Инструменты рецензирования в программе MS Word
Microsoft Word — это хороший инструмент не только для набора текста и его форматирования, но и крайне удобное средство для последующего изменения, редактирования и правки. Далеко не все используют в работе так называемую «редакторскую» составляющую программы, поэтому в данной статье мы решили рассказать о том наборе инструментов, который можно и нужно использовать для таких целей.
Инструменты, о которых пойдет речь ниже, могут пригодиться не только редактору или пишущему автору, но и всем тем пользователям, которые используют Microsoft Word для совместной работы. Последнее подразумевает, что над одним документом, его созданием и изменением, могут трудиться одновременно несколько пользователей, у каждого из которых есть постоянный доступ к файлу.
Продвинутый редакторский набор инструментов собран во вкладке «Рецензирование» на панели быстрого доступа. О каждом из них мы и расскажем по порядку.
Правописание
В этой группе содержится три важных инструмента:
- Правописание;
- Тезаурус;
- Статистика.
Правописание — отличная возможность проверить документ на наличие грамматических и орфографических ошибок. Более детально о работе с данным разделом написано в нашей статье.
Тезаурус — инструмент для поиска синонимов к слову. Просто выберите слово в документе, кликнув по нему, а затем нажмите на эту кнопку на панели быстрого доступа. Справа отобразится окно «Тезаурус», в котором и будет показан полный список синонимов к выбранному вами слову.
Статистика — инструмент, с помощью которого можно подсчитать количество предложений, слов и символов во всем документе или его отдельной части. Отдельно можно узнать информацию о символах с пробелами и без пробелов.
Язык
В этой группе всего два инструмента: «Перевод» и «Язык», название каждого из них говорит само за себя.
Перевод — позволяет перевести весь документ или отдельную его часть. Текст отправляется в облачную службу компании Майкрософт, а затем открывается в уже переведенном виде в отдельном документе.
Язык — языковые настройки программы, от которых, к слову, зависит и проверка правописания. То есть, прежде, чем проверить правописание в документе, необходимо убедиться в наличии соответствующего языкового пакета, а В том, что именно он включен в данный момент.
Так, если у вас будет включен русский язык проверки, а текст будет на английском, программа подчеркнет его весь, как текст с ошибками.
Примечания
Эта группа содержит в себе все те инструменты, которые можно и нужно использовать в редакторской или совместной работе над документами. Это возможность указать автору на допущенные неточности, внести замечания, оставить пожелания, подсказки и т.д., оставив при этом неизменным изначальный текст. Примечания — это своего рода пометки на полях.
В этой группе можно создать примечание, перемещаться между уже имеющимися примечаниями, а также показать их или скрыть.
Запись исправлений
Используя инструменты этой группы, можно включить режим правки в документе. В данном режиме можно исправлять ошибки, изменять содержимое текста, редактировать его как угодно, при этом, оригинал останется неизменным. То есть, после внесения необходимых правок будет существовать две версии документа — изначальная и измененная редактором или другим пользователем.
Автор документа может просмотреть иборьбы, а затем принять их или отклонить, а вот удалить их не получится. Инструменты для работы с иборьбыми находятся в соседней группе «Изменения».
Сравнение
Инструменты этой группы позволяют сравнить два схожих по содержанию документа и показать так называемую разницу между ними в третьем документе. Предварительно необходимо указать исходный и изменяемый документ.
Кроме того, в группе «Сравнение» можно объединить иборьбы, внесенные двумя разными авторами.
Защитить
Если вы хотите запретить редактирование документа, с которым работаете, выберите в группе «Защитить» пункт «Ограничить редактирование» и укажите необходимые параметры ограничения в открывшемся окне.
Кроме того, вы можете защитить файл паролем, после чего открыть его сможет только тот пользователь, у которого есть пароль, установленный вами.
На этом все, мы рассмотрели все инструменты рецензирования, содержащиеся в Microsoft Word. Надеемся, эта статья будет полезной для вас и заметно упростит работу с документами и их редактирование.
Возможности рецензирования в Microsoft Word 2010
В рамках конкурса «Microsoft Office 2010 — эффективное воплощение ваших идей» авторы присылают свои работы в формате Microsoft Word. Все статьи рецензируются перед публикацией, т.е. мы проверяем их на соответствие нашему руководству по стилям, включающего требования к стилю изложения, терминологии и оформлению документа. Мы также даем рекомендации по улучшению структуры и содержания статьи. Наш диалог с авторами ведется с помощью средств рецензирования Microsoft Word 2010. В данной статье рассказывается о том, как это происходит.
Средства рецензирования
Для совместной работы над документами в Word 2010 используется вкладка «Рецензирование». На ней мы используем две основные возможности: иборьбы и примечания.
Рисунок 1 – Иборьбы и примечания на вкладке «Рецензирование»
Примечания используются для комментариев к тексту. Если редактор видит многократно повторяющуюся ошибку, он оставляет примечание с просьбой исправить ее везде. В примечаниях также предлагаются альтернативные варианты фраз, рекомендуемые редактором. Кроме того, в примечаниях мы иногда просим подробнее осветить какой-либо аспект, чтобы сделать статью интереснее, или сократить текст, чтобы упростить его понимание.
Иборьбы служат для внесения изменений в статью. Мы используем механизм отслеживания исправлений, поэтому автор может видеть свой вариант отредактированного фрагмента текста наряду с редакторской правкой. Как правило, внесенное исправление означает, что редактор настоятельно рекомендует автору его принять. При этом возможность отклонить исправление, конечно, сохраняется.
Правку текста мы, в основном, используем для иборьбы очевидных ошибок — грамматических и стилистических (например, перефразирования неудачно построенных или длинных предложений). Нередки также иборьбы, улучшающие восприятие текста, такие как замена длинного перечисления однотипных пунктов на маркерный список.
Рецензирование глазами редактора
Давайте посмотрим, как эти возможности работают на практике, когда документ попадает в надежные руки редактора.
Примечания
С примечаниями все очень просто. Нужно выделить текст, нажать кнопку «Создать примечание» и добавить свой комментарий.
Рисунок 2 – Примечание к тексту
Примечания располагаются в выносках, которые по умолчанию размещены на правом поле документа. Каждое примечание автоматически подписывается инициалами пользователя, который его оставил. Все эти параметры можно изменить, и об этом пойдет речь чуть ниже.
Иборьбы
На первый взгляд, в группе «Отслеживание» всего четыре кнопки. Но каждая из них открывает список с дополнительными возможностями.
Рисунок 3 – Отслеживание изменений и параметры исправлений
Отслеживание исправлений включается нажатием на кнопку «Иборьбы», которая сразу приобретает золотистый цвет, тем самым сигнализируя о включенном режиме. В нем Word 2010 запоминает все вставки и удаления, а также изменения в форматировании документа. Если нажать нижнюю часть кнопки, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или отключает отслеживание.
Щелкнув кнопку «Параметры исправлений», вы можете настроить вид ваших правок – цвета, типы линий, разметку документа. Здесь же настраивается и расположение примечаний – вы можете поместить в их левом поле документа и задать ширину выносок, а также отключить отображение линий, которые связывают их с текстом.
Все иборьбы связываются с именем пользователя, которое задается в личных настройках Word 2010. Кнопка «Сменить пользователя» ведет именно к ним.
Рисунок 4 – Личные параметры пользователя
В примечаниях, как вы уже видели, используются инициалы, а в удалениях и вставках указывается полное имя.
Когда в документе много исправлений, воспринимать его становится намного труднее, поскольку по умолчанию отображается как оригинальный текст, так и исправленный.
Рисунок 5 – Исправленный текст по умолчанию выделяется красным цветом
Намного приятнее глазу редактора была бы конечная версия, не правда ли? И такая возможность имеется. Для облегчения восприятия в Word 2010 предусмотрено четыре режима.
Рисунок 6 – Режимы отображения исправленного документа
Чтобы не потеряться в правках, редактор включает режим «Измененный документ». При этом сразу перестают отображаться все индикаторы исправлений текста и выноски. Если редактор, устав от многочисленных исправлений, все-таки запутался, он всегда может переключиться в режим «Исходный документ» и увидеть, что там было написано изначально.
Помимо режима документа, можно гибко настроить отображение исправлений в выносках. Кнопка «Показать иборьбы» открывает список всех возможных исправлений, которые Word 2010 отображает по умолчанию.
Рисунок 7 – Настройка отображения исправлений и примечаний
Например, я часто отключаю отображение исправлений (форматирование, а также добавления и удаления), но оставляю примечания. Обратите внимание, что можно легко выбрать правки и комментарии только определенного рецензента.
Еще одним элементом группы «Отслеживание» является кнопка «Область проверки». Она, как и в случае с кнопкой «Иборьбы», обретает золотистый цвет при включении области, хотя не заметить ее трудно. Ее удобно использовать в сочетании с режимами отображения документа и исправлений.
Рисунок 8 – Область проверки можно отобразить слева или внизу
Например, на рисунке 8 видно, что выбран режим «Измененный документ». В нем иборьбы и примечания не отображаются в выносках. Однако при добавлении примечания автоматически открывается область проверки, в которой видны все правки в соответствии с параметрами, заданными кнопкой «Показать иборьбы». Я отключил отображение исправлений в форматировании, поэтому отображаются только примечания, удаления и вставки.
Рисунок 9 – Область проверки со сводкой исправлений. Чтобы изменить ее масштаб, нажмите и покрутите колесо мыши.
Из сводки видно общее количество исправлений, однако обратите внимание, что подсчет ведется «с фильтром». Это напоминает мне о том, что какие-то иборьбы не отображаются. Поскольку случаев форматирования не зафиксировано, я могу догадаться, что они отключены, не нажимая кнопку «Показать иборьбы». Полезную площадь области просмотра можно увеличить, скрыв статистику с помощью кнопки со стрелками в правом верхнем углу.
На мой взгляд, сводка стала бы удобнее, если бы прямо в ней можно было скрывать или отображать различные иборьбы, обходясь без кнопки «Показать иборьбы» на ленте. Однако отображение вставок и удалений объединено, поэтому интерфейс получился бы нетривиальным.
На этом рассказ о возможностях рецензирования глазами редактора можно закончить. У рецензента достаточно средств, чтобы исправить документ и донести до автора пожелания по его содержанию и оформлению. Теперь давайте посмотрим, что будет делать автор, когда получит рецензию на свою статью.
Рецензирование глазами автора
Открыв документ с редакторскими правками и примечаниями, автор может испытать широкую гамму чувств – от глубокого удовлетворения до полного шока. Отчасти это зависит от придирчивости редактора, но в большей степени – от качества исходной статьи, присланной автором. Если она была не очень удачной, в каждом абзаце картина может быть такой, как на рисунке 10.
Рисунок 10 – Фрагмент документа с многочисленными правками
Чтобы быстро довести материал до ума, автор должен принять два постулата.
Во-первых, редактор является конечной инстанцией, поэтому спорить с ним из-за каждой правки не имеет смысла (хотя свое мнение нужно уметь отстаивать). Во-вторых, редактор не будет тратить время на внесение правок, если они не улучшают статью. Ведь одно из золотых правил рецензирования – это вносить только те изменения, которые делают материал лучше.
Далее я рассмотрю, как быстро интегрировать в документ все редакторские правки и примечания.
Оценка объема работы и выбор режима для отображения документа
Когда редакторских правок мало, от автора требуются минимальные усилия, поэтому порядок действий особого значения не имеет. Если же правок много, документ выглядит совершенно нечитаемым. Но не надо отчаиваться. В первую очередь нужно оценить объем работы, т.е. определить, сколько изменений внес в документ редактор. В этом поможет область проверки.
В сводке (рис. 9 выше) видно, что в документ внесено множество исправлений, а также добавлено 19 примечаний. В этом случае лучше отобразить документ таким, как его видел редактор.
Рисунок 11 – Отображение измененного документа только с примечаниями
Вместо представления «Измененный документ» можно использовать «Измененный документ: показать иборьбы» — тогда все иборьбы и примечания будут отображаться в виде выносок. Именно с примечаний, в которых редактор выражает пожелания к документу, и нужно начинать работу, а иборьбы можно оставить на десерт.
Примечания
С каждым примечанием придется разбираться по отдельности. Проще всего использовать навигацию по примечаниям, убив тем самым двух зайцев.
Рисунок 12 – Навигация по примечаниям
Во-первых, ускоряется перемещение по документу, а во-вторых значительно снижается вероятность пропустить важное примечание. Отмечу, что навигацию можно переходить от примечания к примечанию с помощью нового поиска Office 2010, но о нем будет отдельный рассказ.
Когда примечание касается доработки статьи, с ним можно согласиться и внести в документ необходимые изменения, либо не согласиться и объяснить свою позицию. Нередко на примечание редактора имеет смысл ответить, чтобы при просмотре следующей ревизии документа было понятно, что сделал автор. Для этого достаточно щелкнуть на примечании, а затем нажать кнопку «Создать примечание» на панели. В этом случае Microsoft Word четко обозначает связь между примечаниями.
Рисунок 13 – Ответ на примечание
Как видно на рисунке 13, оба примечания ведут к одному выделенному фрагменту текста. Кроме того, VS 27R 26 в ответном примечании означает: «Примечание 27 оставил VS в ответ на примечание 26 от A» (R – означает reply, т.е. ответ).
Не требующие ответа комментарии можно удалить, используя соответствующий пункт в контекстном меню примечания или расположенную на ленте кнопку «Удалить» (рис. 12), с помощью которой можно удалить все примечания сразу. Закончив с примечаниями, можно переходить к иборьбым.
Иборьбы
Иборьбы бывают двух типов:
- Добавления и удаления объединены не случайно (рис 7 или 11), т.к. это звенья одной цепи. Представьте, что редактор переставил части предложения местами, сначала вырезав фрагмент текса, а потом вставив его. При этом фиксируется два иборьбы – сначала удаление, а потом добавление.
- Форматирование включает в себя изменение типа и размера шрифта, преобразование в списки и все прочие возможности групп «Шрифт», «Абзац» и «Стили» на вкладке «Главная»
Работа с изменениями в тексте статьи ведется по аналогии с примечаниями – можно осуществлять навигацию от одного иборьбы к другому. Отличие лишь в том, что иборьбы можно принимать и отклонять.
Рисунок 14 – Иборьбы можно принимать и отклонять, а также перемещаться от одного к другому
Кнопки «Принять» и «Отклонить» делают чуть больше, чем уместилось в их краткие названия. После совершения действия они автоматически перемещают вас к следующему примечанию, что очень удобно. В контекстном меню примечания такой возможности, впрочем, нет.
Чтобы упростить работу и разгрузить документ, изменения в форматировании можно смело доверить редактору. Достаточно включить только их отображение кнопкой «Показать иборьбы» (рис. 11), а затем щелкнуть нижнюю часть кнопки «Принять» и применить все отображаемые изменения (рис. 14). Как видите, возможность настроить отображение исправлений обретает дополнительный смысл.
Теперь, вернув удаления и иборьбы, можно быстрее перемещаться по ним вверх и вниз по документу. Если нужно быстро сопоставить исправленный текст с оригиналом, можно переключиться в режим «Исходный документ». Вовсе необязательно принимать иборьбы по одному. Проще просмотреть их и отклонить те, с которыми вы не согласны, а затем принять сразу все оставшиеся (рис. 14).
Рецензирование и иборьбы
В данной статье у нас лента — «Рецензирование». Частично кнопки на ней мы уже изучили в статье, посвящённом проверки орфографии, теперь настала пора разобраться с остатком.
Скажу сразу, что в этом случае мы тоже не будем описывать все её кнопки подряд: групповая работа над документом в рамках офиса или локальной сети нас пока что не слишком интересуют. Однако две панели — «Запись исправлений« и «Изменения» — понадобятся для того, чтобы лучше понять возможности и потенциал Word.
Примечания
Помимо видимого нам текста, в Word есть ещё и скрытый. В этой «невидимой» нашему взору (до поры до времени) области документа могут скрываться комментарии и примечания, оставленные читателями вашего текста. Например — рецензентом, учителем или просто приятелем, которому вы дали почитать свой новый рассказ.
Можно, конечно, вносить правку в текст, но это не вполне корректно. Примечания же позволяют, с одной стороны, указать автору на слабые или спорные места в документе, требующие уточнения, а с другой — оставляют окончательное решение за ним, не затрагивая собственно текста.
Как сделать примечание в Ворде? Вставить примечание к любому участку текста несложно — достаточно просто нажать кнопку «Создать примечания» и набрать текст заметки в специальной форме. В итоге справа от текста образуется цветная плашка — будь ты хоть трижды невнимательным, а её не пропустишь.
Для того чтобы ОТОБРАЗИТЬ примечания, выберите на панели «Запись исправлений» меню «Показать иборьбы» ⇒ Примечания.
Примечания будут показаны в специальной выноске, на полях справа от основного текста.
Как удалить примечания в Ворде? При необходимости их можно удалить с помощью команды Контекстного меню. Переходить от одного примечания к другому удобно с помощью навигационных кнопок в разделе «Примечания».
Теперь вы знаете как создать или убрать примечания в Ворде.
Иборьбы
Но и примечания — лишь часть той скрытой начинки, которая хранится в ваших документах. Запасливый Word сохраняет в каждом файле не только окончательный текст, но и историю всех сделанных вами исправлений — начиная с создания документа!
Эта особенность Word нередко приводила к конфузам — так, несколько лет назад в мире разразился шумныйскандал, связанный с правкой, обнаруженной в тексте одного дипломатического документа. В бизнесе же это и вовсе происходит сплошь и рядом — сколько сделок может сорваться лишь потому, что партнёр не поленится включить режим отображения правок, внесённых вами в текст договора!
Но вообще-то для нас, простых пользователей, такая запасливость Word — фактор скорее положительный: без этого была бы невозможно система многоуровневого «отката», к которой мы так привыкли.
Или представьте себя на месте автора книги, отдавшего свою рукопись нерадивому редактору. Как потом узнать, насколько вольно разгулялся в его родимом детище виртуальный «карандаш»? Для этого, конечно, существуют примечания — но, положа руку на сердце, многие ли ими пользуются?
Режим же отображения исправлений позволяет не только проследить весь ход правки данного текста, но и отменить любое сделанное изменение.
Как включить режим иборьбы в Ворде? Включить режим записи исправлений можно с помощью кнопки «Иборьбы», а для того, чтобы отобразить все внесённые правки, необходимо выбрать режимы «Всеиборьбы» и «Показать иборьбы» в меню справа от главной кнопки.
Новые фрагменты будут помечены красным шрифтом, старые — белым, а изменение форматирования показано в виде «выносок». Щёлкнув по любой из них, вы можете принять или отклонить исправление с помощью соответствующего пункта Контекстного меню или специальных кнопок на панели «Изменения».
Если текст вас устраивает целиком и полностью, и вы хотите очистить историю исправлений, перейдите чутьдальше по ленте на панель «Изменения», Как убрать иборьбы в Ворде? Нажмите кнопку «Принять», а затем — Применить все изменения в документе. Можно поступить и наоборот — кнопка Отклонить — Отклонить все изменения в документе поможет вам вернуть документ к изначальному состоянию. Только пользуйтесь этими кнопками с ОЧЕНЬ большой осторожностью — лучше предварительно создать резервную копию документа.
Если правок слишком много, можно зайти в меню «Показать иборьбы» и оставить галочки лишь на тех пунктах, которые нас интересуют в данный момент.
Ну что, с областью исправлений в Ворде мы разобрались и теперь вы знаете как включать иборьбы или как убрать область исправлений.
Сравнение документов
Представим себе ещё одну ситуацию: допустим, отправили вы вашему деловому партнёру текст договора для согласования. Партнёр внёс свои правки (пометив их) и отправил вам файл назад. Договор вы прочитали и с правкой согласились — самое время распечатать и подписать. Но… вы на сто процентов уверены, что хитромудрый партнёр тишком не добавил в текст что-то ещё, без всяких пометок?
Обычно в такой ситуации производится сверка обоих вариантов документов — старого и нового. Еслидоговор занимает всего пару страничек, это не слишком сложно, а вот если несколько десятков… Любойюрист глаза сломает, да и займёт такая сверка уйму времени.
Но ведь у нас с вами есть Word, одним из талантов которого как раз и является сравнение нескольких версий одного и того же документа — а при необходимости и создание третьего варианта, в котором будутобъединены оба варианта.
Обе эти функции возложены на панель «Сравнить» меню «Рецензирование».
Для сравнения, разумеется, нам нужно иметь под рукой оба файла — и первоначальный, и изменённый вариант. Нажав кнопку «Сравнить», выбрав одну из операций (Сравнение или Объединение) и загрузив документы, вы сможете получить полный список различий между ними (они будут выделены в тексте документов красным цветом).
На этом статья про рецензирование в Ворде подошла к концу. Теперь вы знаете как использовать в Ворде режим рецензирования, как включать его инструменты и как убрать рецензирование или отключить полностью.
