Как в Ворде сделать подпись для официальных документов
Чтобы подписать бумаги, необязательно их распечатывать — в Word можно оцифровать собственную подпись и подставить ее в любой документ. Рассказываем, как сделать последний штрих в оформлении документов правильно. И не только.
Пакет программ Microsoft Office по-прежнему остается самым популярным в мире офисным инструментом. Особенно востребован мощный редактор Word, который позволяет создавать текстовые файлы разных форматов. Одним из важных преимуществ этого приложения является возможность добавления к документам Word личной подписи, благодаря чему можно делать подлинными цифровые файлы, не распечатывая их. Если вы еще не знаете как сделать подпись в Ворде, ниже делимся простой инструкцией.
- Создание графической подписи в Word
- Создание текстовой подписи
- Создание строки для подписи
- Создание автоматической подписи
Создание графической подписи в Word
Функция подписания полезна, если вы работаете на удаленке или сделали выбор в пользу концепции безбумажного офиса. Особенно если вы часто создаете документы, которые требуют официального подтверждения. Чтобы понять, как вставить подпись в Ворд, выполним несколько простых шагов.
- Открываем файл. Сперва нужно открыть тот документ, в который вы планируете добавить подпись.
- Выбираем место для подписи. Для этого необходимо разместить курсор в любом месте текстового поля.
- Вставляем изображение. Для это следует воспользоваться функцией «Вставка» в верхней панели меню и выбрать там «Изображение». Далее указываем файл с изображением и жмем кнопку «Вставить». Предварительно необходимо расписаться на бумаге и отсканировать подпись, сохранив файл в формате .bmp, .jpg или .png. Это также может быть картинка штампа или печати.
- Форматируем подпись. Нужно выделить вставленное изображение и, используя функции форматирования, установить размеры, границы и прочие параметры объекта.
- Настраиваем свойства. На этом этапе можно заблокировать размер и позицию подписи, а также установить ее поверх всех объектов. Для этого подойдут функции «Формат объекта» и «Расположение» в контекстном меню (правый клик мышью по подписи).
- Завершаем добавление подписи. Когда все параметры установлены, нужно еще раз удостовериться, что подпись имеет необходимые размеры и нужное расположение. Если все устраивает, то сохраняем документ как рисунок. Потом его можно добавлять в любой документ в качестве подписи, в том числе в готовый.
Теперь вы знаете, как подписать Ворд подписью. Благодаря этому все документы в Microsoft Word можно сделать официальными и достоверными.
Создание текстовой подписи
В текстовом редакторе Word можно не только подписывать документы, но и создавать подписи к картинкам, таблицам, формулам и другим объектам. Для этого существует простой инструмент под названием «Подпись». Чтобы им воспользоваться, достаточно:
- Щелкнуть по объекту, к которому нужно добавить подпись.
- Перейти в меню «Ссылки» и выбрать пункт «Вставить название».
- В открывшемся окне можно выбрать готовую подпись или создать свою.
- Подтверждаем создание подписи кнопкой «Создать» и переходим к дальнейшей работе с документом.
Вот такая подпись у вас может получиться. При добавлении аналогичных подписей к следующим рисунками они должны нумероваться автоматически.
Создание строки для подписи
Зачастую в документах требуется создать поле, в которое позже можно поместить цифровую подпись или расписаться после распечатывания. Делается это легко — достаточно один раз создать шаблон со всеми необходимыми данными. Вот инструкция:
- Откройте документ и щелкните в том месте, где необходимо разместить поле для подписи.
- Нажмите «Вставить» в верхнем меню и выберите пункт »Строка подписи».
- В меню «Настройка подписи» заполните все поля.
- Нажмите кнопку ОК.
- Строка подписи появится в документе.
Таким образом можно быстро создавать поля с автоматически заполненными текстовыми данными. Это удобно, если вы работаете в компании, где практически каждый день необходимо создавать документы для подписи как сотрудниками, так и третьими лицами.
Создание автоматической подписи
Не все пользователи Microsoft Word знают, как добавить подпись в ворде, чтобы программа автоматически заполнила все поля и отформатировала текст за вас. Такой функционал существует и удобен для тех, кто создает множество корпоративных документов с одним и тем же контентом. Например, когда в текст нужно постоянно добавлять должность, номер телефона, адрес электронной почты и другие сведения. Чтобы сохранить шаблон с такой часто используемой информацией для вставки, необходимо сделать следующее:
- Выделите готовый текст или объект.
- Откройте меню «Вставить» в верхней панели и выберите пункт «Экспресс-блоки».
- После чего щелкните по пункту «Сохранить выделенный фрагмент в коллекции быстрых частей». Должно открыться окно «Создание нового стандартного блока».
- Введите название шаблона в поле «Имя», затем в списке «Коллекция» выберите «Автотекст» и подтвердите создание кнопкой «ОК».
- Теперь, чтобы вставить готовый шаблон в любой документ, необходимо установить курсор в нужное место, затем перейти по пути «Вставить» — «Экспресс-блоки» — «Автотекст» и выбрать сохраненный ранее блок подписи.
В итоге программа должна автоматически вставить заранее подготовленную информацию. Это может быть только текст или текст с изображениями, включая вашу личную подпись.
Ein Word-Dokument signieren
Einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einem wahrhaft papierlosen Büro ist die elektronische Unterschrift in Word. Wenn du ein Dokument ausdrucken, dann signieren und schließlich wieder einscannen musst, ist das nicht nur mühsam, sondern schlichtweg unnötig. Hier zeigen wir dir die beiden Möglichkeiten, mit denen du eine Signatur in Word erstellst.
Zwei Methoden zum Signieren eines Word-Dokuments
Du hast zwei Möglichkeiten, deine Unterschrift in ein Word-Dokument einzufügen:
- Du scannst die Unterschrift.
- Du erstellst die Signatur direkt in Word, z. B. mit einem Wacom Pen.
Ein Wacom Pen ist die bequemere Lösung – ganz besonders, wenn du häufig Dokumente elektronisch signieren möchtest. Und mit dem Stift kannst du noch viel mehr tun, beispielsweise elektronische Randnotizen in Word eintragen oder auch zeichnen. Beide Möglichkeiten zum Signieren eines Word-Dokuments werden hier näher erklärt.
Signieren in Word mit einem Wacom Pen
Eine Unterschrift scannen und in Word einfügen
Eine elektronische Unterschrift in Word ausschneiden
Rechtsgültigkeit der elektronischen Unterschrift
Insbesondere bei Unterschriften in elektronischer Form sind die Sicherheit und die Echtheit von Dokumenten wichtig. Es ist nur allzu leicht, eine Unterschrift in elektronischen Dokumenten zu fälschen. Im Prinzip kann jeder, der ein Dokument mit deiner eigenhändigen Unterschrift hat, diese Unterschrift abfotografieren und elektronisch in ein Word-Dokument einfügen. Genau deshalb gibt es verschiedene Sicherheitsstufen für elektronische Unterschriften. Die sicherste Möglichkeit ist eine digitale Signatur mit Zertifikat. Für bestimmte Dokumente ist dies sogar vorgeschrieben, damit deine Unterschrift überhaupt gültig wird.
Bei anderen Dokumenten, z. B. in einem Bewerbungsschreiben oder für die Kündigung eines Abonnements, reicht es völlig, wenn du ein Bild mit deiner digitalen Unterschrift einfügst oder das Dokument gleich mit dem Wacom Pen unterschreibst. Die Software von Wacom für die digitale Tinte beruht auf der WILL-Technologie (Wacom Ink Layer Language). Diese Technologie gibt deine Unterschrift auf vielen Geräten und in zahlreichen Anwendungen mit biometrischer Genauigkeit wieder.
