Как правильно скопировать данные из Excel в Word: пошаговое руководство

Автор На чтение 12 мин Просмотров 9 Обновлено

Широко известный табличный процессор Excel является только одной из нескольких программ, входящих в офисный пакет Microsoft Office. Все его модули находятся в тесной взаимосвязи и обладают множеством схожих функций и возможностей. Например, текстовый редактор Word также предоставляет возможность создания и редактирования таблиц. Однако иногда возникает необходимость в переносе таблиц между разными приложениями. В данной статье мы расскажем, как осуществить этот процесс.

Перенос таблицы из Эксель в Ворд

Как упоминалось ранее, приложения Excel и Word имеют значительную интеграцию. Это позволяет легко импортировать и экспортировать совместимые объекты и файлы, осуществлять обмен ими, а также использовать функции одной программы в другой. Перенос таблиц из приложения, созданного для их обработки, в программу, основное внимание в которой уделяется тексту, является одной из задач, которую можно решить различными способами. Каждый из этих методов будет рассмотрен подробно в следующих разделах.

Способ 1: Копирование и вставка

Наиболее эффективным и ясным вариантом станет простое перенесение таблицы из Эксель в Ворд.


Выделите с помощью мышки таблицу, которую необходимо перенести в текстовый редактор.

Обратите внимание: Перед тем как переместить таблицу, важно установить ее размеры и проверить, чтобы она не превышала границы полей текстового документа. Если потребуется, вы можете как уменьшить, так и увеличить размер таблицы непосредственно в Excel, а также изменить настройки полей в Word и переключить ориентацию страницы с вертикальной на горизонтальную.

Подробнее: Как изменить размер таблицы в ЭксельНастройка полей в ВордеКак в Ворде сделать альбомный лист

  • Скопируйте подготовленную таблицу, воспользовавшись для этого кнопками на ленте, контекстным меню или горячими клавишами «CTRL+C».
  • Теперь переходите к MS Word. Откройте документ, в который требуется перенести таблицу, поместите указатель курсора (каретку) в то место страницы, где она должна находиться, и выполните одно из следующих действий: >
  • Разверните меню кнопки «Вставить» (вкладка «Главная») и кликните по первому значку в списке – «Сохранить исходное форматирование»;
  • Щелкните правой кнопкой мышки (ПКМ) в месте вставки таблицы, и в появившемся контекстном меню выберите аналогичную вышеуказанной кнопку с изображением планшета и кисти;
  • Воспользуйтесь клавишами «CTRL+V» или, что лучше, «SHIFT+INSERT».

    • Скопированная из Эксель таблица будет вставлена в Ворд в своем изначальном виде, после чего вы сможете продолжить работать с ней – заполнять, оформлять, редактировать.

    Вы, вероятно, обратили внимание, что в разделе вставки текстового редактора присутствуют и иные опции. Давайте кратко ознакомимся с каждой из них.

    Способ 2: Копирование и специальная вставка

    В пакетах Microsoft Office существует полезная опция «Специальная вставка», которая даёт возможность переноса таблицы как единого целого, сохраняя при этом её связь с Excel (в том числе и с конкретным исходным файлом). Такой метод частично устраняет недостатки предыдущего способа, позволяя вставлять даже крупные (широкие или высокие) таблицы в текстовые документы, однако в самом Word они могут отображаться некорректно.

  • Выделите и скопируйте таблицу из Эксель так, как мы это делали в первом шаге предыдущего способа.
  • Перейдите к текстовому редактору и в его «Главной» вкладке нажмите по кнопке «Вставить». Выберите из выпадающего списка пункт «Специальная вставка».
  • В открывшемся окне «Специальная вставка» выберите первый пункт «Лист Microsoft Excel (объект)», а сбоку от этого списка установите маркер напротив одного из двух пунктов: >
  • «Вставить» — добавленная таким образом таблица при попытке ее редактирования (двойное нажатие ЛКМ) будет запускать панель инструментов Excel прямо в среде Word, что позволяет использовать всю основную функциональность табличного процессора, не покидая при этом среды текстового редактора.
  • «Связать» — таблица вставляется ровно в том же виде, как и в предыдущем случае, но все ее редактирование (возможное по двойному нажатию ЛКМ) будет производиться в исходном файле Эксель, из которого и осуществляется перенос. Плюс ко всему, если вы внесете в нее какие-либо изменения в табличном процессоре, они будут отображены и в текстовом редакторе. По сути это то же, что и вариант вставки «Связать и сохранить исходное форматирование», рассмотренный в предыдущем способе.

    • Определившись с выбором, нажмите «ОК» для подтверждения, после чего скопированный объект появится на странице документа Word. Для редактирования достаточно просто дважды нажать ЛКМ по таблице, а для выхода из этого режима – кликнуть за пределами таблицы.

    Перейти к правке можно и через контекстное меню Этот метод переноса таблиц из Эксель в Ворд по некоторым параметрам превосходит рассмотренный выше. Он позволяет использовать для работы все возможности табличного процессора, которые существенно превосходят таковые в текстовом редакторе.

    Способ 3: Вставка из файла

    Существует способ переноса таблиц из Excel в Word без необходимости открывать сам файл Excel. Нужно только знать местонахождение необходимого документа. Важно, чтобы в нем не было ненужных элементов.

      Установите указатель в том месте документа Ворд, в которое вы хотите поместить таблицу из Эксель, и перейдите во вкладку «Вставка».

  • В группе инструментов «Текст» нажмите по кнопке «Объект» (или выберите одноименный пункт из ее выпадающего списка).
  • В открывшемся окне «Вставка файла» перейдите во вкладку «Создание файла». Нажмите на кнопку «Обзор» и перейдите с помощью системного «Проводника» в папку, в которой хранится файл с электронной таблицей. Выделите его и нажмите «Вставить».
  • Далее можно действовать по одному из трех алгоритмов: >
  • Просто нажать «ОК». Таблица будет вставлена в виде объекта, размеры которого можно изменять, но содержимое нельзя будет отредактировать.
  • Установить галочку напротив пункта «Связь с файлом» — вставленная таблица будет связана с Excel и пригодна для редактирования как в нем, так и в Word. Изменения, внесенные в одной программе, сразу же будут отображаться в другой (после обновления связей).
  • Галочка напротив «В виде значка» — в текстовый документ будет добавлен ярлык файла Эксель. Если не отмечать «Связь с файлом», по его открытии будет открываться таблица в том виде, который она имела на момент вставки. Если же эту отметку установить, ярлык получит те же свойства, что описаны в предыдущем пункте, с той лишь поправкой, что в Ворд его редактировать не получится.

    • Указание: При открытии документа Microsoft Excel, который вы пытаетесь вставить в Microsoft Word, возникнет сообщение об ошибке, как показано на ниже приведенном скриншоте. В этом случае вам следует закрыть приложение и повторить описанные ранее шаги.


    Как только вы определитесь с выбором и нажмете «ОК» в окне «Вставка файла», на странице документа Word появится объект или таблица Excel, или ее ярлык, в зависимости от того, какой вариант вы выбрали.

    Продолжать работу с таблицей можно аналогично описанным ранее методам, кроме случаев, когда она была добавлена в виде объекта, не связанного с исходным файлом.

    Способ 4: Вставка пустой таблицы

    Аналогично предыдущему методу переноса объекта из файла Эксель в Ворд, можно вставить в последний не только заполненную данными, но и пустую таблицу. Делается это практически так же, непосредственно внутри текстового редактора.

  • Определите в документе место для будущей таблицы и перейдите во вкладку «Вставка».
  • Нажмите по кнопке «Объект» для открытия уже знакомого нам окна «Вставка файла».
  • В его первой вкладке «Создание» выделите пункт «Microsoft Excel Worksheet», после чего нажмите «ОК» для подтверждения. В Word будет вставлен лист Excel, в котором вы сможете создать свою таблицу с нуля, используя для этого все основные инструменты табличного процессора, которые появятся на панели инструментов текстового редактора.

    • Для выхода из режима редактирования просто кликните ЛКМ за пределами вставленного элемента.

    Способ 5: Самостоятельное создание

    1. Поместив указатель курсора в то место документа, где планируете расположить будущую таблицу, перейдите во вкладку «Вставка».
    2. Разверните меню кнопки «Таблица» и выберите пункт «Таблица Excel».
    3. Перед вами появится миниатюра стандартного и пока что пустого листа Excel, аналогичного таковому в способе выше. Дальнейшая работа с ним осуществляется по тому же алгоритму.

      4. Несмотря на то что данная статья посвящена в первую очередь переносу таблиц из Эксель в Ворд, мы все же посчитали нужным рассмотреть и варианты создания их с нуля. При этом в текстовом редакторе от Майкрософт можно создавать и более простые таблицы, которые к тому же независимы от более продвинутого в данном плане собрата по офисному пакету. О том, какие еще есть альтернативные способы решения нашей сегодняшней задачи, вы можете узнать из представленной по ссылке ниже статьи. Подробнее: Как сделать таблицу в Ворде

      Как копировать с эксель в ворд

      Преобразование Excel в Word путем копирования и вставки

      Самый прямой и простой способ — скопировать нужное содержимое листа в Excel, а затем вставить его в документ Word.

      Шаг 1. Откройте нужный вам лист Excel.
      Шаг 2. Выберите и скопируйте нужные данные

      Выберите данные, которые вы хотите скопировать, просто щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту, чтобы выбрать его. Копировать в появившемся контекстном меню или нажмите Ctrl + C на клавиатуре, чтобы скопировать выделенное.

      Шаг 3. Вставьте данные Excel в Word.

      Откройте документ Word, в который вы хотите вставить содержимое Excel, затем щелкните правой кнопкой мыши нужное место и выберите один тип вставки под Параметры вставки или нажмите Ctrl + V вставить скопированные данные.

      Результат

      Данные Excel теперь появятся в вашем документе Word.

      Особенности:

      Когда вы копируете контент из Excel в Word, у вас есть несколько доступных «Параметры вставки», каждый из которых отвечает различным потребностям форматирования и интеграции данных.

    4. Сохранить исходное форматирование (K): этот параметр сохраняет исходное форматирование данных Excel, включая шрифт, цвет, размер ячейки и другие функции форматирования.
    5. Использовать целевые стили (S): этот параметр применяет стили форматирования целевого документа к скопированному содержимому. Это полезно для поддержания единообразного вида всего документа при вводе текста из другого источника.
    6. Связать и сохранить форматирование исходного кода (F): этот параметр не только сохраняет исходное форматирование скопированного содержимого, но и связывает вставленные данные с исходным документом. Любые обновления исходного документа будут отражены в документе Word. Это особенно полезно для содержимого, скопированного из электронных таблиц Excel.
    7. Связать и использовать стили назначения (L): аналогично предыдущему варианту, этот связывает вставленное содержимое с исходным документом и применяет к нему стили форматирования целевого документа. Обновления в исходном коде будут обновлены в документе Word, но вставленное содержимое будет легко сочетаться с существующим содержимым с точки зрения стиля.
    8. Изображение (U):Эта опция преобразует скопированный контент в формат изображения. Это полезно для вставки контента в виде статического визуального элемента, сохраняя его макет и форматирование в том виде, в котором он появляется.
    9. Сохранить только текст (T): удаляет все форматирование и вставляет только простой текст.
      10. Выгоды:
    10. Быстро и легко для небольших наборов данных.
    11. Сохраняет базовое форматирование.
      12. Легко разделяйте листы Excel на отдельные файлы!

      Устали от утомительной задачи копирования и вставки каждого листа вручную в новый файл? Kutools for ExcelАвтора Разделить книгу Утилита превращает этот громоздкий процесс в легкий ветерок. Будь то Excel, TXT, CSVили PDF форматы, разделяйте большие книги на отдельные файлы всего несколькими щелчками мыши. Попробуйте прямо сейчас с помощью 30-дневной полнофункциональной бесплатной пробной версии и упростите управление своей книгой!

      Преобразование Excel в Word путем вставки в качестве объекта

      Если вы хотите быстро преобразовать весь лист Excel в документ Word, не открывая Excel, и связать исходные данные для автоматического обновления, вы можете вставить лист Excel как объект в Word.

    12. Закройте книгу, прежде чем вставлять ее как объект в Microsoft Word.
    13. Вставляя как объект, вы можете вставить только весь лист одновременно.
    14. Он вставит последний активный лист при закрытии книги Excel как объект.
      15. Шаг 1: Откройте документ Word

      Откройте документ Word, в который вы хотите вставить файл Excel.

      Шаг 2. Примените функцию объекта.

      В Word нажмите на значок Вставить вкладку на ленте, затем выберите объект в Текст группа.

      Шаг 3. Вставьте файл Excel

      В объект диалог, пожалуйста

    15. Выберите Создать из файла вкладку в диалоговом окне.
    16. Просмотрите и выберите файл Excel.
    17. Выберите либо Ссылка на файл для динамической ссылки (обновления в Word при обновлении файла Excel) или Отобразить как значок для статического внедренного файла.
    18. Сделав свой выбор, нажмите OK.
      19. Результат

      Файл Excel теперь появится в виде объекта или значка в вашем документе Word.

      Выгоды:
    19. Идеально подходит для вставки всего файла Excel.
    20. Возможность связать данные для автоматического обновления.

      21. Функции:

      Вы можете редактировать или совершать другие операции над вставленным объектом, кликнув по объекту правой кнопкой мыши и выбрав нужную вам опцию из контекстного меню.

      Преобразование Excel в Word путем вставки таблицы Excel

      Шаг 1. Откройте документ Word

      Запустите файл Word, в который планируете добавить таблицу из Excel.

      Шаг 2. Вставка таблицы

      Перейдите на вкладку «Вставка» в Word и нажмите кнопку «Вставить». Таблица, и выберите Электронная таблица Excel в раскрывающемся меню.

      Пустая таблица Excel будет встроена в ваш документ Word.

      Шаг 3. Редактирование электронной таблицы

      Дважды щелкните встроенную электронную таблицу Excel, появится лента Excel, и теперь вы можете вводить данные непосредственно в эту таблицу в Word.

      Он обладает всеми функциями Excel, встроенными в ваш документ Word.

      После завершения редактирования таблицы щелкните в любом месте за пределами таблицы, чтобы продолжить редактирование документа Word.

      Результат

      Выгоды:
    21. Предлагает гибкость для редактирования данных непосредственно в Word.
    22. Подходит для создания и управления наборами данных Excel небольшого и среднего размера в документе Word.

      23. Приведенные выше идеи описывают методы преобразования файла Excel в документ Word. Я верю, что эта информация сослужит вам хорошую службу. Чтобы узнать больше о революционных стратегиях Excel, которые помогут улучшить управление данными, изучите дальше здесь..

      Оцените статью
      InternetDoc.ru
      Добавить комментарий

      2009 - 2026 © InternetDoc.ru Word, Excel, Google Docs — инструкции, обучалки