Как преобразовать диаграмму в таблицу в Microsoft Word

Как из диаграммы сделать таблицу в ворде

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

МЕНЮ САЙТА
Информация о сайте
Развите сайта
Excel
Приемы работы
Инструменты и настройки
Интеграция
Готовые решения
Excel

Форумы
Вопросы и решения
Работа и общение
Работа форума и сайта
Библиотека
Книги по Excel
Книги по VBA

Разное
Видеосалон
Справочники
Разработчик
КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА

Связывание и внедрение таблиц и диаграмм MS Excel в документы MS Word

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в документе таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом в документ помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью документа Word и уже никак не связан с источником данных. Размер файла документа при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом в документ помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные в документе также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.
ВНЕДРЕНИЕ

1 способ. Через буфер обменаЭто самый простой и очевидный способ. Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, любым способом выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и выполняем команду Вставить. При этом таблица вставляется как таблица Word с возможностью редактирования средствами Word, а диаграмма в версиях до Word 2007 включительно вставляется как внедрённый объект (см. ниже) , а начиная с Word 2010 — как рисунок . Чтобы диаграмма начиная с Word 2010 вставилась как внедренный объект, следует использовать Параметры вставки

2 способ. Создание нового объекта
Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,

для версий старше Word 2007 меню Вставка — Объект

и в раскрывшемся диалоговом окне на вкладке Создание ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

В версиях до Word 2003 включительно можно использовать кнопку Добавить таблицу Excel на Стандартной панели инструментов.

Таким образом, мы можем создавать таблицу Excel, используя все возможности этой программы, прямо в документе.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

Примечание. Если у Вас параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, а заливка ячеек отсутствует, то таблица будет затенена. На печать, естественно, она будет выводиться без заливки.

3 способ. Создание объекта из файла

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Создание из файла. С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel и нажимаем ОК.

При этом в документ вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги. Но войдя в режим редактирования объекта, можно перейти на любой другой лист.

Изначально лист Excel вставляется в масштабе 100%, из-за этого большая таблица или диаграмма может выйти за край страницы документа. В этом случае размером вставленного объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования объекта.

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Было

Стало

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок

Было

Стало

Создать внедрённый объект из файла можно также, перетащив мышкой значок файла Excel на страницу документа Word

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

Примечание. Иногда после редактирования таблицы и возвращения в Word, мы видим, что таблица отображается не полностью, она как бы "уехала" вверх или влево.

В этом случае следует вернуться в режим редактирования и обратить внимание, какая ячейка осталась активной.

Рекомендуется оставлять активной ячейку в левом верхнем углу Вашей таблички.
СВЯЗЫВАНИЕ
1 способ. Через буфер обмена с помощью Специальной вставки

Выделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим в документ Word и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии Word.

В версиях до Word 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с Word 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная. Начиная с Word 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты связывания.

2 способ. Создание объекта из файла.

Для установления связи с файлом источником при создании объекта из файла достаточно в диалоговом окне Вставка объекта поставить флажок Связь с файлом

При этом в документ вставляется уже не сама таблица, а ссылка на неё.
При последующем открытии такого файла появляется окно

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Нет.

Если выбран вариант Да, то данные в таблице документа обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Если во время изменения данных в электронной таблице документ Word открыт, то связанная таблица обновляется автоматически (по умолчанию).

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи из контекстного меню связанной таблицы.

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Сменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или по запросу .

В версии до Word 2007 это диалоговое окно также открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.

В Word 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.

Начиная с Word 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

Как из диаграммы Excel создать графический файл либо экспортировать ее в Word или PowerPoint

Копируем диаграмму в графический редактор и сохраняем как картинку

Однажды моя подруга поделилась со мной секретом: она обычно копирует свои диаграммы из Excel в Paint. Создайте диаграмму и просто нажмите клавишу PrintScreen, затем откройте Paint и вставьте снимок экрана. Затем вырежьте ненужные области изображения и сохраните остальную часть изображения в файле. Если вы делали то же самое раньше, лучше забудьте об этом и никогда больше не используйте этот детский способ! Будем действовать быстрее и умнее!

Например, в моем Excel 2010 я создал красивую трехмерную круговую диаграмму, которая показывает данные о демографических характеристиках посетителей нашего веб-сайта, и теперь я хочу экспортировать эту диаграмму из Excel в виде изображения. Давай сделаем это вместе:

1. Щелкните область диаграммы правой кнопкой мыши и выберите «Копировать». Нет необходимости щелкать по самой диаграмме, так как это выберет отдельные элементы, а не всю диаграмму, и команда Копировать не появится.
2. Откройте Paint и вставьте диаграмму, используя значок «Вставить» на вкладке «Главная» и нажав Ctrl + V.
3. Теперь остается сохранить диаграмму в виде графического файла. Нажмите «Сохранить как» и выберите один из предложенных форматов (.png, .jpg, .bmp или .gif). Если вы хотите выбрать другой формат, щелкните Другие форматы в конце списка.

Нет ничего проще! Чтобы сохранить диаграмму Excel таким образом, подойдет любой графический редактор.

Экспортируем диаграмму из Excel в Word или в PowerPoint

Если вам нужно экспортировать диаграмму из Excel в какое-либо другое приложение Office, например Word, PowerPoint или Outlook, лучший способ сделать это — через буфер обмена.

1. Скопируйте диаграмму из Excel, как в предыдущем примере на шаге 1.
2. Щелкните документ Word или презентацию PowerPoint, куда вы хотите вставить диаграмму, и нажмите Ctrl + V. Или вместо нажатия Ctrl + V щелкните правой кнопкой мыши в любом месте документа, и вы увидите целый набор дополнительных параметров в Раздел «Параметры вставки).

Основное преимущество этого метода заключается в том, что таким образом полнофункциональная диаграмма Excel экспортируется в другой файл, а не только в изображение. Диаграмма останется связанной с исходным листом Excel и будет автоматически обновляться при изменении данных в этом листе Excel. Это означает, что вам не нужно снова копировать и вставлять диаграмму каждый раз, когда данные, использованные для ее создания, изменяются.

Сохраняем диаграмму в Word и PowerPoint как картинку

В Office 2007, 2010 и 2013 диаграмму Excel можно скопировать как изображение. При этом он будет вести себя как обычный образ и обновляться не будет. Например, давайте экспортируем диаграмму Excel в документ Word 2010.

1. В книге Excel скопируйте диаграмму, затем откройте документ Word, поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить диаграмму, и щелкните маленькую черную стрелку внизу кнопки «Вставить» на вкладке «Главная).
2. В открывшемся меню нас интересует пункт Специальная вставка — он обозначен стрелкой на скриншоте выше. Щелкните по нему — откроется одноименный диалог со списком доступных графических форматов, включая Bitmap (bitmap), GIF, PNG и JPEG.
3. Выберите желаемый формат и нажмите ОК.

Скорее всего, инструмент Специальная вставка доступен в более старых версиях Office, но я не использовал его в те дни, поэтому не буду обсуждать

Сохраняем все диаграммы рабочей книги Excel как картинки

Методы, которые мы только что обсудили, пригодятся при работе с небольшим количеством диаграмм. Но что, если вам нужно скопировать все диаграммы из книги Excel? Копирование и вставка по отдельности может занять много времени. Спешу вас обрадовать — и не придется! Есть способ сохранить все диаграммы из книги Excel одновременно.

1. Когда вы закончите создание диаграмм в своей книге, щелкните вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Сохранить как).
2. Появится диалоговое окно «Сохранить как». В раскрывающемся списке Тип файла выберите Веб-страница (* .htm, * .html). Также убедитесь, что опция Вся книга отмечена в Сохранить, как показано на снимке экрана ниже:
3. Выберите папку для сохранения файлов и нажмите кнопку «Сохранить).

Все диаграммы, содержащиеся в книге Excel в виде файлов .png, будут скопированы в выбранную папку вместе с файлами .html. На следующем снимке экрана показано содержимое папки, в которой я сохранил свою книгу. Моя книга Excel состоит из трех листов с диаграммой на каждом, а в выбранной мной папке мы видим три диаграммы, сохраненные как графические файлы .png.

Как известно, PNG — один из лучших форматов сжатия изображений, в котором нет потери качества. Если вы предпочитаете использовать другие форматы для своих изображений, конвертировать их в .jpg, .gif, .bmp или любой другой не составит труда.

Сохраняем диаграмму как картинку при помощи макроса VBA

Если вам часто нужно экспортировать диаграммы Excel в виде изображений, вы можете автоматизировать эту задачу с помощью макроса VBA. К счастью, макросов такого типа уже существует, поэтому изобретать велосипед не нужно

Например, вы можете использовать проверенное решение, опубликованное Джоном Пельтье в своем блоге. Его макрос очень прост:

ActiveChart.Export «D: My Charts SpecialChart.png»

Эта строка кода создает графический файл .png в указанной папке и экспортирует в него диаграмму. Вы можете создать свой первый макрос прямо сейчас, выполнив 4 простых шага, даже если вы никогда в жизни этого не делали.

Прежде чем приступить к написанию макроса, подготовьте папку для экспорта диаграммы. В нашем случае это будет папка My Charts на диске D. Итак, все приготовления завершены, приступим к макросу.

1. В книге Excel щелкните вкладку «Разработчик» и в «Коде» щелкните значок «Макрос).

Примечание. Если вы создаете макрос впервые, вкладка «Разработчик», скорее всего, будет скрыта. В таком случае перейдите на вкладку «Файл», нажмите «Параметры» и откройте раздел «Настроить ленту». В правой части окна в списке «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик» и нажмите «ОК.

Теперь давайте запустим только что созданный макрос, чтобы посмотреть, как он работает. Подождите… Нам нужно еще кое-что сделать. Нам нужно выбрать диаграмму Excel, которую мы будем экспортировать, поскольку наш макрос работает только с выбранной диаграммой. Щелкните в любом месте границы диаграммы. Светло-серая рамка, которая появляется вокруг графика, указывает на то, что он полностью выбран.

Снова откройте вкладку «Разработчик» и щелкните значок «Макрос». Откроется список макросов, доступных в книге. Выделите SaveSelectedChartAsImage и нажмите кнопку «Выполнить).

Теперь откройте указанную вами папку для сохранения файла — там должно быть изображение .png с экспортированной диаграммой. Таким же образом вы можете сохранять диаграммы в другом формате. Для этого просто измените .png на .jpg или .gif в макросе, например:

ActiveChart.Export «D: My Charts SpecialChart.jpg»

На сегодня все, и я надеюсь, что, прочитав эту статью, вы с пользой провели время. Спасибо за внимание!