Word может найти любой фрагмент текста в любом месте вашего документа, будь то бесконечная передовица для местной газеты или тщательно продуманный заговор против директора зоомагазина. Команда, используемая для поиска текста, называется коротко и ясно: Найти . Она проживает в меню Правка. Чтобы с помощью команды Найти отыскать фрагмент текста, затерявшийся в бескрайних просторах вашего документа, выполните следующее.
- Определите, какой фрагмент текста вы хотели бы найти .
Например, слово свинец.
Перед вами появится диалоговое окно Найти и заменить, показанное на рис. 5.1. Обратите внимание, что это окно используется как для команды Заменить, так и для команды Перейти (в диалоговом окне есть соответствующие вкладки). Поскольку вы хотите найти текст, открывается вкладка Найти.
- Введите искомый текст .
Текст вводится в поле Найти. В нашем случае это слово свинец. Вводить его следует в той форме, в какой оно должно быть найдено.
Рис. 5.1. Диалоговое окно Найти и заменить
Если вы не знаете точно, как это слово написано в тексте — прописными или строчными буквами, используйте строчные.
- Щелкните на кнопке Найти далее, чтобы начать поиск.
Вы также можете нажать клавишу .
Если фрагмент текста найден, он выделяется на экране, но диалоговое окно Найти и заменить не исчезает до тех пор, пока вы не щелкнете на кнопке Отмена или не нажмете клавишу . (В открытом диалоговом окне вы можете осуществить поиск нового фрагмента текста, если в этом возникает необходимость.)
- Быстро открыть диалоговое окно Найти и заменить позволяет комбинация клавиш (здесь буква "F’, как вы понимаете, означает find — искать, находить).
- Текст, который вы вводите в окне Найти, должен в точности совпадать с искомым фрагментом. Не ставьте в конце точку, если только не хотите, чтобы найденный фрагмент тоже оканчивался точкой.
- Если необходимый текст не обнаружен, Бобик (или Помощник в ином, выбранном вами, виде) спросит, хотите ли вы провести поиск текста с начала. Выберите Да или Нет. Если текст не найден, Помощник сообщит вам об этом. (Вы можете отправить Помощника с глаз долой, тогда все сообщения будут появляться в обычном диалоговом окне.)
- Если вы получили сообщение о том, что текст не найден, но уверены, что он на месте, проведите операцию поиска еще раз. Проверьте для начала, не допустили ли вы ошибки при наборе текста.
- Когда вы работаете с несколькими документами одновременно, помните, что Word проводит поиск только в текущем окне (т.е. в том, которое в данный момент находится на экране). Если необходимо выполнить поиск в другом документе, щелкните на кнопке этого документа на панели задач и повторите процедуру.
- Если вам интересно, как произвести поиск сразу в нескольких документах, обратитесь к главе 27.
- Чтобы выяснить, где еще в документе встречается искомый текст (т.е. текст, введенный вами в диалоговом окне Найти), щелкните мышью на кнопке Найти далее.
- Найти другие вхождения текста можно также с помощью кнопок прокрутки Прокрутить вперед
и Прокрутить назад
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Word 2003
Повторный поиск. Что еще можно искать с помощью команды Найти
Word запоминает последний фрагмент текста, который вы искали в документе. Он выбирается (т.е. выделяется цветом) всякий раз, когда вы обращаетесь к диалоговому окну Найти и заменить. Это удобно в тех случаях, когда снова необходимо найти тот же фрагмент текста или когда разыскиваемый текст мало отличается от искомого ранее (в этом случае удобнее отредактировать в поле Найти старый фрагмент, нежели набирать его заново).
В правой части текстового поля Найти можно увидеть нечто, напоминающее стрелку, направленную вниз (рис. 5.2). После щелчка на этом объекте появится прокручиваемый список текстовых фрагментов, поиск которых уже производился. Чтобы повторно найти какой-либо фрагмент текста из тех, по которым поиск уже производился, щелкните сначала на направленной вниз стрелке, а затем – на фрагменте текста, который вы хотите снова найти. Щелкните на кнопке Найти далее, и вы опять отправитесь в путь.
Рис. 5.2. Повторный поиск по заданным ранее критериям
Что еще можно искать с помощью команды Найти
Окно Найти и заменить (рис. 5.1), как правило, используется для быстрого поиска обычных фрагментов текста (см. предыдущий пример). Но часто требуется провести более сложный поиск или найти такой объект, который не отображается на экране после ввода с клавиатуры (например, знак конца абзаца). Вы можете искать, предположим, слово Кол (с прописной буквы), а не просто кол. В этом случае пользуйтесь дополнительными возможностями команды Найти.
Нажмите CTRL + F, появится окно Найти и заменить. Щелкните в нем на кнопке Больше. Диалоговое окно увеличится по вертикали, и в нижней его части вы увидите некоторые дополнительные опции (рис. 5.3).
Теперь я объясню, для чего вам понадобятся расширенные возможности диалогового окна Найти и Заменить.
Рис. 5.3. Окно Найти и заменить в расширенном виде
Поиск в документах MS Office
Как найти нужный файл среди множества других документов Word? Можно воспользоваться встроенными средствами Word, а можно поискать текст в файловом менеджере Total Commander.
В Word 2003 и Excel 2003 существует удобная панель (Файл > Поиск файлов), с помощью которой вы можете разыскать нужный вам файл. Просто введите имя файла или любое слово, содержащееся в нем.
Ищем документ Word
Обратите внимание, что если в списке "Область поиска" щелкнуть галочку около каталога, то будет выделен только этот каталог, но не его подкаталоги. Чтобы искать во всех подкаталогах, щелкните галочку еще раз.
При поиске Word использует каталоги, созданные службой индексирования Windows XP. Если вы отключили ее в "Панели управления > Администрирование > Службы", то поиск будет выполняться медленнее, но каталоги не будут занимать лишнего места на диске. Эту службу имеет смысл отключать, когда вы нечасто ищете документы и когда скорость поиска не имеет для вас большого значения. Вы можете вручную создавать, просматривать и удалять каталоги, выбрав "Пуск > Выполнить > ciadv.msc".
В панели "Поиск файлов" есть и расширенный вариант, который позволяет задавать условия типа "текст содержит NTFS и документ создан в этом месяце". В Office нельзя группировать операторы в скобки, создавая запросы вроде "(автор документа — Иван ИЛИ Ольга) И (документ содержит слово новый ИЛИ был создан в этом месяце)". Однако такие запросы встречаются редко, и не нужны большинству пользователей.
В окне "Файл > Свойства > Документ" и "Файл > Свойства > Прочие" вы можете вписать ключевые слова или тему документа, а затем искать файл по этим ключевым словам. Так Word помогает упростить поиск и обработку текстов в крупных организациях: руководству достаточно обязать сотрудников заполнять ключевые слова и указывать правильное имя автора в каждом документе. Тогда другие сотрудники смогут найти этот документ по ключевым словам или отобрать все файлы, написанные одним человеком.
Поиск в Total Commander
Total Commander может даже просматривать текст, хранящийся в файлах Word. Откройте doc-файл в Lister’е (F3) и нажмите цифру 6 (Unicode). Вы увидите основной текст документа (без оформления). Сноски приведены после документа. Если включен режим быстрого сохранения, то в начале файла может находиться старая версия документа, а более поздние изменения будут записаны после нее.
Total Commander способен показать Word’овский документ даже если на компьютере не установлен Microsoft Office или программа Word Viewer для просмотра документов.
