При совместной работе над одним документом всегда существует возможность, что элементы, которые вы планировали оставить нетронутыми, могут быть изменены. Чтобы избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, ограничьте редактирование некоторых участков документа Word.
Защита определенного содержимого в документе Word
Таким образом, вы собираетесь отправить документ Word, но хотите удостовериться, что некоторые его фрагменты останутся неизменными. Вместо того чтобы полагаться на удачу, воспользуйтесь функцией, позволяющей сделать определенные части вашего текста доступными только для чтения, что предотвратит их редактирование.
Первым делом откройте документ Word, который требуется зафиксировать, и обратитесь к вкладке «Рецензирование».
Далее нажмите кнопку «Ограничить редактирование».
В правой стороне Word появится панель «Ограничить редактирование». В этом разделе отметьте опцию «Разрешить лишь указанный способ редактирования документа».
После того как вы отметите этот пункт, вы заметите, что ниже открывается выпадающий список, который станет доступен для выбора. Проверьте, чтобы в этом списке был выбран вариант «Только чтение». Кроме того, вы увидите новую опцию «Исключения», но мы обсудим это позже.
Теперь вам нужно выбрать те части документа, для которых вы хотите разрешить редактирование. Части которые вы не выбрали, будут доступны только для чтения. Теперь выделите текст который можно редактировать, нажав и перетащив мышью по тексту. Если у вас есть определенный контент в двух и более разных разделах, который вы хотите оставить открытым для редактирования, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и выделяйте, чтобы добавить их в свой выбор.
После того как вы выделили текст, вернитесь на панель «Ограничить редактирование» и активируйте опцию «Все» в разделе «Исключения». Это даст возможность любому, кто получит документ, редактировать указанный вами контент. Если вы находитесь в корпоративной сети и хотите предоставить разрешение на редактирование только определенным людям, выберите вариант «Другие пользователи» и добавьте их имена (учтите, что для этого необходимо иметь доступ к центральному сетевому каталогу пользователей).
В завершение, в категории «Активация защиты» нажмите на кнопку «Да, активировать защиту».
Открывшееся окно «Активировать защиту» сообщит вам, что документ не имеет шифрования и, соответственно, может стать целью для злоумышленников. Вам будет предложено ввести пароль. Введите его и нажмите «ОК». Если вы определили конкретных пользователей, которым разрешено редактирование документа, вам нужно выбрать опцию «Проверка подлинности пользователя».
Word теперь выделяет и обрамляет скобками области предназначенные для редактирования. Это обозначение для пользователей областей, которые являются редактируемыми.
В правой панели вы теперь увидите новую опцию, которая позволяет переходить из одного редактируемого раздела в другой. Все, что вам нужно сделать, это нажать «Найти следующую область, которую я могу редактировать».
Параметр «Показать все области, которые я могу редактировать» показывает все редактируемые разделы, как и следует из названия. Если вы хотите удалить выделения из текста, снимите флажок «Выделить области, которые я могу редактировать».
Чтобы снять защиту с документа, нажмите «Отключить защиту» в нижней части панели «Ограничить редактирование».
Теперь вы знаете, как обезопасить документ для совместной работы, от редактирования некоторых частей, которые в противном случае могли бы быть повреждены.
Защита документа от несанкционированных исправлений
Поводом для написания этой статьи стал вопрос читательницы: «Нам на подписание партнерская организация прислала договор по электронной почте, в котором редактированию поддаются только преамбула и заключительный раздел с нашими реквизитами. Все остальное редактированию не подлежит. А мы можем так сделать? Если бы мы смогли и свои договоры направлять клиентам в таком виде, то можно было бы их потом не вычитывать, т.к. у нас не было бы опасений в изменении условий договора клиентом перед его распечаткой и подписанием. Или же подобный запрет на редактирование фрагментов word`овского текста, который установлен автором документа, все-таки можно преодолеть и внести правки «инкогнито»?»
Поводом для написания настоящей статьи стал полученный нами вопрос читателя:
Вопрос по теме
Тема: Вопрос от читателя
От кого: Камышева Ирина, г. Липецк
Нам на подписание партнерская организация прислала договор по электронной почте, в котором редактированию поддаются только преамбула и заключительный раздел с нашими реквизитами. Все остальное редактированию не подлежит. А мы можем так сделать? Если бы мы смогли и свои договоры направлять клиентам в таком виде, то можно было бы их потом не вычитывать, т.к. у нас не было бы опасений в изменении условий договора клиентом перед его распечаткой и подписанием. Или же подобный запрет на редактирование фрагментов word`овского текста, который установлен автором документа, все-таки можно преодолеть и внести правки «инкогнито»?
О чень часто в жизни нам приходится заполнять какие-либо анкеты, готовые формы. Как правило, в таких формах уже имеется текст, остается только вписать некоторую переменную информацию, проставить отметки для выбора тех или иных вариантов ответа.
В настоящее время многие по-прежнему создают такие формы в текстовых редакторах на компьютере, затем распечатывают их в нужном количестве и раздают для заполнения. Однако в эпоху современных технологий существует возможность делать это в электронном формате.
Таким образом поступили и создатели проекта договора из вопроса нашей читательницы. Итак, как же можно защитить текст документа, созданного в программе MS Word, от исправлений?Предлагаем и вам освоить эту технологию.
Это очень удобно, как справедливо заметила Ирина (см. вопрос читателя), такие документы нет нужды вычитывать целиком – после заполнения проекта документа партнером достаточно будет внимательно прочитать лишь разрешенные для редактирования фрагменты. Это экономит время и защищает от дорогостоящих ошибок: когда незначительное изменение фразы может иметь ощутимые юридические последствия.
Санкционированная свобода творчества
С помощью MS Word можно легко разработать любые анкеты для сотрудников, регистрационные карты, бланки документов, текст которых имеет неизменяемые части и при этом сохраняется возможность ввода информации в определенные места текста.
Как же создать форму документа в MS Word? Разберем это на примере договора.
Обращаем ваше внимание, что автор защищенного документа может разрешить для редактирования как отдельные фразы / предложения, так и целые разделы текста (один или несколько абзацев).
. в разрешенных полях
В преамбуле созданного вами договора партнерской организации нужно будет заполнить, кем с их стороны будет подписан договор и на основании какого документа действует это уполномоченное лицо. В подобных случаях мы имеем дело с редактированием пользователем маленького фрагмента текста внутри абзаца. Для этих целей лучше подойдет изменяемое поле документа.
Содержимым такого поля может быть не только простой текст, но и список, дата, время, число и результат вычислений.
Чтобы в месте ввода добавить поле и установить формат его содержимого, необходимо воспользоваться панелью управления «Формы». Активировать ее можно следующим образом: в главном меню выбирается «Вид», далее «Панели инструментов», далее «Формы» (см. Рисунок 2).
В результате этих действий появится новая панель инструментов:
Для добавления полей в документ выполните следующие шаги: разместите курсор в нужной позиции текста и кликните на пиктограмму «Текстовое поле» ( ).
Для полей, добавленных в текст, необходимо задать параметры ввода.
Рисунок 2. Активизация панели инструментов «Формы»
Для чего это нужно? Есть поля, в которые вводится текстовая информация, например, наименование организации-контрагента или предмет договора. В любом документе присутствуют поля, в которые вводится дата (например, дата документа) или числовые поля (например, сумма договора). Кроме перечисленных типов полей, можно задавать такие, как «Текущая дата», «Текущее время» и «Вычисления».
Параметры вставленных полей задаются для каждого поля отдельно. Чтобы сделать это, необходимо выделить поле и нажать пиктограмму «Параметры поля формы» ( ). После ее нажатия появится окно, представленное на Рисунке 3.
Если для вводимых данных в поле был выбран тип «Дата», то для данного поля можно задать следующие параметры:
Для полей также можно создавать подсказки. Их текст будет отображаться в строке состояния при выделении поля, а также появляться на экране при нажатии на клавиатуре клавиши «F1».
Для создания справки нужно в окне настройки параметров поля нажать на кнопку «Текст справки…». В результате на экран будет выведено окно, показанное на Рисунке 4.
Рисунок 4. Окно «Текст справки для поля формы»
Для добавленных полей можно задать такие параметры форматирования, как размер шрифта, его начертание, межстрочный интервал и др. Эти параметры задаются для каждого поля отдельно через команды меню «Формат», далее «Шрифт» (для назначения параметров шрифта) или «Абзац» (для назначения параметров абзаца).
Когда все поля будут добавлены, важно настроить параметры безопасности. Для этого следует выбрать опцию «Защитить документ» в меню «Сервис». В результате откроется панель задач «Защита документа» (см. Рисунок 5). В разделе «Ограничения на редактирование» нужно поставить галочку на «Разрешить только указанный метод редактирования документа», после чего из выпадающего списка следует выбрать «Ввод данных в поля форм».
. в разрешенных разделах
Иногда уместнее использовать не поля, а защищенные разделы формы документа. Например, когда необходимо добавить таблицу или разрешить получателю документа править большой фрагмент текста – один или несколько абзацев.
В этом случае алгоритм действий будет состоять из двух шагов:
Например, если вы захотите разрешить получателю своего документа редактировать только один фрагмент в середине текста, то разбить документ придется на 3 части: первый и последний разделы запретить для редактирования, а находящийся в середине – разрешить изменять.
Чтобы разбить документ на разделы, необходимо поставить курсор в конце каждого раздела и выбрать в главном меню пункт «Вставка», далее «Разрыв». В открывшемся окне в большинстве случаев нужно выбрать вариант начала нового раздела «на текущей странице» (как это показано на Рисунке 6), тогда визуально расположение текста на странице не поменяется. Если же вы выберете вариант «со следующей страницы», то независимо от того, сколько еще осталось места после окончания раздела, последующий текст (принадлежащий следующему разделу) начнется только на следующей странице. Здесь также можно установить начало следующего раздела только «с четной. » или «с нечетной страницы».
Рисунок 7. Установка защиты разделов 1 и 3
Строка «Выбор разделов» появляется в данной области задач только в том случае, если документ разбит на разделы. Если документ не разбит на разделы, этой строки не будет.
Включаем защиту
Все параметры защиты установлены, теперь необходимо включить защиту. Для этого нужно нажать кнопку «Да, включить защиту» в области «Защита документа» (см. Рисунок 7). В результате этого действия на экране появится окно для ввода пароля:
Как видите, пароль требуется вносить дважды. Это делается для того, чтобы выявить опечатку, которую вы можете не заметить при наборе пароля с клавиатуры: если оба раза пароль набран единообразно, он принимается программой. В противном случае свою попытку нужно будет повторить.
Только те пользователи, которым известен пароль, смогут впоследствии снять защиту и внести изменения в форму документа. Другим пользователям будет доступен ввод данных только в незащищенные вами поля и разделы.
Теперь необходимо зафиксировать плоды своей работы в формате шаблона документа, присвоив ему расширение .dot. Этот формат предназначен для MS Word и включает в себя данные о стилях оформления, полях для ввода информации, элементы автотекста, нестандартное меню и другие компоненты.
Благодаря шаблону пользователь может создавать на его основе документы, затрачивая на это минимум времени (см. Рисунок 9):
Рисунок 9. Окно создания документа на основе защищенной формы
Для некоторых полей могут быть установлены форматы, которые просто не позволят пользователю сделать ошибки при вводе данных. Есть еще один плюс: если по данной форме составляется много документов, то их заполнение будет более единообразным, а потому их будет быстрее «пробегать глазами» и легче анализировать.
В случае ввода данных в формате, отличном от установленного для данного поля, произойдет следующее:
Если формат вводимых в поле данных жестко не закреплен, пользователь может вводить данные в любом удобном ему формате. А вот в открытых для редактирования разделах документа руки у пользователя «всегда развязаны».
Внеся всю необходимую информацию в документ, пользователь может его сохранить. При этом сама форма останется неизменной, а сохранение документа будет осуществляться в отдельный файл.
Если пользователь попытается снять защиту с данной формы с помощью команды «Снять защиту» через пункт «Сервис» главного меню, программа попросит его ввести пароль.
Лирическое отступление на тему надежности защиты
А теперь ответим на вопрос, можно ли полностью положиться на предлагаемую разработчиками MS Word защиту от несанкционированных исправлений? Данная технология удобна и эффективна, но! Нужно отдавать себе отчет в том, что нет таких паролей, которые невозможно было бы вычислить. И мало таких замков, которые невозможно было бы вскрыть.
Все всегда упирается в цену вопроса, количество отведенного времени и мастерство взломщика. Поэтому в особо важных случаях перед подписанием полученного документа желательно проверять его целиком.
Если вы получите договор в электронном формате, а не на бумажном носителе, то функция «Сравнить и объединить изменения» позволит вам быстро обнаружить все внесенные коррективы. Запустить ее можно через пункт «Сервис» в главном меню (подробности вы можете найти в статье «Режим записи исправлений в MS Word»).
Технология, о которой мы рассказали по просьбе нашей читательницы сейчас, будет уместна при заполнении большинства документов и анкет. Но каких именно, решать вам!
