Microsoft Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. При этом каждый новый документ открывается в отдельном окне, а пользователь , работая в полноэкранном режиме, видит только последний открытый документ. Если нужно перейти из одного открытого документа в другой, можно воспользоваться одним из следующих способов:
- щелкнуть на кнопке одного из открытых документов на Панели задач (рис. 2.59);
увеличить изображениеРис. 2.59. Выбор документа Word на Панели задач
Рис. 2.60. Меню Перейти в другое окно
Рис. 2.61. Список открытых приложений, возникающий при нажатии сочетания клавиш Alt+Tab
ПРИМЕЧАНИЕ. При нажатии клавиш Alt+Tab в появившемся окне будут не только открытые документы Word, но и все остальные окна, открытые в Windows.
В каждом документе Word есть кнопка закрытия, которая расположена в нижней части меню Office (рис. 2.62).
Рис. 2.62. Кнопка закрытия документа
С ее помощью можно закрыть окно текущего документа. Если на момент закрытия изменения в документе не были сохранены, программа задаст вопрос Сохранить изменения в документе? (рис. 2.63). Для подтверждения сохранения изменений нужно нажать кнопку Да, для отклонения — Нет. Чтобы вернуться к документу и продолжить работу с ним, щелкните на кнопке Отмена.
Рис. 2.63. Окно с запросом на сохранение документа
ВНИМАНИЕ. Если при закрытии документа игнорировать запрос на сохранение документа, то несохраненные данные будут утеряны.
Сравнение документов
В более ранних версиях Microsoft Word (например, в Word 97) каждый документ имел не одну, а три кнопки управления размером окна, которые дублировали кнопки управления размером окна программы и отличались лишь тем, что их действие распространялось на текущий документ. С их помощью можно было свернуть документы, расположить их рядом в окне программы. В Microsoft Word 2007 это можно сделать с помощью команды Рядом в группе Окно на вкладке Вид (рис. 2.64).
Рис. 2.64. Выполнение команды Рядом в группе Окно на вкладке Вид
Если при выполнении этой команды открыты два окна, то программа расположит их на экране рядом (рис. 2.65).
увеличить изображениеРис. 2.65. Вид документов после выполнения команды Сравнить рядом с
Если же открыто более двух окон, то на экране появится окно Сравнить рядом (рис. 2.66), в котором необходимо будет указать, с каким документом нужно сравнить текущий.
Рис. 2.66. Окно Сравнить рядом
При переходе в режим сравнения документов в группе Окно на вкладке Вид появляется дополнительная команда Синхронная прокрутка (рис. 2.67), которая позволяет просматривать документы в синхронном и несинхронном режимах. В первом случае при прокрутке одного документа будет прокручиваться и другой, а во втором перемещение по одному документу никак не будет влиять на второй.
Рис. 2.67. Команда Синхронная прокрутка
Кнопка Восстановить расположение окна (рис. 2.68) служит для восстановления исходного положения документов, если оно было изменено. Например, при сравнении может понадобиться на некоторое время просмотреть документ в полноэкранном режиме. При помощи этой кнопки можно легко вернуться в исходный режим.
Рис. 2.68. Команда Восстановить расположение окна
Чтобы выйти из режима сравнения документов, необходимо еще раз нажать кнопку Рядом в группе Окно на вкладке Вид.
Если нужно сравнить сразу несколько документов, то можно использовать команду Упорядочить все в группе Окно на вкладке Вид (рис. 2.69).
Рис. 2.69. Выбор команды Упорядочить все
После ее выполнения на экран будут помещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и вносить нужные коррективы (рис. 2.70). Размер любого окна при необходимости можно изменять. Для того чтобы снова открыть документ во весь экран достаточно щелкнуть по его заголовку.
Рис. 2.70. Три окна Word после упорядочивания открытых документов
ВНИМАНИЕ. При закрытии одного из документов или открытии нового упорядочивание сохранено не будет.
Разделение окна на две области
В некоторых случаях (например, при работе с большими документом) может понадобиться держать в поле зрения два участка документа одновременно. Для этого существует команда Разделить (рис. 2.71).
Рис. 2.71. Выбор команды Разделить
После ее выполнения на экране появится линия разбивки, положение которой можно установить щелчком мышью (рис. 2.72).
увеличить изображениеРис. 2.72. Вид окна Word после разбивки
В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разбивка больше не будет нужна, выберите команду Снять разделение (рис. 2.73) или установите курсор на линию разбивки и дважды щелкните мышью.
Как несколько пользователей могут одновременно редактировать один и тот же документ Word?
Время от времени, когда вы находитесь за городом, чтобы провести встречу, возникает необходимость получить доступ к файлу Word в Интернете вместе со многими другими и даже работать над ним одновременно. Исходя из этого требования, Microsoft OneDrive теперь может предложить вам выход. Пожалуйста, читайте дальше, чтобы узнать.
Шаги по подготовке общего доступа к файлам
- Во-первых, используйте свою учетную запись, скажем, учетную запись A, для входа в Microsoft OneDrive.
- Затем нажмите «Создать» в левом верхнем углу веб-страницы.
- Затем выберите «Папка» в меню списка.
- Затем введите имя папки в текстовое поле «Папка».
- Нажмите «Создать».
- Теперь щелкните правой кнопкой мыши только что созданную папку.
- Выберите «Поделиться» в меню.
- Вы можете видеть, что есть много способов поделиться этим файлом. Просто выберите один в соответствии с вашими потребностями. Здесь мы пойдем «Электронная почта».
- Теперь введите учетную запись электронной почты в текстовое поле. Здесь мы должны ввести учетную запись B, которая является учетной записью, имеющей разрешение на редактирование этого файла. Конечно, вы можете ввести более одной учетной записи здесь.
- Нажмите кнопку «Поделиться».
Шаги по загрузке общего файла
- Прежде всего, откройте файл, которым вы хотите поделиться.
- Затем нажмите вкладку «Файл».
- Затем нажмите «Сохранить и отправить».
- Выберите «Сохранить в Интернете».
- Затем справа нажмите значок «Войти».
- Теперь появится окно входа. Введите адрес электронной почты учетной записи A.
- Затем введите пароль.
- Далее нажмите «ОК».
- Теперь вы можете увидеть папку «общий доступ к файлу». Нажмите на нее.
- Затем нажмите значок «Сохранить как» ниже.
- Теперь появится диалоговое окно «Контактный сервер». Просто подождите несколько секунд.
- И теперь появится окно «Сохранить как». Нажмите «Сохранить».
- Теперь вы успешно загрузили файл в папку «общие файлы», как показано ниже:
Работайте над общим файлом одновременно
- Если другой человек войдет в Microsoft OneDrive с учетной записью B, он может щелкнуть, чтобы открыть папку «общий доступ к файлу».
- Затем щелкните файл правой кнопкой мыши.
- И выберите «Открыть в Word Online» или «Открыть в Word».
- При выборе «Открыть в Word Online» и A, и B могут знать, кто работает с файлом в данный момент и где они редактируют прямо сейчас, например, как показано ниже:
В правом верхнем углу веб-страницы вы можете увидеть количество людей, редактирующих этот файл. И в файле появляются цветные флажки, показывающие, что определенные места недоступны для редактирования, потому что здесь работает другой человек.
- Еще одна вещь, которую вы должны знать, это то, что система автоматически сохранит все изменения. Чтобы облегчить вашу тревогу. Вы можете нажать вкладку «Файл».
- Затем нажмите «Сохранить как».
- Выберите один из способов сохранить файл.
- Если выбрать «Открыть в Word», вы увидите знаки обновления на кнопке «Сохранить», а также на редактируемой области. Нажмите «Сохранить».
- Через несколько секунд вы увидите диалоговое окно «Microsoft Word». Нажмите «ОК».
Теперь вы можете увидеть отредактированную часть в выделении.
Помните об опасности повреждения файлов
Метод, который мы объясняем здесь, предлагает нам много удобства. Тем не менее, вы не можете отрицать потенциальный риск повреждения файла. В таком случае вам обязательно понадобится резервная копия. С другой стороны, вы должны знать, как восстановить слово когда он выключается.
