Как правильно создать ссылку на таблицу в Microsoft Word

Как создать ссылку на таблицу в Word

Microsoft Word — одно из самых популярных офисных приложений, которое широко используется для создания и редактирования текстовых документов. Одна из полезных функций программы — возможность создания таблиц различной сложности. Однако, когда требуется ссылаться на конкретную таблицу в тексте, многие пользователи сталкиваются с определенными трудностями.

Для создания ссылки на таблицу в Microsoft Word необходимо выполнить несколько простых шагов.

Во-первых, выделите таблицу, на которую вы хотите создать ссылку. Затем нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Гиперссылка» из контекстного меню.

Создание ссылки на таблицу

Когда вы работаете с документами в Microsoft Word, иногда может возникнуть необходимость создать ссылку на определенную таблицу в документе. Ссылки на таблицу позволяют быстро перемещаться по документу и упрощают навигацию для читателей.

Чтобы создать ссылку на таблицу, выполните следующие шаги:

1. Выделите таблицу, на которую вы хотите создать ссылку. Для выделения таблицы, щелкните на ее верхней левой ячейке и перетащите курсор мыши до нижней правой ячейки таблицы.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенной таблице и выберите «Гиперссылка» в контекстном меню.
3. В окне «Вставить гиперссылку» выберите раздел «Место в этом документе» на панели слева. Здесь вы увидите список всех таблиц в документе.
4. Выберите таблицу, на которую вы хотите создать ссылку, и нажмите кнопку «ОК».

После выполнения этих шагов в вашем документе будет создана ссылка на выбранную таблицу. Читатели смогут нажать на ссылку и быстро перейти к таблице в документе. Кроме того, если таблица изменится в процессе редактирования, ссылка на нее автоматически адаптируется и останется актуальной.

Создание ссылок на таблицы в Microsoft Word — удобный способ организовать информацию и облегчить работу с документами. Используйте эту функцию для упрощения навигации и повышения удобства использования ваших документов.

Откройте документ в Microsoft Word

1. Запустите Microsoft Word на своем компьютере.

2. Нажмите на кнопку «Открыть» в верхнем левом углу экрана.

3. В появившемся окне выберите папку, в которой находится ваш документ.

4. Найдите нужный документ в списке файлов и дважды щелкните по нему.

5. Документ откроется в окне Microsoft Word, и вы сможете работать с ним.

Выберите таблицу, на которую хотите создать ссылку

1. Откройте документ в Microsoft Word, содержащий таблицу, на которую хотите создать ссылку.

2. Выделите таблицу, щелкнув на любой ячейке и затем, при необходимости, расширив выделение до всех ячеек таблицы.

3. На панели инструментов Word выберите вкладку «Вставка».

4. В группе «Ссылки» нажмите на кнопку «Гиперссылка».

5. В открывшемся окне «Вставить гиперссылку» выберите «место в документе» в левой панели.

6. В правой панели выберите «Таблица», чтобы отобразить список всех таблиц в документе.

7. Выберите таблицу, на которую хотите создать ссылку, и нажмите кнопку «ОК».

После выполнения этих шагов вы создадите ссылку на выбранную таблицу в документе Word. При нажатии на эту ссылку читатели смогут быстро перейти к таблице и просмотреть ее содержимое.

Нажмите правой кнопкой мыши по выбранной таблице

Чтобы создать ссылку на таблицу в Microsoft Word, необходимо следовать некоторым простым шагам. Начните с того, чтобы выделить таблицу, которую вы хотите превратить в ссылку.

Затем нажмите правой кнопкой мыши по выделенной таблице. В контекстном меню, которое появится, выберите опцию «Гиперссылка».

После этого откроется диалоговое окно с настройками гиперссылки. В этом окне вы сможете задать адрес (URL) для ссылки, а также установить дополнительные параметры, такие как цвет и стиль ссылки.

После того, как вы настроите гиперссылку на таблицу, нажмите кнопку «ОК». Теперь ваша таблица стала активной ссылкой, которую пользователи смогут кликнуть, чтобы перейти по указанному вами адресу.

Вставка ссылки

Вставка ссылки в Microsoft Word очень проста. Следуйте этим шагам, чтобы создать ссылку в своем документе:

1. Выделите текст или объект, на которые вы хотите добавить ссылку.
2. На панели инструментов выберите вкладку «Вставка».
3. Щелкните на кнопке «Гиперссылка».
4. Откроется диалоговое окно «Вставка гиперссылки». В поле «Адрес» введите URL-адрес (например, https://www.example.com) или путь к файлу на вашем компьютере.
5. Нажмите на кнопку «ОК».

Теперь текст или объект будут отображаться как ссылка в вашем документе. При нажатии на эту ссылку, откроется указанный URL-адрес или файл.

Вы также можете добавить всплывающую подсказку к вашей ссылке или установить другие параметры, используя дополнительные опции в диалоговом окне «Вставка гиперссылки». Это позволит вам настроить поведение вашей ссылки.

Урок 31. Перекрестная ссылка в документе

Часто в тексте документа необходимо отметить, где находится объект связанный с конкретным текстом. Например, «Схему подсоединения водопроводного крана смотри на рисунке 10». То есть нам необходимо сделать ссылку на рисунок. Если в документе 5 рисунков, то можно и вручную подсчитать. А если рисунков 25?

Ещё хуже, если собираем один большой документ из нескольких тоже немаленьких документов. Вот тут на помощь придёт Перекрестная ссылка.

Можно создать перекрестные ссылки на следующие элементы:

По окончании урока вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Если вы правильно сделали документ по итогам Урока 30, то откройте этот документ. Но можете воспользоваться этой ссылкой: Скачайте документ тут. Откройте документ. Поскольку работы со стилями на этом уроке не будет, то я закрыла область задач Стили.

1. Перекрестная ссылка на Название таблицы

Вы обратили внимание, что по тексту документа встречаются выражения «(см. )»? Я подготовила место для перекрестной ссылки.

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрестной ссылки:

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Названия → кнопка Добавить перекрестную ссылку):

На всякий случай я покажу, как выглядит эта кнопка в полноэкранном режиме:

Появляется диалоговое окно:

1. На какой фрагмент будет организована перекрёстная ссылка? Из выпадающего меню определяем тип перекрёстной ссылки. Перекрестную ссылку можно сделать на абзац, заголовок, закладку, сноску, рисунок, таблицу и т.д.
2. Что из себя будет представлять ссылка? Например, «номер страницы». Значит ссылка будет иметь вид номера страницы, на которой находится фрагмент. Или «текст абзаца». В этом случае перекрестная ссылка будет полностью повторять текст выбранного фрагмента.

На уроке 30 я рассказала вам, что такое Поле. Перекрестная ссылка – это тоже Поле. Например, текст «см. рис. 15» является перекрёстной ссылкой на название рисунка 15 , т.е. щелчок ЛМ по перекрестной ссылке отправляет нас непосредственно к названию рисунка. Если название рисунка 15 меняет номер по каким-то причинам, то перекрестная ссылка на этот рисунок тоже меняет номер.

Причем, не важно в каком месте документа находится данный рисунок.

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне Перекрёстная ссылка следующие значения:

1. Тип ссылки – таблица
2. Вставить ссылку на – «Постоянная часть и номер» (зачем нам всё название целиком?), а что такое Постоянная часть и что такое номер см. Урок 29
3. Вставить как гиперссылку – оставляем
4. Для какого названия – выбираем Таблица 1. Виды нормативных актов (список всех названий таблиц программа составляет автоматически на основе имеющихся в документе названий таблиц, если мы, разумеется вставляли название при помощи диалогового окна «Вставить название», см. Урок 29)

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»:

Кнопка Отмена превратилась в копку Закрыть.

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

Итак, в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия таблицы:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на названия таблицы. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – таблица
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберите название таблицы, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

2. Перекрёстная ссылка на Название рисунка

Шаг 1. Поставим курсор в месте предполагаемой перекрёстной ссылки:

Шаг 2. Вызываем диалоговое окно «Перекрестные ссылки» (Лента Ссылки →группа команд Называния → кнопка Добавить перекрестную ссылку:

Появляется диалоговое окно «Перекрестные ссылки».

Шаг 3. Устанавливаем в диалоговом окне «Перекрестная ссылка» следующие значения:

Шаг 4. После установок нужных нам значений нажимаем кнопку «Вставить»

Шаг 5. Нажимаем кнопку Закрыть

И вот в выбранном месте появилась постоянная часть и номер выбранного названия рисунка:

Пройдитесь по документу и в нужных местах расставьте перекрёстные ссылки на Названия рисунков. Алгоритм действий такой:

1. Поставьте курсор в нужном месте (руководствуйтесь подсказкой «(см. )»)
2. Откройте диалоговое окно «Перекрёстные ссылки» (лента Ссылки → группа команд Названия → кнопка Добавить перекрёстную ссылку
3. Выберите тип ссылки – «рисунок»
4. Вставьте ссылку на – «Постоянная часть и номер»
5. Выберите название рисунка, на которое организуется Перекрёстная ссылка
6. Нажмите кнопку Вставить
7. Нажмите кнопку Закрыть

Я старалась по всему тексту неустанно повторять: Название таблицы, Название рисунка. Если вы удалите рисунок, а название объекта оставите, то ссылка будет работать как ни в чём не бывало.

А теперь самое время посмотреть, как будет работать перекрёстная ссылка.

3. Обновление поля «Перекрестная ссылка»

Поставим сразу сложную задачу. При работе с документом мы выяснили, что глава 5 на самом деле должна быть главой 2. Вспоминаем Урок 28, где мы познакомились с навигацией по заголовкам. Перейдите в начало документа (нажмите одновременно клавиши на клавиатуре Ctrl+Home)

Шаг 1. Отрываем рабочую область Навигация. Лента Вид → группа команд Показ → флажковая кнопка Область навигации:

Получаем такую картину:

Очень неудобно перемещать главы, так как в области Навигация показаны Заголовки второго уровня. В результате список всех заголовков получился длинным. Но на уроке 28 мы научились справляться с этой проблемой

Шаг 2. В любом месте области задач Навигация щёлкаем ПМ и из контекстного меню выбираем команду Свернуть все:

Получаем такую картину:

Сразу работать стало удобнее.

Шаг 3. Перемещаем в области Навигация Главу 5 на второе место в списке (нажимаем ЛМ на название Главы 5 и, не отпуская левую клавишу мышки, перетаскиваем Главу 5 на второе место после главы 1):

Вы обратили внимание, что, как только мы нажали ЛМ по главе 5 в области Навигация, то курсор сразу перескочил на главу 5?

Но вместе с главой 5 мы перетащили рисунок, который сохранил свой номер.

Шаг 4. Выделяем весь документ одновременным нажатием клавиш с клавиатуры Ctrl+A и нажимаем функциональную кнопку F9, в результате чего появляется уже знакомое окно:

• Отмечаем радиоточку «обновить целиком»
• Нажимаем ОК

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит во второй раз. Ведь у нас два списка иллюстраций: перечень рисунков и перечень таблиц.

И название рисунка поменяло свою нумерацию, и перекрёстная ссылка «отработала» это изменение. Можете пройти по всему документу и убедиться, что нумерация рисунков и таблиц обновилась, также обновились перечни рисунков и таблиц.

Теперь вы сможете:

1. Задать перекрёстную ссылку на Название таблицы
2. Задать перекрёстную ссылку на Название рисунка
3. Обновить поле «Перекрёстная ссылка»

Добавляйте названия объектов, меняйте главы местами, объединяйте документы в единый документ – вам теперь не страшно! Функциональная кнопка F9 вас никогда не подведёт!

• Word
• Абзац
• Диалоговое окно
• Наавигация по полю
• Навигация
• Название объектов
• Название рисунка
• Название таблицы
• Обновление полей
• перекрестная ссылка
• Поле
• Поле в Word

Вам будет интересно:

Урок 65. Замена символов

Урок 46. Стили текста документа

Урок 33. Новое название объекта

20 Comments on Урок 31. Перекрестная ссылка в документе

1. m74 18.07.2020 at 17:38

Почему-то в диалоговом окне «Перекрестные ссылки», в списке «Тип ссылки» у меня отсутствует позиция «Абзац». Отчего это может быть? Открыт документ «Учебный-Файл_Перечень-Объектов», урок 30 с выполненным заданием.

• Elena 18.07.2020 at 19:44

Доброго времени суток. Весь документ состоит из абзацев. Перекрестная ссылка в Word на произвольный абзац не предусмотрена. Есть перекрестные ссылки на: нумерованный список (абсолютно любой, включая заголовки, даже если они не пронумерованы), заголовки, закладки (закладкой модно отметить абсолютно любой абзац, но об этом я буду говорить позже), все виды сносок и абзацы-названия.

Абзац-название создается командой лента Ссылки → группа команд Названия → команда Вставить название. В диалоговом окне «Название» есть команда «Создать». Если вы создадите новое название, например «Схема», то это название появится перечне доступных перекрестных ссылок.

m74 18.07.2020 at 20:38

Большое спасибо! Буду разбираться дальше.

• Elena 18.07.2020 at 20:50

Будут вопросы — обращайтесь.

katrin0722 30.09.2020 at 11:59

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как с перекрестной ссылки вернуться назад к тексту, где была указана эта самая ссылка? В ворде 2003 был инструмент «веб-узел» и с помощью него можно было стрелочками возвращаться назад к тексту и наоборот. Спасибо.

• katrin0722 01.10.2020 at 13:52

почему так долго вопрос на модерации?

• Elena 01.10.2020 at 14:37

Приношу извинения, так как были проблемы с интернетом и вал работы. Если нашли сами ответ, то просто замечательно. Если я вас правильно поняла, то перекрестная ссылка была на конкретный текст, но вы не написали, что это был за текст: заголовок, название объекта или список.

Если рядовой абзац, то в этом случае я отмечаю его закладкой и делаю в нужном месте перекрестную ссылку на закладку. При наведении курсора на перекрестную ссылку курсор меняет вид на указательный палец. Ctrl+щелчок переведёт вас к нужному тексту. Чтобы увидеть закладки, отметьте в Параметрах Word видимость закладок (урок 17).

Аналогично можно сделать, используя гиперссылки (лента Вставка — Ссылки — Ссылка). Я использую эту возможность при создании интерактивных книг. Если у вас есть ещё вопросы, то обращайтесь в личку: я смогу вам ответить скриншотами. С уважением, Клименко Елена

Alena 23.12.2021 at 11:22

Добрый день. Подскажите, как Вы справляетесь с регистром первой буквы слов Таблица и Рисунок? И падежами? Например, нужен такой текст «На рисунке 1.1 представлены схемы…».

• Elena 23.12.2021 at 12:33

Добрый день! В ближайшее время я опубликую урок на эту тему. Там есть несколько тонкостей. С уважением, Елена

Alena 23.12.2021 at 17:22

Добрый день. Как вы поступаете с перекрестными ссылками на таблицы и рисунки приложений? Например. Приложение А. Таблица А.2. (см. таблицу А.2). Используя автоматическую нумерацию таблиц и рисунков?

• Elena 23.12.2021 at 20:57

Добрый вечер! В этом случае я отмечаю закладками «Приложение…» и делаю перекрестную ссылку на закладку. С уважением, Елена

Alena 24.12.2021 at 11:46

Maksim 18.04.2023 at 15:13

Добрый день! При вставки гиперссылки необходимо склонение слова (Пример: смотреть Таблицу 1). Можно это реализовать?

• Elena 18.04.2023 at 17:19

Alexander 10.05.2024 at 15:06

При назначении названия для двух рисунков, расположенных на одном уровне, почему-то для правого рисунка присваивается номер меньший чем для левого (т.е. правый с номером 1, а левый с номером 2). Можете подсказать как это исправить? Как-то неправильно, что нумерация справа налево идёт. Пытался «якоря» для рисунков делать на разных строчках, но эффекта не даёт если рисунки находятся рядом друг с другом.

• Elena 13.05.2024 at 09:34

Доброго времени суток! Такой проблемы не должно возникать. Но попробуйте создать таблицу с невидимыми границами 2х2. В верхних строчках вставьте рисунки, а в нижних названия рисунков. Если проблема не решится, пришлите мне ваш файл по обратной связи. С уважением, Елена

Ilya 05.11.2024 at 12:52

Добрый день. А как сделать перекрестную ссылку на название таблицы, но так, чтобы разделитель не добавлялся? Сами таблицы в документе выглядят так: Таблица 1 — Исходные данные, принятые для расчетов При использовании перекрестная ссылка, с опцией «Только текст названия» вставляется поле со следующим значением — Исходные данные, принятые для расчетов Подскажите пожалуйста, как решить проблему.

• Elena 06.11.2024 at 09:42

Доброго времени суток! Поскольку «тире» — это часть текста, то оно обязательно будет включаться в текст перекрестной ссылки. Но, если вы сделаете закладку непосредственно на текст, то сможете сделать перекрестную ссылку на закладку. С уважением, Елена.

• Ilya 06.11.2024 at 12:41

Добрый день. Экспериментальным путем нашел способ решения своей проблемы, без создания ручной закладки. Почему я задал такой вопрос: у меня на работе есть шаблон документа, в котором были именно перекрестные ссылки на названия таблиц но при этом они были без тире и при обновлении тире не появлялось. Хотя после самой таблицы название было с тире. Значит алгоритм такой.

После использования команды «Вставить название» мы получаем название. Далее мы пишем пробел, и Word пропускает этот пробел, тоесть не будет считать его частью названия таблицы и не будет вставлять его в перекрёстную ссылку с опцией «Только текст названия». Пользуемся этим.

Создаем перекрестную ссылку с вышеописанным параметром, видим что текст названия содержит сначала тире, а потом пробел и само название таблицы. Тоесть видим, что первый пробел был пропущен, но добавлено тире и следующий пробел.Как боремся?

Просто….ставим курсор перед тем самым пробелом, идущим сразу после номера таблицы и пишем ПЕРЕД НИМ, это очень важно, если написать после него, то ничего не получится, все что хотим. Далее убираем из названия тире и пробел из старого места. Обновляем наше поле перекрестной ссылки и видим, что тире и пробел исчезли, но в названии остались.

Объясняется данный трюк тем, что Word создает Скрытую закладку с префиксом _Ref когда вставляется перекрестная ссылка. У этой закладки есть границы, также как и у обычных, пользовательских, вручную созданных именованных закладок. Но границы скрытых закладок не отображаются, и тире с пробелом после попадают в них к сожалению.

Трюк заключается в том, чтобы сначала создать скрытую закладку, а потом изменить границы поля скрытой закладки так, чтобы тире и послеидущий пробел не попадали в границы закладки. Плюсы данного трюка: использование скрытых закладок, вместо ручных. Так как, когда таблиц много, ручные закладки создавать долго и их очень много, они загромождают список. А скрытые закладки можно скрыть, чтобы не отвлекаться на них, при работе с обычными пользовательскими закладками

• Elena 06.11.2024 at 12:56

Посмотрите статью https://prooffice24.ru/see-the-table/. Там нечто похожее.

Комментировать Отменить ответ

Повышаем эффективность работы с Word

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе. Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов. Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером.

Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером.

Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе "Начать заново с 1"

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4).

Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

Sub Кавычки ' 'Кавычки макрос ' ' If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _ Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend End If With Selection .InsertBefore Chr(171) 'вместо Char(171) можно использовать '(' .InsertAfter Chr(187) 'вместо Char(171) можно использовать ')' End With End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « » (« » для поиска только русских слов в верхнем регистре).

Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^

Перемещение курсора

• CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;
• CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;
• CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;
• CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

• CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;
• CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

Начертание текста

• CTRL+B — Добавление полужирного начертания;
• CTRL+I — Добавление курсивного начертания;
• CTRL+U — Добавление подчеркивания;
• CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;
• CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;
• CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;
• CTRL+SHIFT+ — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

• SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.

Прочее полезное

• F4 – повтор последнего действия;
• Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.