Как отобразить схемы документа в MS Word

Схема документа: проблема и решение

Сегодня утром я открыл документ, с которым работаю постоянно (Руководство пользователя) и обнаружил, что Схема документа содержит, помимо заголовков, также и массу совершенно лишнего текста, оформленного различными стилями: подрисуночные подписи, маркированные и нумерованные списки и тому подобный мусор. Такого в схеме быть не должно.

Однако стандартных средств восстановить корректное отображение Схемы не существует и мне не удалось нигде в Рунете найти об этом информацию. А ведь с этой проблемой я сталкивался уже не раз и приходилось вручную обновлять каждый стиль, каждый параграф. Думаю, что и другие пользователи редактора Word встречались с такой проблемой. Вот так выглядела Схема документа с паразитными вхождениями текста:

Я решил поискать информацию в зарубежном интернете и поиски мои увенчались успехом. Как оказалось, это известный баг редактора Word, тянущийся за ним еще с ранних версий и проявившийся теперь в версии Word 2003. Об этом указывалось в двух полезнейших статьях:

В этой заметке я опишу ручной способ восстановления Схемы документа, как это предложила в своей статье Shauna Kelly. Второй способ — использовать макрос. О нем будет упомянуто в следующей заметке-переводе статьи с сайта Microsoft Word MVP.

Итак, проблема заключается в том, что редактор самопроизвольно сбрасывает (или, наоборот, устанавливает) для всего текста документа (для всех параграфов) уровни структуры документа. Под уровнями структуры понимаются такие иерархические уровни, как: основной текст и заголовки (от 1 до 9).

Как правило, к параграфам редактор применяет уровни заголовков, поэтому текст этих параграфов и отображается в Схеме.

Решение: изменить для каждого параграфа уровень струкуры (формат параграфа). Для этого следует выделить в документе все вхождения текста, оформленного каким-либо стилем (например, стиль "Обычный") с помощью области задач Стили и форматирование и в меню Формат выбрать команду Абзац . Откроется одноименное диалоговое окно:

В поле Уровень выберите строку Основной текст и закройте окно нажатием кнопки ОК . Текст, оформленный стилем "Обычный", исчезнет из Схемы документа. Повторите эти действия для других стилей документа, пока в Схеме не будут отображаться только законные уровни, то есть Заголовки.

Разумеется, если документ достаточно большой и в нем масса стилей, то такой способ неэффективен. Значит, надо применить соответствующий макрос. Об этом будет рассказано в следующей заметке.

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

• полезных заметок о колонтитулах
• 3 способа очистки списка недавно открытых документов
• Microsoft Office: популярные команды на одной вкладке
• Ribbon XML Editor — программа редактирования интерфейса Word 2007, 2010
• SQL для начинающих: изучите SQL онлайн за 9 часов
• Word 2007: добавляем свою вкладку и свои команды
• Word 2007: полотно, рисунки, линии
• Word 2007: смена формата сохранения файла
• Word 97 — решение проблемы с отображением символов на линейке
• Word 97. Слияние документов как один из способов упростить свою работу
• Абзац с цветным фоном
• Автозаполняемые колонтитулы
• Автоматизация текстового набора в Word
• Автоматическая запись макроса
• Автоматическая нумерация билетов
• Автоматическая расстановка переносов
• Автоматическое обновление полей при открытии документа
• Автоматическое сохранение всех открытых документов
• Автотекст и Word 2007
• Автотекст с последовательной нумерацией
• Автоформат документов
• Белый текст на синем фоне в Word 2007
• Белый текст на синем фоне: ностальгия по DOS
• Буквица
• Быстрая смена ориентации страниц документа

Просмотр документов Microsoft Word

Независимо от режима отображения документа в левой части окна Microsoft Word может быть выведена схема документа. Для отображения схемы используется кнопка Схема документа панели инструментов Стандартная. Схема документа — это отдельная область окна, в которой отображается список заголовков для данного документа ( рис. 1.13). Ее можно использовать для быстрого перемещения по документу.

Для удобства границу между схемой и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужному заголовку документа, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по этому заголовку в схеме документа. Указанный заголовок появится вверху правой части окна и будет выделен в схеме документа. Чтобы эффективно работать со схемой документа, необходимо уметь пользоваться стилями.

Рис. 1.13. Отображение документа в режиме "Схема документа"

Выделение фрагментов документа

Выделение текста

В выделенном фрагменте текста цвет шрифта и фона страницы меняются на противоположные цвета. Например, если шрифт был черного цвета, то в выделенном фрагменте он будет отображаться белым, а шрифт зеленого цвета будет отображаться лиловым и т. д. То же самое происходит с фоном страницы: белый фон при выделении фрагмента станет черным. При этом фон полей страницы не изменяется.

Для выделения можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то, и другое одновременно.

Выделение одной строки — поставить курсор слева от строки и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Выделение одного слова — поставить курсор на слово и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши.

Выделение нескольких строк — поставить курсор слева от строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие строки, или выделить первую строку фрагмента, а затем выделить последнюю строку при нажатой клавише клавиатуры Shift.

Выделение нескольких слов — поставить курсор на слово, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение на другие слова.

Выделение одного абзаца — поставить курсор слева от абзаца и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши, или поставить курсор на абзац и три раза щелкнуть левой кнопкой мыши.

Выделение одного предложения — поставить курсор на предложение и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Выделение всего документа — поставить курсор в левом поле и три раза щелкнуть левой кнопкой мыши, или поставить курсор в левом поле и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Выделение произвольного прямоугольного фрагмента текста — поставить курсор к началу области выделения, нажать и не отпускать клавишу клавиатуры Alt, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространять выделение.

Выделение несвязанных фрагментов текста — первый фрагмент выделяется обычным порядком, а каждый следующий — при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

При выделении строк текста, оформленного в несколько колонок, щелчком в левом поле можно выделить только строки первой колонки. Для выделения строк других колонок необходимо подвести указатель мыши к строке слева в промежутке между колонками и только после этого щелкнуть левой кнопкой мыши.

Некоторые особенности имеет выделение текста, введенного в виде полей. Один щелчок левой кнопкой мыши по тексту в поле выделяет серым цветом само поле. Двойной щелчок по тексту в поле выделяет все содержимое поля.

Представленные выше способы выделения фрагментов текста основаны на использовании мыши. Но можно обойтись и без нее. А в некоторых случаях без мыши даже удобнее.

Выделять фрагменты текста можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все известные комбинации клавиш для перевода курсора по документу. Например, если необходимо выделить часть документа от текстового курсора до конца документа, то достаточно всего лишь нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + Ctrl + End.

Для того чтобы снять выделение фрагмента текста, следует один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в правом поле документа.

Выделение элементов таблиц

Одна строка таблицы выделяется так же, как строка текста, то есть щелчком мыши в левом поле страницы напротив выделяемой строки. Точно так же, как строки текста, выделяются и несколько строк таблицы.

Для выделения столбца таблицы проще всего поставить курсор на столбец и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши при нажатой клавише клавиатуры Alt. Можно также подвести указатель мыши сверху к столбцу, пока он не превратится в маленькую черную вертикальную стрелку, и после этого один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких столбцов надо любым способом выделить первый из выделяемых столбцов, а затем, не отпуская левой кнопки мыши, распространить выделение на следующие столбцы. Несколько столбцов можно выделять также с использованием клавиши клавиатуры Shift. Любым способом выделите первый столбец, а затем выделите последний столбец при нажатой клавише Shift.

Выделение одной ячейки при работе с таблицей (установка границ, заливки, разделение ячеек и т. д.), как правило, не требуется. Но может потребоваться при оформлении текста в ячейке. Для выделения ячейки необходимо подвести указатель мыши слева к границе ячейки и, когда он превратится в маленькую черную стрелку, щелкнуть левой кнопкой мыши. Ячейку, содержащую какой-либо текст, можно выделить следующим способом: три раза щелкнуть левой кнопкой мыши по последнему слову текста ячейки. Для выделения пустой ячейки можно поставить в нее курсор и нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + End.

Для выделения нескольких ячеек надо подвести указатель мыши к первой из выделяемых ячеек, а затем при нажатой левой кнопке мыши распространить выделение на соседние ячейки. Эту операцию удобнее выполнять с использованием клавиш клавиатуры. Поставьте курсор в первую из выделяемых ячеек, а затем при нажатой клавише клавиатуры Shift распространяйте выделение клавишами , , , .

Выделить всю таблицу лучше всего по строкам или по столбцам. Можно для выделения использовать также маркеры таблицы. Щелчок левой кнопкой мыши по любому из маркеров выделит всю таблицу.

Если выделение элементов таблиц вызывает какие-либо трудности, можно воспользоваться командой Таблица/Выделить/ Поставьте курсор в ячейку таблицы, а затем выполните соответствующую команду, чтобы выделить всю таблицу, столбец, строку или ячейку.

Как сделать в Ворде схему — инструменты и этапы пошагово

Microsoft Word допускает создавать разные типы диаграмм и элементы конструктора. Рассмотрим, как сделать схему в Ворде разными способами.

как сделать в ворде схему

Вставка готовых элементов

Ворд обладает собственной коллекцией готовых диаграмм, которые можно использовать для иллюстрации данных.

1. Откройте документ Word, соответствующий потребности.
2. Нажмите вкладку «Вставка».
3. Выберите «Диаграмма» – группа «Иллюстрации».
4. Выберите запланированный тип схемы, кликните.
5. Введите данные, используя таблицу, появившуюся вследствие выбора типа. Данное меню дает возможность изменить значения, добавлять строки, столбцы.
6. Нажмите кнопку ОК по завершении ввода табличных данных.
7. Схема высветится в документе. Возможно изменить стиль, параметры, используя инструменты вкладки «Формат».

Диаграммы являются простыми схемами, позволяющими в Ворде сравнивать различные данные и показывать их динамику во времени.

пример пунктов

Как составить блок-схему

Встроенные инструменты Ворд подходят в большинстве случаев. Для составления блок-схем удобно использовать вставку готовых конструкций типа SmartArt. Для этого в документе Ворд следует сделать так:

• откройте раздел "Вставка";
• перейдите в SmartArt;
• выберите подходящий вид схемы из набора блоков;
• подтвердите выбор.

Этот инструмент удобен большим разнообразием готовых шаблонов. Можно сделать не только простые связанные списки, но и объединить их стрелками, отразить в документе Ворд процессы, циклы, иерархии. Рисунки SmartArt выглядят объемно, поддаются гибкой настройке по цвету и форме. Несложно сделать эффектное схематичное отображение нужной информации.

смартарт красивый вариант

Создание схем посредством элементов рисования Word

Способ помогает разработать схемы, сделать всевозможные графические объекты напрямую в документе. Процесс использования рисунков и фигур в Ворде требует совершения следующего алгоритма:

1. Откройте документ Ворд, затем вкладку «Вставка».
2. Нажмите на Фигуры группы «Рисунки».
3. Выберите объект рисования, необходимый для создания схемы. Выбирается из готового перечня, Возможно нажать опцию «Другие фигуры». Данный подход позволит открыть расширенный список.
4. Поместите элемент на странице Ворд, используя инструменты рисования. Далее передвиньте курсор вдоль страницы. Действие позволит нарисовать следующий объект. Для создания линии выберите слот с соответствующей подписью, затем ведите указатель мыши. Возможно сделать несколько областей, перемещать по странице. Так сформируется структура схемы.
5. Соедините элементы. Возможно выбрать различные типы линий, выстроить определенный стиль — со стрелками, сносками, звездами и лентами.
6. Внесите текст, щелкнув дважды. Сделайте контур, охватывающий вашу схему на листе Ворда. Возможно выбрать стиль текста, используя инструменты вкладки «Формат».
7. Меняйте стиль рисунков посредством применения инструментов «Формат».

С помощью готовых фигур — стрелок, прямоугольников, линий, блоков — легко сделать иллюстрацию прямо в тексте страницы Ворд, не вставляя импортированные объекты из внешних приложений.

фигуры пошагово

Создание сложных схем с использованием специальных программ

Для разработки в Ворде усложненных схем, содержащий больше элементов и подробной информации, можно воспользоваться специализированным программным обеспечением – Microsoft Visio. Приложение предоставляет больший ассортимент средств, типов схем и инструментов, позволяющую сделать достойную презентацию.

Чтобы сделать схему Visio, выполните следующее:

1. Откройте программу, выберите тип диаграммы.
2. Выберите желаемые элементы. Добавьте элементы, перетащив на страницу.
3. Объедините элементы, используя линии. Данное штрихование обеспечит создания структурированной схемы.
4. Поместите текст и метки. Произведение такого хода воссоздает описание, улучшает восприятия содержимого читателем.
5. Настройте свойства элементов, используя инструменты форматирования.
6. Сохраните схему, экспортируйте в нужный формат, например, файл PDF, обычное изображение.

Другим полезным внешним инструментом для Ворда является популярный Powerpoint. В нем простыми кликами мышки легко делать любые типы объектов и связей, выделять кластеры в окне редактирования, менять заливку внутри рисунка, анимировать иллюстрацию. Затем готовую схему можно скопировать и вставить в Ворд, подобрав размер.

Независимо от типа применяемого метода, важно убедиться в ясности и легкой читаемости схемы пользователями. Используйте пометки и комментарии, поясняющие некоторые концепции. Избегайте информационной перегруженности, слишком мелких элементов, затрудняющих чтение и понимание изображенного.