Повышаем эффективность работы с Word
В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе. Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.
В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов. Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).
Описанные операции
Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)
Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.
Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).
Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.
Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.
Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).
Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.
Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)
Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером.
Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).
Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.
Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)
Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.
Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.
Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером.
Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».
Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).
Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.
Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)
По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.
Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).
Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.
Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)
Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.
По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.
Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)
Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.
Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.
Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.
Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.
Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе "Начать заново с 1"
Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.
Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.
Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.
Карта стилей
Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.
Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.
Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?
Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:
Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.
При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.
Перенос стилей между документами и очистка стилей
Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.
Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».
Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).
Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».
Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.
Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.
Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):
Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.
Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).
Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.
Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон
Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.
Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.
Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.
Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4).
Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».
Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.
Sub Кавычки ' 'Кавычки макрос ' ' If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _ Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend End If With Selection .InsertBefore Chr(171) 'вместо Char(171) можно использовать '(' .InsertAfter Chr(187) 'вместо Char(171) можно использовать ')' End With End SubТеперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.
Сравнение документов
Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.
Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.
Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.
Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).
Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.
Python. Пакетное сохранение документов в PDF
Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.
Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:
Список сокращений
Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.
Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)
Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.
Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « » (« » для поиска только русских слов в верхнем регистре).
Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^
Перемещение курсора
- CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;
- CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;
- CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;
- CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.
Удаление слова
- CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;
- CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.
Начертание текста
- CTRL+B — Добавление полужирного начертания;
- CTRL+I — Добавление курсивного начертания;
- CTRL+U — Добавление подчеркивания;
- CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;
- CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;
- CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;
- CTRL+SHIFT+ — Уменьшение размера шрифта.
Прописные буквы
- SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.
Прочее полезное
- F4 – повтор последнего действия;
- Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.
Изменение нумерации пунктов в Microsoft Word
Узнайте, как изменять нумерацию пунктов в Microsoft Word для удобного форматирования текста. Этот курс поможет вам улучшить навыки работы с текстовыми документами.
Изменение последовательности нумерации в списке может привести к бесперебойной работе, но вы не сможете использовать следующие шаги и не сможете сделать это позже.
Дважды щелкните числа в списке. Текст не будет выделен.
Щелкните правой кнопкой мыши число, которое хотите изменить.
Нажмите кнопку Set Value).
В поле Установить значение для с помощью стрелок измените значение на желаемое.
Совет: если вы хотите вручную изменить числа в списке, не делайте этого. Всегда используйте параметры команды для внесения изменений. Если Word не отслеживает, что вы сделали, могут возникнуть проблемы, если вы захотите внести другие изменения в список позже.
Начните с 1
Если вы хотите изменить номер в списке на 1, выполните следующие действия.
Дважды щелкните числа в списке. Текст не отображается при выборе.
Щелкните правой кнопкой мыши номер, с которого вы хотите начать новый список.
Нажмите кнопку перезапуска в 1.
Дополнительные сведения о списках
Примечание. Эта страница переведена автоматически и может содержать неточности и грамматические ошибки. Нам важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли эта информация полезна? Для вашего удобства мы также предоставляем ссылку на оригинал (на английском языке).
Форматы нумерации в MS Word
Нумерация списков или глав документа в текстовом редакторе MS Word — одна из наиболее востребованных функций программы и, следовательно, одна из самых простых задач. Неудивительно, что кнопки «Маркированный список» и «Нумерованный список» находятся на панели инструментов Word не везде, а на вкладке «Главная», которая открыта по умолчанию.
создать простой нумерованный список в MS Word очень просто. И я научу вас составлять непростые списки!
В принципе, возможности и форматы нумерации, предоставляемые этими двумя инструментами, должны быть достаточно масштабными, чтобы создать, казалось бы, любой список: нумерация арабскими цифрами, римскими цифрами, буквами алфавита — похоже, что Microsoft предоставила все это .. и будет Было бы так, если бы этого не было в мире технической, юридической, медицинской и другой специальной литературы.
Как будто, например, вам нужно, чтобы главы в документе начинались с букв алфавита и заканчивались цифрами или, например, имели такую структуру:
- № 01-002. Вводная документация
К счастью, теперь у вас есть решение и для этой задачи — теперь я покажу вам, как легко создавать собственные форматы нумерации в MS Word! . и я вам скажу, почему не все так просто.
Из этого списка попробуем создать для документа совершенно нестандартную нумерацию
Создаем собственный формат нумерации
Итак, у нас есть определенный список (например, главы в документе), и нам просто нужно задать для него нестандартную нумерацию. Прежде всего, с помощью инструмента «Нумерация» активируйте обычный нумерованный список. Хороший. Теперь выбираем этот список и открываем меню настроек инструмента «Нумерация», находим там пункт «Определить новый формат числа».
Будьте осторожны в открывшемся окне. Поместите курсор мыши в поле «Числовой формат», затем, используя стрелки на клавиатуре, переместите его до упора влево. Теперь введите свою модель нумерации, но не удаляйте последнюю цифру, выделенную темным цветом: это счетчик, если его нет, нумерация не изменится.
Нажмите «ОК» и увидите, что стандартная нумерация была заменена той, которую вы только что создали. Собственно, это то, что мы хотели!
Недавно созданная настраиваемая нумерация для документа
Однако праздновать победу рано — если вы посмотрите мой список выше, вы увидите не совсем то, что мы хотим. Хорошо, подглавы первой главы начинаются с 01 -…, но также подглавы второй главы начинаются с 01 -…, даже если логически они должны быть обозначены как 02-…
И тут начинается страшная правда: разработчики не предусмотрели никакой физической возможности заставить MS Word изменить не только последнюю цифру нумерации, но и любую другую. Другими словами, здесь заканчивается «гибкость» программы и начинается «ресурс» тех, кто над ней работает.
Потому что выход есть, пусть и не самый изящный.
Нам просто нужно создать другой формат нумерации, не отличный от предыдущего, за исключением первых цифр. Просто выбираем часть списка, ту, которая относится ко второй главе, повторяем все описанные действия, но в поле «Формат числа» пишем не 01-, а 02-.
Нажимаем «Ок» и восхищаемся результатом!
Окончательный вариант нумерации по новой модели
Привет всем. В этой статье мы узнаем, как создавать списки в Word для разных случаев и всех видов. Мы также узнаем, как создать многоуровневый список и как использовать его в Microsoft Word. Готовый? Итак, давайте, как создать список в Word
Прежде чем углубляться в представления списков, давайте узнаем, как их создавать. И создаются они двумя способами.
Создаем список элементов, предварительно выбрав нужный нам тип: маркированный, нумерованный или многоуровневый. И добавляем каждый новый элемент.
Создавайте на основе готового текста. Для этого выделите часть текста и щелкните соответствующий тип списка. Каждый новый уровень будет отмечен новым элементом.
Вы знаете, где создаются списки? Вкладка «Главная» — раздел «Абзац». В Word можно создавать списки трех типов:
Мы рассмотрим каждый из этих типов списка отдельно: чем они отличаются и как создаются.
Создаем маркированный список
Итак, первый тип — это маркированный список. Что ты делаешь? Создайте список, в начале каждой записи в списке будет специальный символ (маркер) и изначально это черный кружок. Как это поменять. Щелкните стрелку вниз, чтобы просмотреть стиль других индикаторов.
Выберите нужный маркер для списка.
Когда вы нажимаете кнопку «Определить новый маркер», вы можете установить стиль маркера уровня из стиля, которого нет в стандартной библиотеке Word, или из изображения.
Создаем нумерованный список
Список второго типа — маркированный. Список будет нумероваться автоматически. Этот список вызывается кнопкой «Нумерация». При нажатии кнопки «вниз» становятся доступными параметры нумерации. А кнопка «Определить новый числовой формат» позволит вам выбрать параметры для стиля списка и формата чисел. Например, вы можете установить формат «10», и следующие элементы будут «20, 30, 40 и так далее»
Как сделать многоуровневый список
Третий тип списков — многоуровневый. Вызывается нажатием на соответствующую кнопку. Значок внизу позволит вам выбрать вид многоуровневого списка. А если вам нужны дополнительные настройки, нажмите «Определить новый многоуровневый список». А в нем кнопка «Еще» позволит еще более гибко настроить внешний вид многоуровневого списка.
Как работать с многоуровневым списком
Итак, разобравшись, как он создается, давайте посмотрим, как меняется внешний вид многоуровневого списка.
Итак, мы рассмотрели способы составления списка в Word различных типов. Надеюсь, эти знания выведут вас на новый уровень работы. Если есть вопросы, пишите в комментариях. Если я вам помог, поделитесь статьей в соцсетях — вам не сложно, я счастлива.
Привет. Когда наш текст содержит список чего-либо, нет более ценного инструмента, чем списки в Microsoft Word. По сути, он все делает за вас, вам остается лишь немного настроить его работу на свое усмотрение. А как это сделать — сейчас рассмотрим.
В Word доступны два типа списков:
- Маркированный список: каждый элемент отмечен маркером. Используйте, чтобы перечислить что-то или кого-то. Например, ингредиенты, адреса и т.д.
- Нумерованный список: элементы отмечены номерами. Используется, когда важен порядковый номер каждого элемента в списке.
Чтобы начать ввод маркированного списка, перейдите на новую строку. Введите * (звездочка) и пробел. Отображается первый выделенный элемент, вы можете ввести содержимое первого элемента. Он будет размещен на некотором расстоянии от маркера. Этот отступ можно отрегулировать на линейке, как это делаем мы .
Чтобы завершить текущий элемент списка и начать новый, нажмите Enter. Чтобы завершить листинг и переключиться в нормальный режим, снова нажмите Enter.
Есть еще один способ создать список: нажмите на ленте Home — Paragraph — Bullets. Чтобы завершить работу со списком, вы можете нажать эту кнопку еще раз.
Нумерованный список создается примерно так же. Чтобы начать печатать, введите 1. (один с точкой) и пробел. Отображается первый элемент. Введите свой текст. Другой способ — на ленте Главная — Абзац — Нумерация .
Снова нажмите Enter, чтобы начать следующий шаг. Для выхода из списка — снова Enter или кнопка «Нумерация» на ленте.
Многоуровневый список — это структура с одним или несколькими подчиненными списками. Похоже на то:
Чтобы создать подпункт, создайте новый элемент списка и нажмите Tab. Индикатор изменит внешний вид и немного сдвинется вправо. Теперь вы работаете со списком второго уровня, и все новые элементы также будут созданы на втором уровне. Чтобы вернуться на один уровень назад, создайте новый элемент и нажмите Shift + Tab .
Поэтому реализованы сложные списки. Самый распространенный пример — это оглавление, которое может быть любой сложности.
Если вы уже набрали текст и решили, что лучше всего организовать его в виде списка, это будет несложно. Нет необходимости переписывать или добавлять маркеры вручную. Выделите текст, который хотите украсить, в виде списка и щелкните ленту «Маркеры» или «Нумерация». Программа автоматически преобразует ваши данные, каждый абзац будет элементом списка.
Если вы выберете нумерацию, правильные номера также будут установлены автоматически.
Иногда бывает, что содержимое списка нужно отсортировать. Например, вы случайным образом ввели список сотрудников, а затем решили, что они должны быть расположены в алфавитном порядке от А до Я. Это делается следующим образом:
Выберите список для сортировки
- Щелкните ленту Главная — Абзац — Сортировка
- Выбираем сортировку по абзацам, тип — текст, по возрастанию. Получаем результат
Если вы заказываете нумерованный список, номера не меняются местами, сохраняя естественный порядок нумерации.
вы можете изменить внешний вид индикатора по умолчанию. Для этого щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой «Маркер». В открывшемся окне выберите один из предложенных вариантов, используйте любой символ из встроенной библиотеки или загрузите собственное изображение для установки в качестве маркера.
Точно так же вы можете изменить внешний вид номеров для нумерованных списков. Щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой «Нумерация», выберите арабские или римские цифры и буквы. Нажмите «Определить новый числовой формат», чтобы настроить список более подробно.
Для гибкой настройки многоуровневого списка щелкните стрелку рядом с кнопкой «Многоуровневый список».
Вам будет предложено несколько вариантов структуры таких списков, но вы также можете создать свой собственный дизайн. Нажмите «Определить новый многоуровневый список», выберите каждый уровень в окне один за другим и настройте его внешний вид.
По умолчанию программа самостоятельно устанавливает нумерацию элементов в списке. Word использует собственные алгоритмы для работы со списками, поэтому автоматическая нумерация иногда может давать неожиданные результаты. Но выход есть, можно переопределить некоторые элементы в списке, после чего нумерация снова будет производиться в логической последовательности. Рассмотрим несколько конкретных примеров.
Как начать список сначала
Иногда Word оказывается слишком правильным, и когда вам нужно начать новый список, он продолжает нумерацию старого. Чтобы начать отсчет с единицы, щелкните правой кнопкой мыши нужное число и выберите в контекстном меню «Начать с 1».
Как продолжить список в Ворде
Противоположная ситуация, когда программа считает, что вы закончили список. В этом случае новая учетная запись начнется с одной, и вам нужно будет продолжить работу с существующей. Щелкните правой кнопкой мыши новый номер нумерации, выберите «Продолжить нумерацию» из контекстного меню».
Как задать нужное начальное значение
Более редкий пример — это когда вам нужно определить новое начальное значение для некоторых элементов в списке. Например, у нас есть список:
Вместо четвертого элемента нужно поставить 17 и продолжить счет. Щелкните этот номер правой кнопкой мыши и выберите «Установить начальное значение».
Устанавливаем желаемый номер и нажимаем ОК. Вот что у нас получилось:
Таким образом, вы можете создавать маркированные и нумерованные списки любой сложности. Считаю инструменты повседневными, очень часто ими пользуюсь. Думаю, вы тоже будете ими пользоваться регулярно, поэтому добавьте эту статью в закладки хотя бы на тот период, пока не добьетесь полной автоматизации работы со списками!
Об этом я расскажу в следующей статье. Как показывают вопросы читателя, мало кто знает, что в программе есть для этого подходящий инструмент. Поэтому не пропустите эту статью. Скоро!
Списки в любом тексте сделают ваш документ более четким, организованным и структурированным. Всего можно создать три типа списков: маркированные, нумерованные и многоуровневые. В этой статье мы поговорим о том, как создавать многоуровневые списки в Word.
Многоуровневые списки являются иерархическими, то есть имеют разную степень вложенности. В дополнение к нескольким шаблонам, встроенным в текстовый редактор, вы можете создать свой собственный список на основе ваших личных настроек.
Как создать многоуровневый список в Word 2016, 2013, 2010, 2007?
Затем откройте Word и нажмите соответствующую кнопку на ленте, что позволяет создать многоуровневый список.
Теперь выберите один из шаблонов, которые мы хотим применить к списку. Как вы сами убедитесь, здесь будут представлены списки как с числовой, так и с алфавитной нумерацией в строго определенной иерархии, поэтому выбор довольно широк.
Если вы хотите создать свой список на основе заданных вручную параметров, выберите пункт меню «Определить новый многоуровневый список». Откроется форма для указания параметров списка.
В этом модуле вы можете изменить любой иерархический уровень и его представление в документе, указать его нумерацию и формат чисел, а также задать такие параметры, как выравнивание и отступ. Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам, нажмите кнопку «Еще» в левом нижнем углу.
В частности, эти дополнительные настройки включают ссылку на уровне списка со стилем заголовка. Это будет особенно важно использовать, если вы создаете структуру раздела документа, а затем планируете автоматически создать оглавление.
Теперь несколько слов о том, как работать с многоуровневым списком. Чтобы перейти на новый уровень вложенности, поместите курсор в соответствующую строку списка и нажмите кнопку «Увеличить отступ». В результате в списке будет сгенерирован новый подуровень, то есть элемент списка будет перемещен на один уровень вниз. Чтобы вернуться на один уровень назад в иерархии, нажмите кнопку «Уменьшить отступ».
Как создать многоуровневый список в Word 2003?
В более ранних версиях Word по умолчанию нет кнопки для создания многоуровневого списка на панели инструментов. Чтобы создать там список, вам нужно перейти в верхнее меню. Выберите категорию «Формат» и отметьте пункт «Список» вверху меню.
Откроется форма с выбором списков, доступных для создания. Остановимся на варианте «Многоуровневый».
Ниже процедура создания списка очень похожа на описанную выше. Кроме того, вы можете использовать кнопки «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ» точно так же, чтобы перемещаться по структуре вложенного списка.
Многоуровневые списки — важная часть любого полного и сложного документа. Без них, например, создание оглавления было бы непростой задачей.
Большинство работодателей при приеме на работу новых сотрудников озабочены их уровнем владения компьютером. В некоторых случаях навыки уверенного пользователя являются одним из основных критериев при приеме на работу. По этой причине многие пользователи хотят улучшить свои навыки использования офисных приложений. В частности, они пытаются научиться создавать многоуровневый список в Word .
Более простые типы списков основаны на маркированных (специальные значки, символы или изображения) или нумерованных списках. После того, как вы поставили перед собой цель: чтобы научиться составлять список в Word, вам необходимо начать оттачивать свои пользовательские навыки с помощью этих параметров представления списка.
Нумерованный список
Это разнообразие может быть создано либо из уже созданного (набранного) текста, либо изначально указав эту необходимость на чистом листе бумаги. Как только они будут введены, данные сразу появятся в пронумерованном порядке.
Если текстовая информация уже была введена, отрывок выделяется и должен быть пронумерован. Далее вам нужно найти группу «Абзац», расположенную в строке меню, затем перейти к ней и, уже находясь там, выбрать нужный вариант списка, указанный в списке.
Наведя курсор мыши на любую из опций, пользователь может предварительно оценить, как этот дизайн списка будет выглядеть в тексте. В любом случае, каждый новый элемент будет отображаться в новой строке, и ему будет предшествовать серийный номер.
Нумерованный список в Word сопровождается цифрами, буквами и любым условным обозначением, выбранным человеком, редактирующим документ. Чтобы предоставить вам такую возможность, вам нужно дважды щелкнуть по заданной нумерации, вызвать контекстное меню и затем перейти на вкладку «Формат номера».
Иногда важно перечислить перечисленные и пронумерованные параметры в алфавитном порядке. Задача абсолютно решаема: для этого нужно нажать на кнопку с изображением букв, расположенную в группе «Абзац». Кстати, вы можете не только отсортировать данные по алфавиту, но и автоматически создать новую нумерацию.
Маркированный список
Создание маркированного списка включает в себя лишь несколько иные шаги, чем создание нумерованного списка.
Маркированное представление предполагает перечисление указанных значений, каждое из которых записывается с новой строки. Если информация уже была набрана в Word, на основе которой важно создать маркированный список, выделите нужную текстовую информацию, перейдите в группу «Абзац», а затем выберите «Маркеры».
Маркеры — это различные символы, которые легко собрать с помощью «Библиотеки маркеров». Если вы собираетесь создать оригинальный текст с уникальными маркерами в Word, вы можете перейти к строке «Определить новый маркер», а затем выбрать желаемое изображение или символ.
необходимо не только уметь создавать отмеченные тексты, но и редактировать их по заданным критериям. В частности, многих пользователей активно интересует, как создать алфавитный список в Word.
Изначально вам нужно выбрать важный фрагмент для сортировки по алфавиту. Затем вернитесь в группу «Абзац», где есть небольшая пиктограмма с изображением букв «A», «I» и маленькая стрелка, которая действует как подсказка.
Если ваша задача — отсортировать список в Word по алфавиту в возрастающем порядке, вы должны выбрать значок со стрелкой, направленной вверх. Если важно понимать, как отсортировать список в Word по алфавиту в порядке убывания, щелкните значок стрелки вниз.
Многоуровневый список
В некоторых случаях вам нужно попытаться создать многоуровневый список в Word. Новые пользователи ошибочно полагают, что многоуровневый вариант слишком сложен и от него легче отказаться, воспользовавшись другими вариантами. На самом деле особых сложностей в проведении этих действий нет.
Создать многоуровневый список не сложнее, чем маркированный или нумерованный, важно только учесть все необходимые параметры, чтобы форматированный текст прилично смотрелся на странице.
Многоуровневый текст, представленный в версии списка, сопровождается наличием нескольких уровней. Каждый новый абзац обязательно начинается с абзаца, отличается только размер отступа. Вы можете изменить это, нажав кнопку «Tab» на клавиатуре или используя кнопку в группе «Абзац», которая называется «Увеличить отступ».
Если вам нужно вернуться на предыдущий уровень, используйте комбинацию кнопок «Shift» и «Tab», вы также можете использовать кнопку «Уменьшить отступ».
Если вы хотите создать в Word многоуровневый список, который будет отличаться от всех предложенных вариантов, вы можете создать свой собственный стиль оформления. В открывшемся контекстном меню нужно перечислить все нужные уровни и варианты их оформления.
В этом контекстном меню пользователь может указать, какой шрифт следует применить, какой межстрочный интервал, а также найти имя для нового варианта дизайна списка, если он был создан пользователем и отсутствует в предложенном списке. Это особенно важно, когда вам приходится многократно создавать такой вариант списка.
Следовательно, создать список в текстовом редакторе не составит труда даже для начинающего пользователя ПК. Для этого вам просто необходимо ознакомиться с рекомендациями и внимательно изучить функционал офисного приложения в группе «Абзац».
