, которая подтверждает официальный статус распоряжений, приказов, инструкций или других деловых документов. Также она может использоваться для подтверждения авторских прав на художественные произведения и другую продукцию. Подпись в документе Word имеет значительное значение для удостоверения юридической силы или в ходе переписки с получателями.
Поэтому, работая с документами, многие пользователи сталкиваются с необходимостью добавления подписи в Word. В редакторе Microsoft Word предусмотрено несколько видов подписей.
В данной статье мы рассмотрим традиционные подписи: рукописную и печатную, которые применяются в текстовом редакторе. Кроме того, в Word можно создать электронно-цифровую подпись, однако мы не будем обсуждать этот аспект в данной публикации.
В текстовом процессоре MS Word имеются разные способы для вставки подписи в документ. Мы рассмотрим несколько методов, как сделать подпись в Ворде:
Подпись в Word рукописным вводом
В документах часто применяется подпись, заранее созданная от руки, для добавления в текст. Это придаёт документу характер, а в некоторых ситуациях, позволяет избежать необходимости ставить подпись ручкой, особенно при печати большого количества копий документа.
Основная идея данного метода заключается в выполнении ряда последовательных шагов:
- Человек ставит подпись на бумаге или делает подпись в графическом редакторе.
- Подписанный лист сохраняется в качестве изображения в графическом файле.
- Изображение с подписью вставляется в нужное место документа Word.
Это не цифровая подпись, она не имеет юридического статуса электронной подписи. Подобная подпись может быть использована в письмах или внутри организации для документов, не имеющих особой важности.
Существует два метода получения подписи для интеграции в документ: сделать ее вручную на paper или создать в программном обеспечении — графическом редакторе. Если вы используете графический редактор, такой как Paint или Adobe Photoshop, программа сохранит изображение в необходимом формате, например, JPG, PNG, BMP или GIF.
Также можно извлечь подпись из другого документа, воспользовавшись, к примеру, скриншотом, а затем сохранить изображение экрана в формате графического файла.
Другой вариант заключается в том, чтобы отсканировать бумажный лист с подписью с помощью специального устройства. Это может быть сканер, цифровая камера или камера мобильного телефона.
Теперь посмотрим, как подписать документ подписью в Word.
Убедитесь, что файл изображения с подписью имеет подходящий размер, соответствующий применяемому шрифту в данном документе. При необходимости, измените размер изображения заранее или подгоните изображение по необходимому размеру в программе Word.
Переместите подпись в нужное место документа. При необходимости, добавьте тест перед подписью.
Сохранение рукописной подписи в коллекции экспресс блоков
Подпись документа Ворд вместе с прилегающим текстом можно сохранить в качестве шаблона для вставки в другие документы. В программе создается стандартный блок в одной из коллекций блоков, который потом можно вставить в любой другой документ.
Пройдите следующие шаги:
Как вставить подпись в Word в другом документе
У нас имеется блок шаблона подписи, который мы можем вставить в другой текстовый документ, чтобы не создавать каждый раз новую рукописную подпись.
Выполните следующие действия:
При помощи экранной клавиатуры
Как узнать свой пароль от вк
Электронная подпись в Ворде
Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.
Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде
Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.
Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.
Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:» , а с новой строки вставить пустые строки.
Дальше перейдите на вкладку «Вставка» , в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office» .
В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК» .
Откроется окно «Настройка» . В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК» .
В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно распечатать документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.
Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.
Как подписать файл, с помощью ЭЦП
Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.
Сначала ознакомьтесь с текстом и удостоверьтесь в его правильности. После этого кликните правой кнопкой мыши в нужной области и выберите пункт «Подписать» из контекстного меню.
В следующем окне жмите «ОК» .
Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.
Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.
Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок» .
Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать» .
Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать» .
Подтвердите создание подписи.
После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный» , и возможность его редактирования будет ограничена. В строке состояния появится соответствующий значок.
Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи» . Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке «Требуемые» . Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные» .
Кликнув на стрелку рядом с подписью, вы сможете открыть выпадающее меню и выбрать один из вариантов: состав, настройка или удаление.
Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.
Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.
После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке «Требуемые» .
Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать» . Затем выполните все описанные выше действия.
Как подписать весь документ
Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.
Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл» , затем «Сведения» . Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись» .
Нажмите «ОК» в появившемся окне.
Дальше можете заполнить поле «Цель» . Если сертификат выбран правильно, нажимайте «Подписать» , если нет – кнопку «Изменить» .
В окне подтверждения жмите «ОК» .
Теперь документ будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет узнать, кто именно это сделал.
Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.
Думаю, Вам все понятно, и теперь Вы точно сможете добавить или строку для вставки ЭЦП в текст, или самостоятельно подписать электронной подписью нужный файл.
Как сделать подпись под рисунком или таблицей в MS Word
Что отличает готовый текстовый документ от черновика? Конечно порядок! Форматирование, заголовки, сопроводительные рисунки и таблицы — всё на своих местах, всё красиво и аккуратно. Однако, 98% документов которых я видел, особым порядком не отличались. Вроде бы и номера глав, и оглавление — все на месте.
Но как только речь заходит о подписях и нумерации таблиц и рисунков, все идут кто в лес, кто по дрова.
Чаще всего оформители поступают так: сначала добавляют картинку, потом нажимают enter и вводят сопроводительный текст с номером. Ничего плохого в этом конечно нет, но… и хорошего мало. Такой текст независим от объекта который он поясняет, разрушает форматирование основного документа и главное — не имеет автоматической нумерации. Если вы забыли вставить одну из таблиц в начале, то потом придется переделывать нумерацию по всему документу вручную!
К счастью, я могу вам помочь. Сегодня мы научимся делать автоподписи для объектов MS Word, красивые, удобные, а главное — снабженные автонумерацией.
Добавляем подпись к рисунку в MS Word
Учимся создавать подписи в MS Word
Для начала добавим рисунок в документ, после чего перейдем на вкладку «Ссылки», где в группе «Названия», выберем инструмент «Вставить название» (или выбрать этот пункт из меню раскрывающееся по щелчку правой кнопки мыши на рисунке), после чего на первый план выйдет одноименное окно с настройками будущей подписи. Рассмотрим его подробнее, тем более, что настроек тут совсем немного.
Можно ввести свой текст, а можно оставить простую поясняющую надпись
Я внедрил новый вариант: Изображение
Нажимаем «Ок» и получаем весьма симпатичную подпись. Обратите внимание, следующий объект помеченный как «иллюстрация», автоматически добавится в документ уже с номером 2. Готово!
Подпись к рисунку средствами MS Word
Стилизация подписей в MS Word
Хотя стили подписей к рисункам и таблицам в MS Word по умолчанию выглядят вполне симпатично, вы, возможно захотите их немного изменить под себя. Что ж, нет ничего проще. Для начала отредактируйте уже добавленный вами стиль «по вкусу» (например, добавьте жирности или измените цвет), а затем воспроизведите на клавиатуре комбинацию клавиш CTRL+ALT+SHIFT+S, после чего на экране появится узкое плавающее окошко «Стили», с выделенной строкой «Название объекта».
Подписи к рисункам можно легко стилизовать
Наведите курсор на правую часть надписи «Название объекта» и нажмите левую кнопку мыши, чтобы развернуть окно дополнительных настроек. Выбираем самый первый пункт «Обновить «Название объекта» в соответствии с выделенным фрагментом» и закрываем окно «Стили».
Применяем новые параметры стиля подписи
Попробуем вставить в текст вторую иллюстрацию с подписью? Как видите, надпись автоматически изменила свой стиль на тот, что мы только что задали.
Вторая иллюстрация вставила с уже утановлеными мною ранее параметрами
Обратите внимание: изменяя стиль подписи в одном месте документа, вы автоматически изменяете его на всех других изображениях/таблицах. MS Word знает — основа красивого документа в порядке, а порядок, в том числе, обеспечивается единообразием стилей!
