Электронная подпись (далее ЭП) представляет собой криптографический код, который позволяет удостоверить личность владельца документа, выступая таким образом в роли подписи на бумажном носителе. ЭП применяется для наделения юридической силы документам в рамках электронного документооборота.
Применение цифровой подписи является необходимым условием для того, чтобы договор, отчет или иной документ компании имел юридическую силу.
Электронной подписью можно заверять документы любых форматов. На сегодняшний день наиболее популярным текстовым редактором является «Word», который является частью пакета Microsoft Office. Для подписания документа в формате Word существует несколько способов, некоторые из которых требуют предварительной подготовки документа и установки дополнительного программного обеспечения. В этой статье мы рассмотрим, как подписать документ в Word с помощью ЭП, а Выделим ключевые моменты и особенности процесса.
Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?
Очевидно, что для проверки и подготовки документа к подписанию необходимо наличие установленной версии программы Word. Это нужно, если подписание будет осуществляться в отдельном программном обеспечении, а также непосредственно для самого подписания, если для этого планируется использовать функции Word и соответствующие плагины.
При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.
Финальная версия документа должна быть, по возможности, согласована с контрагентом, так как после его подписания редактирование станет невозможным. Поэтому важно убедиться, что все изменения учтены. В случае обнаружения ошибок после подписания, понадобится подготовка новой исправленной версии и повторное подписание.
Настоящий сертификат электронной подписи указывает, кто именно будет осуществлять подпись документа. Ключевым аспектом является выбор соответствующего типа сертификата, особенно когда у пользователя имеется несколько вариантов. Для придания юридической силы документу необходимо использовать квалифицированный сертификат электронной подписи, а не обычный.
Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
Программные решения, предназначенные для подписания документов. К примеру, это могут быть плагины для Microsoft Word, такие как КриптоПро Office Signature, либо самостоятельные приложения, такие как КриптоАРМ.
Как подготовить документ к подписанию?
Сначала создайте документ Word, который вы собираетесь подписать. Для этого следуйте следующему алгоритму:
- Наберите текст;
- Проверьте ошибки, опечатки;
- Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
- Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.
С точки зрения технологий файл Word имеет свои особенности, отличающие его от иных форматов. Простое добавление электронной подписи не сработает. Для этого потребуется изолировать основное содержание документа:
- Поставьте курсор под текстом;
- Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;
- Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;
- Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.
После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.
Как поставить электронную подпись на документ WORD?
Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.
Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.
Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.
Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.
Без плагина
Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».
В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:
После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.
Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:
После завершения данного процесса документ официально считается подписанным. Копии не будут включать электронную подпись, так что вы можете не волноваться о неправомерном использовании файла. Любые изменения, внесенные в документ, также приведут к аннулированию электронной подписи.
С плагином
Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.
Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.
Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.
Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.
актуальные новости 1С
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие новости 1 раз в месяц
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?
Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.
К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:
Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.
После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.
При помощи КриптоАРМ
Данное программное обеспечение предоставляет возможность управления файлами непосредственно из собственной консоли. Этот вариант идеально подходит для организаций с высоким объемом документооборота, так как процесс полностью автоматизирован и требует минимального времени.
Алгоритм работы следующий:
На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.
Поддержка работы ЭДО в 1С
Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут
от 2 650 ₽
Подробнее
1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
Идеально для малого предпринимательства с типовыми решениями 1С. Быстрое подключение и конфигурация от специалистов ЭДО от 250 руб./мес.
Подробнее
При помощи веб-сервисов
В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.
По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.
Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:
Лицо, получающее документ, имеет возможность удостовериться в его оригинальности как с помощью «Контур.Крипто», так и с помощью используемого программного обеспечения. Алгоритм шифрования, который применяется, может быть проверен с использованием любых специализированных приложений. Чтобы оформить подпись на документе через веб-сервис, выполните следующие действия:
- Перейдите на официальный сайт;
- Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
- Войдите в раздел «Создание ЭП»;
- Загрузите документ, который хотите заверить;
- Добавьте ЭП;
- Нажмите кнопку «Подписать».
Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.
Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.
Использование цифровой подписи с флешки
Для того чтобы использовать электронно-цифровую подпись (далее ЭЦП) с флешки, понадобится приложение-криптопровайдер, например КриптоПро.
Скачать КриптоПро с официального сайта Также проверьте сам носитель – на нём должен находиться каталог с электронными ключами.
После этого можно переходить к настройке приложения.
Этап 2: Настройка менеджера ЭЦП
Теперь настроим криптопровайдер – процедура заключается в добавлении носителя к его каталогу.
В «Мастере добавления…» кликните «Далее». 
В левой части окна выберите «Все производители», а в правой – «Все считыватели смарт-карт». 
Снова нажмите «Далее». 
Щёлкните «Готово», после чего перезагрузите компьютер. 
Этап 3: Использование подписи с флешки
ЭЦП может использоваться для множества операций и рассмотреть их все в рамках этой статьи невозможно. Поэтому приведём примеры в виде защиты документов в программах Microsoft Word и Adobe Acrobat Pro DC.
Microsoft Word
В меню выберите вариант «Добавить цифровую подпись». 
Adobe Acrobat Pro DC
Прочитайте инструкцию, нажмите «ОК» и укажите местоположение будущей подписи. 
Готово – документ подписан.
Как подписать документ электронной подписью
Электронная цифровая подпись — современное средство, являющееся аналогом рукописной подписи, имеющей юридическую значимость. ЭЦП дает возможность вести электронную документацию и обмениваться ей дистанционно с компетентными организациями, партнерами и контролирующими структурами. Перед тем, как подписать документ электронной подписью, необходимо соблюсти ряд условий, благодаря которым сертификат ЭЦП можно применять практически для любых форматов электронных документов.
Технические и программные условия, необходимые для использования ЭЦП:
Теперь обсудим процесс подписания документа электронной цифровой подписью в одном из приложений Microsoft Office, при этом сертификат ЭЦП уже установлен в операционной системе.
Как подписать документ электронной подписью в Word (алгоритм действий):
Для программы Excel алгоритм подписания документа ЭЦП аналогичен за исключением одного важного момента: необходимо иметь установленное дополнительное ПО MSInfopath, которое чаще всего поставляется вместе с программами Microsoft Office.
Важно: если Microsoft Office выдает окно об ошибке при попытке интегрировать ЭЦП в документ, значит на компьютере не установлено аккредитованное программное обеспечение от провайдера ЭЦП, которое отвечает требованиям информационной безопасности от ФСБ.
Как подписать электронной подписью документ PDF
Для того чтобы подписать ЭЦП документ в формате PDF, можно использовать платный пакет программ Microsoft Office либо бесплатный аналог для работы с PDF-файлами — программу Adobe Reader. И в первом, и во втором случае на компьютере должны быть установлены дистрибутивы, которые позволят программам корректно распознать добавляемый сертификат электронной подписи.
Для того чтобы подписать PDF-файл с помощью Word:
Для того чтобы подписать PDF-файл с помощью Adobe Reader:
