Каждому ответственному работнику необходимо знать, как правильно готовить документы для хранения, внутреннего пользования или для предоставления в другую организацию. Практика показывает, что существуют определенные правила, которых необходимо придерживаться.
Бланк прошито пронумеровано скреплено печатью
В любой организации существуют определенные требования к оформлению и хранению разных документов. При этом, необходимо руководствоваться закрепленными в законодательной базе правилами, в которых сказано о необходимости приклеивать на подготовленные и прошитые листы небольшой кусок бумаги, приблизительный размер которого в сантиметрах — 2 на 5.
как правильно прошито и пронумеровано образец
На нем прописывается:
Он должен закрывать нить прошивки таким образом, чтобы ее концы остались свободными. Образец вы можете видеть на фото ниже.
Это делается для того, чтобы документы не потерялись и их не мог никто подменить.
шаблоны прошито пронумеровано и скреплено печатью
Копии верны прошито пронумеровано и скреплено печатью образец
Существуют ситуации, когда необходимо подготовить копии оригиналов документов для внутреннего пользования или для предоставления в стороннюю организацию.
В этом случае необходимо:
- Изготовить ксерокопию.
- Поставить штамп «Верно» или «Копия верна» (можно написать от руки).
- Написать место, где хранится подлинник.
- Персональные данные ответственного работника и его подпись.
- Если в подшивке несколько листов, штамп организации ставится на всех.
- Ответственное лицо, имеющее личный штамп, может поставить свою печать на каждом листе.
образец для заполнения копия верна:
Для внутреннего пользования документов ставится заверяющая отметка организации.
Образец сторонним организациям:
заверение документа страницы, образец с несколькими и более страницами:
Шаблоны прошнуровано пронумеровано:
копия верна шаблоны
Оформление дел в делопроизводстве: лист прошито пронумеровано и скреплено печатью
Для каждого дела с документами необходимо завести папку, в которой хранятся прошитые листы с нумерацией и печатью.
Обложка для нее делается из картона, она может быть 3-х видов:
- Из стандартных листов А4.
- Нестандарт формируется исходя из размера подшиваемых бумаг.
- Для продолжительного хранения, не менее 25 лет, такого же формата, как и подшиваемые бумаги.
На обложке указывается:
- название предприятия;
- наименование структурного отдела;
- индекс документа;
- заголовок
- сохранность дела
- папка под номером
- количество листов;
- число, год, когда было сформировано дело.
образец обложки дела постоянного временного хранения
К делу необходимо приложить опись, в которой указать:
- его название;
- дату, когда оно было составлено;
- сколько будет храниться;
- описание (причина, согласно которой дело передается на хранение).
Следует обратить внимание на то, что нумеровать лист описи не нужно.
Чтобы сохранить целостность документов, листы обозначают арабскими цифрами
- Нумеровать следует каждый лист, но не страницы.
- Номер листа в верхнем углу справа.
- Приложения нумеруются в общем порядке, после самого документа.
- Если в деле есть письма, сначала в нумерацию включается конверт и только потом прилагаемые к нему листы.
- Каждый том пронумеровывается отдельно.
- Если формат листа большой, нумерацию проставляют в верхнем углу справа.
Далее необходимо составить опись. В деле могут, так же, быть квитанции, чеки и другие документы. Сам лист нумеруется по общим правилам, если есть склейки, нужно указать количество склеенных листов. Когда все готово, нужно сделать заверительную наклейку следующего образца:
Как прошить пронумеровать и скрепить печатью журнал
Для формирования журнала используют твердый переплет, чтобы весь срок хранения документы сохраняли надлежащий вид. Если в него вкладываются копии, необходимо каждую копию заверять.
Проставлять нумерацию листов внутри журнала необходимо в соответствии с протоколом, при этом соблюдать условия:
- Сделать пять проколов при помощи шила или дырокола на полях документов таким образом, чтобы они не находили на текст.
- Проколы должны иметь между собой расстояние в три сантиметра.
- Большую партию листов для прокола делят не небольшие партии.
- Булавки и металлические скрепки не должны перекрывать свободный просмотр.
- Укладывают листы в хронологическом порядке, отталкиваясь от даты подписания..
Для скрепления документа используются прошивные нитки либо шпагат с дважды выполненной прошивкой.
После этого нужно:
- концы ниток выпустить из отверстий и завязать;
- наклейку с надписью наложить на нитевой узел;
- завизировать наклейку подписью ответственного сотрудника.
- печать расположить на листе и на наклейке.
Примеры:
Шаблоны пронумеровано прошнуровано заверено: при оформлении журнала
В заключении отметим, что наклейка должна представлять из себя бумажный прямоугольник, который, после завершения прошивки, наклеивается на узелок шва. На нити наносится клей, сверху — бирка. После высыхания клея делаются необходимые записи.
Как правильно заверить копию документа
Заверенные копии кадровых документов могут понадобиться как работнику, так и работодателю. Например, работодатели вправе размещать копии на информационном стенде. Кроме того, он обязан предоставить их по запросу. Чаще всего заверенные копии требуются сотрудникам.
Копии документов, связанных с работой, необходимы работникам для получения кредита, оформления визы, назначения алиментов и проч. Сотрудники вправе запросить их у работодателя, не называя причины (ст. 62 ТК РФ). Запрос об этом они подают в письменном заявлении. Чтобы безвозмездно предоставить по нему заверенную копию, у работодателя есть не более трех рабочих дней со дня его подачи.
Иначе работодателю грозит ответственность (по ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).
Выясним, как заверить копию документа «надлежащим образом».
Образец заявления на выдачу справки о месте работы и выписки из приказа о приеме на работу
Что такое заверенная копия
На практике копию делают с помощью копира, сканера, принтера. При этом простая копия документа – это его дополнительный экземпляр, который полностью воспроизводит информацию подлинника. На заверенной копии проставляют определенные реквизиты, которые обеспечивают ее юридическую значимость. Такие определения дал еще Росстандарт в своем приказе от 17.10.13 № 1185-ст (пп. 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р-2013).
ГОСТ Р-2016 говорит, что отметку о заверении оформляют, чтобы подтвердить соответствие копии документа (выписки из него) подлиннику (п. 5.26 ГОСТ Р-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Обязательно ли применять в компании ГОСТ Р-2016
Каждая организация не обязана применять ГОСТ Р-2016 (ст. 26 федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Однако его правила рекомендуют ввести как обязательные.
Соблюдение ГОСТ Р-2016 позволит:
- достичь единообразия при оформлении документов (унификации);
- минимизировать отказ в принятии документов (и копий) и исключить споры с: сотрудниками, запрашиваемой организацией, ГИТ;
- повысить так называемую юридическую значимость документа при возможном рассмотрении спора контролирующими органами, а также – в суде;
- упростить классификацию, а также – поиск в архивном фонде и др.
- если в компании зафиксировали соблюдение именно ГОСТ Р-2016, его нужно исполнять в полном объеме, а не выборочно. Сделать это можно, например, в инструкции по ведению кадровых документов. С таким ЛНА нужно ознакомить всех работников, которые занимаются оформлением;
- «видоизменить» ГОСТ Р-2016 также допустимо, разработав свои правила ведения делопроизводства и оформления документов (и их заверенных копий) с учетом указанных рисков.
Что такое копии, как их оформить и сшить разъясняют и другие НПА и документы в смежных областях. В частности, это делает ФНС (в приказе от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, приложение № 18) и Минфин (в письмах от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). Любые рекомендации следует изучить как ориентир, поскольку не каждый процесс и случай заверения регулирует ГОСТ.
Какие документы относятся к «связанным с работой»
Среди копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ):
- приказы: о приеме на работу, о переводах на другую работу, приказа об увольнении и др.;
- выписка из трудовой книжки (если она ведется);
- справки: о зарплате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, периоде работы у текущего работодателя и др.
Примечание: перечень не является исчерпывающим. Фиксировать выдачу копий можно в специальном журнале.
Как заверить документы «Копия верна»
Многие привыкли при заверении использовать запись: «копия верна», подпись, печать. В целом это действительно так. Однако ГОСТ Р-2016 внес уточнения в правила заверительной надписи.
Во-первых, ГОСТ Р-2016 разделяет такие надписи для «внутреннего» и «внешнего» пользования. Во-вторых, предлагает разные варианты оформления и требования к нему в зависимости от указанной цели предоставления.
По ГОСТ Р-2016, для заверения при внутреннем пользовании нужно использовать специальную отметку (п. 5.26). Выглядит она так:
Верно Подпись И.О. Фамилия
Инспектор службы кадров
Если копию выдают для представления в другую организацию, отметку о заверении дополняют надписью о месте хранения документа, с которого ее изготовили:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год».
Эту надпись заверяют печатью организации (если она есть). Оттиск печати не должен закрывать подпись того, кто заверил документ (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р-2016).
Важно! По ГОСТ Р-2016, при заверении для представления в иные организации не используют печати подразделений компании.
Как мы видим, необязательно писать именно «копия верна» на документах. Достаточно указать «верно». С точки зрения ГОСТ это более корректно. Некоторые специалисты не рекомендуют использовать совместно слова «копия» и «верна». При необходимости они советуют проставлять отдельно «копия» и «верно» с указанием иных реквизитов заверения (например, по ГОСТ Р-2016, которые мы привели выше).
Где ставить «копия верна»
По ГОСТ Р-2016, отметку «копия верна» (как ее привыкли называть), проставляют под реквизитом «подпись». Она включает:
- слово «верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию и его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения копии (выписки из документа);
- надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» и печать организации (для «внешнего» пользования и при наличии печати)
Учтите эти правила ГОСТ при заполнении заявления на отпуск.
Как подписывать «копия верна»
Заверить документы «копия верна» можно с помощью специального штампа, в котором набрана запись по образцу. Написать «копия верная» и указать другие реквизиты заверительной надписи можно и рукописно. Следовательно, «копия верна» от руки – не ошибка.
Заверить документ может уполномоченное лицо. Полномочие устанавливают: уставные документы, доверенности, приказы по организации и т. д. ИП может заверить документ сам или наделить таким правом своего работника. Должность уполномоченного лица прописывают в заверительной отметке.
При этом в надписи можно предусмотреть и документ-основание для заверения (например, если копию подписывает не руководитель организации). Такое уточнение поможет снять дополнительные вопросы со стороны организаций, которые запросили копию. Иногда к копии кадрового документа прилагают копию основания для подписи уполномоченным лицом, а также – сопроводительное письмо работнику в ответ на его заявление-запрос.
Как заверить документы «копия верна» при нескольких листах
Для работодателя нет четких требований, как заверить копии кадровых документов на нескольких листах. Заверять допустимо по одному листу или же вместе. Что учесть в последнем случае, рассмотрим ниже.
Во-первых, если в документе несколько страниц, делают копии каждой из них на отдельном листе. Затем их следует скрепить (например, прошить). Для этого листы нумеруют и скрепляют (как правило, нитью или лентой).
Сшить копию из нескольких листов допустимо на 3–4 прокола. Прошитые листы должны держаться крепко относительно друг друга, чтобы не потерять их часть. Проколы нужно делать так, чтобы можно было прочесть содержание (например, так советует п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 ).
Во-вторых, при сшивании листов итоговую заверительную надпись вносят на небольшой листок бумаги. Его нужно наклеить на оборотной стороне последнего листа на место крепления нити. Например, Минфин рекомендует использовать бумажную наклейку в виде прямоугольника размером 40–60 мм на 40–50 мм. Она должна полностью закрывать место прошивки.
Нити за пределы нее должны выходить не более чем на 2–2,5 см (письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). При этом на практике печать организации проставляют так, чтобы ее часть приходилась на наклейку и место сшивания, а часть – непосредственно на документ. Так исключают возможность подмены страниц в сшитой заверенной копии.
В-третьих, непосредственно вносят заверительную надпись. При этом следуют одному из вариантов, поскольку единого требования нет.
Вариант 1: на каждый лист ставят отметку «копия», а на обороте последнего листа указывают их общее количество и заверительную надпись (например, «верно» по ГОСТ Р-2016, как мы рассмотрели выше).
Вариант 2: слово «копия» указывают только на первой или последней оборотной странице, а дальше на оборотной стороне последнего листа вносят заверительную надпись по ГОСТ, но с указанием количества листов. То есть, вариант 2 – это оптимизированный вариант 1. При нем слово «копия» не указывают на каждом листе.
Вариант 3: каждый лист заверяют как единичную копию, а на обороте сшитых листов проставляют такую же заверительную надпись, но с указание их количества (арабскими цифрами и прописью). То есть, помимо количества листов, запись в конце идентична копии единичной страницы. Это самый неоптимальный вариант.
Обратите внимание! Для «внешнего» предоставления на всех заверительных надписях также указывают место хранения оригинала и проставляют печать организации (при наличии).
Также есть упоминания, что отметку о заверении проставляют на каждом или на последнем листе скрепленной многостраничной копии. При этом только на последнем листе указывают место хранения. В частности, об этом говорит, пункт 2.51 примерной инструкции по делопроизводству в госорганизациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 ).
Например, запись на обороте последнего листа заверенной копии после сшивания может выглядеть так:
«Верно. Всего пронумеровано, прошито и скреплено печатью 10 (десять) листов». Далее в записи указывают другие реквизиты, как и при заверении одиночного листа. В том числе – место хранения оригинала с проставлением печати организации (если копия «внешняя», а у компании есть печать).
Как заверить копию трудовой книжки
Для трудовой книжки либо каждую заполненную страницу заверяют отдельно. Либо сшивают все листы-копии с заверительной надписью на обороте последнего листа, в которой указывают их количество (арабскими цифрами и прописью). Как мы выяснили, заверительную надпись можно сделать от руки или проставить ее в штампе.
При заверении каждого листа надпись обычно указывают под последним текстовым элементом. ГОСТ Р-2016 говорит, что ее ставят под реквизитом «подпись». При отсутствии этого реквизита в конце предыдущей записи заверительную надпись обычно вносят со следующей свободной строки.
Совет. Предусмотрите возможность по запросу работника указывать в копии трудовой: «Работает по настоящее время». Закон не обязывает работодателя это делать. Однако на практике такое требование устанавливают организации, которые эту копию запрашивают. Например, банки.
Узнайте, как заполнить новый бланк трудовой книжки с 2023 года.
Также затруднения вызывает и указание места хранения подлинника трудовой книжки. Если книжки не включили в качестве одного дела в номенклатуру дел, то на заверенной копии прописывают, что оригинал хранят в отделе кадров работодателя. Если же трудовые в номенклатуру включены, запись можно сделать по требованиям ГОСТ Р-2016, которые мы уже указали.
При этом закон не упоминает, какое именно время действует копия трудовой книжки. По факту она актуальна до внесения новой записи в оригинал документа. В этом случае копия перестанет отражать содержание оригинала. К тому, же конкретные сроки могут установить и субъекты, которые запрашивают копию или выписку. Например, банки.
