Сегодня мы проведем второе занятие по работе с программой MS Word 2007 из пакета MS Office 2007. Так как делать из вас специалистов экстра-класса по работе в этой замечательной программе выходит за рамки нашего учебного курса, то мы пройдемся только по повседневным задачам, которые иногда ставят в тупик и опытных пользователей продуктов MS Office предыдущих версий.
И так, начнем. Запускаем программу MS Word. Обычно ее можно найти следующим образом — заходим в меню Пуск, выбираем Все программы, Microsoft Office, Word 2007.
Основная философия работы в программе MS Word
Допустим, вам необходимо создать какой-то документ с чистого листа. Важно запомнить главное правило — сначала мы набиваем весь текст целиком, а только потом с головы документа приступаем к его форматированию. Именно такая технология работы с Word оптимизирует ваше время и максимально автоматизирует все ваши действия.
Приступаем к разработке документа
Для примера мы составим некую служебную записку, в которой будет угловой штамп (справа), некоторая текстовая часть и некоторая часть табличная. Допустим, это будет некий отчет по чьей-то работе. Сперва нам необходимо задать параметры страницы во вкладке Разметка страницы. А именно нас там интересует значок Поля и значок Ориентация. Хотя, шаблон документа по умолчанию предполагает разработку документа для деловой переписки и все значения можно оставить по умолчанию.
Набираем текст
Если хотите — можете скопировать его прямо отсюда (таблицу корректно скопировать не получится — вы ее должны создать и заполнить сами, а то ничего не поймете). То, что нужно копировать находится внутри фигурных скобок, т.к. по ходу ввода текста я буду писать некоторые комментарии. Я специально привожу его безо всякого форматирования. Единственный элемент форматирования, который я сразу применил — это перенос абзаца на следующую строку в шапке документа (сочетание клавиш Shift+Enter ). В остальных случаях я использовал клавишу Enter для начала следующего абзаца.
Генеральному директору завода "Светлый путь" Иванову П. С. от главного инженера Смирнова И. П.
Сообщаю Вам, что за отчетный период работы предприятием, цехом №1 "Битья баклуш" были выпущены следующие наименования:
Дальше мы переходим во вкладку Вставка и нажимаем на кнопку Таблица и курсором мыши выбираем таблицу 3х3. После заносим в нее следующие данные:
re> ——————————————— | № п/п | Наименование изделия | Количество | ——————————————— | 1 | Баклуша 5х4 | 180 штук | ——————————————— | 2 | Баклуша 8х10 | 300 штук | ——————————————— >
В принципе, не обязательно ставить точное количество строк таблицы. Если вам нужно добавить строчку, то для этого надо щелкнуть левой кнопкой мыши по правой нижнее ячейке таблицы и после этого нажать клавишу Tab .
Все, документ завершен и у вас на экране должно это выглядеть примерно так:
Форматируем
Теперь начинаем наводить красоту, а именно форматировать весь документ.
Сперва необходимо зайти во вкладку Вид, и поставить галочку Линейка (по-научному "флажок" — здесь далее будет использоваться именно этот термин, чтобы вы сразу учились пользоваться правильной терминологией — при общении с любой техподдержкой пригодится).
Теперь нам необходимо выделить весь текст. Это можно сделать либо способами, которые были описаны в предыдущей части, либо комбинацией клавиш Ctrl+A (А — латинское, здесь и далее все комбинации исключительно с использованием латинских букв).
Подводим курсор мыши к линейке к верхней стрелочке (выделена цветом), нажимаем левую кнопку мыши и тащим ее вправо до другой отметки, выделенной на рисунке таким же цветом.
В итоге у вас должна получится следующая ситуация:
Кстати, по-научному эта верхняя стрелочка на линейке обозначает "Отступ первой строки" — иными словами, именно она автоматически задает одинаковую красную строку во всем документе. Нижняя же стрелочка, указывающая вверх — называется "Выступ" и регулирует отступ слева всего абзаца. С правой стороны есть такая же стрелочка — Выступ справа. А если вы заметили прямоугольник под стрелками, то знайте — он умеет синхронно двигать и отступ, и выступ слева.
Вернемся к нашим баранам, а именно к форматированию нашего документа. Теперь, в соответствии с ГОСТ, нам необходимо поместить шапку документа в правый верхний угол. Для этого, выделяем ее всю, а после этого тащим вправо сначала стрелочкой Отступ первой строки, а после этого Выступ на тот же уровень. В итоге у вас должна получиться следующая картина:
Теперь выравниваем посередине надпись "Служебная записка" и увеличиваем интервал между шапкой и надписью. Для этого необходимо выделить надпись Служебная записка, перейти во вкладку Главная и в блоке Абзац на панели инструментов нажать кнопку Выравнивание по центру. В этом же блоке нажимаем кнопку Междустрочный интервал и выбираем Другие варианты межстрочных интервалов…
Перед вами откроется следующее окно:
Здесь в разделе Интервал > Перед — вводим цифру 36 , например, и видим следующую картину:
В принципе, отступ можно делать и 48 и 56 , лишь бы документ получился красивый. Но не рекомендуется увеличивать отступы нажатием кнопки Enter .
Теперь выделяем нижеследующий текст до таблицы и нажимаем кнопку По ширине в блоке Абзац на панелях инструментов.
А теперь переходим к изменению размеров таблицы. Для изменения размеров ячеек существует два способа. Один из них — вручную, при помощи курсора мыши, второй — через свойства таблицы. Наиболее часто употребляемый — первый, поэтому рассмотрим именно его.
Для изменения размера столбца таблицы необходимо подвести курсор мыши к границе ячейки так, чтобы он приобрел вид двух стрелочек, указывающих в разные стороны. После этого необходимо нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, передвинуть курсор мыши вправо или влево в зависимости от того, в какую сторону вы хотите сдвинуть границу ячейки. По вертикали размеры ячеек регулируются таким же образом, только курсор мыши в этом случае надо будет подвести к горизонтальной границе ячейки.
Теперь ставим курсор перед фразой "С уважением", нажимаем клавишу Enter , после этого выделяем таблицу, прихватывая этот пустой промежуток, который у нас образовался после нажатия клавиши Enter .
Верхнюю стрелочку на линейке переводим влево до уровня нижней и, пользуясь вышеописанным способом, приводим таблицу к следующему виду:
С помощью уже знакомых нам инструментов делаем выравнивание шапки таблицы посередине (выделяем и нажимаем кнопку По центру во вкладке Главная в блоке Абзац), номера пунктов — посередине, наименования — по левому краю, количество — посередине. И, чтобы уже совсем все было красиво — переходим во вкладку Макет (она появляется, когда курсор находится внутри таблицы) и нажимаем там в блоке Выравнивание кнопку По центру.
Теперь щелкаем левой кнопкой мыши под таблицей и нажимаем клавишу Delete и приступаем к выравниванию элементов подписи в документе. Прежде всего, конечно, нам необходимо увеличить отступ надписи "С уважением…" от таблицы. Делаем это точно так же, как увеличивали отступ от шапки перед надписью "Служебная записка". После этого выделяем "Смирнов И. П.", и во вкладке Главная нажимаем кнопку "Выровнять текст по правому краю" в блоке Абзац. После этого видим вот такой полностью законченный документ:
Если у вас получилось что-то не так, то необходимо вернуться к началу и проверить, не были ли пропущены какие-то шаги.
В таких случаях очень сильно помогают, так называемые Непечатаемые символы, которые активируются кнопкой "Отобразить все символы" во вкладке Главная, блок Абзац. После ее нажатия документ обретет следующий вид:
Эти символы не выводятся на печать, но позволяют вам разобраться с форматированием, например, незнакомого документа. Сразу видно, где перенос абзаца на следующую строчку, где просто нажата клавиша Enter , точками обозначаются пробелы, стрелочками — табуляция и т.п. Поэтому, если у вас что-то получилось не так, попробуйте включить эти символы у себя и сразу станет видна разница между документом, приведенным тут и вашим документом.
Вот вкратце все, что нужно знать среднестатистическому Оператору персонального компьютера относительно работы в Word. Позже мы еще вернемся к нему и изучим другие полезные и не менее интересные функции этого замечательного текстового редактора. Желаем вам успехов в освоении своего электронного друга!
Внимание! Все вопросы по статье прошу писать в комментариях, расположенных ниже, чтобы получить бесплатный ответ. На вопросы, написанные "в личку", отвечаю только за деньги. Мат и оскорбления — удаляются, а их автор отправляется в бан навсегда.
Сообщения оператору
В ходе работы программы пользователю могут выдаваться различные сообщения. Их тексты и описания приведены ниже:
- «Файлы базы данных повреждены, программа будет закрыта». Это сообщение выдается при неудаче открытия какого-либо файла базы данных, или если отсутствует какой-либо из файлов;
- «Ошибка! Не заполнено одно или несколько полей». Это сообщение выдается, если при добавлении новой записи в базу данных не было заполнено одно или более требуемых полей, после этого требуется заполнить необходимые поля и повторить операцию;
- «Вы точно хотите удалить эту запись?». Это сообщение выдается при удалении записи базы данных, если нажать «OK» — произойдет удаление записи, иначе запись останется;
- «Ошибка! Клиент с таким номером и серией паспорта уже существует в базе данных ИД номер клиента = ХХХ». Это сообщение выдается при добавлении/изменении клиента, если в базе данных уже содержится клиент с такими паспортными данными, где ХХХ — ИД номер клиента;
- «Ошибка! В базе данных нет вакансий». Это сообщение выдается при попытке изменить или удалить вакансию из базы данных, если таковых нет.
- «Ошибка! В базе данных нет клиентов». Это сообщение выдается при попытке изменить или удалить клиента из базы данных, если таковых нет.
- 11) «Ошибка! В базе данных нет заказчиков». Это сообщение выдается при попытке изменить или удалить вакансию из базы данных, если таковых нет.
- 12) «Ошибка! В базе данных нет менеджеров». Это сообщение выдается при попытке изменить или удалить вакансию из базы данных, если таковых нет.
- 13) «Ошибка! В таблице нет данных». Это сообщение выдается при попытке изменить или удалить образование или специальность из базы данных, если таковых нет.
Предыдущая глава
Следующая глава
- Введение
- Постановка задачи
- 1.1 Описание бизнес-процесса
- 1.2 Описание задачи
- 1.2.1 Наименование задачи
- 1.2.2 Цель работы фирмы
- 1.2.3 Функции фирмы
- 1.2.5 Требования к программе
- 1.2.6 Перечень вводимой информации
- 1.2.8 Требования к оснащению фирмы компьютерной техникой
- 1.6.1 Формирование выходной информации
- 1.6.2 Описание пользовательского интерфейса
- 1.6.3 Выбор и обоснование языка программирования
- 1.6.4 Функциональная схема задачи
- 2.1 Описание программы
- 2.1.1 Общие сведения
- 2.1.2 Функциональное назначение
- 2.1.3 Описание логической структуры
- 2.2.4 Используемые технические средства
- 2.2.5 Вызов и загрузка
- 2.2.6 Входные данные
- 2.2.7 Выходные данные
- 2.3.1 Назначение программы
- 2.3.2 Условия выполнения программы
- 2.3.4 Сообщения оператору
Создание извещений о задолженности клиентов
Рис. 1. Шаблонный документ извещения
Во втором документе создается таблица с исходными данными. Этот документ можно создавать в программах Microsoft Word (Рис. 2), Excel или Access . Кроме всех полей, которые используются в шаблонном извещении, в таблице дополнительно используется Пол человека для обращения к клиенту: к мужчине — «Уважаемый», а к женщине — «Уважаемая».
Идентификатор пола (м или ж) должен учитывать регистр: не допускается в одних записях одной и той же таблицы, например, использовать «м» и «ж», а в других — «М» и «Ж». В данном документе должна находиться только таблица и ничего кроме таблицы.
Если заголовок столбца состоит более, чем из одного слова, то вместо пробела нужно использовать символ подчерка (_), например, не «Стоимость путевки», а «Стоимость_путевки». Таблица не должна содержать номера и/или названия таблицы. Не допускается текст над и под таблицей. Оформление таблицы границами и ширина столбцов не имеют никакого значения. Сохраните этот документ под именем «Таблица».
Рис. 2. Таблица с персональными данными должников
Распространенной коварной ошибкой среди студентов является ввод пробела после имени идентификатора столбца в таблице. Дело в том, что идентификатор может использоваться в формуле и в ней идентификатор обычно указывают без пробела, но тогда программа просто не найдет столбец с таким именем, так как имена будут разные.
Предположим, что в нашем примере на оплату путевки предоставляется 3 рабочих дня. Если в течение этого времени клиент оплачивает путевку, то сумма платежа не обкладывается пени. За каждый просроченный день взимается пени в размере 0,1% от стоимости путевки. Извещения должны быть разосланы только тем клиентам, которые имеют задолженность более 3 дней. Пени взимаются только со срока превышения, то есть первые 3 дня пени не обкладываются.
Шаблонный документ извещения «Слияние файлов» должен быть открыт в Microsoft Word , а документ «Таблица» можно закрыть, хотя если он будет открыт, то это не будет считаться ошибкой (все изменения в документе «Таблица» перед слиянием необходимо сохранить).
В Microsoft Word откройте риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Начать слияние. В открывшемся списке команд выберите команду Пошаговый мастер слияния. После этого в правой части рабочего окна программы открывается панель Слияние на шаге 1 Мастера (Рис. 3).
Так как мы собираемся отправить извещения клиентам по почте, то оставляем положение переключателя Письма. Нажмите на кнопку Далее.
Рис. 3. Шаг 1 Мастера. Выбор типа документа
На шаге 2 Мастера определяется исходный документ. Так как перед запуском Мастера мы заранее договорились открыть документ «Слияние файлов», который как раз и является текущим документом, то положение переключателя Текущий документ (Рис. 4) не изменяется. Нажмите на кнопку Далее.
Рис. 4. Шаг 2 Мастера. Выбор исходного документа
На третьем шаге Мастера необходимо подсоединить таблицу с получателями извещений (Рис. 5). Так как мы заранее создали таблицу с данными, то положение переключателя Использование списка нужно оставить. Для этого нажмите на кнопку Обзор и выберите документ «Таблица». Если бы мы заранее не подготовили список получателей извещений, то необходимо было бы выбрать положение переключателя Создание списка.
Рис. 5. Шаг 3 Мастера. Выбор получателей
Сразу же после выбора списка получателей открывается окно Получатели слияния (Рис. 6). Мы заранее обговорили, что извещения необходимо разослать только тем клиентам, которые имеют задолженность по оплате более 3 дней. Поэтому нажмите на кнопку Фильтр, чтобы отсечь тех клиентов, срок оплаты которых еще не наступил.
Рис. 6. Фильтрованный список получателей
В столбце Поле выберите поле, по которому необходимо организовать фильтрацию. Таким полем является Просроченный_период. В столбце Оператор необходимо выбрать логическое выражение для анализа данных. В нашем примере это оператор «Больше». В столбце Значение укажите критерий фильтрации.
В нашем примере это 3 (то есть 3 дня, необлагаемых пени). Нажмите на кнопку ОК. После этого в окне Получатели слияния (Рис. 6) остаются только клиенты, отвечающие условиям фильтрации. Нажмите на кнопку ОК.
После возвращения в Мастер на шаге 3 нажмите на кнопку Далее.
Рис. 7. Выбор условий фильтрации
На четвертом шаге Мастера необходимо добавить к письму строку приветствия, адрес или другие элементы письма. Практически все эти параметры мы в письме создали заранее. Блок адреса или другие элементы письма можно добавить к письму потом: на риббоне Рассылки для этого предусмотрены специальные кнопки. Нажмите на кнопку Далее.
На пятом шаге вместо шаблонных надписей указываются конкретные реальные значения. В шаблонном документе «Слияние файлов» выделите имя клиента в заголовке извещения. Выделять нужно только само слово, но нельзя выделять пробел справа от слова. Поэтому выделять нужно не двойным щелчком мышью по слову с именем клиента, а протащив нажатую мышь по слову.
Откройте список Вставить поле слияние на риббоне Рассылки и выберите значение Имя. Имя для первого клиента в извещении берется как имя первого человека в фильтрованном списке получателей извещения. На панели Слияние между кнопками > выведено сообщение об этом: «Получатель: 1».
Точно также подсоедините параметры Отчество, Фамилия, Просроченный_период, Стоимость_путевки и Страна_назначения. Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: изменяются ли эти данные. Если они изменяются, то поля подсоединены правильно. Если данные не изменяются, то поля подсоединены неправильно и их нужно переопределить снова.
Переходим к обращению к клиенту по полу. В шаблонном извещении выделите 2 последние буквы в слове «Уважаемый». На риббоне Рассылки нажмите на кнопку Правила. Выберите команду IF… THEN … ELSE . После этого открывается окно Вставка поля IF (Рис. 8). В списке Поле выберите значение Пол. В списке Оператор выберите логическое выражение Равно. В поле Значение укажите идентификатор мужчины: «м».
В многострочном поле Вставить следующий текст введите значение «ый». В многострочном поле В противном случае вставить следующий текст введите значение «ая». Нажмите на кнопку ОК. После этого размер шрифта в двух последних буквах слова «Уважаемый» изменится: выделите эти буквы и снова выберите размер шрифта 20 пунктов.
Рис. 8. Выбор правила обращения
Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: изменяется ли окончание слова Уважаемый(ая) в зависимости от пола клиента.
Для расчета суммы пени перейдите на риббон Разработчик. Если такого риббона нет (в версии 2007 года его нужно подключать вручную, а в версии 2010 этот риббон присутствует изначально), то нажмите на кнопку Кнопка « Office » (в верхнем левом углу рабочего окна) и в открывшемся меню на кнопку Параметры Word.
На вкладке Основные установите флажок в опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. Риббон это и есть «лента». На риббоне Разработчик нажмите на кнопку Инструменты из предыдущих версий. Выберите значение Поле. Учитывая, что таких полей здесь 2, на рисунке (Рис.
9) белая стрелка показывает на нужное поле.
Рис. 9. Выбор элемента Поле
По вставленному в документ «Слияние файлов» полю щелкните правой клавишей мыши и из открывшегося контекстного меню выполните команду Свойства. После этого открывается окно Параметры текстового поля (Рис. 10). В списке Тип выберите значение Вычисление. В поле Выражение после этого появится символ «=». В данном поле необходимо указать формулу для расчета пени:
Из просроченного периода вычитаются 3 дня, которые предоставлялись для оплаты и не облагаются пени.
При создании формул в текстовом поле делается самое большое число ошибок: вместо символа подчерка (_) вводится символ пробела, указываются неточные имена столбцов, после имени или перед именем столбца вводят пробел. Такие, казалось бы, мелкие неточности гарантированно обеспечат ошибку в формуле.
Из списка Формат числа выберите значение # ##0,00, если число необходимо выводить с двумя разрядами после запятой.
Из поля Закладка необходимо запомнить или скопировать имя закладки в буферную память ( Ctrl + C или Shift + Delete). Обратите внимание: идентификатор указан без пробелов, то есть имя закладки представляет собой одно слово. Изменять имя закладки не обязательно. Нажмите на кнопку ОК. Если формула написана правильно, то вместо шаблонного значения должно появиться реальное значение.
Если формула создана неверно, то будет выведено сообщение «Неопределенная закладка» или значение «0,00».
Рис. 10. Заполнение параметров текстового поля
Для создания в извещении поля Итого к оплате добавьте еще одно текстовое поле. Определите параметры Тип (Вычисление), Формат числа (# ##0,00). Формула для расчета должна иметь такой вид:
Имя закладки «ТекстовоеПоле1» должно совпадать с именем закладки из поля для расчета пени, иначе будет выдано сообщение «Неопределенная закладка».
Попробуйте с помощью кнопок > на панели Слияние проанализировать: действительно ли изменяются параметры у всех выбранных клиентов. Если это действительно так, то на панели Слияние нажмите на кнопку Далее.
На последнем шаге Мастера нажмите на кнопку Печать. Выберите диапазон печати (для примера выберите Все). Нажмите на кнопку ОК. В окне Печать откройте список принтеров и выберите имя виртуального принтера Microsoft XPS Document Writer . Нажмите на кнопку ОК. После этого укажите имя файла в формате XPS и папку, в которой необходимо сохранить данный файл с извещениями.
Формат XPS является одним из стандартов передачи данных и такой файл можно распечатать на любом реальном принтере. Откройте двойным щелчком созданный файл XPS и просмотрите извещения каждому клиенту.
Мы создавали почтовые извещения: такие извещения становятся все менее и менее популярными, но позволяют изучить технологию создания массовых рассылок.
Создание блока адреса
Перед созданием блока адреса для рассылки извещений необходимо создать базу с адресами. Для этого на риббоне Рассылки нажмите на кнопку Выбрать получателей. В открывшемся списке команд выполните команду Ввести новый список. После этого в открывшемся окне Новый список адресов (Рис. 11) необходимо заполнить предлагаемую таблицу.
Но перед этим необходимо определить перечень столбцов в этой таблице. Для этого нажмите на кнопку Настройка столбцов.
Рис. 11. Создание списка получателей с адресами
В открывшемся окне Настройка списка адресов (Рис. 12) выделите и удалите ненужные столбцы, переименуйте столбцы, если это необходимо, добавьте новые. Например, в России принято называть человека по отчеству, поэтому этот столбец нужно ввести. Для этого выделите столбец, под которым должен находиться этот новый столбец и нажмите на кнопку Добавить.
Введите название нового столбца и нажмите на кнопку ОК. Для суффикса обращения к человеку нужно знать пол человека. Для этого в перечень параметров адреса желательно вставить столбец Пол. Если столбцы находятся неправильно, то выделите их и нажимайте на кнопки Вверх или Вниз для изменения порядка следования столбцов.
После определения всех столбцов нажмите на кнопку ОК для возврата в окно Новый список адресов (Рис. 11).
Рис. 12. Настройка списка адресов
Мигающий курсор приглашает ввести первую запись адреса. Для создания следующих записей нажимайте на кнопку Создать запись. После создания всех адресов нажмите на кнопку ОК, после чего предлагается сохранить изменения. Укажите имя файла. По умолчанию предлагается сохранять файл по следующему пути:
C:UsersИмя_пользователяDocumentsМои источники данных
В последующих сеансах редактирования или использования сохраненного списка адресов необходимо выполнить следующее: перейти на риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Выбрать получателей. В открывшемся списке команд выполните команду Использовать существующий список. Откройте папку с сохраненным файлом (C:UsersИмя_пользователяDocumentsМои источники данных) и выберите нужный список пользователей.
Для создания шаблонного конверта нажмите на кнопку Конверты. В поле Обратный адрес укажите свой обратный адрес, то есть адрес отправителя. Обратный адрес добавляется всего один раз. Нажмите на кнопку Добавить. После этого страница изменит свой размер с А4 на размеры конверта.
Обратный адрес находится в верхней левой части конверта. Адрес получателя располагается в нижней средней части конверта, поэтому поместите курсор в эту часть конверта. Для создания блока адреса на конверте нажмите на кнопку Блок адреса.
После этого в окне Вставка блока адреса определите, нужно ли в блоке адреса указывать имя, отчество и фамилию получателя, место его работы и как указывать страну и нужно ли ее указывать вообще. Кроме этого предлагается использовать правила заполнения адреса. Например, в России адрес начинается со страны, потом идет область, город и т. д. Имя получателя находится на последнем месте, а во многих зарубежных странах адрес начинается с имени человека и заканчивается страной.
Кнопка Подбор полей позволит исключить ненужные параметры адреса или, наоборот, добавить некоторые дополнительные параметры.
После подбора параметров адреса нажмите на кнопку ОК для возвращения в рабочее окно приложения Word. На конверте находится шаблонный текст «Блок_адреса». Для просмотра реального адреса нажмите на кнопку Просмотр результатов и с помощью кнопок прокрутки проверьте, изменяются ли адресные данные из списка адресов.
