Если вам нужно перенести информацию, состоящую из данных схожего формата, например, перечень телефонных номеров или адресов, можно воспользоваться функцией импортирования, которая предусмотрена в программах пакета Microsoft Office.
Какие методы существуют
Можно выделить 3 основных способа преобразования документа:
- импорт данных вручную;
- использование специальных программ;
- конвертация с помощью онлайн-сервисов.
Единственная сложность, с которой при этом пользователю придется столкнуться, — это сохранение оригинального форматирования переносимого текста. То есть какой бы способ не использовался, всегда завершать преобразование придётся тем, что самостоятельно в открытой таблице Excel потребуется внести правки для сохранения абзацев, отступов, интервалов.
Импорт данных вручную
Потребуется открыть документ Word, выделить фрагмент текста, который необходимо перенести, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать» (можно воспользоваться комбинацией Ctrl+C). Далее перейти в документ Excel, кликнуть правой кнопкой мыши по ячейке, куда нужно вставить текст, и выбрать «Параметры вставки», далее «Сохранить исходное форматирование». В этом случае большинство интервалов и отступов будут сохранены, как и в Word. Тем не менее иногда форматирование и в этом случае сбивается. Особенно при использовании Microsoft Office старых версий (2010 года или ранее).
Если с этим возникают проблемы, то рекомендуется включить отображение всех знаков форматирования во вкладке «Абзац», кликнув мышкой по соответствующей иконке. В форматируемом списке вы обнаружите знак абзаца в конце каждой строки или в конце строки и один в пустой строке между элементами.
Эти знаки будут использованы вами для вставки символов, которые затем переместятся в соответствующие ячейки. Если список использует абзац в пустой строке между элементами, необходимо его удалить, иначе возможны сбои при импортировании. Для этого одновременно зажмите клавиши Ctrl+H. В появившемся окне, в поле «Найти», выставьте специальный символ, например, «~».
Найти символ абзаца для замены можно в меню «больше>>», избрав пункт «специальный», а в нём — «Знак абзаца». Если вы видите, что в тексте есть абзац как в конце, так и между элементами, выберите «Знак абзаца» дважды. После того, как вы проделаете все действия, нажмите на кнопку «Заменить всё». Элементы обрабатываемого списка будут объединены между собой.
После настройки отображения элементов описи в последовательных строках нужно обозначить конкретные данные, которые отобразятся в полях Excel. Если в вашем списке в первой строке указано, например, наименование или фактический адрес, то вам нужно заменить оставшиеся знаки абзацев (^p) на запятую (,). После этого они будут заменены запятыми, тем самым форматируя конкретные строки в отдельные поля.
Как вы заметили, теперь ваш список имеет вид непрерывной линии, состоящей из символов и букв и разделённой на фрагменты запятыми. Нужно вернуть этим данным вид списка. Опять открываем вкладку «Найти и заменить», вводим выбранный ранее символ (у нас это «~») и в поле «Заменить на» выбираем знак абзаца. Нажимаем на кнопку «Заменить всё».
Форматирование закончено, и вам необходимо сохранить документ как текстовый файл. Именно в таком формате Excel изучит и корректно разместит данные между полями. В левом верхнем углу откройте вкладку «Файл» и выберите пункт «Сохранить как». В выпадающем меню «Тип файла» укажите «Обычный текст». Назовите свой документ и сохраните на любом диске.
В некоторых случаях у вас может появиться окно «Преобразование файла». Там ничего не стоит менять, закончите действие, нажав «Ок».
Зайдите в Excel и во вкладке «Файл» выберите пункт «Открыть». В выпадающем меню, как правило, установлен параметр «Все файлы Excel». Вам нужно изменить эту настройку и выбрать пункт «Текстовые файлы». Затем отметьте ваш документ.
В появившемся окне «Мастер текстов» необходимо перейти на следующую страницу, кликнув «Далее», найти «Поле разделители» и там указать запятую. Опять нажмите кнопку «Далее», а затем «Ок». Если вы всё сделали правильно, отдельные категории ваших данных будут стоять в разных полях. Дальше по желанию вы можете настроить границы, шрифты и заливки в таблице.
Применение приложений для конвертирования
Самой популярной из таких программ является Abex Excel to Word Converter. Для большинства задач хватит и бесплатной её версии, без регистрации профиля. Пошагово преобразование документа происходит так:
- Запустить программу, выбрать «Add Files». Да, здесь можно выполнить конвертацию сразу целого перечня файлов.
- В открывшемся окне «Проводника» выбрать файлы Word, которые и необходимо преобразовать. После выбрать «Открыть».
- В нижней части интерфейса программы с помощью выпадающего меню выбрать тип документа Excel, в который необходимо преобразовать файлы. Рекомендуется использовать .XLSX. Если необходимо, чтобы итоговый документ Excel открывался в старых версиях Microsoft Office (до 2010 года выпуска), то лучше выбрать .XLS, но в этом случае могут возникать проблемы с форматированием (если исходный Word-документ создан в более новых версиях Office).
- Нажать Convert. При необходимости ещё можно указать место, куда будут сохранены сконвертированные файлы. Это делается через кнопку «Output Setting».
Рекомендуется после завершения конвертации вручную открыть каждый созданный Excel-документ и проверить, корректно ли был выполнен перенос данных. Если нужно, исправить форматирование.
Конвертацию также можно осуществить с помощью таких программ, как:
- Total Doc Converter;
- Free File Converter.
Конвертация с помощью онлайн-сервисов
Вариант для тех, кто не желает устанавливать какие-либо программы на свой ПК или ноутбук. Существует масса онлайн-конверторов, которые выполняют ту же задачу, что и Abex Excel to Word Converter. И в большинстве случаев перенос данных с их помощью выполняется даже более корректней, так что им и следует отдавать предпочтение. Среди таковых можно выделить следующие (их чаще всего рекомендуют к использованию сами пользователи):
- Convertio;
- Pdfmall;
- Anyconv.
Принцип работы с каждым из этих сервисов довольно схожий. На примере Convertio конвертация документа выполняется следующим образом:
- перейти на официальный сайт сервиса;
- выбрать «С компьютера»;
- в открывшемся окне «Проводника» выбрать файл для преобразования;
- выбрать формат файла после преобразования (.XLS или .XLSX);
- нажать «Преобразовать»;
- в открывшемся окне указать место, куда будет сохранён файл (если включена автоматическая загрузка файлов в браузере, то документ появится в «Моих документах»).
После остаётся только вручную проверить форматирование, при необходимости внести правки.
Итого, самый удобный вариант — это использование онлайн-сервисов. Но ручной перенос данных хоть и отнимает на порядок больше времени, однако позволяет получить самый качественный вариант с сохранением всех настроек форматирования. В комментариях расскажите, какие методы конвертации используете именно вы и с какими сложностями при этом вам пришлось столкнуться, как вы их решали.
Бесплатный конвертер Word в Excel
Бесплатный и простой онлайн конвертер для преобразования Word в Excel, водяных знаков или необходимости устанавливать программу на свое устройство.
Хотя оба этих формата входят в пакет Microsoft Office, данное ПО не разрешает конвертировать Word в Excel. Для этой цели вы можете использовать набор инструментов Smallpdf, который позволяет бесплатно преобразовывать Word в PDF всего за несколько секунд и кликов.
Как конвертировать Word в Excel онлайн
Откройте конвертер файлов в Smallpdf.
Загрузите файл в формате Word и конвертируйте его в PDF.
Скачайте файл и снова загрузите его в инструмент.
Теперь выберите функцию преобразования его в Excel.
Готово – скачайте свой файл Excel, теперь вы можете его просматривать, анализировать и редактировать.
Как конвертировать электронные таблицы Excel в PDF c помощью наших бесплатных онлайн-инструментов.
Конвертируйте Excel в PDF
Таким образом, Smallpdf преобразует файл Word в PDF, а затем PDF в Excel. Объединяя эти два инструмента, можно легко сохранить файлы из Word в Excel. Ознакомьтесь с видео-инструкцией ниже.
Хотя по описанию процесс может показаться долгим, благодаря мощным возможностям преобразования Smallpdf и высокой скорости обработки, вы получите таблицу Excel прежде, чем сможете сосчитать до десяти!
Что еще может Smallpdf?
На наш сайт можно загружать файлы и в других форматах помимо Microsoft Word и Excel. Smallpdf конвертирует документы PPT, PDF и многие файлы изображений, такие как JPG и BMP. Следуя той же логике, можно преобразовать данные из любого формата, главное, не забыть сначала сохранить их в формате PDF.
Пользователи без платной учетной записи могут бесплатно до двух раз в день использовать Smallpdf для преобразования документов Word в Excel.
Легкий доступ к онлайн-порталу Smallpdf
С помощью набора инструментов Smallpdf вы сможете бесплатно конвертировать PDF в Excel. Так как это облачная платформа, вам нужно лишь подключение к Интернету и интернет-браузер, чтобы преобразовать Word в Excel.
У нас есть 20 других бесплатных инструментов, которые облегчают работу с документами; все они доступны на домашней странице Smallpdf. Благодаря нашей онлайн-платформе Smallpdf вы можете преобразовывать текстовые файлы из Word в Microsoft Excel в любой операционной системе, включая Mac, Windows и Linux.
А еще у нас есть мобильное приложение! Если вы являетесь пользователем iPhone или Android, официальное мобильное приложение Smallpdf доступно в вашем магазине приложений, вы можете легко скачать его и начать использование.
Работа с отсканированными файлами Word
Отсканированные файлы тоже не являются проблемой. Smallpdf имеет возможности OCR (автоматического распознавания текста) для преобразования даже отсканированных документов в редактируемые электронные таблицы Excel.
Постоянное улучшение возможностей OCR означает, что теперь вы сможете максимально точно извлечь 100% импортированных данных из Word в Excel.
Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством по использованию технологии OCR в процессе преобразования файлов.
Пакетная обработка текстовых файлов в формат Excel
Ежемесячно платя сумму, эквивалентную цене латте, вы можете получить учетную запись Pro, которая предоставляет неограниченный доступ к конвертеру Word в Excel, наряду со всеми другими полезными инструментами Smallpdf.
Независимо от того, есть ли у вас учетная запись Pro или вы пользуетесь нашим сайтом бесплатно, мы обеспечим максимальную защиту ваших данных на наших серверах. Как только вы покинете наш сайт, мы удалим все документы (Word, PDF, таблицы Excel и т.д.) с наших серверов через 60 минут. Так у вас будет более чем достаточно времени для обработки документов.
